Elektronik İletişim Araçları

Görsel ve işitsel iletişim araçları bilgisayar sistemlerinden ayrılamaz hâle gelmiştir. Artık örgütlerde her türlü haberleşme neredeyse bilgisayar sistemleri yardımı ile yürütülmektedir. Raporlar kâğıtlarla değil yöneticinin mailine iletilerek hem kağıt israfından hem de yer işgal etme ve zaman israfından kısılmış olmaktadır. Do layısıyla elektronik iletişim araçlarını bu başlık altında ekleyerek inceleme gereği görülmüştür. Telefon örgüt içindeki en bilinen elektronik haberleşme aracıdır. Bunun yanında fakslar da iletilerin gönderilmesi için kullanılmaktadır. Hem işletme içinde hem işletme dışında kullanılabilir. İnternet telefonu da internetin yaygın bir biçimde kullanılmasıyla gerekli

ve pratik bir hale gelmiştir. Ancak en pratiği internet sayesinde yapılan video konferanslardır. Görüntülü ve sesli iletişim sağlar, eğitim, tıp gibi birçok alanda faydalıdır. Video konferanslar sayesinde dünyanın herhangi bir noktasında bulunan bir kişi ile rahatça görüşme yapılabilir. Çok uluslu şirketler, geniş pazarlara yayılmak isteyen şirketler, ortaklarıyla ve çalışanlarıyla video konferans sayesinde yüz yüze iletişim yapıyormuşçasına toplantılar düzenleyip alınması gereken kararları çok fazla zaman kaybetmelerine gerek olmadan alabilirler (Tutar, 2009: 250).

Çok fazla bir zaman öncesinde olmasa bile önceden, çok fazla telefon görüşmeleri, elden dağıtılan raporlar, notlar ile büyük bir enerji, kaynak ve zaman kaybı ile kurulan iletişim, günümüzde elektronik ortamda tek bir tuşa basmak kadar az enerji ve zaman harcatacak şekilde kurabilmektedir. Şirketler web sayfaları oluşturarak, internet üzerinden misyon, vizyon, hedefler gibi iletmenin öz değerlerini çalışanlarının ve diğer çevre paydaşlarının rahatça öğrenebilmesine imkan tanımaktadırlar. En önemlisi de organizasyon içerisinde intranet (lokal internet) sayesinde örgütte otomatik olarak kimin kimle görüşeceği hızlı ve sistemli bir şekilde yürütülebilmektedir. İntranet , herkese açık internetin açık standartlarını kullanarak, kurumsal LAN ( Local Area Network) ve WAN ( Wide Area Network) ’lara bağlanan web sunuculardır. LAN kısa mesafelerde iletişim olanağı sağlayan, WAN ise uzak mesafelerde iletişimi sağlayan ağ mimarisidir. Bu yapı düzenli, merkezi olarak denetlenen ve güvenlik duvarları (firewall) arkasında güvenli kılınmış sistemlerdir. Web nasıl tüm dünya üzerinde insanların bilgi paylaşımını sağlıyorsa, intranet de bir organizasyon içindeki bilgi ve öz kaynakların paylaşımına imkan tanır (Tutar, 2009: 251-263).

Şekil. 7. Güvenlik Duvarı (firewall) Üzerinden İnternete Bağlı İntranet (Tutar, 2009: 265)

Sanal organizasyonların oluşumu da araştırmaların yoğunlaştığı bir başka konudur. İnternet ve elektronik iletişimin ilerlemesi sonucu artık çoğu organizasyon sanal kurulmaktadır. Uzaktan hiç birbirini görmeyen hatta farklı kıtalarda bile bulunabilen farklı çalışanlar bu organizasyonlarda görev alıp iletişim kurmaktadırlar. Çünkü iletişim sanal organizasyonu ayakta tutan, onun canlılığını sağlayan tek unsurdur. Çok geniş kapsamlı bir araştırmanın konusu olabilecek boyutta kültürel öğeleri de içeren bu konuya burada değinmemizin sebebi, örgütsel bağlılık açısından konumuzla ilişkisidir. Böyle organizasyonlarda iletişimin hiç aksamaması ve olumlu gelişmesi gerekmektedir ki çalışanların da aynı olumlulukta örgütsel bağlılıkları yükselebilsin.

