Tarih: Her hakkı Logo Elektronik Ticaret Hizmetleri A.Ş' ye aittir. 1

REVİZYON TAKİP TABLOSU

Revizyon No Tarih Yapılan Değişiklik

00 03.03.2013 Yeni yayınlandı.

01 09.05.2014 ÖNEMLİ NOT eklendi: e-Fatura uygulamasında GİB logosunun bulunması zorunludur. GİB logosu faturanın en üstünde ortada olmalıdır, yeri değiştirilmemelidir. GİB logosunun bulunmaması faturanın geçersiz olmasına neden olacaktır. e-Faturaların üzerinde şirket logosunun yerleştirilmesi durumunda ise; şirket logosu GİB logosu üzerine denk gelmeyecek şekilde dizayn edilmelidir.

02 24.06.2014 Araçlar/5.1.7.2 Firma Bilgileri Araçlar/5.1.7.3 Adres Defteri

Araçlar/5.1.7.4 Fatura Oluşturma bölümleri eklendi.

03 28.08.2015 5. Bölüm revize edildi

6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16. Bölümler Eklendi

TANIMLAR VE KISALTMALAR

BAPR: Belge Seviyesinde Uygulama Yanıtı e-Fatura: Elektronik Fatura

ETTN: Evrensel Tekil Tanımlama Numarası, faturanın tekliğini sağlayan bir numara olup sistem tarafından kendiliğinden üretilmektedir.

Gönderici Birim: e-Faturanın düzenlenmesinden ve gönderilmesinden sorumlu birim GİB: T.C. Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı

Merkez: Gönderici Birim ile Posta Kutusu arasındaki iletişimi sağlayan ve denetleyen birim Posta Kutusu: Gönderilen e-faturanın alınmasından sorumlu birim

SAPR: Sistem Seviyesinde Uygulama Yanıtı

Sistem Yanıtı: Fatura veya uygulama yanıtı içeren zarfların durumları ile ilgili olarak birimlerden gönderilen cevap mesajlarıdır.

VKN: Vergi Kimlik Numarası

XML: (Extensible Markup Language) Verinin tanımlanması ve tarif edilmesi için kullanılan genişletilebilir işaretleme dili

XSLT: (Extensible Stylesheet Language Transformations) Genişletilebilir Biçimlendirme Dili Dönüşümleri, XML dokümanlarını dönüştürmek için kullanılan ve orijinal dokümanı değiştirmeden yeni bir doküman oluşturmaya olanak sağlayan XML tabanlı dil

UBL: (Universal Business Language) Evrensel İs Dili

UBL-TR: UBL Türkiye Özelleştirmesi

Uygulama Yanıtı: Ticari fatura senaryosunda alınan bir faturaya ait “Kabul”, “Ret” veya “İade”

bilgisini içeren belge türüdür.

Özel Entegratör: Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükellef

Özel Entegrasyon: Başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla bilgi işlem sisteminin Başkanlık sistemiyle entegre edilmesi

Entegratör: e-Fatura Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemini Başkanlık sistemi ile entegre ederek kullanan mükellef

Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi: Özel entegratörün başka mükelleflerin e-fatura gönderip alması amacıyla kurduğu yazılım ve donanım altyapısı

1 Giriş

Bu kılavuz, Logo Özel Entegratörlük Hizmeti alan işletmelere e-Fatura entegratör arayüz kullanımı ile ilgili ihtiyaç duyacakları temel bilgileri vermek amacıyla hazırlanmıştır.

Kılavuzun ikinci ve üçüncü bölümlerinde e-Fatura, özel entegratörlük yöntemi ve süreç akışı hakkında genel bilgilere yer verilmiştir. Dördüncü bölümde ise e-Fatura entegratör arayüz kullanımı ile ilgili tüm bölümler açıklanmıştır.

Dokümanın güncel sürümüne http://efatura.diyalogo.com.tr sitesinden ulaşılabilir.

2 e-Fatura

e-Fatura, değerli kâğıda basılı olan faturanın karşılığı bilgileri içeren, belli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, elektronik belgedir.

Elektronik Faturalar GİB aracılığı ile satıcı kurumdan alıcı kuruma iletilir.

e-Fatura kullanımının sağlayacağı yararlar aşağıdaki başlıklar altında özetlenebilir:

 Baskı, postalama ve arşivleme faaliyetlerine çözüm getirir

 Baskı, postalama ve arşivleme giderlerini azaltır

 Gecikmeleri, anlaşmazlıkları ve kullanıcı hatalarını en aza indirger

 Çevre dostu bir çözümdür

2.1 e-Fatura Uygulaması

Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.

e-Fatura düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla e-fatura düzenlemek veya e- fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.

2.2 e-Fatura Uygulamasında Roller

e-Fatura uygulamasında Gönderici Birim, Merkez ve Posta Kutusu olmak üzere üç temel rol bulunmaktadır.

Şekil 1 e-Fatura uygulaması roller 2.2.1 Gönderici Birim Rol Tanımı

e-Faturayı ve sistem yanıtını;

 Oluşturmaya imkân verir/oluşturur

 Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar

 Saklar

 Yanıtın veri aktarım protokolü ile belirlenen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 Merkeze iletir

Merkez’den gelen uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;

 Alır

 Veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar

 Saklar

2.2.2 Posta Kutusu Rol Tanımı

Merkez üzerinden gelen elektronik faturayı ve sistem yanıtını;

 Alır

 Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar

 Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 İşler

 Saklar

Uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;

 Oluşturmaya imkân verir/oluşturur

 Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar

 Saklar

 Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 Merkez’e iletir

2.2.3 Merkez Rol Tanımı

Kendisine gelen e-faturayı ve uygulama yanıtını;

 Alır

 Fatura ve uygulama yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 İşler

 Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar

 İlgili adrese iletir

 İlgili adrese sistem yanıtı oluşturur ve iletir

Kendisine gelen sistem yanıtını;

 Alır

 Sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler

 İşler

 Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar

 İlgili adrese iletir

2.3 e-Fatura Belge Türü ve Zarf Yapıları

GİB tarafından, Elektronik Fatura Uygulamasında başlangıç aşaması olarak, “Fatura” ve

“Uygulama Yanıtı” (BAPR) olmak üzere iki belge öngörülmüştür. Bunlara ilave olarak; Uygulama Yanıtının özelleşmiş hali olan “Sistem Yanıtı” (SAPR: adını taşıyan üçüncü bir belge tipi daha vardır. Bu belge türünün Uygulama Yanıtının şeması ile aynı olmasına karşın kullanım amacına paralel olarak farklı bir içeriğe sahiptir.

Birimler arasında gönderilecek XML formatındaki belgeler; bir başka XML dosyası olan zarf içerisine konularak gönderilir. Zarf- Belge türü eşleşmesi aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

ZARF TÜRÜ BELGE TÜRÜ

SENDERENVELOPE FATURA (INVOICE)

POSTBOXENVELOPE UYGULAMA YANITI (BAPR)

SYSTEMENVELOPE SİSTEM YANITI (SAPR)

Tablo 1 Zarf-Belge türü eşleştirme

2.4 e-Fatura Uygulaması Kullanım Senaryoları

e-Fatura Uygulaması kullanımında 2 farklı senaryo seçeneği belirlenmiştir. Bunlar “Temel Fatura Senaryosu” ve “Ticari Fatura Senaryosu” dur. Kullanılan uygulamanın yeteneğine göre her iki senaryo da kullanılabilir. Senaryo tipi ayrımı ilk gönderilen fatura belgesinde belirlenebilmektedir.

Temel Fatura Senaryosu, e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsamaktadır ve uygulamanın temel seviyede kullanımıdır. Ticari Fatura Senaryosu ise, yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi (yani temel fatura senaryosu), söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesi işlemlerini kapsamaktadır.

