Bilgi Sistemleri

Genel olarak bilgi (information), haberlerin, raporların genel adı olarak kullanılmaktadır; yani bir insandan bir insana veya gruba veya makineye bir gruptan bir insana veya gruba veya makineye ve benzeri şekilde iletişime konu olan şey bilgidir. Bilgi, verinin işlenmesi sonucunda elde edildiğinden dolayı, bilgisayar bilimciler ve muhasebeciler veri ile bilgi arasında bir ayrım yapmışlardır. Bu yaklaşıma uygun olarak veriyi “kaydedilmiş tecrübeler ve belirli nesnelerin algılanan özelliklerinin temsili” olarak tanımlayabiliriz. Bilgi ise, elde edilen verilerin anlamlı bir biçime sokulabilmesi için, analiz edilmesi ve özetlenmesiyle elde edilir: yani bilgi veriden türetilir. Dolayısıyla veriye, alt derecede, temel, işlem sürecinden geçirilmemiş bilgi denilmektedir.

İşletme yönetiminin kararları, günlük olaylarla ilgili rutin, basit kararlar ile işletme için hayati önem taşıyan çok önemli kararlar arasındaki büyük alanı kapsarlar. Her karar için değişik düzeyde ve değişik kapsama sahip bilgi gerekmektedir. İşletmenin her bölümü için, her düzeydeki kararı için gereken bilgiyi sağlayabilmek için işletmelerin “Bilgi Sistemi” ne sahip olmaları gerekmektedir.

Bir sistemi “birleştirilmiş şeyler veya parçalar kümesi” diye tanımlanabildiği gibi, sistemin bir amaç gerçekleştirme özelliğine sahip bulunduğunu kabul ederek, “belli bir amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışan ve birbirlerini etkileyen bir parçalar bütün” olarak da tanımlanabilmektedir.

Yönetim bilgi sistemi (Management Information System-MIS); örgüt içindeki her yöneticiye, kendi sorumluluk alanı içinde, karar alma, planlama ve kontrol faaliyetlerini gerçekleştirebilmek için ihtiyaç duyduğu bilgiyi sağlayan sistemdir.

Her işletmede, değişik biçimde, düzenli veya düzensiz, resmi veya gayri resmi bir bilgi sistemi mevcuttur. Bilgi sisteminin biçimi asıl olarak, işletmenin karar alma,

davranışlardır. Bilgi sistemi, ihtiyaç duyulan her türlü bilgiyi sağlayabilmelidir. İhtiyaç duyulan bilgi ise alınan karara, kararın alındığı mevkiye göre değişiklik gösterecektir. Bu ilişki şematik olarak şu şekilde gösterilebilir.

Tablo 6. Bilgi – karar ilişkisi

Derece Karar Bilgi Örneği

Stratejik ^{Vade: Uzun}

Risk: Yüksek, belirsizlik ^{Makroekonomik Trendler}

İdari ^{Vade: Orta}

Risk: Düşük, orta

Bütçe ve plan performansları

Operasyonel ^{Vade: Kısa}

Risk: Düşük, sıfır ^{Stok miktarı}

Uzun vadeli kararların amacı, işletmeye yeni bir yol çizmektir. Bu tip kararlara “Değişime Ait Kararlar (Transitional Decisions)” da denilir. Bu kararlarda kullanılan bilgi kaynakları, ticari, teknik, bilimsel veya diğer gelişmelerle ilgili araştırma raporları, nüfus trendleri, harcama alışkanlıkları, enerji üretimi ile ilgili çalışmalardır.

Orta vadeli kararlarda şirketin faaliyette bulunduğu ortamdan elde ettiği bilgi çok önemlidir. Bu kararlarla yönetim, istenen bir akış sürecini tesis etmeği amaçlar. Tipik bilgi kaynakları, periyodik Pazar araştırmaları, satıcı ve bölüm raporları, tüketiciler ve endüstri hakkında ekonomik araştırmalar, fiyat tahminleri, şirket içi karşılaştırmalar (oranlar) olarak sıralanabilir.

