Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenme Süreci

Günümüz rekabet koşullarında yeni teknolojilere uyum sağlamak, yeni bilgi ve becerileri kavrayabilmek için örgütlerde eğitim uygulamaları önem arz etmektedir. Örgütlerin varlığını devam ettirebilmeleri için çalışana yatırım yapmaları gerekmektedir. Çalışanları ise kalifiye eleman haline getirmek eğitimden geçmektedir.

25

Eğitim üst yönetim tarafından da destek görmelidir. Eğitim ihtiyaçlarının analizi ise örgütlerin gelişiminde önemli bir konuyu teşkil etmektedir. Bu sebeple doğru bir ihtiyaç analiziyle eğitime ihtiyacı olan çalışanlar kendileri için gerekli ve doğru eğitimi almaktadırlar. Bu durumda eğitim çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmekte ve örgütün amaçlarına ulaşmasına katkı sağlamaktadır, örneğin Nilson’ a (2002 :151) göre her çalışanın yaptığı işin gerektirdiği beceri ve bilgi birikimini eğitim alacak çalışanların tam olarak hangi konuda yardıma ihtiyacı olduğunu belirleyebilmek için analiz etmek gerekmektedir. Böylece eğitim faaliyeti istenilen amaçlara ulaşabilmektedir.

Genel olarak her örgütün ihtiyaçları vardır. Bu ihtiyaçlar örgütün mevcut kaynakların tür ve sayıları ile ilgili sınırlamalar olduğunu da bilerek hedeflerini yakalayabilmesi için karşılaması gereken gereksinimler olarak tanımlanmaktadır. Temelde bir örgütün kaynakları sahip olduğu veya elde edebileceği fiziksel, finansal ve insan kaynakları olmaktadır (Nadler ve Nadler, 1994: 32). Örgütlerde eğitim bölümlerinin en önemli görevlerinden biri eğitim ve geliştirme ihtiyacının doğru bir şekilde tespit edilmesidir. Eğitim ve geliştirme örgütlerde bir sorun çözme ve davranış değişikliğine yol açma süreci şeklinde kabul edilmektedir. Bu sebeple örgütler mevcut sorunlarla ilgilenmek durumundadırlar. Aksi takdirde eğitimden istenilen verimli sonucun alınması gerçekleşmez (Taş, 2007: 32). Dolayısıyla örgütün işleyişi sırasında ortaya çıkan ve eğitimle giderilebilecek sorunlar belirlenmelidir.

Bu sebeple eğitim gereksinimlerinin doğru olarak saptanması için öncelikle sorunların çözümünün eğitim ile gerçekleşip gerçekleşmeyeceği analizinin iyi yapılması gerekmektedir. İnsan faktörü yoğun olmasına rağmen çözümlerden birisinin ya da tek çözümün eğitim olamayacağı sorunlar her zaman mevcuttur. Soruna çözümlerden birisinin ya da tek çözümün eğitim olduğu sonucuna, ancak belli bir metodoloji ile varıldıktan sonra, bu sefer eğitim gereksinimleri (içeriği) ve ölçeği (kapsamı) doğru bir şekilde saptanmalıdır (Özkan, 2013).

Eğitim ve geliştirme ihtiyaçları Kirkpatrick’ e (2006: 1) göre örgütün daha fazla yönetici istihdamını öngören bir örgüt planlaması sonucu doğabileceği gibi, örgütte yapılan bir performans değerleme sonucunda yüksek potansiyeli olduğu tespit edilen ya da yaptığı işle ilgili olarak eksikliklere sahip olduğu anlaşılan çalışanların eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi sonucunda da ortaya çıkabilmektedir (Kaptangil, 2012: 28).

26

Ayrıca Sabuncuoğlu’ na (2011: 135) göre eğitim ihtiyacı iş kazalarında meydana gelen artış, kalite sorunlarının yaşanması, otomasyona geçiş ve değişikliklere çalışanları adapte etmek için de gerekebilmektedir.

