Örgütlerde ĠletiĢim

Ġnsan ihtiyaçlarının karĢılanması amacıyla kurulan örgütlerde temel unsur olan çalıĢanlar açısından iletiĢim öncelikle bir canlı olarak var oluĢun, sonra da psikolojik ve kültürel bir varlık olarak toplumsal ve kültürel çevreyi anlamlandırmanın ve kendisini bu çevre içinde konumlandırmanın temel unsurlarından biridir (Zıllıoğlu, 2003: 60).

Demir‟e (2003: 135) göre örgütler belli amaçları gerçekleĢtirmek için kurulurlar ve bu amaçlara yönelik olarak çalıĢırlar. Örgütlerin belirledikleri amaçları gerçekleĢtirmeleri için etkili bir iletiĢim ağını oluĢturmaları gerekir. Diğer bir ifade ile örgütlerin varlığını sürdürebilmesi, örgütün amaçları doğrultusunda etkili bir iletiĢim sistemi oluĢturulabilmesine bağlıdır. ĠletiĢimin örgütsel faaliyetlerin temelini oluĢturduğu kabul edilen bir gerçektir.

Örgütsel iletiĢim, örgütün iĢleyiĢini sağlamak ve hedeflerine ulaĢtırmak amacıyla, gerek örgütü oluĢturan çeĢitli bölüm ve öğeler, gerekse örgüt ile çevre arasında giriĢilen devamlı bir bilgi ve düĢünce alıĢveriĢine veya bölümler arasında gerekli iliĢkilerin kurulmasına olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir (Akat, Budak ve Budak, 2002: 342).

Örgütsel iletiĢim, yöneticinin gönderdiği mesajın anlamını, çalıĢana anlatmasını, benimsetmesini, onu eyleme geçirmesini de kapsar. Örgütsel iletiĢim, örgütsel amaçları gerçekleĢtirmek için yapılan iĢlem ve eylemlerden geribildirim yoluyla tepkileri, yanıtları taĢımak zorundadır. Böylece örgütsel iletiĢim, hem yöneticinin çalıĢanı etkilemesini, hem de çalıĢanın yöneticiye yanıtını içeren çift yönlü bir iletiĢim süreci olarak gerçekleĢir (Gürgen, 1997: 34).

Kiessling ve Spannagl‟a göre örgütsel iletiĢim “kuruluĢa, derneğe, kuruma veya örgüte karĢı, kamuoyunu ve örgüt iklimini etkileme hedefi olan, tüm iletiĢim tedbirlerinin sistematik bir biçimde kombine edilerek uygulanmasıdır (Aktaran: KocabaĢ, 2005: 247).

Örgütsel iletiĢim konusu literatürde iki farklı bakıĢ açısına göre incelenmektedir. Bunlardan birisi bilgi akıĢına dikkat eden iĢlem perspektifi ve diğeri de çalıĢanların algılarına ve eğilimlerine önem veren algı perspektifidir Algı perspektifi deneysel olarak Downs ve Hazen (1977) tarafından araĢtırılmıĢtır. Bu araĢtırmada iletiĢimden duyulan tatminin ölçütü olarak bireyin bilgi akıĢından ve iliĢki değiĢkenlerinden duyduğu tatmin toplamı tanımı kullanılarak yola çıkılmıĢtır (Aktaran: Gray ve Laidlaw, 2002: 213).

Faaliyet alanı ne olursa olsun tüm örgütlerde, iletiĢim süreklilik gösteren bir süreçtir. Çünkü çalıĢanlar örgüt içinde iletiĢim aracılığı ile birbirleri ile iliĢki kurabilir ve örgütsel faaliyetlerden haberdar olabilirler. Örgütsel iletiĢim yönetim süreci içinde ve yönetsel faaliyetlerin etkin bir biçimde amaca ulaĢtırılmasında önemli bir rol oynar. Çok genel bir ifadeyle iletiĢim örgütün yaĢam sigortasıdır. Varlığında örgütsel faaliyetler yürütülürken yokluğunda örgütün yaĢamı sona erebilir.

Daft‟a (1997: 560) göre örgütsel iletiĢim bilginin karĢılıklı paylaĢımının yanında aynı zamanda bu bilgilerin iki veya daha fazla kiĢi tarafından anlaĢılması süreci olarak tanımlanmıĢtır. Örgütsel iletiĢimde bilginin aktarılmasının ötesinde göndericinin alıcıyı etkileme isteğinin olması bu süreçte önemlidir (Aktaran: Kelly, 1999: 92).

