Biçimsel (Formal ) İletişim

Örgütlerde iletişim ilk olarak örgütün hiyerarşik düzenine göre biçimsel (resmi) yapı özelliği gösterir. Biçimsel iletişim kanalları örgütün yapısının önceden belirlediği kanallar ve ilişkiler yoluyla örgütte çalışanların görevleriyle ilgili formal rollerini yerine getirmelerini sağlayan iletişimdir (Güllüoğlu, 2011: 27). Biçimsel iletişime bağlı bir şekilde ast ve üstler arasındaki ilişki işlerlik kazanır. Örneğin resmi adlarla hitap etme şekilleri biçimsel iletişimde görülmektedir. “ … Bey”, “… Hanım”, “Müdürüm”, “ Amirim”, “Şefim”, “Efendim”, “ Sayın Valim”, “Sayın Başkanım”, “Sayın milletvekilim”, “Sayın Genel Başkanım”, “Sayın Genel Müdürüm”, “Sayın Savcım”, “Komutanım”, “Öğretmenim” gibi resmi olan ve bazıları makam bildiren adlarla iletişim sürdürülür. Yazışmalarda veya yüz yüze konuşmalarda hitap etmek gerekeceğinden bu resmi adlar kullanılmaktadır. “… Bey/Hanım” veya “ Müdür Bey/ Müdire Hanım” yerine, bölümünün müdürüne “ Müdürüm” diye hitap eden bir çalışanın üstünü daha çok benimsediği ve daha olumlu izlenimlere sahip olduğu söylenebilir.

Böyle bir iletişim sonucu iyi ilişkiler gelişebilecek ve örgütün olumlu iklimine bağlı olarak ast ve üst olarak bütün çalışanların örgütü daha fazla benimsemelerini sağlayacaktır.

Biçimsel iletişim kanalları ve biçimsel ilişkiler organizasyon el kitabında ve organizasyon şemasında yer almalıdır. Örgütün yapısının belirlediği iletişim kanalıdır. Dikey, yatay, çapraz ve açık-çok yönlü iletişim olarak 4’e ayrılır.

Örgütlerin, örgüt içi biçimsel iletişimde uyguladıkları kurallar arasında aşağıdakiler özel bir önem taşır (Karatepe, 2005: 231):

1. Süreli raporlar sunma zorunluluğu: Bir çalışan, faaliyetleri hakkında günlük, haftalık, aylık ve yıllık raporlar hazırlamakla yükümlü kılınabilir.

2. İletişimde şekil ve kapsamın kısmen belirtilmesi: Yazışmaların genel düzeni ve kapsamı hakkında bazı kurallar konulmuş olabilir.

3. Kanalların, dağıtımın ve yazıyı gözden geçireceklerin belirtilmesi: Örgütler çoğu kez kimin kiminle yazışacağını ya da belirli yazışmalardan kimin haberdar edileceğini belirten kurallar koyarlar.

4. Gelen yazıların elden geçirilmesi: Örgüt kuralları, gelen yazıları okumak ve örgüt içinde ilgili kimselere göndermekle görevli bazı birimler kurabilirler.

a.Biçimsel (Formal) İletişim Kanalları

Örgütün yapısının dikte ettiği iletişim tarzı olan biçimsel iletişim örgütsel yapıya paralel olarak dikey, yatay, çapraz ve işlevsel iletişim olmak üzere dörde ayrılır (Tutar, 2009: 170). Bu iletişim kanalları ayrımını yaparken mesajın işleyiş yönü hesaba katılır.

a.1. Dikey İletişim Kanalları

Dikey iletişim üst konumundaki yöneticilerle ast konumundaki çalışanlar arasındaki iki yönlü bir iletişim biçimidir. Yönetimin en üst basamağından en alt basamağa kadar olan bir alanı kapsamaktadır (Karatepe, 2005: 231). İki tür dikey

iletişim kanalı bulunmaktadır. Bunlar: Yukarıdan aşağıya doğru dikey iletişim kana lları ve aşağıdan yukarıya doğru dikey iletişim kanallarıdır.