Kısa vadeli kararlar ise genellikle şirketin iç yapısından elde edilen bilgilere dayanır. Bu bilgi kaynaklarına örnek olarak, satıcı raporları, stok raporları, mevcut ücret hesaplanmaları sayılabilir.

İşletmede ihtiyaç duyulan bilgiyi, kaynağına göre de sınıflandırmak mümkündür. Bu sınıflandırmada bilgi 3’e ayrılır.

1- Dışsal (External) Bilgi,

2- İçsel (ınternal) Bilgi,

3- Rekabetçi (Competitive) Bilgi,

1- Dışsal Bilgi: İşletmenin faaliyet gösterdiği veya gösterebileceği iklimi,

sosyal, politik ve ekonomik açılardan açıklayan bilgi türüdür. Birçok işletmede üzerinde gereği kadar durulmayan, dolayısıyla da az kullanılan bir bilgi türüdür. Bu kategoriye giren belli başlı bilgi türlerine örnek olarak şunları sayılabilir:

- Nüfus: Cari düzeyi, artış oranı, yaş dağılımı, coğrafik dağılım,

işsizliğe etkisi.

- Fiyat Seviyesi: Toptan ve perakende fiyatlar, hükümet düzenlemeleri.

- Taşımacılık: Olanaklar, maliyetler, rekabet, ilgili mevzuat.

- İşgücü: Yetenek düzeyi, ücretler, sendikalar.

Dışsal bilgilerin işe yarar olabilmesi için, eğilimleri göstermesi gerekir. Sadece tek bir döneme ilişkin bilgiler, işletmenin analitik bir değerlendirme yapmasına olanak vermemektedir.

2- İçsel Bilgi: Şirketin zayıf ve güçlü yanlarını göstererek, gelecek ile ilgili

- Kantitatif Finansal Bilgiler, (örneğin; satışlar, maliyetler vb.)

- Kantitatif Fiziksel Bilgiler, (örneğin; pazar payı,verimlilik vb.)

- Kalitatif Bilgiler, (örneğin; işgücü ile ilişkiler vb.)

İçsel bilgilerin raporlanmasında, işletmenin bilgi sistemi ayırt edici ve seçici olmalıdır. Sistem “Başarı Faktörleri” üzerinde odaklanmalıdır. Bilgi sistemlerini bu şekilde geliştirmiş olan şirketler, güçlü yönlerinden yararlanabilir ve zayıf yönlerini güçlendirebilirler.

3- Rekabetçi Bilgi: Rekabet edilen firmaların geçmişteki, şimdiki ve

gelecekteki muhtemel durumlarını açıklamaya yönelik bilgilerdir. Bu bilgiler üçe ayrılmaktadır:

- Geçmiş Performans: Rekabet edilen firmaları kârlılığı, pazar payı gibi konulardaki

durumları ile ilgili bilgileri içerir. Bu bilgi rakipleri tanımak kadar, şirket amaçlarını belirlemede de yardımcı olacaktır.

- Mevcut Durum: Rakip firmaların piyasaya sunduğu yeni ürünler, yönetim

değişiklikleri, fiyat stratejileri hakkındaki bilgilerdir. Bu bilgiler, özellikle planların revizyonunda çok önemlidir.

- Gelecek Planları: Bu bilgiler özellikle araştırma-geliştirme faaliyetleri üzerinde

odaklanmış bilgilerdir. Rekabetçi bilgide, tıpkı dışsal bilgi gibi işletmelerin bilgi sistemlerinde fazla önemsenmeyen bir kısımdır.

Bir işletme, gelişmiş, ihtiyaçları tatmin için yeterli bilgi sistemine sahip olmak istiyorsa, yukarıdaki üç kategorideki temel planlama bilgilerini içeren bir raporlama sistemine sahip olmalıdırlar.

Zorunlu bir şart olmamakla birlikte günümüzde, bilgi sistemleri bilgisayar destekli olarak geliştirilmektedir. Buna bağlı olarak bilgisayar literatüründe “Elektronik Veri işletme (Electronic Data Processing –EDP) kavramı kullanılmaya başlamıştır. EDP, sistemin hem donanım, hem yazılım, hem de insan faktörünü içermektedir.