Deetz (1992), iletiĢim kuramını yapıcı bir süreç olarak tanımlarken, iletiĢimin organize etmek, etkileme ve karar verme ile aynı anlamda olmadığını belirtir. Ancak, yapıcı iĢlem sürecinin organize etme, etkileme ve karar verme ile daha iyi anlaĢılacağını belirtir (Aktaran: Zalabak ve Ellis, 2000: 376).

Kuchi‟ye (2006: 219) göre örgütlerde oluĢturulacak etkin bir iletiĢim örgütlerin stratejik planlarını gerçekleĢtirmede en önemli yardımcısıdır. Örgütlerde stratejik planlama seviyesinde iletiĢimin proaktif, iyi organize edilmiĢ etkin olarak kullanılabilir olması örgütlerin amaçlarına ulaĢmasında önemli rol oynar.

Toplam kalite yönetimi uygulamalarıyla ön plana çıkan iç ve dıĢ müĢteri olarak nitelendirilen örgüt çalıĢanları ile örgütün faaliyetlerini etkileyen ve ondan etkilenen çevreler örgütün hedef grupları, aracılar, hissedarlar, çalıĢanlar v.d. gönderdiği tüm mesajların planlanması, uygun iletiĢim kanallarını seçerek göndermesi, denetlemesi ve önlem alarak, yeniden düzenlenmesi süreci olarak tanımlanan örgütsel iletiĢimin stratejik olarak planlanması çok önemlidir. Örgütsel iletiĢim örgütün içine ve dıĢına yönelik olarak belirlenen çeĢitli iletiĢim yöntem ve araçlarının stratejik rollerini değerlendirerek tutarlı ve en üst düzeyde iletiĢim etkisi yaratacak biçimde bir araya getirebilmeyi amaçlar (KocabaĢ, 2005: 249).

Sabuncuoğlu‟a (1984: 111) göre birer toplumsal sistem olarak örgütlerin oluĢması ve yaĢayabilmesi, içte ve dıĢta kurdukları iliĢkileri belirli bir düzen içinde sürdürmelerine bağlıdır. Bir diğer deyiĢle, örgütlerin var olabilmeleri, kurdukları bu iliĢkilerin denetlenmesine ve örgütün amaçları doğrultusunda belirli bir düzen ve yapı içinde etkili bir iletiĢim politikasının izlenmesine bağlıdır. Bir sistem olarak iletiĢim olgusunun en büyük amacı, örgütsel iliĢkilerin belli bir düzen içine sokulması ve böylece örgütsel amaçlarla bireysel amaçlar arasında bilinçli bir dengenin kurulmasıdır. Örgütler açısından bakıldığında, iletiĢimin bir örgütün çeĢitli birimleri ve çalıĢanları arasında bilgi, duygu, anlayıĢ ve yaklaĢım paylaĢımı, bu paylaĢma

sürecindeki her türlü araç-gereç ve yönetimi, söz konusu aktarma ile ilgili çeĢitli kanalları ve mesaj Ģeklini içermektedir (Aktaran: Gürgen, 1997: 33).

Etkili bir iletiĢim stratejisi oluĢturamamıĢ örgütler optimum performansı yakalayamazken, etkili iletiĢim stratejilerini uygulayarak genellikle baĢarılı olan örgütlerde örgüt içi iletiĢim çok önemli bir rol oynar. Ancak örgütlerde iletiĢime verilmesi gereken önemle gerçekte verilen önem ve buna ayrılan kaynağın dengesiz olduğu görülür. Her ne kadar örgütlerde iletiĢim bilinci ve önemi artsa da bunun pratikte pek uygulanmadığı görülmektedir (Kalla, 2005: 302).

Örgüt içi iletiĢim, bireysel, bireylerarası ve gruplar arası iletiĢim boyutlarının yanı sıra örgütün dıĢ çevre ile olan iletiĢim boyutunu da kapsar. Ayrıca örgütün biçimsel ve biçimsel olmayan yapısına bağlı olarak örgütlerde iletiĢim biçimsel ve biçimsel olmayan olmak üzere iki alt sistem içerir. Bu iki alt iletiĢim sistemleri, birlikte bir örgütün toplam iletiĢim sistemini oluĢturur. Bu iki alt sistem arasında karĢılıklı bir etkileĢim vardır ve bu örgüt üyelerinin iletiĢim davranıĢını etkiler (Gürgen, 1997: 33).