a.1.1. Yukarıdan Aşağıya Doğru Dikey İletişim Kanalları

Üstler, belirlenen amaçlar doğrultusunda çeşitli kararlarını emir ve göre v olarak yukarıdan aşağıya doğru iletirler. Astlar da almış oldukları bu mesajlar doğrultusunda hareket ederler. (Şimşek, 2010: 61) Aşağı doğru iletişim, yüz yüze, kağıtlarla, aracı elemanlarla, elektronik postalarla, kısa notlarla, eğitim kılavuzlarıyla, mektuplarla, ilan panolarıyla sağlanabilir. Örgütün hiyerarşik düzenini simgeler. Böylelikle astların emirlere uymalarının yanı sıra, onların örgütün amaç ve politikaları konusunda bilgilenmeleri sağlanır (Tutar, 2009: 171). Karatepe’nin (2005) aktardığına göre, b u iletişim şeklinin gerçekleşmesindeki amaçları Katz ve Kahn söyle açıklamışlardır (Ktaz ve Kahn, 1997).

1. Göreve ilişkin talimatların iletilmesi,

2. Örgütte yapılan bir iş veya görevin diğer iş ve görevlerle ilişkisinin anlaşılmasını sağlamak,

3. Örgütün çeşitli işlem ve uygulamalarına yönelik bilginin ilgililere iletilmesi, 4. Astların olumlu davranışlarının ödüllendirilmesi, olumsuz davranışların

uyarılması.

Yukarıdan aşağıya doğru iletişimin gerçekleşmesi esnasında kullanılan resmi adlar genellikle “ … Bey/Hanım” şeklinde gerçekleşir. Daha çok sahiplenme bildiren “Memurum” gibi hitaplar da yüz yüze olmayan memurlara atfen kullanılıyor olabilir. Bu tür hitap, yöneticinin özellikle çalışmalarından ve tutumundan memnun kaldığı çalışanları sahiplenme anlamına gelmektedir. Olumsuz geri dönüşlerle karşılaşılması muhtemeldir.

a.1.2. Aşağıdan Yukarıya Doğru Dikey İletişim Kanalları

Çalışanlara verilen işler ve kendilerinden beklenen görevler yöneticiler tarafından takip edilir. Bunun sağlanması için yukarıya dönük olan iletişim kanalları kullanılmaktadır. Bu kanallar sayesinde işlerle ilgili rapor ve bilgiler üst organlara

iletilir (Güllüoğlu, 2011: 29). İletilen bu bilgiler sayesinde yönetimin kararları etkilenebilmektedir. Yönetimin kontrol mekanizmasının bir parçası olduğu söylenebilir.

Williams’a göre, yukarı doğru iletişimde şu mesajlar iletilir (Karatepe, 2005: 233):

1. Verilen görevlere ilişkin durum raporları,

2. Karar almada veya sorunları çözmede yardım istekleri, 3. Örgüt geliştirmeyle ilgili öneriler,

4. Program değişiklikleri ve yıllık izinle ilgili rutin istekler.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimde kişiler için kullanılan adlar şu şekillerde olabilmektedir: “ Müdür Bey/ Hanım”, “ Şefim”, “ Amirim” gibi daha çok üstün makamına yönelik bilgiler veren hitaplar içerir. Daha çok resmiyet bildiren bu adla rla gerçekleştirilen iletişim sonucu daha çok yukarı kesim, gücünün ve otoritesinin etkisini görmüş olmaktadır.

a.2. Yatay İletişim Kanalları

Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici veya fonksiyonel bölümler arasında (üretim, pazarlama, insan kaynakları, muhasebe, finansman, halkla ilişkiler gibi) ortaya çıkan sorunların çözülmesi, koordinasyonun sağlanması veya örgütsel işleyişin hızlandırılması gibi amaçlarla gerçekleşen iletişimdir. Sorunları üst kademedekilere taşımadan ve resmi iletişimin zaman harcayan kurallarına takılmadan, yerinde, hızlı bir şekilde karşılıklı güvene dayalı olan iletişim biçimidir (Şimşek, 2010: 61).