Tanımına bakıldığında ihtiyaç analizi, ideal ve gerçek performans arasındaki örgütsel boşlukların belirlenmesi için gerçekleştirilen sistematik bir süreçtir. Bu süreç, örgütsel boşlukların nerede bulunduğunu ve bunların eğitimle çözülebilir sorunlar olup olmadığını belirlemek adına veri toplama işlemini içermektedir (Cannon ve Gustafson, 2002: 95). Örgütte istenilen performansa ulaşabilmek için sistemli bir şekilde hareket edilmeli ve eğitim faaliyeti etkili bir şekilde ihtiyaca göre düzenlenerek örgütteki sorunlar giderilebilmelidir, çünkü Goldstein ve Ford’ a (2002: 37) göre ihtiyaç analizi örgütler tarafından dikkatlice tasarlanıp desteklendiğinde, daha sistematik hareket edilmekte ve işbirliği gelişmektedir. Bu nedenle analiz yapılırken etkin bir şekilde çalışabilmek ve katılımcıların güvenini ve desteğini elde etmek önemlidir

İhtiyaç belirleme süreci gerektiği gibi yürütülmezse aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçı meydana gelebilmektedir (Noe, 2009: 89):

• Eğitim performans sorununa yönelik bir çözüm olarak yanlış kullanılabilmektedir (çözümün çalışan motivasyonu, iş tasarımı veya performans beklentilerinin daha iyi aktarılması gibi konulara yönelik olması gerektiği durumlarda),

• Eğitim programlarının içerik, amaç veya yöntemleri yanlış olabilmektedir,

• Eğitimi alacak olanlar temel beceri, ön beceri veya öğrenmek için gereken güvene sahip olmadıkları eğitim programlarına gönderilebilmektedir,

• Eğitim örgütün beklediği öğrenme, davranış değişikliği veya mali sonuçları doğurmayabilmektedir,

• Örgütün iş stratejisi ile ilgili olmadıkları için gereksiz olan eğitim programlarına para harcanabilmektedir.

Bunlar neticesinde eğitimden beklenen sonuç elde edilemez, gereksiz zaman ve para kaybı meydana gelmektedir. Bu yüzden ihtiyaç analizi bütün çalışanları kapsayacak şekilde olmalı ve eğitimden beklenen sonuçları elde etmek için ihtiyaç analizinin doğru bir şekilde yapılması gerekmektedir. İhtiyaç analiziyle doğru bilgilere ulaşılmakta ve bu

27

bilgiler doğrultusunda eğitim programı şekillenmektedir. Böylece kaynak israfı engellenmekte ve örgüt hedeflerine ulaşılabilmektedir.

Aşağıdaki sorular stratejik insan kaynakları planlaması ile eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi arasındaki yakın ilişkiyi göstermektedir. Belirlenenen örgüt ihtiyaçlarına, yapılması gereken işin şekli ve bu işin yapılabilmesi için gereken becerilere dayalı olarak eğitim programı doğal akışında ilerlemelidir. Eksikliklerin nereden kaynaklandığı tespit edildiği anda eğitim ihtiyaçlarının kapsamı ve niteliği kavranabilmektedir (De Cenzo ve Robbins, 1996: 242):

Şekil 1: Stratejik İnsan Kaynakları Planlaması İle Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi Arasındaki Yakın İlişkiyi Gösteren Sorular

Kaynak: De Cenzo, D.A. ve S.P. Robbins. (1996). Human Resource Management. Fifth Edition. New York: Wiley. s.242.

Eğitim ihtiyaçlarının doğru bir şekilde tespit edilmesiyle çalışanların görev ve sorumlulukları daha net olarak belirlenmekte ve örgütün hedeflerine ulaşılması önündeki engeller tespit edilmekte ve giderilmektedir. Böylece eğitim programı amacına ulaşabilmektedir. Leibowitz, Farren ve Kaye’ ne (1986: 35) göre ihtiyaçlar analizi verileri ile örgütün ihtiyaçları veya problemleri ile kilit hedef gruplar arasında bağlantı kurulmaktadır. Belirli problemlerin ve hedef grupların tanımlanmasında ve

Eğer var ise çalışanların, gerekli mesleki davranışları

sergileyebilmeleri için gereken vasıf, bilgi ve kabiliyetler konusunda ne

gibi eksikleri vardır?

