İş akışı (workflow) Modelleme Tekniği

İş akışı genel anlamda iş süreçlerinin özel bir halidir. İş akışı ve iş süreçleri çoğunlukla birbirleri yerine kullanılan terimler şeklindeki yaklaşımlar yanında iş akışlarının yönetimsel bilgi ve hizmet akışları olduğu yönünde de açıklamalar bulunmaktadır. Ayrıca iş akışlarının iş süreçlerinin kontrol boyutunu oluşturduğu da ileri sürülmektedir (Dellarocas ve Klein, 2000). Ancak Deiters tarafından iş akışları, İş akışı Yönetim Sistemi adı verilen sistem tarafından desteklenen bütün iş süreçleri olarak algılanmış ve bu görüş büyük ölçüde kabul görmüştür. Dolayısıyla iş akışlarının özelliklerini vermeden önce nasıl bir sistem tarafından desteklendiğinin anlaşılması amacıyla İş akışı Yönetim Sisteminden (WfMS; Workflow Management System) bahsedilmesinin yerinde olacağı düşünülmektedir.

Şekil 3.16 Bir iş akışı örneği (Aguilar, 2004)

Süreç tanımını yorumlayan ve kullanıma hazırlayan bir yorum getiren, iş akışı katılımcılarıyla etkileşimde olan, bilgi teknolojisi araç ve uygulamalarını kullanan bir veya birden fazla iş akışı makinesi üzerinde çalışan ve bir yazılım kullanarak iş akışlarının tanımlanması, yaratılması ve yönetilmesi için oluşturulmuş bir sistemdir (Aalst, Hofstede ve Weske, 2003). Şunu da ifade etmek gerekir ki iş akışı yönetim sistemi aslında iş süreçlerinin yönetimi faaliyetinin belirli bir kısmını oluşturur. Son yıllarda özellikle ofis lojistiği denen ve yönetim birimleri arasında bilgi akışının yönetilmesi görevini üstlenen bir kavram meydana gelmiştir. Temelde hemen her türlü iş sürecine uygulanabilen iş akışı yönetim sistemi, firma uygulamalarına bakıldığında yönetimsel bilgi akışını düzenlemektedir. Örnek bir iş akışı modeli Şekil 3.16’da gösterilmiştir.

Bir iş akışı yönetim sistemi, üç ana parçadan meydana gelir;

• İş akış süreçlerini tanımlamaktan ve modellemekten sorumlu inşa evresi işlevleri,

• İşlevsel bir ortamda, iş akışlarını uygulamadan, izlemeden ve yönetmekten sorumlu bir çalıştırma evresi işlevleri,

• İş akışının insan katılımcıları ile uygulama mekanizmaları arasında etkileşimi sağlayan çalışma evresi etkileşimleri.

Genel olarak İaYS, doğru işlerin, doğru kaynaklara zamanında aktarılmasını sağlayan bir sistemdir. Bir iş süreci uygulamasında her defasında gerekli işler tamamlandığında İaYS iş sürecinin nasıl devam edeceğini belirler. Burada doğru kaynak olarak bu iş sürecine ait işin yapılabileceği kaynaklar ifade edilmek istenmektedir. İaYS, bu faaliyeti adına iş akışı tanımı denilen ve aslında iş süresinin modeli olan yapıya uygun olarak yerine getirir. Bu tanımda iş süreci içerisindeki en az bağımlılıkları kadar iyi tanımlanmış farklı görevler bulunmaktadır. Genel olarak iş akışı, belirli bir yöntemler setine uygun olarak, bir katılımcıdan diğerine doküman, bilgi veya görevlerin aktarılması boyunca bu sürecin tamamına veya bir kısmına ilişkin iş süreci otomasyonu olarak tanımlanır (Fischer, 1995).

İş akışları, bilgisayar uygulamaları veya insanlar arasındaki görev akışlarıdır. İş grubunun belirli bir hedefe ulaşmaya çalışan iki veya daha fazla üyesi birbirine paralel veya seri olarak tasarlanmış görevlerde olduğu gibi bir iş akışını tanımlayabilir. Aslında iş akışı bir süreci modellemeye yarayan bir araçtan çok daha fazlasını ifade etmektedir. İş akışları bir süreci analiz etmek ve geliştirmek için kullanılan bir yöntemdir. Bir iş akışı geliştirme süreci, iş akış modellerini kullanarak süreçlere ait ilgili bilgileri yakalamaya çalışır. Bu süreç 4 ana aşamadan oluşmaktadır: Bilgi toplama, İş Süreci Modelleme, İş Akışı modelleme ve Uygulama (Kontrol ve Uygulama). Şekil 3.17 temel iş akışı fikri ve iş akışı terimlerini göstermektedir.