Sanal organizasyonlarda özellikle extranet kavramı önem kazanmaktadır. Extranetler, bir organizasyonun intraneti ile yetkili kılınmış iş ortakları arasında iletişim düzenlemeleri yapılmasına olanak tanır. İş hareketlerinin etkin yönetimi açısından, her iş ortağı grubu için ayrı bir extranet oluşturulmalıdır. Bu sayede yetkilendirilmiş iş ortakları, denetleyici rol oynayan intranete, extranetler üzerinden güvenli bir biçimde ulaşır. İş hareketleri internet üzerinde böyle oluşturulur. İntranetin güvenlik duvarına erişinceye kadar kriptolanmış (şifrelenmiş) durumda kalır. Böylece ticari sırların üçüncü şahısların erişimine doğrudan, kolayca ulaşılacak şekilde açık olmaması sağlanır (http://mysystem.org/network/networktr/intranet.html, 25.04.2012).

Şekil. 8. Extranetin Sanal Organizasyonlarda Temel Olarak İşleyişi (http://mysystem.org/network/networktr/intranet.html, 25.04.2012)

İnternet iletişiminin ve bilgisayar teknolojisinin ilerlemesi sonucunda şebeke organizasyonlar olarak tanımladığımız yapılar da artık daha çok sanal organizasyon olarak yapılanmaya başlamışlardır. Dünyanın farklı mekânlarındaki işletmelerin ve insanların öz yeteneklerini sanal olarak bir araya getirip tedarikten üretime, üretimden pazarlamaya kadar bütün fonksiyonları yine sanal çerçevede işlemesini öngören örgütler sanal örgütlerdir (İrmiş, 2003: 74-75). Sanal örgütlerin oluşumu oldukça hızlı ve daha az maliyetli olduğundan artmaktadır. Farklı birimler bilgisayar teknolojisine dayalı olarak internet ağ imkânlarıyla bilgileri birbirlerine uzaktan iletip örgütün işlemesini sağlarlar. Sanal örgütlerde bunu sağlayan enformasyon teknolojisi, elektronik posta, EDI( Elektronik Veri Değişimi ile internet ihaleleri gibi ), video konferanslar, sanal LAN ve WAN hizmetleri gibi fırsatları örgüte sunar (İrmiş, 2003: 75).

Sanal örgütlerde hem fonksiyonların sayısı hem de çalışanların sayısı azaltılmıştır. Örgütlerde bilişim teknolojisi ile “ zihinsel emek” kullanan çalışanlar mevcuttur. “ Bilgi işçisi” (Tutar, 2009: 257) de denen bu çalışanların birbirleriyle iletişimi elektronik araçlar yardımıyla yapıldığından biçimsel açıdan kusursuz işleyebilir. Ancak sadece biçimsel iletişim görüleceğinden beşeri ilişkiler körelecektir ve insanlar yalnızlığa itilecektir. Sanal organizasyon çalışanları açısından algılanan örgütsel bağlılık düzeyi bu bakımdan çok yüksek çıkmayacaktır. Bunun bir diğer sebebi de sanal organizasyonların çabuk kurulan ve çabuk bozulan yapılar olmasından doğan güvensizlik faktörüdür. Ancak bazı hususlarda uzaktan çalışma imkânı tanımasından dolayı avantajlar sağlamaktadır. Evlerinden hiç çıkmadan çalışabilme imkânı cazip gelmektedir. Engelli vatandaşların da istihdam edilme alanları böylelikle artırılmıştır. Engelli dostu şirket binaları ve çevrimiçi mülakat uygulamaları başlamıştır. Turkcell Global Bilgi Genel Müdürü Bahadır Pekkan’ın verdiği bilgiye göre, şirketin şu an 187 engelli çalışanı bulunuyor. Engelli çalışanlara müşteri temsilcisi veya uzman kadrolarda çalışma olanağı sağlanıyor. Müşteri temsilcisi kadrolar için ofiste çalışma olanağının yanı sıra evde çalışma fırsatı da sunuluyor (http://www.bthaber.com.tr/?p=14619, 25.01.2012).

1.2.6. Görsel – İşitsel ve Elektronik İletişim Araçlarının Davranışsal Sonuçları