ĠletiĢimin Tanımı ve Önem

ĠletiĢim ile ilgili yapılmıĢ pek çok çalıĢma bu kavramın insan ve örgüt yaĢamındaki önemine iĢaret etmiĢtir. ĠletiĢim kavramının dilimizde kullanılıĢı yakın zamanlarda baĢlamıĢtır. Bu kavramdan önce Türkçe‟ye Fransızca‟dan geçen komünikasyon sözcüğü ile birlikte aynı anlamı karĢılamak üzere haberleĢme kavramı kullanılıyordu. Günümüzde kullanılan iletiĢim kavramı haberleĢmeyi de içine alan daha geniĢ kapsamlı bir bilgi alıĢveriĢini ifade etmektedir. ĠletiĢim kavramının yazılı kaynaklarda yapılan meta analizlerine göre 4560 çeĢit kullanımı olduğu tespit edilmiĢtir. Bunlardan bazılarılar Ģöyledir (Zıllıoğlu, 1993: 4):

● ĠletiĢim düĢüncenin konuĢma ile karĢılıklı değiĢ tokuĢudur; ● ĠletiĢim, bireyde benlikle ilgili olarak belirsizliğin azaltılmasıdır;

● ĠletiĢim organizma düzeyinde bile olsa ortak davranıĢa olanak veren etkileĢimdir; ● ĠletiĢim, iki kiĢinin birbirini anlaması, insanın karĢısındaki kiĢiye kendini

anlatabilmesidir;

● ĠletiĢim, duyguların, düĢüncelerin, bilgi ve becerilerin aktarılma sürecidir; ● ĠletiĢim, bir kiĢinin tekelinde olanın baĢkaları ile paylaĢtırılması, baĢkalarına da

aktarılması sürecidir.

ĠletiĢim, bilginin aktarılması ve anlaĢılması olarak tanımlanabilir. Ġletilmek istenen bilginin aktarılmaması neticesinde iletiĢim oluĢmaz. ĠletiĢimin oluĢması ve baĢarılı bir Ģekilde gerçekleĢmesi için aktarılan bilginin anlaĢılması gereklidir (Robbins ve Coulter, 2003: 282).

ĠletiĢim insanları birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup halinde ve bu grup içinde ahenkli bir Ģekilde çalıĢmalarını sağlayan bir sistemdir (Eren, 2000: 333).

Oliver‟a (1997) göre iletiĢim iki veya daha fazla kiĢi arasındaki fikirlerin, duyguların ve düĢüncelerin, kelimeler, harfler ve semboller aracılığıyla alınıp verilmesidir. Bunun teknik bir olgu olarak tanımlanabileceğini belirtilir. Çünkü sembollerin ne kadar doğru aktarıldığı, semantik olarak sembollerin ne kadar iletilmek istenen olguyu karĢıladığı ve iletilen olgunun istenen yönde ne kadar etkili olduğu belirsizdir (Aktaran: Kalla, 2005: 303).

Gürgen‟e (1997: 9) göre yaĢamımızla iç içe geçmiĢ, her an her yerde birlikte olduğumuz iletiĢimle insan, toplumsal bir varlık olarak kendisini gerçekleĢtirmekte, baĢka bir deyiĢle biyolojik bir varlık olmaktan çıkarak, toplumun bir üyesi olmaktadır. Latince‟deki “communis” sözcüğünden türetilmiĢ ve iletiĢim sözcüğünün karĢılığı olarak kullanılan “communication” sözcüğü de anlam olarak bir ortaklığı, toplumsallaĢmıĢ olmayı birlikteliği anlatmaktadır.

ĠletiĢim; insanların, toplu halde yaĢamaya baĢlamalarından itibaren, toplumsal etkileĢimlerde rol oynayan, sembolik mesajların karĢılıklı ulaĢtırılmasıyla bazı anlamları aralarında paylaĢmaları sürecidir. ĠletiĢim sayesinde bilginin, farklı davranıĢ Ģekilleri ve sonuçlar yaratmak amacıyla bir noktadan (kaynak), diğer bir

yere akması (alıcı) ile sağlanır. Böylece, iletiĢim gerçek kimliğini bilgi ile, gerçek değerini de bilgi aktarımı ile kazanır. Ġnsanlar iletiĢimle ortak değerleri paylaĢma olanağını elde ederler (Telman ve Ünsal, 2005: 19).

ĠletiĢim; bir bireyin veya grubun, diğer birey veya grubun davranıĢlarını etkilemek amacıyla uyarıcı bir öğenin karĢı tarafa ulaĢtırılmasını sağlayan bir süreçtir (Akat, Budak ve Budak, 2002: 342).

Ġnsan iletiĢimi, anlamlarında uzlaĢılmıĢ simgeler aracılığı ile bilgilerin, düĢüncelerin, duyguların biriktirilip aktarılmasının ve alıĢveriĢinin hem ortak hem de değiĢik zaman ve mekan boyutlarında gerçekleĢtirilmesi olarak tanımlanabilir. ĠletiĢimin kiĢi açısından özel amaçları ne olursa olsun, temeldeki amacı çevre üzerinde etkin olmak, baĢkalarında davranıĢ ve tutum geliĢtirmek ve değiĢtirmektir (Zıllıoğlu, 2003: 7-13).