2.5 Logo Ürünlerinde e-Fatura Uygulaması Kullanım Şekilleri Logo’da e-Fatura uygulaması kullanım şekilleri aşağıdaki gibidir.

 e-Fatura portal

 e-Fatura entegrasyon

 e-Fatura özel entegratörlük ve saklama hizmeti

2.5.1 e-Fatura Portal

e-Fatura portal uygulaması e-fatura kapsamında portal’ e yüklenecek faturaların Logo Connect uygulaması üzerinden dosyalanması hizmetini vermektedir. Kullanıcı GİB portali üzerinde dosyayı manuel içeri almaktadır. Bu uygulama kayıt sayısı az olan firmaların tercih etmesi gereken işletim modelidir.

2.5.2 e-Fatura Entegrasyon

e-Fatura entegrasyon uygulaması e-fatura kapsamında portal’ e yüklenecek faturaların Logo Connect uygulaması üzerinden dosyalanması ve GİB portal’ e web servisi aracılığı ile online entegrasyonunu içermektedir.

2.5.3 e-Fatura Özel Entegratörlük

Başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla bilgi işlem sisteminin Başkanlık sistemiyle entegre edilmesidir. Özel entegratör, anlaşma yaptığı mükellefler için güvenli kullanıcı hesapları açarak yönetir ve bu mükelleflerin faturalarını Başkanlık sistemi üzerinden alıcıya yönlendirir.

3 e-Fatura Uygulamasında Özel Entegratörlük

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması veya istemeleri halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanmaktadır.

3.1 Özel Entegratörler Kimlerdir?

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflerin, GİB’ in e-fatura sistemine bağlanarak fatura gönderip alabilmeleri için hizmet veren GİB tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlardır.

Özel entegratörlük, sistem alt yapısını oluşturup başka firmaların hizmetine sunarak GİB ile bağlantı sağlamaktadır.

Şekil 2 Özel entegratörlük yöntemi

3.2 e-Logo Özel Entegratörlük Hizmeti

 Entegrasyonu sağlayacak sunucunun kullanıcı firmada tutulması, yönetim ve denetiminin yine firmanın kendi sorumluluğunda olması tercih edilmiyor ise uygun olan çözümdür.

 Özel Entegratör 7/24 aktif çalışan, hızlı ve güvenli bir sistemin yatırımını kullanıcı firma adına üstlenir. Böylelikle; elektronik fatura gönderme ve alma işlemleri teknik yeterliliğe sahip, GİB’ den özel entegrasyon izni almış Özel Entegratör Hizmet sağlayıcısı e-Logo’ nun bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirilir.

3.3 e-Logo Özel Entegratörlük Süreçleri

e-Logo Özel Entegratör yapısında, mükelleflerin müşterilerine kesmiş oldukları faturalarının e- fatura olarak hazırlanması, mühürlenmesi ve alıcısına iletilmek üzere GİB’ e gönderilmesi süreçlerinde mükelleflere tüm hizmetler sağlanmaktadır.

Süreçler mükelleflerin faturalarının e-faturaya dönüştürülmesi, mühürlenmesi ve gönderilmesi temel adımlarını içermektedir. Bu süreçler kapsamında e-Logo Özel Entegratörlük bünyesinde bulunan mükelleflerin gerek e-fatura dönüşüm, gerek mühürleme işlemleri e-Logo tarafından sağlanabilecektir.

Şekil 3 LOGO ürünlerinde e-fatura özel entegratörlük süreçleri

ERP’ de hazırlanan e-Faturalar Logo Connect’ te mühürlenir, zarflanır ve Logo sunucularına gönderilir. Gönderilen e-Fatura Logo sunucularına gelir, sunucu gelen e-Faturaları GİB’ e iletir, GİB üzerinden e-Fatura alıcısına ulaştırılır.

Şekil 4 LOGO ürünlerinde e-fatura özel entegratörlük süreçleri detay e-Logo Özel Entegratörlük süreçlerinde ana akışa göre,

1. Mükellef ERP ürününde faturasını keser.

2. Mükellefin ERP’ si ile daha önce Logo Connect’ te fatura modülü bağlantısı kurulmuş olup mükellef faturanın Logo Connect ürünü aracılığı ile e-faturaya dönüşümünü ve yine Logo Connect aracılığı ile mühürlenmesini ve zarflanmasını sağlar.

3. Zarflanan işlemler Logo Connect’ ten gönderilerek e-Logo özel entegratörlük sunucusuna gelir.

4. e-Logo özel entegratörlük sunucusunda işlenen kayıtlar otomatik olarak GİB merkez sunucusuna iletilir.

5. GİB’ e gönderilen faturalara istinaden dönen yanıtlar (Sistem ve Uygulama Yanıtları) ve e- faturalar e-Logo özel entegratör sunucusuna gelirler.

6. Sunucuda işlenen yanıtlar ve e-faturalar Logo Connect ürünü aracılığıyla alınmak üzere mükellefin posta kutusuna bırakılır.

7. Mükellef Logo Connect aracılığıyla gelen yanıtları ve e-faturaları alır ve yine Logo Connect aracılığıyla bu kayıtları sistemine işler. Yanıtlar, gönderilmiş olan e-faturaların statülerini değiştirirken, e-faturalar “Satın alma Faturası” ya da “Alınan Hizmet Faturası”

olarak mükellefin sistemine kaydedilir.

Bu sistemde e-Faturaların mühürlenmesi için 2 alternatif bulunmaktadır:

1. Faturaların Logo Connect uygulamasında e-Logo’ ya (özel entegratöre) gönderilmeden önce mükellef tarafından kendi mali mühür ile mühürlenmesidir.

Şekil 5’ te Logo Connect uygulamasındaki mühürleme gösterilmektedir.

Şekil 5 e-Fatura özel entegratörlük süreçleri seviye 1 (Connect’te mühürleme)

2. Faturaların LogoConnect uygulamasında yalnızca dönüşümlerinin yapılması, ardından bunların e-Logo ’ya iletilip e-Logo tarafından mühürlenmesidir.

Şekil 6’ da ise e-Logo Özel Entegratörlük Sunucusundaki mühürleme işleminin içerdiği akışlar gösterilmektedir.

Şekil 6 e-Fatura özel entegratörlük süreçleri seviye 2 (Sunucuda mühürleme)

4 e-Arşiv Uygulaması 4.1 e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv Faturası, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.

 e-Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmelerine ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlamaktadır.

 e-Arşiv faturaları, GİB tarafından belirlenen formatta aylık raporlanmalıdır.

 Raporlar sadece izin alan Özel Entegratörler aracılığı ile gönderilebilir.

4.2 e-Arşiv Kullanım Yöntemleri

 Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

 e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar. e- Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

4.3 e-Arşiv Avantajları

e-Arşiv uygulaması çok sayıda fatura gönderen firmalar için zaman, iş gücü, dağıtım ve arşivlemede büyük tasarruf sağlamaktadır. e-Arşiv uygulaması ile firmalar kağıt fatura gönderme maliyetini ortadan kaldırabilirler.

 Kolay ve hızlı entegrasyon

 Yüksek hızda fatura işleme ve gönderme

 Kağıt tasarrufu, doğaya dost uygulama

 Fiziksel arşivleme maliyetlerinin ortadan kaldırılması

 Geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması

 Gelen/Giden fatura kaybının önlenmesi

Şekil 7 e-Fatura ve e-Arşiv

Şekil 8 e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki farklar

5 e-Defter Uygulaması 5.1 e-Defter Nedir?

Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e- Defter; “Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.

Başlangıç aşamasında, e-Defter olarak tutulabilecek defterler:

 Yevmiye Defteri

 Defter-i Kebir

5.2 e-Defter Uygulama Detayları

 e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB’in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır.

 Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir.

 e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.

 Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

5.3 e-Defterde Kimler Zorunluluk Kapsamında?

 Madeni yağ lisansı sahipleri, tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal eden mükellef gruplarına e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.

 Bu mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve Tebliğde belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler zorunluluk kapsamındadır.

Söz konusu firmaların;

o Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015

o 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,

o Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.