Şekil 3.17 İş akışı kavramı (Petkov vd., 2005)

İş akışlarının, iş süreçlerinin özel bir hali olduğunu daha önce açıklamıştık. Ancak iş akışlarını iş süreçlerinden ayıran kendine özgü bazı farklılıkları ve özellikleri bulunmaktadır. Bu özellikleri temel ve sıkça rastlanan özellikler olarak ayırmak ve incelemek mümkündür (Reijers, 2002).

İş akışlarının temel özelliklerinden birisi, durum tabanlı ve ısmarlama (make-to-order) olmalarıdır. Durum, bir iş sürecinde işlemlerin nesneleri olarak algılanabilir. Örneğin bir kayıt işlemi, kredi işlemleri, mal girişleri gibi işlemler durumlara örnek olarak verilebilir. Bir iş süreci eğer kesikli bir tek duruma bağlanabiliyor ise bu durumda bu iş sürecine durum tabanlı iş süreci denir. Burada durumun tekilliği diğer durumlardan kesin bir şekilde ayrılabilmesi açısından önem arz etmektedir. Tekillik ve kesikli olma durumları bütün iş süreçlerine mal edilebilecek bir özellik değildir. Ödemesi vadeye bağlanmış bir çalışmanın haftalık getirilere olan payının ne kadar olacağı kesin olmayan bir duruma örnek olarak verilebilir. Açık

olmayan başlangıç ve bitiş durumları bir iş sürecindeki kesikli olma özelliğini ortadan kaldırır. İş akışlarını ısmarlama olma özelliği ise bir İş akışının başlayabilmesi için bir emir olması gerekliliğini vurgular. Bir iş akışı hiçbir zaman ilerisi için yani stoka çalışmaz. Bir emrin varlığı ortak özellik olmakla birlikte genel olarak bir iş sürecinin başlaması için tek yol değildir.

Diğer bir temel özellik ise iş akışlarının sona erdirilmesi ile ilgilidir. Çoğunlukla bir iş süreci ürün formunda bir çıktı ile sonuçlanmaktadır. Bu ürün mal olabildiği gibi bir hizmet de olabilir. Ancak bu sonuç her zaman tek olasılık değildir. Birçok iş akışı süreçlerinde bir ürün teslimatı olmadan da iş akışı sona erebilmektedir. Örneğin bir eğitim bursuna yapılan başvuru, bu bursun başvuran kişiye verilmesi ile sonuçlanmayabilir. Başvuran kişinin nitelikleri bu bursa uygun olamayacağı gibi başvuran kişi bu başvurusundan vazgeçebilir. Dolayısıyla bir iş akışı sonunda bir ürün ortaya çıkamayacağı gibi, tam olarak bir ürün de ortaya çıkabilir. Buraya kadar iş akışları ile ilgili değinilen özelliklerin dışında kalan ve hemen her iş akışında bulunan bazı özellikler vardır ki bunlar sıkça rastlanan özelliklerdir. Örneğin iş akışlarının çoğunluğu yönetimsel ve bilgiye dayalı işlemleri kapsar. Örneğin, hesaplama, iletme, karar alma bu gibi işlemlerdendir. Bu işlemler sonucunda iş akışları yönetimsel ve bilgiye dayalı sonuçları yani ürünleri dağıtır. Sonuçta bilgiye dayalı özellik temel olmayıp, fiziksel işlemlere gerek duyan iş akışları da bulunmaktadır.

Bir diğer sıkça rastlanan özellik ise iş akışlarının kaynak olarak insanoğluna duyduğu ihtiyaçtır. Bu tam olarak otomasyona tabi imalat süreçleri ile zıtlık gösterir zira bu tür işlemlerde sürecin büyük bir bölümünde otomatik hale getirilmiş işlemler göze çarpar. İnsan faktörü karar alma ve yorumlama aşamalarında gerekse de bu özellik temel olmayan ancak ortak olan bir özelliktir. Birçok iş akışı süreçlerinde entegrasyon noktaları ve internet gibi yeni teknolojilerin varlığı sonucunda insanoğluna gerek duyulmadan işlemler otomasyona tabi tutulabilir.

Son olarak değinilecek diğer bir sıkça rastlanan özellik ise süreçlerin tekrarlı olması ile ilgilidir. Yapılan işin özelliklerine göre iş süreçleri özel süreçler olabildiği gibi, yüksek hacimli ve sürekli tekrar eden bir yapı da sergileyebilmektedir. Ancak genellikle bir iş akışı tamamen standart bir işlemler dizisi değildir.

