Kanunen veya sözleşmenin taraflar tarafından öngörülen şekil koşulunun bazen faydalarının bazen de sakıncalarının olduğunu belirtmek gerekir.
İrade açıklamalarının belli bir şekle bağlı kalınarak yapılması öncelikle hukuki işlemlerin hızlı bir şekilde yapılmasının önüne geçer. Bu durum taraflarca yapılacak sözleşmenin iyi düşünülmek suretiyle yapılmasını sağlar (Feyzioğlu, 1976). Şekil kuralının faydalarından biri, şeklin sözleşmeye açıklık getirmesidir (Eren, 2014). Şekil şartına bağlılık, tarafların irade açıklamalarının net olarak anlaşılmasını sağlar. Böylelikle taraflar, sözleşmenin niteliğini, kuruluş zamanını, üzerinde anlaştıkları veya anlaşamadıkları hususları açık bir şekilde anlamaya çalışırlar (Tuğ, 1994). Şeklin taraflara sağladığı bir diğer fayda da, şeklin tarafları uyarıcı bir rol oynamasıdır (Antalya, 2012). Bunun anlamı şeklin, tarafların beyanlarının üzerinde düşünmek imkânını sağlamasıdır (Eren, 2014).
Şekil şartı, iş hayatında aleniyet sağlar ve üçüncü kişilere işlemden haberdar olma imkânını verir. Çünkü bazı durumlarda taraflar arasında kurulan sözleşmeler üçüncü kişileri de ilgilendirir. Sözleşmelere şekil şartı koyulması, sözleşmenin üçüncü kişiler tarafından öğrenilmesini sağlar. Bu durum sözleşmenin sadece taraflara karşı değil üçüncü kişilere karşı hüküm ifade etmesi için önemlidir. Aksi takdirde üçüncü kişilerin taraflar arasında bir sözleşme yapılıp yapılmadığını bilme imkânları olmaz. Açıklık, özellikle sözleşmenin resmi bir sicile tescil edilmesiyle elde edilir. Resmi sicil ve senetler sağlam ve güçlü temellere dayanır. Bundan dolayı da bu senet ve siciller daha güçlü ispat araçlarıdır. Burada şekil, hukuki işlemi maddi bir cisim içinde tuttuğu için, taraflara ve üçüncü kişilere açıklık ve güven temin eder ve bir anlamda hukuki güvenliği sağlamaktadır (Eren, 2014).
1.3.1 Kesinlik sağlaması
Şekil kuralı öncelikle taraf ya da tarafların işlem iradelerinin ciddiyetini göstermekle, bir hukuki işlemin ya da sözleşmenin tasarı ya da görüşme aşamasında olmadığını ve sözleşmenin ya da hukuki işlemin kesin olarak yapılmak istendiği iradesini ortaya koymaktadır ( Eren, 2014).
1.3.2 Tarafları düşünmeye sevk etmesi
Bir hukuki işlemin ya da sözleşmenin Kanun tarafından ya da taraflarca daha önceden belirlenmiş şekil şartına tâbi kılınmış olması, işlemi yapan tarafları ayrıntılı olarak düşünmeye, acele karar vermemeye, dikkatsiz davranmamaya sevk eder. Bu duruma şekli şartının ikaz fonksiyonu da denir (Akyol, 1995). Doktrinde, şekil kuralına uymak için gerekli olan sürenin, tarafları doğru ve isabetli kararlara
yönlendirmek için faydalı olduğu ifade edilmiştir (Göktürk, 1937). Diğer bir ifadeyle, şekle uymak, tarafları şeklin konusu olan şey üzerinde düşünmeye sevk eder ve onların yanlış kararlar almalarına engel olur (Göktürk, 1937). Sözleşmenin yazılı şekilde ve hatta sözleşmenin resmi makam önünde yapılması kişinin sözleşme konusu üzerinde daha dikkatli ve detaylı düşünmesini sağlar.
