Demokratik İletişimin Oluşumu ve Temel Özellikleri

Günümüzde işletmelerin odaklanmaları gereken en önemli unsurlardan birisi örgütün çalışanlarıdır. Örgütsel faaliyetler ise bir organizasyon sorunu olduğu kadar da aynı zamanda iletişim sorunudur. Örgütler demokratikleşmek istediğinde ilk olarak iletişim sistemini gözden geçirmek durumundadır. Üstelik demokratik yönetim insan odaklıdır ve her şeyden önce insanın doğru iletişimi ile başlar.

Demokratik iletişimin boyutu ve içeriği işletmenin örgütsel yapısını dinamik hale getiren temel faktörlerdendir. Birbirini anlamayan, karşılıklı ilişki ve etkileşim yerine “kayıtsız şartsız emirleri yerine getirme” anlayışının geçerli olduğu bir güvensizlik iklimi, demokratik olmayan iletişim sürecinin de sonucu sayılabilir.

İşletmelerin etkin olması için öncelikle etkin bir iletişim sistemi kurması gerekmektedir.

Ancak iletişimin etkinliği ve başarısı sadece iletişim sürecinin belirlenmesi ile sınırlı değildir. Örgüt içerisinde bir dizi faaliyetin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Her şeyden önce sürece engel olan sorunun görülmesi, onu engelleyen faktörlerin belirlenmesi gerekir. Özellikle bu hususta yöneticilerin kararlı olması beklenir. Sonra çalışanlarla bu konuda ortak düşünebilmek çok önemlidir. Birlikte çalışma, sorunlarla

193 Jocelyn Jacques, La Communication, Geatan Morin, Paris, 1979, ss.139-141’den aktaran, İsmail Efil, İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon, 5.Baskı, VİPAŞ A.Ş.,Bursa,E Ekim 1998.

194 Peter Drucker ve Joseph Maciariello, Etkin Yöneticinin Seyir Defteri, (Çev: Zülfü Dicleli), Optimist Yayınları, 2007, İstanbul, s.74.

birlikte mücadele ve diyalog ortamının tesisi örgütsel iletişimin sürekliliği ve etkinliği için göz önünde bulundurulması gereken tedbirlerdir.¹⁹⁵

Örgütsel iletişimin etkileşim boyutu, işletmedeki yönetim biçimi hakkında ipucu verebilmektedir. Bu etkileşim tek yönlü ve iki yönlü gerçekleşebilir. Eğer tek yönlü bir iletişim mevcutsa klasik bir yapıdan söz edilebilir. Burada geri bildirim yoktur. Ancak iki yönlü iletişimde karşılıklı bir etkileşim vardır.¹⁹⁶ Geri bildirim iletişim süreci için olduğu kadar işletme içi uyum konusunda da belirleyicidir. Örneğin sözlü iletişimde karşıdakinin gülümseyerek kafasını sallaması iletişimin tarafları arasında bir paylaşımın varlığını gösterir.¹⁹⁷ Burada önemli olan birbirini anlama ve empati sağlanabilmesidir.

Demokratik olmayan bir iletişim yöneticiden, çalışan veya çalışanlara verilen emrin geri bildirim süreci dikkate alınmaksızın aktarılmasıdır. Bu emir biçimi demokratik değildir. Bir üstün asta vermiş olduğu emrin demokratik olabilmesi için ast (alıcı) tarafından emrin (mesajın) doğru algılanıp algılanmadığına dair bir kontrol sürecinin olması gerekir. Bu bir anlamda anlam ve sembolleri ortak kavrayışın da gerekçesi olmaktadır. Üstelik değişimin hızlandığı koşullarda algılama ve beklentilerin farklılık arz etmesi kaçınılmazdır. Önemli olan husus tarafların arasında gerçekleşen bir iletişimin çalışanların beklentisini karşılayabilecek açıklıkta olmasıdır.¹⁹⁸

Verilen emrin karşı tarafın doğru algılamasıyla yerine getirilmesi işletmeyi zaman ve emek kaybından kurtarmaktadır. Bilgi akışı sayesinde oluşan yüksek öğrenme düzeyi karşılıklı iletişimde geribildirimin önemini artırmaktadır. Demokratik iletişimin biçimsel olmayan yönünü, beklenebilirliğin beklentisi olarak ifade etmek de mümkündür. İki yönlü iletişim demokratik emrin gerçekleşmesini sağlamaya yöneliktir.

Yönetici ya da üst (gönderici), asta (alıcı) vermiş olduğu emir (mesaj) karşısında geribildirimin gerçekleşmesini ve nasıl sonuçlandığını takip etmek durumundadır.