Gerçek sistemler üzerinde belirli bir iş sürecinin geliştirilmesi çalışmaları hem zor hem de pahalı bir uğraştır. Bunun yerine analizciler gerçek sistemlerin özellikleri bünyesinde bulunduran modeller ile çalışmayı seçerler. Daha önceki bölümlerde de değinildiği gibi modelleme yönteminin seçiminde modelleme amacı ön plana çıkar ve belirlenen amaçlara uygun olarak modelleme perspektifi belirlenir. Bu tez de ana amaç mevcut iş süreçlerinin

analizi olduğuna göre seçilen modelleme yöntemi özelliklerinin Çizelge 3.1’de de belirtildiği gibi öncelikle nesnel daha sonra faaliyete dayalı ve role dayalı olması gerekmektedir. İş akışları bu bağlamda önemli özellikler sunmaktadır. Bu özelliklerin neler oldukları daha önceki bölümlerde açıklanmıştı. Ancak yapılacak analizlerde iş akışlarının temel alınacak önemli bir özelliği de zamanlanmış hale dönüştürülebilmesidir.

Bu çalışmada mevcut bir iş sürecinin bir şebeke özelliği taşımasından hareketle proje çizelgeleme tekniklerinin sahip olduğu avantajlardan yararlanılarak analiz yapmaktır. İş süreçlerinin iş akışı gösterimiyle modellenebilmesi ve daha sonra zamanlanmış iş akışları haline dönüştürülerek GERT yöntemi gibi proje yapılarını stokastik olarak ele alan yöntemlerin uygulanması bu çalışmanın amacına hizmet etmektedir.

Zamanlanmış bir iş süreci, önemli analiz imkanlarını da beraberinde getirmektedir. Hammer ve Champy (1993) iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasını tarif ederlerken performans kriterlerinde özellikle maliyet, kalite, hizmet ve hıza değinmiştir. Bu durum Şekil 2.12’ de verilen performans piramidinde de görülmektedir. Bu kriterlerin hemen hepsinin temelde ele aldığı ölçüt zaman ölçütüdür. Ancak bir projede olduğu gibi bir iş sürecinde zamanlama çalışmaları daha önceden de belirtildiği gibi, çeşitli sebeplerden doyalı göz ardı edilmiştir. Aynı şekilde Amerika Birleşik Devletleri Savunma Bakanlığı tarafından 2004 yılında yayınlanan raporda çevrim zamanı, bir tedarik zincirinde ölçülmesi gereken performans kriteri olarak belirtilmiştir. Zaman kriterinin seçimi ve bu kriter doğrultusunda verilecek alt hedeflerin neler olduğuna gelmeden önce zaman kavramının bir iş sürecine ne şekilde dahil edildiğinin incelenmesi yerinde olacaktır.

Bir iş akışı yönetim sistemi temelde birbirinden farklı üç işlev üzerinde çalışır; inşa zamanı işlevi, çalışma zamanı işlevi ve çalışma zamanı etkileşimleri. İnşa zamanı işlevi, iş akış süreçlerinin tanımlanması ve modellenmesi ile ilgilenirken çalışma zamanı işlevi, iş akışlarının uygulanması, izlenmesi ve yönetilmesi ile ilgilenir. Üçüncü işlev olan çalıma zamanı etkileşimleri ise iş akışlarında insan makine etkileşimini sağlamaktadır. İş akış süreci modelleri, iş süreçleri işleme mantığı ile bu süreçleri meydana getiren faaliyetlerin bağlılık ilişkilerinin bir özetidir (Zhuge vd., 2001). Bağlılık ilişkileri ise uygulama ve bilgi bağlılığı olarak iki sınıfta incelenmektedir. Uygulama bağlılığı akış kontrolünü sağlarken bilgi bağlılığı bilgi akışını göstermektedir. Bazı araştırmacılar malzeme akışı ile üçüncü bir bağlılığı da ifade etmektedirler.

Zamana bağlı etkenler hem inşa zamanı süreç tanımlarında hem de çalışma zamanı yönetim sistemlerinde göz önüne alınmalıdır (Zhuge vd., 2001). Bunun sebebi, iş akışını oluşturan faaliyetler farklı zaman bölgelerine aittir, model inşa edilirken zamansal sıralar ve zaman

farklılıkları hesaba katılmalıdır. Ayrıca bu zaman farklılığından yararlanarak bütün iş akış sürecine ait toplam sürenin kısaltılması da mümkün olabilmektedir. İkinci sebep ise herhangi bir faaliyetin kesin olan bir uygulama süresi alacak olmasıdır. Akışlar da bir yerden diğer bir yere geçerlerken kesin bir geçiş süresi alırlar. Akış süresi ilgili faaliyetin süresinden daha uzun olabilir ve zamanlama problemleri ortaya çıkabilir. Geleneksel iş akış süreçleri modelleme teknikleri, zamana dayanan etkenlere çok fazla ilgi göstermemişlerdir (Leymann ve Roller, 1997). Son zamanlarda iş akışlarının zamana bağlı olarak modellenmeleri artan bir ilgiye de sahiptir.