Örgüt içi iletiĢimin (içsel iletiĢim) pek çok değiĢik tanımı yapılmıĢtır. Örneğin Bovée ve Thill (2000) içsel iletiĢimi örgüt içinde bilgilerin ve fikirlerin alıĢ veriĢi olarak tanımlanmıĢlardır. Argenti (2003) ise içsel iletiĢimi örgüt içinde bütün çalıĢanlar için olumlu bir atmosfer yaratmak olarak tanımlamıĢtır. Örgütteki iletiĢim, bir yöneticiden diğerine, bir ustabaĢından bir iĢçiye aktarılarak taĢınmalıdır ama örgütler büyüdükçe ve karmaĢıklaĢtıkça örgüt içi iletiĢim zorlaĢır ve örgüt içi iletiĢimin kalitesine olan ihtiyaç artar (Aktaran: Kalla, 2005: 304).

Varol‟a (1993) göre örgüt içi iletiĢimin temel amaçları Ģu Ģekilde sıralanabilmektedir:

• Örgütün amaçları, hedefleri ve politikalarının çalıĢanlarca bilinmesini sağlamak, • ĠĢ ve iĢlemlere iliĢkin bilgi vermek ve bu yolla iĢ ve beceri eğitimini kolaylaĢtırmak, • Örgütün sosyal ve ekonomik sorunları konusunda bilgi vermek ve çalıĢanları bun-

ların genel sosyal ve ekonomik sorunlar ile bağlantıları konusunda aydınlatmak, ayrıca örgüt içi duygusal ve çatıĢmalı sorunlar, konusunda çalıĢanları aydınlatmak, • Yenilik ve yaratıcılığı özendirerek, çalıĢanları deneyim, sezgi ve akıllarına

• Örgütün etkinlikleri, önemli olaylar ve kararlar, baĢarımlar konusunda aydınlatmak, • Bilgilendirme yoluyla da örgütsel yaĢama katılım düzeyini arttırmak,

• Yöneticiler ve çalıĢanlar arasında iki yönlü-karĢılıklı iletiĢimi özendirmek,

• ÇalıĢanların iĢ sırasında veya iĢ sonrasında örgütü temsil niteliklerini geliĢtirmek, • ĠĢte ilerleme olanakları, çeĢitli çalıĢanlarla ilgili, geliĢmeler, geleceğe iliĢkin

beklentiler vb. konularda bilgilendirmek veya aydınlatmak,

• Bütün bunlar ve iletiĢim etkinlikleriyle bir örgüt iklimi, kültürü ve kimliği yaratmaya ve bunu sürdürmeye çalıĢmak” (Aktaran: KocabaĢ,2005: 250).

Bir örgütün gücünün temelinde hemen hemen etkili iletiĢim yer alır. Bunu ise iç içe yöneticilik ve açık kapı (Ģeffaflık) politikaları sağlar. Ġç içe yöneticilikte, bir iĢin yapılıp yapılmadığının anlaĢılması için, yöneticilerin çalıĢanlarla iç içe olması ve olup bitenden haberdar olması gerekir. Bu yüzden yöneticiler, çalıĢanların iĢleri hakkında ne düĢündüklerini ve onların daha iyi çalıĢmaları için ne yapılması gerektiğini bulmalıdırlar. Açık kapı politikasında ise yöneticilerin iĢ çevresine katkıda bulunmak amacı ile kendilerini özgür ve rahat hisseden çalıĢanları belirlemeleri, onların önerilerini dinlemeleri ve onlara öneriler sunmaları beklenir (Ġbicioğlu, 1999: 10).

Örgütsel iletiĢim ile çalıĢanlar ve onların bağlı oldukları bölümler uyum içinde ve koordineli olarak amaçları gerçekleĢtirmek üzere birlikte görev yapabilirler. Örgütsel iletiĢim taraflar arasında bir bilgi alıĢ veriĢi olarak düĢünüldüğünde örgütteki faaliyetlerin sürdürülmesi, ortaya çıkan problemlerin çözülmesi ve yaratıcı gücün oluĢmasına yardım eder. Örgütsel iletiĢim hızlı değiĢen çevre koĢullarına örgütlerin uyum sağlamasına yardım ederek örgütün rekabet gücünü korumasını ve arttırmasını sağlar. Tüm bu faaliyetlerin temelinde yer alan yönetim sürecinin planlama, koordinasyon, karar verme, güdüleme ve kontrol konularının örgütlerde uygulanmasında temel rol örgütsel iletiĢimdedir.