5.4 Uygulamadan Yararlanmak İçin Neler Yapmalı?

1. Mali Mühür veya Elektronik Sertifika temin edilmeli, indirilmeli

2. e-defter.gov.tr’den elektronik defter kullanımı için başvuru süreci tamamlanmalı 3. Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından "Zaman Damgası“ programı yüklenmeli 4. Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden "Zaman Damgası" temin edilmeli.

5. Java ürününe ait son versiyon yüklenmeli

5.5 Mali Mühür Nedir?

 Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e- Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.

 “Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir.

 Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır.

Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini için (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir.

5.6 Berat Dosyasının Oluşturulması



 Vergi Usul Kanunu’na göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.

 Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır.

 Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.

 Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı da yine bu sayfadan takip edilebilmektedir.

Onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Şekil 9 e-Defter Akış Şeması

5.7 İşlem Adımları

1. XBRL formatına uygun aylık e-Defter hazırlanır.

2. Hazırlanan e-Defter e-İmza ya da Mali Mühür ile onaylanır.

3. Onaylanan defterin imza/mühür kısmının ve belli bilgilerin yer aldığı berat 4. dosyası oluşturulur.

5. Berat Dosyası Tübitak’tan temin edilmiş Zaman Damgası ile onaylanır.

6. e-Defter portaline girilerek berat dosyası GİB’e gönderilir.

5.8 e-Defter Avantajları

 Standart raporlar

 Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu

 Arşivleme tasarrufu

 İşgücü ve zaman tasarrufu

 Onay maliyetlerinde azalma

 Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinlik

 Uzaktan erişim/denetim kolaylığı

 İç denetim ve hesap verebilirlik

 e-Kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınması

 Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği

 Hızlı ve uzaktan erişim imkanı

 e-Denetim için uygun altyapıyı oluşturmak

 Uluslararası ve uzaktan denetimin kapısını aralamak

Şekil 10 logo e-Defter çözümü ile oluşturulan berat dosyası

5.9 e-Logo Özel Entegratörlük e-Defter Saklama Hizmeti

Tercih eden kullanıcılar, e-Defter Saklama Hizmeti satın alarak oluşturdukları e-Defterlerini Logo Özel Entegretörü’nde güvenle saklama imkanına sahiptirler.

e-Defter Saklama Hizmeti;

 10 Yıl saklama hizmeti garantisi

 Standart xslt şablonlarıyla istendiğinde görüntüleme imkanı

 Denetim sırasında her türlü veriye güvenli ve kolay ulaşım

 GİB’in öngördüğü muhafaza ve ibraz etme özelliği

6 e-Logo Özel Entegratörlük e- Fatura Saklama Hizmeti

Düzenlenen ve gönderilen faturaların, posta kutusu yanıtları da dahil olmak üzere, saklanması zorunludur.

 Logo Özel Entegratör faturaların, 10 yıl boyunca güvenle saklanmasını sağlar.

 Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB portal kullanıcılarının faturalarının (6 aydan önceki) 15.10.2014 tarihinde portalden silineceğini duyurmuştur. GİB Portal kullanıcıları da Logo Özel Entegratör üzerinden sadece saklama hizmeti alabilmektedir.

7 e-Logo e-Fatura Onay İş Akış Sistemi 7.1 Yönetici Özeti

İşletmelerin hem satış hem de alış faturalarının süreci kullandıkları ERP içerisinde başlar ve sonlanır. Belgeler nihai halini aldıklarında da muhasebeleştirilir. Satış faturası işletmenin kendi ürettiği bir belge olduğundan, bu belgenin son haline getirilmesi için gerekli süreçlerin tümü kurum içerisinde çözümlenebilir. Ancak gelen faturaların sisteme işlenebilmesi ve son haline getirilebilmesi için faturayı kesen taraftan referans bilgilerinin alınmasına ihtiyaç vardır. Bu referanslar ile sistemdeki sipariş bilgileri ile ilişkilendirilir ve onay için kontrol verileri sağlanır.

Gelen faturayı onaylayacak kişinin fiyat, miktar bilgisi, ödeme planı uyum kontrolü yapması ve gelen faturanın hangi talebe karşılık geldiğini bilmesi gereklidir. Kısacası her ne kadar referans bilgilerini ERP’ den alsa da karar ve biçimlendirme belgenin ERP’ ye işlenmesinden hemen önceki adım olarak gerçekleştirilir.

Sürecin otomasyonunu sağlanması ve kaynakların verimli kullanılabilmesi için bir onay iş akış sistemine ihtiyaç vardır. Bu sistem hem işletmenin ERP’si ile veri alış verişi yapıyor olmalı hem de ERP’ den bağımsız bir şekilde her türlü iletişim aracı vasıtası ile kullanılabilir olmalıdır.

7.2 Özel Entegratörlük Arayüzü- Onay İş Akışı

e-Fatura onay iş akış sistemi, Logo Connect ve ya ERP kullanıcısı olmayan kişilerin özel entegratörlük portali aracılığıyla faturaları onaylayabilmesini, onayladığı ve ya ret ettiği faturaları takip edebilmesini sağlamak amacıyla oluşturulmuştur.

Özel Entegratörlük Portali ile firmaya bağlı kullanıcı oluşturulup, silinebilir. Bu kullanıcılar faturaları onaylayacak ve ya ret edecek kişilerdir. (Onay iş akışı sistemi ile ilgili detay bilgi ve

Onay iş akışı ile ilgili en kritik özellikler şöyle sıralanabilir:

 Faturaları onaylayacak kullanıcılar (bir veya birden fazla) seçilir.

 Onay, gecikme, kısmı ret, ret durumlarında izlenecek adımlar belirlenir.

 Kullanıcılar, portale kullanıcı girişi ile giriş yaparak fatura onay ve ya ret işlemlerini gerçekleştirir.

 İş akışı onay tanımında belirlenmiş, faturayı onaylaması gereken kullanıcılara otomatik mail gönderilir, mail üzerinden de takip yapılabilir.

 Kullanıcı onayladığı, ret ettiği ve ya onaylaması gereken tüm faturaları portalde görüntüleyebilir.

8 e-Logo Özel Entegratörlük Sistem Giriş

LOGO özel entegratörlük hizmeti alan müşteriler http://efatura.diyalogo.com.tr adresi üzerinden kullanıcı adı ve parola bilgileri ile giriş yaparak e-fatura süreci ile ilgili adımları gözlemleyebilirler. Kullanıcı adı ve parola bilgileri aktivasyon mailinde bulunmaktadır. Kullanıcı parola bilgilerini unuttuğunda (aktivasyon mailini silmiş ise) “Şifremi Unuttum” linkini tıklayarak mail adresine gönderilen otomatik mail ile parola sıfırlama işlemini gerçekleştirebilir.

Şekil 11 Sisteme giriş

Kullanıcılar gönderilen ve alınan e-faturalar, zarflar, uygulama ve sistem yanıtlarına ulaşabilecekler böylece tüm süreçleri takip edebileceklerdir. Ayrıca sistem üzerinden geçen tüm elektronik belgelerin ilişkisi görüntülenebilir. Örneğin; gelen bir e-fatura belgesi incelendiğinde hangi zarf ile geldiği ve gelen e-fatura için hangi sistem yanıtlarının gönderildiği öğrenilir.

Giriş yaptıktan sonra portal’in menü yapısı aşağıdaki gibidir;

Şekil 12 Menü yapısı

9 e-Fatura

Kullanıcıların gelen ve giden fatura sorgulamalarını yapılabileceği, zarflarla ilgili tüm süreci takip edebilecekleri, uygulama yanıtlarını görebilecekleri bölümler e-Fatura menusü altında yer almaktadır.

9.1 Gelen Kutusu

Gelen kutusu ilgili bölümlerden oluşmaktadır;

 Zarflar

 Faturalar

 Sistem Yanıtları

 Uygulama Yanıtları

Şekil 13 e-Fatura/ Gelen Kutusu

Gönderici VKN, fatura no, fatura ETTN, zarf durumu (tümü, hatalı, henüz işlenmedi, işlendi, istemci uygulama zarfı aldı), zarf ETTN, senaryo (tümü, temel, ticari), tür (satış faturası, iade faturası), uygulama yanıtı (kabul, ret, yanıt yok), fatura tutarı ve tarih bilgilerine göre filtreleme yapılabilir.