Eğitime ihtiyaç var mıdır? Örgütün hedefleri nelerdir? Hedeflere ulaşılabilmesi için hangi görevlerin yerine getirilmesi gerekmektedir? Her işin sorumlusunun

üzerine almış olduğu görevi yerine getirmesi için hangi davranışları

28

bunların örgütün mevcut sistemi ile ilişkisinin ortaya konmasında ihtiyaç analizi verileri önemlidir.

Genel olarak eğitim ihtiyaç analiziyle mevcut sorunlar giderilebilmekte, amaç iyi bir şekilde belirlenerek doğru bir eğitim programıyla çalışanların performans artışları sağlanmaktadır. Bunun için özellikle hangi çalışanların ne yönden eğitime ihtiyaç duydukları tespit edilmelidir. Doğru tespitle örgütte genel bir verimlilik ve kalite artışı sağlanabilmektedir; örneğin Cannon ve Gustafson’ a (2002: 89) göre eğitim ihtiyaç analiziyle; performans sorunları, eğitimin soruna çözüm olup olamayacağı, sorunun nedenleri, kimlerin eğitime ihtiyaç duyduğu, hangi konuların öğretilmesi gerektiği, örgütsel hedeflerin neler olduğu, örgütsel hedeflerdeki boşlukların nerelerde olduğu, çalışanın neleri bilmesi gerektiği, eğitim programının nasıl tasarlanacağı ve performans ölçüm kriterleri daha doğru bir şekilde belirlenebilmektedir. Bu şekilde örgütsel hedeflere daha kolay ulaşılabilmekte ve sorunlar daha kolay çözülebilmektedirler.

İhtiyaç analizinde veri toplama teknikleri ise Carnevale ve Schulz’ a (1990: 4) göre; niceliksel veya niteliksel araçlar olarak kategorize edilebilmektedir. Niceliksel araçlar performans kayıtları, testler, anketler; niteliksel araçlar ise yüz yüze görüşmeler, gözlemler, grup toplantıları, vaka incelemeleri olabilmektedir.

Tannenbaum ve Yukl (1992: 399), Noe (2009: 118), Altınışık’ a (2006: 366) göre örgüt analiziyle örgütün eğitim ihtiyaçları, eğitimin örgütün hedefleriyle ne kadar uyumlu olduğu ve örgütün gereken desteği sağlayıp sağlamayacağı belirlenmektedir. İş analizi işle ilgili gereken bilgi ve becerileri ortaya koymaktadır. Kişi analizi de kimlerin eğitime tabi tutulacağı, ne gibi eğitime ihtiyaç duyulduğu ve eğitimin bir çözüm olup olmadığıyla ilgilidir.

Bu analizlerin yardımıyla eğitimden beklenen yarar sağlanabilmekte, eğitim doğru bir şekilde verilerek eğitim hedef ve amaçlarına ulaşılabilmekte, kaynak israfı önlenebilmekte ve buna ek olarak örgütteki sorunlar giderilebilmekte ve çalışanların memnuniyeti ve doyumları arttırılabilmektedir.

Aşağıda verilen tabloda örgütte ihtiyaç belirleme esnasında üst, orta kademe yöneticiler ve eğiticilerin organizasyonel analiz, kişi analizi ve görev analizi ile ilgili bakış açıları yer almaktadır. Bu analizlerle eğitim programının amacına ulaşması için yönetim

29

gereken desteği mutlaka vermelidir. Yöneticiler ve eğiticiler arasında her konuda işbirliği gelişmelidir.

Tablo 3

İhtiyaç Belirlemede Üst ve Orta Kademe Yöneticilerle Eğiticilerin Temel İlgileri Üst Kademe Yöneticiler Orta Kademe Yöneticiler Eğiticiler Organizasyonel Analiz Bizim iş amaçlarımızı başarmamızda eğitim önemli mi?

Eğitim iş stratejimizi nasıl

destekler?