Bir süreç olarak iletiĢim, bireyin bir baĢka bireye yaptığı herhangi bir etki olmasının ötesinde, bir paylaĢma eylemidir. Dolayısıyla iletiĢim tek yönlü olmayıp, iki yönlü bir süreçtir (Gürgen, 1997: 10).

ĠletiĢim, bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecidir (Dökmen, 1998: 19). Bir baĢka tanım ise “anlaĢılabilir mesajların alınması ve yollanması sanatı”dır (Williams ve Eggland 1991: 4). Bireyler arası iletiĢim ise Nelson ve Quick‟e (1997: 222) göre, “örgütlerde iki ya da daha fazla kiĢi arasında meydana gelen iletiĢim” olarak tanımlanabilir (Aktaran: Demir, 2003: 136).

Örgütü oluĢturan bireyler ve birimler arasında karĢılıklı bilgi, veri ve düĢünce aktarımı Ģeklinde algılanan iletiĢim arz ettiği önem dolayısıyla yöneticilerin günlük mesailerinin nerede ise tamamına yakın bir kısmını kapsar. Örneğin, telefon görüĢmeleri, faks metinlerini hazırlama ve gelen metinleri inceleme, çeĢitli toplantılar yapma, gelen raporları gözden geçirme ve çeĢitli konulara iliĢkin emir ve direktifler gibi faaliyetlerin hemen hepsi hemen her gün tekrarlanan iletiĢim örnekleridir. Bu yüzden bir örgüt içinde etkili ve sürekli bir iletiĢim düzeni varsa, o örgütün sağlıklı yürüdüğü ve baĢarılı çalıĢtığı söylenebilir (ġimĢek, 1999: 183).

Köknel‟e (1993: 345) göre çalıĢma koĢullarının olumlu oluĢu, hem çalıĢanların iĢyerine uyumunu, hem de iĢin benimsenmesini, çalıĢmak ve baĢarılı olmak için güdülenmesini sağlar. Güdülenme, ilgi, sevgi ve saygı kazanma, güven duyma, kendini gerçekleĢtirme doğrultusunda oldukça çalıĢan insan mutlu olur ve iĢ verimi artar. KiĢinin amaç ve beklentileri arasında denge, düzen ve uyum sağlamak, bireyle iĢin bütünleĢmesi demektir. Bu durum iĢyerinde insanlar arasında sağlıklı iletiĢim kurulmasına ve bunun sürdürülmesine bağlıdır (Aktaran: Demir, 2003: 136).

Ġçinde yaĢadığımız çevrenin, toplumun ve kültürel ortamın özellikleri iletiĢimin gerçekleĢmesinde son derece önemli rol oynamaktadır. Tüm insanları Ģu ya da bu Ģekilde kuĢatan bireysel ve toplumsal yaĢamı belirli kural ve sınırlılıklar ile çevreleyen bu koĢullar, iletiĢim kurma biçim ve özelliklerini de belirler. Gelenekçi ve baskıcı bir toplum yapısında yaĢayan kiĢilerin, düĢüncelerini özgürce dile getirmeleri bir yana kendilerine ait bir düĢünceyi de geliĢtirmeleri pek mümkün olmaz. Çünkü böyle bir toplum ya da örgüt ortamında, varolan egemen-bağımlı iliĢki biçimi insanların kendilerinden istenenlerini sorgulamaksızın, yalnızca yerine getirmekle sınırlı bir iletiĢim ağı içinde yaĢamalarını buyurur (Gürgen, 1997: 15).

Yapılan bazı çalıĢmalarda iletiĢim ile etkili iletiĢimin farkı vurgulanırken (Bovée ve Thill, 2000), bazı çalıĢmalarda ise iletiĢim her zaman etkili iletiĢim olarak kabul edilmiĢtir (Oliver, 1997; Spence,1994). Örneğin Bovée ve Thill (2000) etkili iletiĢimin sadece ortak bir anlayıĢa ulaĢıldığında, diğer çalıĢanları harekete geçirebildiğinde ve insanları yenilikçi fikirleri düĢünmeye yönlendirebildiğinde gerçekleĢtiğini savunurlar (Aktaran: Kalla, 2005: 303).

Günümüzde teknolojinin sürekli geliĢimi tüm bireysel ve toplumsal olgular üzerinde etkili olduğu gibi iletiĢim üzerinde de etkili olmaktadır. Zıllıoğlu‟na (2003: 53) göre iletiĢim yoluyla kazanılan kültürel birikim yeni teknolojilerin geliĢmesine neden olurken buna bağlı olarak iletiĢim teknolojileri de geliĢmektedir. ĠletiĢim teknolojilerinde meydana gelen geliĢmeler ise toplumsal ve kültürel değiĢimi ve bu değiĢimin yayılmasını hızlandırmaktadır. Bu süreç birbirini etkileyerek devam etmektedir.