* Kullanıcılara GİB tarafından belirlenen standartlara ve kurallara uygun olarak saklama hizmeti sunulur. Kullanıcının gelen ve giden tüm elektronik belgeleri bu kapsamda sistemimizde saklanacaktır.

9.1.1 Zarflar

Gelen Kutusu/Zarflar bölümünde tüm (Alınan, alım sırasında hata almış, alınmayı bekleyen) zarflar listelenir

Bu ekranda Zarf ID, Gönderen Unvanı, Gönderen VKN, Durum kodu ve Oluşturma tarihine göre filtreleme yapılabilir.

Şekil 74 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Zarflar

 Tüm zarflar, “Hatalı”, “Henüz İşlenmemiş”, “Alınmayı Bekleyen” ve “Alınan” zarflar şeklinde 4 farklı sekmede gruplanır.

Şekil 8 e-Fatura/Gelen Kutusu/ Zarf filtreleri o Hatalı filtresi ile sisteme gelen hatalı zarflar listelenir.

o Henüz İşlenmemiş filtresi ile sisteme gelen ve henüz işlem görmemiş zarflar listelenir.

o Alınmayı Bekleyen filtresi ile sisteme gelmiş ancak henüz içeri alınmamış zarflar listelenir.

o Alınan filtresi ile Connect’ te “Gönder-Al” yapıldığı zaman “Alınmayı Bekleyen”

zarflar sisteme alınır statüsü değişir ve artık bu zarflar “Alınan” zarflar bölümünde listelenir.

Şekil 15 e-Fatura/ Gelen kutusu/ Zarflar/ Hepsi Gelen Kutusu Zarflar ekranında yapılabilecek işlemler;

 Faturalar butonu ile ilgili satırdaki zarfın içindeki tüm faturalar görüntülenir.

 Geçmiş butonu ile ilgili satırdaki kaydın log kayıtları görüntülenir.

 Excel butonuna tıklanınca iki seçenek açılır;

o Tümünü Excel’e Aktar seçeneği ile zarf ile ilgili ekranda görüntülenen tüm bilgiler Excel’e aktarılır.

o Faturaları Excel’e Aktar seçeneği ile seçilen zarfa ait fatura bilgileri Excel’e aktarılır.

 İndir butonuna tıklanınca iki seçenek açılır;

o İndir seçeneği ile kullanıcı seçtiği zarfları zip formatındabir dosya olarak indirebilir.

o Tümünü İndir seçeneği ile kullanıcı tüm zarfları zip formatında dosya olarak indirebilir.

 Alınmadı seçilen zarfların alınmadı olarak işaretlenmesini sağlar. Bu buton sadece

“Alınan” faturalar filtresi seçildiğinde gelmektedir. Kullanıcı bazı zorunlu durumlarda zarfı sisteminden silip tekrardan sistemine almak isterse “Alınmadı Olarak İşaretle” seçeneğini kullanabilir. Bu durumda ilgili zarfın durum bilgi statüsü değişir ve zarf “Alınmayı Bekleyen Zarflar” bölümüne taşınır. Daha sonra kullanıcı Connect’ te tekrardan “Gönder-Al” yaparak tüm zarfı sistemine yeniden çekebilir.

 Alındı seçilen zarfların alındı olarak işaretlenmesini sağlar. Bu buton sadece Alınmayı bekleyen faturalar filtresi seçildiğinde gelmektedir.

9.1.1.1 Hatalı Zarflar

Sisteme gelen hatalı zarflardır. Zarf durum açıklaması ve kod bilgilerine bakılarak problemler saptanabilir ve çözüm üretilebilir. (Bkz. Durum kodları dokümanı).

Her zarf öğesine göre tek tek detay ön izleme yapılabilmektedir(“Geçmiş” butonuna tıklayarak).

İlgili zarfın detayında; Zarf ID, oluşturulma zamanı vb. bilgilerin

Şekil 96 e-Fatura/ Gelen kutusu/ Zarflar/ Hatalı- Log kaydı 9.1.1.2 Henüz İşlenmemiş Zarflar

Sisteme gelen ve henüz işlem görmemiş zarflardır.

Şekil 17 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Zarflar/ Henüz İşlenmemiş

9.1.1.3 Alınmayı Bekleyen Zarflar

Özel entegratörlük sistemine gelmiş ancak Connect’te alınmamış zarflardır. Connect’ te

“Gönder-Al” yapıldıktan sonra zarf/fatura alınır. Kullanıcı, Logo Connect aracılığıyla gelen yanıtları ve e-faturaları alır ve yine Logo Connect aracılığıyla bu kayıtları sistemine işler.

Bu işlem (Gönder/Al) gerçekleştirildikten sonra, portalde “Alınmayı Bekleyen Zarflar”

bölümünde bulunan zarflar otomatik olarak “Alınan Zarflar” bölümüne taşınır.

Şekil 108 Connect ekranı “Gönder-Al”

Şekil 19 e-Fatura/ Gelen kutusu/ Zarflar/ Alınmayı Bekleyen 9.1.1.4 Alınan Zarflar

Alınan zarflar, zarf özellikleri ve durum açıklamaları görüntülenir.

Müşteri Connect’ te “Gönder/Al” yaptığı zaman alınmayı bekleyen zarflar sisteme alınır statüsü değişir ve alınan zarflara aktarılır.

Şekil 2011 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Zarflar/ Alınan 9.1.2 Faturalar

 Alıcıya gelen tüm faturalar bu ekranda görüntülenir. (Fatura oluşturulma tarihi, fatura no, fatura tarihi, gönderici VKN/TCKN, gönderici unvanı, senaryo, tür, toplam tutar, açıklama, durum, durum açıklaması, zarf yanıt kodu, zarf yanıt açıklaması, uygulama yanıtı)

 Bu ekranda Gönderici Unvanı, Fatura No, Zarf Durumu, Oluşturma Tarihi(Baş.- Bit.), Gönderen VKN/ TCKN, Fatura ETTN, Uygulama Yanıtı, Fatura Tarihi(Baş.-Bit.), Senaryo,

Tür, Zarf ETTN, Okunma Durumu, Toplam Tutar(En az- En fazla) kriterleri ile filtreleme yapılabilir.

 Gelen fatura ekranında aşağıdaki işlemlerin yapılmasına olanak sağlanır;

Şekil 12 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Faturalar

Fatura İlgili kayıt seçilip Fatura butonuna tıklandığında yeni bir pop-up penceresinde o kayda ait Fatura’nın html görüntüsü görüntülenir.

Faturanın içerisine gömülmüş olan XSLT teknolojisi ile orijinal faturanın gösterimi sağlanır. Şekil 24 örnek standart fatura gösterimidir, ancak kullanıcılar özel gösterim ile kendi istekleri doğrultusunda fatura görseli ile ilgili değişiklik yapabilirler. (Logo ekleyebilirler, satırları aşağı- yukarı kaydırabilirler vb.) Bu değişiklikleri e-Fatura/ e-Fatura Görsel Tasarımları bölümünden uygulayabilirler.

Şekil 19 Standart fatura gösterimi Excel butonu üzerine tıklandığında iki seçenek açılır;

 Excel’e Aktar; sadece seçilen faturaların excel dosyasına aktarılmasını sağlar.

 Tümünü Excel’e Aktar; tüm faturaların excel dosyasına aktarılmasını sağlar

Şekil 2013 Faturaların Excel’e Aktarılması İndir butonu üzerine tıklandığında iki seçenek açılır;

 İndir sadece seçilen faturaların zip dosyası olarak indirilmesini sağlar

 Tümünü İndir tüm faturaların zip dosya olarak indirilmesini sağlar.