Verilerin belirli bir işlem sürecinden geçirilmesi sonucunda bilginin elde edildiğini daha önce belirtmiştik. Elektronik veri işleme (EDP), bu sürecin bilgisayar yardımıyla gerçekleştirilmesidir. Veri işletme süreci en basit şekliyle 3 aşamaya ayrılabilir. İlk aşamada, veri işlemeye bir olayın neden olması, verilerin kaydedilmesi yer alır. İkinci aşamada veriler işleme tabi tutulur, yani veriler önce depolanır, düzeltilir, türlerine göre ayrıştırılıp sınıflandırılır, bir araya toplanır, tekrar düzeltilip gereksiz olanlar silinir ve ihtiyaç varsa hesaplamalar bu aşamada gerçekleştirilir. Son aşamada bu veriler ihtiyaç duyulduğu anda kullanılmak için özetlenir ve karar vermede, planlamada, kontrolde kullanılacak bilgiler haline getirilir. Bu süreç esnasında, her aşamada, geri bildirim mekanizması da çalışmaktadır.

Tablo 7. Veri İşleme Süreci

Veri işleme süreci sonunda elde edilen bilginin sahip olması gereken bazı özellikler vardır. Bunlar:

- İhtiyaç duyulduğu anda elde edilebilmelidir.

- Sadece gerekli ayrıntılara sahip olmalıdır.

- Kolaylıkla anlaşılabilecek bir biçimde olmalıdır.

- Kullanılacağı faaliyete (planlama,kontrol,karar alma) uygun olmalıdır.

Bu süreç el ile gerçekleştirebileceği gibi, bilgisayarlarla da yapılabilir. Bu sürecin bilgisayarlar yardımıyla yapılması bir çok kolaylık sağlayacaktır. Bu kolaylıkların bazıları şu şekilde sıralanabilir:

1. İşlenen veriye güvenirlik ve kesinlik kazandırır.

2. Sürecin hızlı bir biçimde gerçekleşmesini sağlar.

3. Çok büyük hacimlerdeki verinin bile çok hızlı olarak kaydedilmesine, depolanmasına ve düzeltilmesine olanak sağlar.

4. Verilerin, hızlı bir biçimde çeşitli standart şekillere sokulmasını sağlar.

5. Bilgi iletişimini çabuklaştırır.

Bilgisayarlar, görüldüğü gibi, veri işleme sürecine çok önemli katkılarda bulunmaktadırlar. Bu kadar önemli olmalarına rağmen bilgisayarların ne oldukları ve ne olmadıkları çoğu çevrelerce bilinememektedir. Bir çok kişi, bilgisayarların dahil edildiği bir sürecin, artık insan faktörüne pek gerek olmadan işleyeceğini sanırken, bir kısım insanlar ise bilgisayarın hiçbir sürece herhangi bir katkı sağlamayacağını savunmaktadırlar.

Bilgisayar destekli planlama sistemlerinin kurulması ve hatta dışarıdan profesyonel destek alınarak devam ettirilmesi günümüzde çok ucuz ve kolay bir hale gelmiştir. İşyerimizde hatta evimizde çok sık kullandığımız kişisel bilgisayarlar ve temel kullanıcı bilgileri ile böyle bir sistemin geliştirilmesini ve uygulanmasını kolaylaştırmaktadır. Bunlara ek olarak gelişen yazılım sektörünün nimetlerinden faydalanmak ve şirkete özel yazılımların geliştirilmesi olanaklı olmakla birlikte; piyasalarda bu iş için dizayn edilmiş hazır bilgisayar programlarını alıp bunları şirkete entegre etmek de olanaklıdır. Özetle gelişen bilişim sektörünün sağladığı olanak ve seçenekler oldukça fazladır. Bunların uzmanlarla birlikte değerlendirilip, söz konusu şirkete en uygun olanının seçilmesi gerekmektedir.