ĠletiĢimin gerçekleĢmesi için iki sistem gereklidir. Bu sistemler iki insan, iki hayvan, iki makine ya da bir insan ile bir hayvan, bir insan ile bir makine olabilir. Nitelikleri ne olursa olsun, iki sistem arasındaki bilgi alıĢveriĢi iletiĢim olarak kabul edilebilir (Dökmen, 2006: 19).

2.2. ĠĢ YaĢamında ĠletiĢim

ĠletiĢim her geçen gün toplumsal yapı içerisinde büyük önem kazanmaktadır. ĠletiĢim kavramının geliĢmesine paralel olarak ortaya çıkan bilgi toplumu kavramı 1950'li yıllardan beri yazın alanında yer almasına rağmen zamanla kullanımı sıklaĢmıĢ ve günümüzde hemen her alanda kullanılmaya baĢlanmıĢtır. Bir düĢünce ya da bilginin anlam kazanmasının tek yolu onun paylaĢımıdır. Teknolojik geliĢmelerle beraber bu değiĢime uyum sağlayıp benimseyen, öğrenmekten hoĢlanan, yaratıcı insan modelinin ortaya çıkmasına neden olmuĢ ve bilgi toplumunda insanın özellikleri de değiĢime uğramıĢtır. Artık bilgi toplumu insanı açık ve etkili bir biçimde düĢünebilmek, yazabilmek, bilgi edinme konusunda eleĢtirel bir anlayıĢa sahip olmak, diğer kültürlerden haberli olmak, ahlaki ve manevi değerler üzerinde düĢünmek, alanında derinlemesine ve aynı zamanda yatay bilgi sahibi olmak gibi özelliklere sahip olmalıdır (Selimoğlu, 2004: 1).

Bilgi düzeyi yüksek ve kendini geliĢtiren insanlar iĢ yaĢamında yer aldıkça örgütlerin etkinlik ve verimlilikleri ile buna paralel olarak kaliteleri de artmaktadır. Bu çalıĢanların diğer çalıĢanlara ve örgüte yaptıkları katkı, bilgi paylaĢımını ve beraberinde örgütte baĢarıyı getirmektedir. Bu tür çalıĢanlar görev yaptıkları alanlarda sahip oldukları bilgi birikimleri ile aranan çalıĢanlar olmaktadırlar.

ĠletiĢim becerileri arasında en etkili olanı sözlü iletiĢim becerisidir. Çünkü en etkili ve hızlı bir iletiĢim Ģeklidir. Günlük hayatta ve iĢ hayatında sürekli kullanılan sözlü iletiĢim Ģekli çoğu kiĢi tarafından etkin bir Ģekilde kullanılamamaktadır. Bu nedenle kiĢiler arasında iletiĢim çatıĢmaları ortaya çıkmakta, duygu, düĢünce ve bilgi aktarımı daha sağlıklı bir Ģekilde yürüyememektedir (Selimoğlu, 2004: 2).

ĠĢ yaĢamında alınan kararlar, çalıĢanlara verilen emirler, müĢteri ve tedarikçiler ile yapılan anlaĢmalar gereği iletiĢim daha fazla resmiyeti gerektirmektedir. Bu nedenle bu tür iliĢkilerde yazılı iletiĢim sözlü iletiĢimden daha

önemli hale gelmiĢtir. Örgütsel faaliyetler yapılırken herkes için standart uygulamalar sağlaması bakımından yazılı iletiĢim metodu kaçınılmazdır. Yapılan yazılı iletiĢim çalıĢanlar açısından emir ve talimatların iletilmesi, örgüt açısından da yaptıkları iĢ ve anlaĢmalar gereği hukuki sorumluluklar doğurmaktadır. Bu yüzden gerek örgüt içi gerekse örgüt dıĢı yapılan yazıĢmaların belirli kurallara uygun olması ve arĢivlenmesi iĢ yaĢamında çalıĢanlar ve örgütün baĢarısı için önemli bir konudur (Selimoğlu, 2004: 3).

KiĢiler ya da örgütler arası iletiĢimlerde somut belgelerin olması, belgelerin gerçek ve doğru bilgiler içermesi nedeniyle yazılı iletiĢim iĢ yaĢamında vazgeçilmez bir iletiĢim tekniğidir. Bu nedenle yazıĢmalarda kullanılan dil, anlatım Ģekli ve sadelik içerik açısından önemlidir. Yazı yazılırken kullanılan kelimeler ve bunların dilbilgisi kurallarına uygun olması ve sadelik yazının muhatabı olanların anlayabilmesi için bir zorunluluktur. Aynı zamanda yazıların, yasal mevzuata uygun, dilbilgisi kurallarına dikkat edilerek yazılması, konunun doğru, açık, kısa, sade ve tam olarak ifade edilmesi yanında, örgüt tarafından belirlenen standartlara uygun yazılması gerekir. ġekil açısından da yazıĢma tekniklerinde kullanılan kurallara dikkat edilerek yazılması etkin ve verimli yazılı iletiĢimi gerçekleĢtirmesi açısından önemlidir (Selimoğlu, 2004: 3).