Şekil 21 Fatura İndirme

Doğrula Gelen fatura üzerinde doğrulama işlemi (İmza Doğrulama) yapmak istediğimizde kullanılır. Aynı anda sadece bir fatura seçmeye izin verilir. Bu sekme açıldığında bütün işlem adımları görülebilir, uyarılar ve hatalarla (Belgede “!” uyarı “x” ise hata anlamı taşır) ilgili de bilgi edinilebilir.

Şekil 2214 İmza doğrulama ekranı

İmza kontrol sonucunun geçersiz olduğu durumlarda uygulanacak yöntemler;

 1. Yöntem:

o Connect arayüzünde “ Çalışma Parametreleri” sonrasında “ Doküman Parametreleri” seçeneği seçilir.

Şekil 22 İmza kontrolü geçersiz ise izlenecek adımlar connect ekranı

o Doküman Parametreleri ekranında “İmza Kütüphanesi” bölümünde “Crypto API”

seçili iken;

“İmza Metodu” bölümünde “RSA_SHA256” seçili ise “RSA_SHA1” veya

“RSHA_SHA1” seçili ise “RSA_SHA256” olarak değiştirilir.

Şekil 153 İmza kontrolü geçersiz ise izlenecek adımlar imza metodu değiştirme

Bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra aynı hata tekrar alınıyorsa 2. Yöntem uygulanır.

 2. Yöntem

o Şekil 23’ de belirtildiği gibi imzalama ayarları güncellenir.

Şekil 24 İmza kontrolü geçersiz ise izlenecek adımlar imza ayarları değiştirme

Bu iki yöntemle sorun çözülmez ise; mali mühür imza için gerekli yüklemeler kaldırılıp tekrar kurulum yapılır.

UBL ilgili kayıt seçilip UBL butonuna tıklandığında yeni bir pop-up penceresinde o kayda ait UBL dosyası görüntülenebilir. Böylece faturanın içeriği ile ilgili tüm bilgilere (imza alanı, sertifika alanı, fatura ID vb.) ulaşılabilir.

Şekil 165 e-Fatura UBL örneği

PDF ilgili kayıt seçilip PDF butonuna tıklandığında yeni bir pop-up penceresinde o faturaya ait pdf formatında görüntülenir. PDF formatında Adobe’un imkan verdiği tüm fonksiyonlar kullanılabilir(.pdf formatında kaydetme, yazdırma vs.)

Şekil 176 Fatura PDF görüntüleme

Sertifika ilgili kayıt seçilip sertifika butonuna tıklandığında Sertifika gösterme ekranı açılır. Bu ekranda Fatura sertifikası ile ilgili tüm bilgiler görüntülenir. (Sürüm, Sertifika seri numarası, sertifika sahibi, Sağlayıcı, sertifika başlangıç-bitiş tarihi, sertifika adresi vb. )

Şekil 187 e-Fatura sertifika görseli 9.1.3 Sistem Yanıtları

Bu ekranda Zarf ID, Gönderen VKN, Durum Kodu, Gönderen Unvan, Oluşturma Tarihine göre filtreleme yapılabilir.

Şekil 28 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Sistem Yanıtları

 Excel Tümünü Excel’e aktar tüm sistem yanıtlarının excel dosyası olarak indirilmesini sağlar.

 İndir seçilen sistem yanıtının indirilmesini sağlar.

 Geçmiş seçilen kayda dair log kayıtlarını yeni bir pop-up penceresinde gösterilmesini sağlar(Zarf Id, Sistem Yanıtı, tarih vb.)

9.1.4 Uygulama Yanıtları

Gönderilen ticari faturalar için, alınan kabul ve ya ret cevaplarıdır. Uygulama Yanıtı Belgeleri ve Zarfları olarak iki filtre altında listelenebilir.

9.1.4.1 Uygulama Yanıtı Belgeleri

Uygulama Yanıtı Belgeleri; uygulama yanıtlarını; Tümü, “Hatalı” “Alınmayı Bekleyen”, “Alınan”

şeklinde gruplar.

Bu ekranda Gönderen VKN/TCKN, Uygulama Yanıtı No, ETTN, İlişkili Fatura ETTN, İlişkili Fatura No, Uygulama Yanıtı, Zarf ETTN, Fatura Tarihi (Baş.- Bit.), Oluşturma Tarihi (Baş.- Bit.) kriterlerine göre de filtreleme yapılabilir.

Şekil 29 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Uygulama Yanıtı Belgeleri Filtreler

9.1.4.2 Uygulama Yanıtı Zarfları

Uygulama Yanıtı Zarfları; uygulama yanıtı zarflarını; Tümü, “Hatalı”, “Henüz İşlenmemiş”,

“Alınmayı Bekleyen”, “Alınan” şeklinde gruplar.

Bu ekranda Zarf, Gönderen VKN/TCKN, Durum Kodu, Gönderen Unvan, Oluşturma Tarihi kriterlerine göre de filtreleme yapılabilir.

Şekil 31e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Uygulama Yanıtı Zarfları Filtreler

Şekil 32 e-Fatura/ Gelen Kutusu/ Uygulama Yanıtı Zarfları Kolonlar

9.2 Giden Kutusu

Giden kutusu ilgili bölümlerden oluşmaktadır;

 Zarflar

 Faturalar

 Sistem Yanıtları

 Uygulama Yanıtları

Şekil 33 Giden Kutusu

Alıcı VKN, fatura no, fatura ETTN, zarf durumu (tümü, hatalı, henüz işlenmedi, işlendi, istemci uygulama zarfı aldı), zarf ETTN, senaryo (tümü, temel, ticari), tür (satış faturası, iade faturası), uygulama yanıtı (kabul, ret, yanıt yok), fatura tutarı ve tarih bilgilerine göre filtreleme yapılabilir.

* Kullanıcılara GİB tarafından belirlenen standartlara ve kurallara uygun olarak saklama hizmeti sunulur. Kullanıcının gelen ve giden tüm elektronik belgeleri bu kapsamda sistemimizde saklanacaktır.

9.2.1 Zarflar

Giden Kutusu/Zarflar ekranında gönderilen tüm (Gönderilen, gönderme sırasında hata almış, gönderilmeyi bekleyen) zarflar listelenir (* Eski menü yapısında, ayrı bölümlerde görüntülenen zarf grupları, yeni menü yapısında “Zarflar” bölümü altında toplanmıştır).

Şekil 34 Giden Kutusu/ Zarflar

 Zarflar; “Tümü”, “Başarılı”, “Henüz İşlenmemiş” ve “Başarısız” şeklinde 3 farklı filtre ile listelenebilir.

Şekil 19 Giden kutusu zarf grupları

o Başarısız butonu ile gönderilemeyen hatalı zarflar listelenir.

o Henüz İşlenmemiş butonu ile henüz gönderilmemiş zarflar listelenir. Kullanıcı Connect’ te “Gönder-Al” yaptıktan sonra zarf gönderilir, statüsü değişir ve gönderilen zarflara aktarılır.

o Başarılı butonu ile gönderilen zarflar listelenir. Kullanıcı Connect’ te “Gönder-Al”

yaptığı zaman zarf gönderilir, statüsü değişir ve gönderilecek zarflar arşiv zarflara aktarılır.

Şekil 206 Giden kutusu/ Zarflar

Giden Kutusu/ Zarflar ekranında aşağıdaki işlemlerin yapılmasına imkan sağlanır;

o Faturalar butonu ile seçilen zarfın içinde yer alan tüm faturalar görüntülenir.

o Geçmiş butonu tıklandığında yeni bir pencerede Zarf’a dair log kayıtları listelenir.

o İndir butonu tıklandığında iki seçenek açılır;

o İndir butonu ile sadece kullanıcı tarafından seçilen zarflar zip dosyası olarak indirilir.

o Tümünü İndir İndir butonu tıklanarak tüm zarflar zip dosyası olarak indirilir.

o Excel butonu tıklandığında iki seçenek açılır;

o Faturaları Excel’e Aktar butonu ile sadece seçilen tek bir zarfın içindeki faturalar Excel’e aktarılır.

o Tümünü Excel’e Aktar butonu ile zarf ile ilgili görüntülenen tüm alanlar Excel’e aktarılır.

o GIB butonu ile seçilen tek bir kaydın GIB’den durum sorgulamasının yapılması sağlanır.