Değilse, ast ve üst arasındaki sınırların katı bir biçimde ayrıldığı hiyerarşik düzen

195 Doğan, a.g.e., s.97.

196 Richard Daft, Management, 3.Baskı, Dryden Pres, 1994, s.552.

197 Koçel, a.g.e., s.411.

198 Soonhe Kim, “Participative And Job Satisfaction: Lesson For Management Leadership” Public Administration Review, Vol.62 (2), 2002, ss.231-242.

içerisinde astlar birbirleriyle değil merkezi yetki ile donanmış bir üst vasıtasıyla iletişime geçmek zorunda kalmaktadır.¹⁹⁹

İş yaşamında genellikle yöneticilerin beklentisi, ekibi oluşturan insanlarla uyumlu ve verimli bir çalışma ortamı yaratabilmektedir. Ancak çok yaygın bir biçimde yöneticiler ve çalışanlar karşılıklı olarak beklentilerini gerçekleştirememekten kaynaklanan sıkıntılar yaşamaktadır. Bu sıkıntılar ilk hissedildiğinde taraflar durumu açıklıkla değerlendirmeli, beklentilerini net olarak ifade etmeli ve ortak çıkarlar doğrultusunda önlemler almalıdırlar. Bu yönde etkin bir çaba gösterilmediği takdirde işbirliği ve anlayış ortamı kaybolabilmektedir. Hatalar ve başarısızlıklar için karşılıklı suçlamalar başlayabilmekte, çalışanlar sorunlarla ilgilenmekten, karar almaktan ve girişken davranmaktan kaçınmaktadır. İşyerinden uzaklaşmaların, devamsızlık ve işe geç gelmelerin başladığı gözlenmektedir.²⁰⁰ Bu bakımdan iletişim sürecinin demokratikleşmesinin yöneten ve yönetilenler arasındaki uçurumu ve verimsiz tartışmaları azaltabilme yönü bulunmaktadır.

Örgütlerde kurulacak sevgi ve saygı iklimi demokratik iletişim için motive edici bir unsurdur. Bu şekilde çalışanların katılımı artarken, çalışanlar arasındaki suni engeller azalmaktadır. Böylece çalışanların yöneticilere güvenmesi, kendilerine güven ve tatmin duygusunun gelişmesi ile sonuçlanabilmektedir. Bu nedenle doğru iletişim sürecinin belirlenmesi işletmeleri demokratik yönetime yakınlaştıran ilk aşama olduğunu ifade etmek mümkündür.²⁰¹

Yapılan bir araştırmaya göre çalışanları arasında kurulan iletişimin etkinliği ve şekli ile çalışanların başarısı arasında ilişki bulunmaktadır. Bu araştırmada birbirlerini iyi anlayan çalışanlar işlerini daha da severek yapmaktadır.²⁰²

Öte ayndan örgütlerin yapısı iletişim biçimi ile ayrılmayan bir süreçte değerlendirilmelidir. Bu süreci iyi planlayan, yönelten ve kontrol eden yöneticiler

199 Adler ve Elmhorst, Communicating at Work, (5th ed). McGraw Hill. NewYork, 1996, ss.88-89.

200 İsmet Barutcugil, Yöneticinin Yönetimi, Kariyer Yayıncılık İletişim, İstanbul, 2006, s.173.

201 Muhittin Şimşek, İş Hayatında Önce İnsan, Hayat Yayınları, İstanbul, 2006, s.148.

202 Barış Ege, İşgören Tatminini Etkileyen Faktörler ve İşgören Tatmini İle İşgören Davranışı İlişkisi Üzerine Bir Araştırma, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gebze İleri Teknoloji Enstitüsü, Gebze, 2000, s.59.

işletmelerini demokratik bir muhtevaya büründürürmekte oldukça avantaj sağlamaktadır. İşletmede demokratik bir yönetimin oluşumunda iletişim sürecinin şu temel özelliklere sahip olması gerekir: ²⁰³

· Çok yönlü etkileşim,

· Karşılıklılık ilkesine dayanan “empati” kurma yaygınlığı,

· Ast ve üstlerin çekinmeden ve korkmadan iletişim kurma özgürlüğü,

· Aşağıdan yukarıya doğru bilgi akışının sağlanması,

· Amaç, hedef ve emirler başta olmak üzere çalışanların kişisel gelişimi ve alışverişi için gerekli tüm bilgilerin açıklık anlayışı ile anlatılması.

· İletişim kanallarının uygunluğu,

· Çalışanların geçmiş tecrübeleri, bilgi ve yaklaşımlarına göre değişen algılama farklılıklarının gözlenmesi ve uyumlaştırılması,

· Yeri geldiğinde yatay ve çapraz iletişim biçimlerine izin verilmesi,

· İşletme içi resmi olmayan iletişimin gözlenmesi ve kontrolü,

· Teknoloji ve yaratıcılığın desteklenmesi, uyarlanması,

· Fiziki koşulların hızlı ve etkin iletişimi engelleyen yönlerinin ortadan kaldırılması.