Özellikle taşınmaz satışı ve bunun gibi önemli ekonomik varlık ve değerleri içeren sözleşmelerde, tarafların dikkatlice ve etraflı olarak düşünmesi çok büyük önem taşımaktadır. Bu sebepten dolayıdır ki şekil esasının tarafları karar vermeden önce düşünmeye sevk eden ikaz görevi taşıyan önemli bir unsur olduğu göz ardı edilemez bir gerçektir. Örnek vermek gerekirse, TBK 288. maddesinde düzenlenen bağışlama sözleşmesinin türü olan bağışlama sözü verme (bağışlama vaadi) taşınmazlar dışındaki diğer değerlere yani taşınırlara ve alacaklara ilişkin ise yazılı şekle tâbidir. Taşınmazlar ve taşınmazlara ilişkin ayni haklara ilişkin bağışlama sözü verme ise resmi şekle tâbi kılınmaktadır. Bu resmi şekil tapu müdürü ya da onun görevlendireceği tapu memuru düzenleyecektir (Yavuz, 2013). Yukarıda belirtilen gerekçelerle Kanun koyucu, taraflara birtakım zararlar doğurabilecek sözleşmelerin yazılı yapılmasını öngörmüştür.
1.3.3 Sözleşmeye açıklık sağlaması
Şekil kuralları bir hukuki işlemde tarafların irade beyanlarına açıklık getirmekte ve birden fazla anlam ifade edebilecek kapalı, belirsiz ve şüpheli noktalara açıklık kazandırmaktadır. Örneğin bir kamu görevlisi tarafından düzenlenen resmi yazılı şekli söz konusu olduğunda, memur çoğu kez tarafların iradelerini ileride şüpheye yol açmayacak şekilde kaleme alır ve bu sayede tarafların irade beyanları anlaşılır, açık ve kesin olarak ortaya çıkar (Tekinay ve diğerleri (1993)). Örnek vermek gerekirse; tapu memuru tarafından taşınmaz satış sözleşmeleri, noterler tarafından araç satış sözleşmelerinde irade beyanları açık, net ve kesindir.
1.3.4 Sözleşmeye aleniyet sağlaması
Hukuki işlemlerin tâbi olduğu şekil kuralları, iş hayatında aleniyet sağlar ve üçüncü kişilere işlemden haberdar olma imkânını verir. Çünkü bazı durumlarda taraflar arasında kurulan sözleşmeler üçüncü kişileri de ilgilendirmekte ve hatta etkilemektedir. Böyle hallerde üçüncü kişiler ancak şekil koşulu sayesinde yapılan sözleşmelerden haberdar olabilmektedirler (Eren, 2014). Sözleşmelere şekil şartı
koyulması, sözleşmenin üçüncü kişiler tarafından öğrenilmesini sağlar (Antalya, 2012). Bu durum sözleşmenin sadece taraflara karşı değil üçüncü kişilere karşı hüküm ifade etmesi için önemlidir. Aksi takdirde üçüncü kişilerin taraflar arasında bir sözleşme yapılıp yapılmadığını bilme imkânları olmaz (Tuğ, 1994).
Açıklık, özellikle sözleşmenin resmi bir sicile tescil edilmesiyle elde edilir. Resmi sicil ve senetler sağlam ve güçlü temellere dayanır (Eren, 2014). Bundan dolayı da bu senet ve siciller daha güçlü ispat araçlarıdır. Burada şekil, hukuki işlemi maddi bir cisim içinde tuttuğu için, taraflara ve üçüncü kişilere açıklık ve güven temin eder ve bir anlamda hukuki güvenliği sağlar (Eren, 2014).