9.2.1.1 Başarısız Zarflar

Gönderilemeyen hatalı zarflardır. Durum açıklaması ve kod bilgilerine bakılarak problemler saptanabilir ve çözüm üretilebilir. ( Bkz. Gib durum kodları dokümanı)

Şekil 217 Giden kutusu/ Zarflar/ Başarısız 9.2.1.2 Henüz İşlenmemiş Zarflar

Henüz gönderilmemiş zarflardır. Connect’ te “Gönder/Al” yapıldıktan sonra zarf/fatura gönderilir. Kullanıcı, Logo Connect aracılığıyla yanıtları ve e-faturaları gönderir ve yine Logo Connect aracılığıyla bu kayıtları sistemine işler.

Bu işlem (Gönder/Al) gerçekleştirildikten sonra, portalde “ Gönderilecek Zarflar” bölümünde bulunan zarflar otomatik olarak “Gönderilen Zarflar” bölümüne taşınır.

Gönderilecek zarflar ve zarf özellikleri örneğin zarf ID, zarfın oluşturulma zamanı, zarf içindeki fatura sayısı ve durum açıklaması görüntülenir. Gönderilecek zarf arşivinde zarf ID, Gönderen VKN bilgileri ile arama yapılabileceği gibi tarih aralığına göre de filtreleme yapılabilir.

Şekil 38 Giden kutusu/ Zarflar/ Henüz İşlenmemiş 9.2.1.3 Başarılı Zarflar

Arşiv zarflar, zarf özellikleri ve durum açıklamaları görüntülenebilir. Müşteri Connect’ te

“Gönder-Al” yaptığı zaman zarf gönderilir, statüsü değişir ve gönderilecek zarflar arşiv zarflara aktarılır.

Her zarf öğesine göre tek tek detay ön izleme sağlar. (“Geçmiş” butonuna tıklayarak) İlgili zarfın detayında; Zarf ID, oluşturulma zamanı vb. bilgilerin yanı sıra log kayıtlarına da erişilebilir.

(Sistem yanıtı kodu, durum açıklaması ve sistem yanıtı Zarf ID bilgileri vb.) Bu özellik sayesinde eğer sistem yanıtında hata dönülmüş ise; sistem yanıtı hata kodu ve açıklaması ışığında problemler saptanabilir.

Şekil 229 Giden kutusu/ Zarflar/ Başarılı 9.2.2 Faturalar

Giden fatura bölümünün en kritik özellikleri şöyle sıralanabilir:

 Gönderilen tüm e-faturalar ve fatura özellikleri görüntülenir.(Fatura oluşturulma tarihi, fatura no, belge tarihi, gönderici VKN, gönderici unvanı, senaryo, tür, toplam tutar, açıklama, durum, durum açıklaması, zarf ID, zarf durumu, zarf yanıt kodu, zarf yanıt açıklaması, ETTN, uygulama yanıtı, uygulama yanıtı açıklaması)

 Gönderilen e-fatura belgesinin hangi zarf ile gittiği, zarf ID, zarf durum kodları, zarf yanıt açıklaması görüntülenebilir.

 Gönderilen ticari faturalar için, alınan kabul ve ya ret cevapları (uygulama yanıtı ve açıklaması) görüntülenebilir.

 Arşiv üzerinde Fatura No, ETTN bilgileri ile arama yapılabileceği gibi tarih aralığı, senaryo (ticari fatura, temel Fatura vb.), Tür (Satış), uygulama yanıtı, zarf ID, zarf durumu ve tutar kriterleri ile de filtreleme yapılabilir.

 Giden fatura sorgulama ekranının en alt kısmında 8 farklı sekme bulunmaktadır. Bu sekmeler; ( 2.2.1.1 Gelen Fatura bölümünde bu sekmeler ayrıntılı olarak açıklanmıştır).

o Fatura ilgili kayıt seçilerek yeni bir pop up penceresinde fatura html formatta görüntülenmesini sağlar.

o Excel butonu üzerine tıklanınca iki seçenek ortaya çıkar

 Tümünü Excel’e Aktar seçeneği ile zarf ile ilgili görüntülenen tüm bilgiler Excel’e aktarılır.

 Faturaları Excel’e Aktar seçeneği ile seçilen zarfa ait fatura bilgileri Excel’e aktarılır.

o İndir butonu üzerine tıklanınca iki seçenek ortaya çıkar

 İndir seçeneği ile kullanıcı seçtiği zarfları zip formatında indirebilir.

 Tümünü İndir seçeneği ile kullanıcı tüm zarfları zip formatında indirebilir.

o Doğrula Giden fatura üzerinde doğrulama işlemi (İmza Doğrulama) yapmak

o UBL ilgili kayıt seçilip UBL butonuna tıklandığında yeni bir pop-up penceresinde o kayda ait UBL dosyası görüntülenebilir. Böylece faturanın içeriği ile ilgili tüm bilgilere (imza alanı, sertifika alanı, fatura ID vb.) ulaşılabilir.

o PDF ilgili kayıt seçilip PDF butonuna tıklandığında yeni bir pop-up penceresinde o faturaya ait pdf formatında görüntülenir. PDF formatında Adobe’un imkan verdiği tüm fonksiyonlar kullanılabilir(.pdf formatında kaydetme, yazdırma vs.)

o Sertifika ilgili kayıt seçilip sertifika butonuna tıklandığında Sertifika gösterme ekranı açılır. Bu ekranda Fatura sertifikası ile ilgili tüm bilgiler görüntülenir. (Sürüm, Sertifika seri numarası, sertifika sahibi, Sağlayıcı, sertifika başlangıç-bitiş tarihi, sertifika adresi vb. )

o Yazdır seçilen faturaların yazdırılmasını sağlar.

o Sil ilgili kaydın silinmesini sağlar.

o Geçmiş İlgili kayda dair log kayıtları yeni bir pencerede listelenmesini sağlar.

Şekil 40 Giden Kutusu/ Faturalar

9.2.3 Sistem Yanıtları

Bu ekranda Zarf ID, Alıcı VKN, Durum Kodu, Alıcı Unvan, Oluşturma tarih aralığı filtreleri uygulanabilir.

Şekil 41 e-Fatura/ Giden Kutusu/ Sistem Yanıtları

 Excel

 İndir

 Geçmiş

9.2.3 Uygulama Yanıtları

Şekil 23 e-Fatura/ Giden Kutusu/ Uygulama yanıtı belgeleri

9.2.3.2 Uygulama Yanıtları Zarfları

Alınan ticari faturalar için, gönderilen kabul ve ya ret cevaplarıdır. Zarf ID, zarf oluşturulma zamanı, durum kodu ve durum açıklaması bilgilerine ulaşılabilir.

Zarf ID, Alıcı VKN, durum kodu ve tarih bilgilerine göre filtreleme yapılabilir.

Her zarf öğesine göre tek tek detay ön izleme sağlar. İlgili zarfın detayında; Zarf ID, oluşturulma zamanı vb. bilgilerin yanı sıra log kayıtlarına da erişilebilir. (Sistem yanıtı kodu, durum açıklaması ve sistem yanıtı Zarf ID bilgileri vb.) Bu özellik sayesinde eğer sistem yanıtında hata dönülmüş ise; sistem yanıtı hata kodu ve açıklamasına bakılarak problemler saptanabilir.

Şekil 4324 e-Fatura/ Giden Kutusu/ Uygulama yanıtı zarfları 9.3 e- Fatura Oluşturma

Kullanıcılar faturalarını e-Logo özel entegratörlük portali araçlar/fatura oluşturma bölümünden manuel olarak oluşturabilir. Kullanıcılar e-Logo özel entegratörlük portali (arayüzü) üzerinden UBL-TR standardında hazırlanan e-Faturalarını gönderme ve/veya alma işlemlerini gerçekleştirebilir.