Yatay iletişim, aynı veya benzer kademedekilerin rutin faaliyetleri sırasında ortaya çıkar. Planlama ve kontrol fonksiyonu yerine getirilirken, daha çok dikey iletişim kurulurken, yönlendirme ve koordinasyon fonksiyonunda yatay iletişim kurulur. Yatay iletişim, genellikle iş akışı ilişkilerinden, çalışma grupları arasındaki iletişimden, çalışma grupları ve farklı bölümlerdeki grup üyeleri arasındaki ilişkilerden ve kurmay ilişkilerden kaynaklanır (Tutar, 2009: 175).

a.3. Çapraz İletişim Kanalları

Çapraz veya diyagonal iletişim, hem fonksiyonel örgütlenme biçimi hem de çağdaş örgütlenme şekli hâline gelen matriks örgütlenmenin sonucu olmaktadır. Çapraz iletişim, herhangi bir bölüm yöneticisinin kendi bölümünün alanına giren konularda diğer bölümlerin astlarıyla bilgi alışverişini yansıtır (Şimşek, 2010: 61-62). Örneğin, insan kaynakları yöneticisinin pazarlama bölümünün çalışanlarını ücretler hakkında bilgilendirirken kullandığı iletişim kanalı çapraz iletişim kanalıdır. Yalnızca kendi bölümünün çalışanlarıyla değil başka bölümlerle de resmî iletişim kurmasını sağlayan kanallara çapraz iletişim kanalları denir.

Çapraz iletişim, karmaşık ve çoğunlukla uzun olan dikey iletişim kanallarının sakıncalarının giderilmesi ve olağanüstü durumlarda kısa sürede iletişimin gerçekleştirilmesi açısından önem taşımaktadır. Özellikle büyük ve karmaşık örgütlerde bilgi alış verişi amacıyla kullanıldığında oldukça faydalıdır. Fakat yöneticilerin başka bölümlerdeki kişilere emir vermesi söz konusu olduğunda yetki karmaşası yaşanabilmektedir. (Güllüoğlu, 2011: 31)

a.4. İşlevsel İletişim Kanalları

Temel işlevler esas alınmak suretiyle yapılan bu örgütlenmede uzmanlaşma en belirgin özelliği oluşturmaktadır. Bu çeşit örgütlenmede emirler bir üst amirden değil, işlerin gereklerine göre ilgililerden de alınabilmektedir. İşlevsel örgütlenme hat ya da hiyerarşik tip örgüte bir teknik eleman servisinin eklenmesiyle kurulmakta olup, ekip hâlinde çalışmaya elverişli ve iş bölümüne uygundur (Kalkandelen, 1986: 105).

Aynı şekilde işlevsel ve fonksiyonel olma bakımından örneğin, muhasebe müdürüyle doğrudan muhasebe memurunun iletişim kurabilmesini kapsamaktadır. Ya da rektörün doğrudan bir bölümün başkanına ulaşması, dekanlıkla hiçbir aracılık kurulmadan bu iletişimin gerçekleşmesi işlevsel özelliği bakımındandır. Yani işin konusuyla ilgili doğrudan aracı kullanmaksızın iletişimin gerçekleşmesini içerir.

b.Dışa Dönük İletişim Kanalları

Örgütler, toplumun ekonomik, sosyal ve kültürel yapısından soyutlanamazlar. Sürekli olarak değişen ve gelişen bir çevre içinde yer alan örgütler, yaşamını amaçlarına dönük bir şekilde yürütebilmek için yeni koşullara uymak ve toplumsal ilişkiler kurarak kendini geliştirmek durumundadır. Bu nedenle yalnızca iç yapıyı oluşturan iletişim sistemini kurmak ve işletmek yeterli değildir, örgütlerin dış çevre ile de iletişim kurmaları için halkla ilişkiler faaliyetleri yürütmeleri gerekmektedir. Başyiğit’in (2006) eserinde aktardığına göre, bu doğrultuda örgütlerde halkla ilişkiler birimleri kurulur ve bu birimin örgüte sağlamış olduğu bilgiler, örgütün karar alıcı organlarına, örgütün yapısında, programlarında ve davranışlarında sürekli gelişme olanağı sağlar (Gürgen, 1997: 76).

Örgüt dışı iletişim kanalları, örgütü dış çevreye tanıtmak ve dış çevrede olup bitenden haberdar olmak amaçlarını güder. Örgüt dışından edinilen bilgiler örgütün karar merkezlerinde, yapısında, programlarında ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve ayarlama yapmasına olanak verir. Örgüt bu şekilde, rakipler, me slek kuruluşları, tüketiciler, medya, eğitim kurumları, kamu kurumları gibi pek çok kurum ve halkla iletişim hâlinde olur (Karatepe, 2005: 234-235).