Ben eğitim üzerine para harcamak ister miyim? Ne kadar?

Eğitim hizmetlerini satın almak için bütçemiz var mı? Yöneticiler eğitimi

destekler mi?

Kişi Analizi

Eğitim için gerekli fonksiyonlar veya iş birimleri nelerdir?

Kim eğitilmeli? Yöneticiler mi? Profesyoneller mi? Temel nitelikteki personel mi? Hangi personelin eğitime ihtiyacı olduğunu nasıl belirleyeceğim? Görev Analizi Örgütün piyasada rekabet edebilmesi

için gerekli bilgi, beceri ve yeteneklere sahip çalışanları var mı?

Eğitim hangi işler için ürün kalitesi veya müşteri hizmetinde büyük farklılık yaratır?

Hangi görevler için eğitim verilmeli?

Hangi bilgi, beceri,yetenek veya

diğer özellikler gerekli?

Kaynak: Noe, R. A. (2009). İnsan Kaynaklarının Eğitimi ve Geliştirilmesi. C. Çetin (çev.). 4.Baskı. İstanbul: Beta Yayınları (orijinal baskı tarihi 2008), s.91.

30 a)Örgütsel Analiz

Cannon ve Gustafson’ a (2002: 94) göre ihtiyaç analizi, örgütsel seviyede örgütün analiziyle başlamaktadır. Hangi faktörlerin performansta boşluklara neden olduğu ve örgütün henüz başaramadığı ancak hedeflediği sonuçlar belirlenmektedir. Örgütlenmenin ihtiyaç analizini birçok içsel ve dışsal faktör etkilemektedir. Bunlar genellikle örgütsel ihtiyaçlar, örgütsel fırsatlar, örgüte yönelik tehditler, örgütün güçlü yanları, misyonu, vizyonu, stratejisi, hedefleri, değerleri, kültürü olabilmektedir, çünkü Gordon’ a (1994: 11) göre örgütsel analizde eğitilecek olanın iş yaptığı örgütü ve sanayii değerlendirmek önemlidir. Ayrıca Şimşek ve Oge’ ye (2012: 260) göre rekabet, teknoloji, ekonomik ve sosyal gelişmeler, hukuksal düzenlemeler de dikkate alınmaktadır. Bu çalışma sonucunda sorunların eğitim yetersizliğinden kaynaklandığı saptanırsa, görev (iş) ve çalışan (performans) analizlerini de kapsayan eğitim açığı analizi yapılmaktadır.

Bingöl (2003: 213), Taş’ a (2007: 37) göre ise örgütsel analiz yardımıyla örgütün hedefleri ve kaynakları değerlendirilmekte, eğitim programlarının etkili bir şekilde amaca ulaşması sağlanmaktadır. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde planlı bir şekilde hareket edilmiş olunmaktadır.

Diğer taraftan Carnevale ve Schulz’ a (1990: 10) göre örgütsel analiz önemsenmeyebilmektedir. Ancak böyle bir analiz yapılmadan eğitimi verenler önemli bir örgüt ihtiyacının herhangi bir eğitim programıyla karşılanabileceğini düşünmektedirler, fakat tek bir program yalnızca kısa vadeli veya küçük bir ihtiyacı karşılayabilmektedir veya daha büyük bir sorunun yalnızca tek bir belirtisini düzeltebilmektedir. Eğer durum bu şekildeyse, programda çalışanlar rollerini yanlış algılayabilmekte ve hedeflere ulaşmada engeller çıkabilmektedir. Bunun sonucu ise emeğin ziyan olması ve eğitimin işlevini yitirmesi şeklinde gelişebilmektedir.