1.3.5 Sözleşmeye ispat ve güvenlik sağlaması
Şekil şartı bir hukuki işlemin ya da sözleşmenin kurumuş olup olmadığı ve içeriği hakkında ispat güvenliği ve kolaylığı sağlamaktadır. Tarafların üzerinde anlaştıkları hususlar ayrıntılı olarak yazıldıktan sonra tarafların yazılı olarak belirtilen hususları noktasında uyuşmazlık çıkma ihtimali azalacaktır. Zira bu durumda da uyuşmazlıklar artacak ve ispat imkânının güçleşmesine veya ortadan kalkmasına sebep olacaktır (Kocayusufpaşa ve diğerleri (2014)). Ayrıca sözleşmenin resmi bir sicile tescil edilmesi de ispat güvenliği noktasında çok önemlidir. Resmi sicil ve senetler sağlam ve güçlü ispat kaynaklarıdır.
1.3.6 Sözleşmeyi yorumlamayı kolaylaştırması
Şekil kavramının faydalarından biride tarafların irade beyanlarından faydalanarak sözleşmenin yorumlanmasıdır. Yargılama sırasında hâkim belirli bir şekle uyulmak suretiyle açıklanmış olan irade beyanını yorumlama imkânı bulacaktır. Örneğin noter vasıtası ile resmi şekle tâbii olarak araç satış sözleşmesi yapan kişinin iradesinden kendisine ait olan aracı satmak istediği açık, kesin ve net bir şekilde bellidir. Ayrıca taraflar arasında resmi şekilde ve usulüne uygun olarak yapılan taşınmaz satış vaadi sözleşmesinden, kişinin ileride sözleşmeye konu taşınmazını satmayı vaat etmiş olduğu çok daha kolay bir şekilde yorumlanabilmektedir. Bu tür sözleşmelerin yorumlanması kolay olduğu gibi, amaçlanan irade beyanları da kolay bir şekilde anlaşılacaktır (Tekinay ve diğerleri (1993)).
1.3.7 Sözleşmeyi idari açıdan denetlemeyi kolaylaştırması
Denetim unsuru, yönetim faaliyetlerinin, kabul edilen plâna göre yapılıp yapılmadığını belirten önemli bir araçtır (Demiray, 1990). Modern yönetim anlayışında denetim çok önemlidir. Bu nedenle kamu yönetiminde denetim amacına yönelik kurumlar bulunmalıdır (Tosun, 1984). Memurları açısından denetimin farklı etkileri vardır. Örneğin, bir denetim mekanizmasının bulunması, memurların davranışlarını devamlı olarak düzenlemeyi amaçlamaktadır. Bir diğer etkiye örnek vermek gerekir ise, memurların yapacakları işlerde resmi ve şekli bir sonucun doğması hedeflemektedir (Gourney, 1971).
Yönetim bilimi olarak denetimin yöneldiği amaçlar ise devlet yönetimlerinin, yaptıkları işlerde orantısız bir biçimde genişlemelerine engel olmak, memurlarının hukuki metinleri keyfi olarak yorumlamalarını engellemek, bürokratların, idare edilenlerin haklarını yok sayarak bazen bulundukları makamları kendi çıkarları için kullanmamalarını sağlamaktır (Örnek, 1992).
Kamu yönetimi açısından denetleme, en çok bürokratların ve memurların görevleri nedeniyle sahip oldukları makamları keyfi bir biçimde kullanmalarını engellemek açısından çok önemlidir. Yukarda bahsedilen denetim işlemlerinin tam olarak yapılabilmesi ve kontrolünün sağlanabilmesi için idarenin yaptıkları işlemleri yazılı şekilde yapmasına bağlıdır. Yazılı şekil kurallarına ilişkin düzenlemeler her zaman hukuka ilişkin yasal düzenlemelerden ibaret olmayıp bazen de idari kurumların kontrolünü sağlamaya ilişkin düzenlemeler de olabilir. Yazılı şekil hukuki işlemlerin aleniyetini sağlayarak bu hukuki işlemlerde idarenin kontrolüne yardımcı olmaktadır (Örnek, 1992).