Sisteme kayıtlı olan kullanıcılar, e-Logo özel entegratörlük portali aracılığı ile;

 UBL-TR fatura formatına uygun e-fatura oluşturulabilir.

 Oluşturulan e-faturalar ilgili kullanıcılara gönderilebilir.

 UBL-TR fatura formatına uygun e-fatura alınabilir.

 Gönderilen ve alınan e-faturalar Gelen/Giden ve ya Arşiv Gelen/Giden kutusu bölümlerinde listelenir.

9.3.1 Kullanıcı Faturaları Ekranı Yeni Fatura Seçeneği

Araçlar/Fatura Oluşturma/ Yeni Fatura seçeneği ile açılan ekranda yer alan alanlar doldurularak fatura oluşturulur.

Şekil 4425 Kullanıcı faturaları/ Yeni Fatura seçeneği

Fatura ekranı, Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not bölümlerinden meydana gelmektedir.

9.3.1.1 Yeni Fatura Oluşturma Fatura Bilgileri bölümü Fatura bilgileri bölümünde yer alan alanlar:

Şekil 426 Fatura bilgileri ekranı

1. ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) ETTN faturanın tekliğini sağlayan numaradır, bu alanda değişiklik yapılamaz. Bu numara sistem tarafından üretilmektedir.

2. ÖZELLEŞTİRME NUMARASI sistem tarafından üretilmektedir, bu alanda değişiklik yapılamaz.

3. SENARYO alanında temel fatura ve ticari fatura seçenekleri yer almaktadır.

4. FATURA TİPİ alanından “satış” veya “iade” olmak üzere düzenlenecek fatura tipinin seçilmesi

5. DOKÜMAN PARA BİRİMİ alanından fatura genelinde kullanılacak para birimi seçilir. Bu değer default Türk lirası olarak gelir, kullanıcı tercihine göre değişiklik yapabilir.

6. Döviz-TL kur, döviz kurunun girildiği alandır.

7. Faturaya kaynak teşkil eden siparişe ait numara ve tarih bilgisi girilmesi zorunlu bir alan değildir, kullanıcının tercihine bırakılmıştır.

8. Faturadan önce irsaliye düzenlenmiş ise; İrsaliye Tarihi ve İrsaliye Numarasının İRSALİYE BİLGİLERİ alanından girilmesi zorunludur.

9.3.1.2 Yeni Fatura Oluşturma Alıcı Bilgileri Bölümü Alıcı bilgileri bölümünde yer alan alanlar:

Şekil 276 Alıcı bilgileri ekranı

1. ALICI ARA alanı önceden Adres Defterine kaydedilen müşteri bilgilerini otomatik olarak getirmekte kullanılmaktadır. Alıcı ile yapılan kısaltmanın ilk harfinin girilmesi halinde ekranda ilgili alıcılar listelenecektir.(Adreslerin kaydı için Bkz. Kılavuzun 5.1.7.3 Adres Defteri bölümü)

Şekil 47 Alıcı arama seçeneği

2. VKN/TCKN alanın doldurulması zorunludur.

2.a. VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarası girildiğinde, UNVANI kısmına alıcının unvanının tam olarak girilmesi zorunludur.

2.b. VKN/TCKN alanına alıcının TC Kimlik numarası girildiğinde ise Adı, Soyadı kısımlarına alıcının Adı ve Soyadının tam olarak girilmesi zorunludur.

3. Müşterinin adresi ile ilgili bilgilerden en az Mahalle/Semt/İlçe, Şehir ve Ülke bilgilerinin girilmesi zorunludur.

9.3.1.3 Yeni Fatura Oluşturma Mal/Hizmet Bilgileri bölümü Satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgilerin girildiği bölümdür.

Şekil 4828 Mal/Hizmet bilgileri ekranı

Mal/hizmet bilgisi girmek için “Satır Ekle” butonu seçilir. İlgili başlıkların altına gelen kutucuklara gerekli bilgiler girilerek doldurulur. Başka bir mal/hizmet bilgisi girişi için “Satır Ekle” butonuna tıklanarak yeni bir satır açılır. Bir satırı silmek için satır seçilerek “Satır Sil” butonu seçilir.

Vergi Ekle bölümünden; KDV dışında faturada yer alması istenilen vergi türü veya türleri seçilir ve Vergi Ekle butonuna tıklanır.

Şekil 4929 Mal/Hizmet bilgileri ekranı seçenekleri

*Oluşturulan faturanın Mal/Hizmet bilgileri %0 KDV’ li satır içermemesi gerekmektedir.

Sadece vergi muafiyet istisnasına sahip mal ya da hizmetler %0 KDV’ li olabilmektedir.

Oluşturulan faturaya vergi istisna muafiyet sebebi girilmelidir. (satıra da eklenmelidir.) 9.3.1.4 Yeni Fatura Oluşturma Toplamlar bölümü

Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında gösterilen rakamlardan sistem tarafından otomatik olarak hesaplanmakta ve ilgili alanlara getirilmektedir.

Bu nedenle bu bölümdeki alanlara elle bilgi girişi yapılması mümkün değildir. Bu bölümde sadece “Ödenecek Tutar” kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapılabilir.

Şekil 300 Toplamlar ekranı 9.3.1.5 Yeni Fatura Oluşturma Not Bölümü

Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir.

*Tüm bölümler başarılı şekilde doldurulduktan sonra “oluştur” seçeneği tıklanarak fatura oluşturma işlemi tamamlanır.

*Doldurulması zorunlu alanlar boş bırakılır ise; ilgili alanların doldurulması için “Lütfen Girmiş Olduğunuz Bilgileri Kontrol Ediniz” hata mesajı alınır. Fatura sistem gereklerine uygun bir biçimde oluşturuldu ise; kaydedilir ve “kullanıcı faturaları” bölümünde listelenir.

Şekil 51 Oluşturulan faturaların listelendiği ekran 9.3.2 Kullanıcı Faturaları Ekranı Gönder Seçeneği

“Kullanıcı Faturaları” bölümünden fatura ve ya faturalar seçilerek Gönder butonuna tıklanır ve ilgili faturalar alıcıya gönderilir. Faturaların gönderim durumuyla ilgili bilgiler “Durum” kolonundan takip edilebilir.

Şekil 5231 Fatura gönder seçeneği

*Faturaların zarflama ve mali mühür ile imzalama işlemi gönderimden önce manuel yapılmaz, bu işlemler sunucuda otomatik olarak gerçekleşir. Faturayı alıcıya iletmek için gönder butonunu tıklamak yeterlidir.

Gönderilen faturalar Giden ve ya Arşiv Giden kutusu bölümünde listelenir. İlgili fatura zarfları ise; Giden ve ya Arşiv Giden kutusu zarflar bölümünde listelenir ve zarf durumları takip edilebilir.

Şekil 53 Fatura Oluşturma/Fatura Gönderme/ Giden Faturalar bölümü fatura listesi 9.3.3 Kullanıcı Faturaları Değiştir Seçeneği

Oluşturulan faturada herhangi bir değişiklik yapılması gerekiyorsa ilgili fatura seçilerek “değiştir”

butonu seçilir ve gerekli değişiklikler yapılır.

Şekil 54 Değiştir seçeneği 9.3.4 Kullanıcı Faturaları Fatura Göster Seçeneği

Oluşturulan fatura alıcıya gönderilmeden önce kontrol edilmelidir. İlgili fatura “Fatura göster”

seçeneği tıklanarak görüntülenir.

Şekil 5532 Fatura göster seçeneği

9.3.5 Kullanıcı Faturaları UBL Göster Seçeneği

İlgili fatura UBL’li “UBL’i Göster” seçeneği tıklanarak görüntülenir.

Şekil 5633 UBL’i göster seçeneği 9.3.6 Kullanıcı Faturaları Sil Seçeneği

Herhangi bir faturanın silinebilmesi için ilgili kayıt seçilerek “Sil” butonuna tıklanır.