Bu sebeple örgütsel analize gereken önem verilmelidir ve detaylı analiz yapılmalıdır, çünkü Goldstein ve Ford’ a (2002: 41) göre örgütsel analiz; örgütün bir eğitim programını normalde görev ve kişi analizinde olduğundan daha fazla etkileyebilecek olan sistem çapındaki bileşenlerinin incelenmesi anlamına gelmektedir. Görev ve kişi analizleri daha spesifik olup, işin gerektirdiği görevler ve gereksinim duyulan çalışan niteliklerine odaklanmaktadır. Örgütsel analizin çok daha geniş bir kapsamı vardır. Bir

31

örgütün sistem bazındaki bileşenleriyle ilgilenmekte ve bunlara örgütsel hedeflerin, örgütün kaynaklarının, eğitimin aktarımını mümkün kılabilecek ortamın ve bu ortamda mevcut olan içsel ve dışsal engellerin incelenmesi dahildir. Örgütsel analiz göz ardı edildiğinde planlamada zorluklar çıkabilmektedir. Bazı örgütler, eğitime ilişkin olarak sistemli hareket etmediklerinden kaynak israfı yapabilmektedirler. Örgütler, eğitim alan çalışanların öğrendikleri şeyleri işlerine aktarabilmeleri için olumlu bir çalışma iklimi sağlamak durumundadır. İşte bu nedenle yöneticiler, eğitim alanların desteklenmesini ve öğrendikleri davranışları kullanmak adına onlara fırsatlar sunulmasını sağlamalıdır. Aksi takdirde, eğitim esnasında öğrenilenler çok hızlı bir biçimde kaybolabilmektedir.

Örgütsel analiz yardımıyla örgüt sistemi bir bütün olarak ele alınmakta, daha planlı bir şekilde hareket edilmekte ve örgütte eğitimle çözülebilecek sorunlar daha kolay ortaya çıkarılabilmektedir.

b)Kişi Analizi

Ayan’ a (2008: 10)göre çalışanın uygun işte çalışıp çalışmadığı ve potansiyel özellikleri de mevcut işteki performansı kadar önemli olabilmektedir. Çalışanın mevcut performansı ile istenilen performans düzeyi arasında fark olup olmadığı incelenmektedir. Şayet fark varsa, bunun bilgi eksikliğinden mi, yoksa motivasyon, işe uyumsuzluk, tatminsizlik ve benzeri başka sebeplerden mi kaynaklandığının tespiti önemlidir (Yıldız, 2011: 32). Gerekli tespitler yapılarak çalışanın hangi konularda eksikliği olduğu belirlenmekte ve eğitime tabi tutulmaktadır. Böylece çalışanda da performans artışı sağlanabilmektedir.

c)Görev Analizi

Bingöl’ e (2006: 248) göre çalışanların kendilerine bir yarar sağlamayacak eğitime tabi tutulmuş olmaları, gereksiz zaman, para ve çaba harcanması gibi olumsuz durumların ortaya çıkmaması için eğitim açığı analizi gerçekleştirilmelidir. Bu nedenle ilk önce iş analizinin yapılmış olması ve bunun sonucunda geliştirilen iş tanımları ile iş şartnamelerinin hazırlanması gerekmektedir. Böylece bir işin ifa edilebilmesi için o işi yapacak kişide bulunması gereken bilgi ve beceri düzeyi ile işlerin tüm özellikleri belirlenmiş olmaktadır. Çalışanın yetkileri kullanmada ve sorumlulukları yüklenmede

32

yeterlilik durumu ortaya konmaktadır. Dolayısıyla her bir işin ne olduğu saptanırken, aynı zamanda eğitimin içeriği de belirlenmiş olmaktadır (Yıldız, 2011: 31-32).

İş analizinde belli başlı sorulara cevaplar aranmaktadır: İşin gerekleri nelerdir? İş nasıl yapılır? İş ne zaman yapılır? İş nerede yapılır? İş neden yapılır? Bu sorulara bulunacak cevaplar yoluyla işin ne olduğu (iş tanımı), çalışanın görevleri ve sorumlulukları, ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olmasıgerektiği belirlenmektedir (Kocabacak, 2006: 55).

İş analiziyle görev ve sorumluluklar açık ve net olarak ortaya konulmaktadır. Çalışanların görevlerini yerine getirirken hangi konularda eksiklikleri varsa bunlar tespit edilmekte ve eğitimle giderilmeye çalışılmaktadır. Böylece eğitim programının istenen amaç ve hedeflere ulaşması sağlanmaktadır.