Şekil 5734 Sil seçeneği 9.4 Fatura Görsel Tasarımları

Kullanıcılar GİB’ in standart e-fatura görselini kullanmak istemiyorsa kendi istekleri doğrultusunda fatura görseli tasarımı ile ilgili değişiklik yapabilirler, yeni tasarım oluşturabilirler.

(Şirket Logolarını ekleyebilirler, satırları aşağı-yukarı kaydırabilirler, satır ekleyip çıkarabilirler, e- fatura alanlarından istedikleri alanı seçebilirler, yazı biçimini değiştirebilirler vb.)

ÖNEMLİ NOT: e-Fatura uygulamasında GİB logosunun bulunması zorunludur. GİB logosu faturanın en üstünde ortada olmalıdır, yeri değiştirilmemelidir. GİB logosunun bulunmaması faturanın geçersiz olmasına neden olacaktır. e-Faturaların üzerinde şirket logosunun yerleştirilmesi durumunda ise; şirket logosu GİB logosu üzerine denk gelmeyecek şekilde dizayn edilmelidir.

Fatura Tasarımları sorgulama ekranının en alt kısmında 4 farklı seçenek bulunmaktadır. Bu seçenekler; Ekle, değiştir, sil, XSLT indir.

Şekil 5835 Fatura tasarımları listesi

1. Ekle: Yeni tasarım eklenebilir.

1.1 Her bölümde araç çubuğu bulunmaktadır.

1.2 Tasarım ekranı 4 bölümden oluşmaktadır.

Bkz. Şekil 55 e-fatura tasarım ekranı standart gösterimi ve tasarım ekranı bölümleri görülür. Şekil 56’da ise araç çubuğu özellikleri görülür.

Şekil 5936 e-Fatura tasarım ekranı standart gösterimi

1.1 Her bölümde “Araç Çubuğu” bulunmaktadır.

Araç çubuğunda bulunan en kritik özellikler şöyle sıralanabilir:

 “Kaynak” butonu tasarımın html kodunun görüntülenmesini sağlar, kod üzerinde değişiklikler yaparak da tasarım değiştirilebilir.

 Yazı tipi değiştirilebilir.

 “e-Fatura alanları” butonu faturada olması istenen alanların seçilerek tasarıma eklenmesini sağlar. Alanlar 7 ana başlık altında gruplanmıştır.

Kullanıcı tanımlı alanlar, standart alanlar dışında kullanıcının oluşturduğu alanlardır.

Şekil 61 Araç çubuğu e-fatura alanları butonu

 Resim eklenebilir, kullanıcılar şirket logolarını ekleyebilirler.

Şekil 62 Araç çubuğu resim ekleme butonu 1.2 Tasarım ekranı 4 bölümden oluşmaktadır;

 e-Fatura Tasarım Açıklaması

Oluşturulan yeni e-fatura tasarımının adının belirlendiği bölümdür.

Şekil 6338 e-Fatura Tasarım Açıklaması

 Başlık

e-Fatura genel bilgilerin bulunduğu ve ilgili değişikliklerin yapılabileceği bölümdür.

(satır, sütün eklenip çıkarılabilir, yazı biçimi değiştirilebilir, kaynak kod görüntülenip kod üzerinde tasarım ile ilgili değişiklikler yapılabilir vb.)

Şekil 64 Tasarım ekranı başlık bölümü

 Satırlar

Faturanın Mal/Hizmet kalemlerinin görüntülendiği ve bu kalemlerle ilgili değişikliklerin yapılabileceği bölümdür. (Fatura sıra no, malzeme kodu, birim fiyat, iskonto, KDV tutarı vb.) Satır, sütün eklenip çıkarılabilir, yazı biçimi değiştirilebilir, kaynak kod görüntülenip kod üzerinde değişiklikler yapılarak tasarım değiştirilebilir.

Şekil 6539 Tasarım ekranı satırlar bölümü

 Dipnot

Faturanın parasal toplamlar ile ilgili kalemlerinin görüntülendiği bölümdür.

(Mal/Hizmet toplam tutar, toplam iskonto, ödenecek tutar vb.) Satır, sütün ekleyip çıkarılabilir, yazı biçimi değiştirilebilir, kaynak kod görüntülenip kod üzerinde değişiklikler yapılarak tasarım değiştirilebilir.

Kaydet butonu ile oluşturulan yeni tasarım kaydedilir, ön izleme ile de görüntülenir.

Şekil 6640 Tasarım ekranı satırlar bölümü 2. Değiştir: Mevcut tasarımda değişiklikler yapılır.

3. Sil: Oluşturulan tasarım silinir.

4. XSLT indir: Tasarımın XSLT dosyası bilgisayara indirilir. İndirilen XSLT dosyasını Connect Modülün de tanımlamak için ilgili adımlar izlenir:

Connect Modülü Çalışma Parametreleri altındaki Cari Hesap Parametreleri ekranında e-fatura butonu seçilir. Görüntü şablonu bölümünde indirilen XSLT dosyası seçilir.

Şekil 6741 İndirilen XSLT dosyasını Connect Modülün de tanımlama 10. e-Arşiv

Sekil 68 e-Arşiv 10. 1 e-Arşiv Faturalar

10.1.1 Raporlanmış; Bir rapor’a dahil edilmiş faturaların listelenmesini sağlar.

10.1.2.Raporlanmamış; Henüz bir rapor’a dahil edilmemiş faturaların listelenmesini sağlar.

Öndeğer olarak Raporlanmamış faturaların listesi getirilir.

Bu ekran Alıcı Unvanı, Fatura Numarası, ETTN, Tarih başlangıç ve bitiş aralığı, KDV’li/ KDV’siz Tutar aralığına göre de listeleme yapmaya olanak sağlar.

Sekil 69 e-Arşiv Faturalar/ Raporlanmamış Bu ekranda aşağıdaki işlemlerin yapılabilir;

 Fatura butonu seçilen faturanın html formatta görüntülenmesini sağlar.

 Excel butonu tıklandığında iki alt seçenek açılır;

o Excel’e Aktar; sadece listeden seçilen kayıtların excel’e aktarılmasını sağlar.

o Tümünü Excel’e Aktar; listedeki tüm kayıtların excel’e aktarılmasını sağlar.

 Doğrula

 UBL; butonu seçilen e-Arşiv Faturasının UBL’ini yeni bir pop-up penceresinde açılmasını sağlar

 PDF butonu seçilen e-Arşiv Faturasınıın yeni bir pop up penceresinde PDF formatında gösterilmesini sağlar

 İptal Et seçilen faturanını iptal edilmesini sağlar. Sadece web’den oluşturulan ve İmzalandı durumunda olan daha önceden iptal faturası başarı ile oluşturlmayan faturalar için iptal faturası oluşturulabilir.

10.2 e-Arşiv Raporları

Şekil 70 e-Arşiv Raporları

Bu ekranda yapılabilecek işlemler;

 Yeni butonu e-arşiv raporunun oluşturulmasını sağlar. Başlangıç ve bitiş tarihlerinin manuel olarak yazılarak veya takvim üzerinden seçilerek ardından Kaydet tıklandığında yeni bir rapor oluşturulmuş olur.

 Faturalar butonu rapor içinde yer alan faturaları e-Arşiv Faturaları penceresinde açılmasını sağlar.

 Excel butonu tıklandığında iki alt seçenek açılır;

o Excel’e Aktar; sadece listeden seçilen kayıtların excel’e aktarılmasını sağlar.

o Tümünü Excel’e Aktar; listedeki tüm kayıtların excel’e aktarılmasını sağlar.

 XML butonu seçilen e-Arşiv Faturasının XML’ini yeni bir pop-up penceresinde açılmasını sağlar

 Rapor butonu raporun html formatında standart görüntüsünün pop-up penceresinde açılmasını sağlar

 Geçmiş butonu yeni bir pop-up penceresinde rapor’un log kayıtlarının listelenmesini sağlar.

 GIB’e Gönder butonu oluşturulan raporun GIB’e Gönderilmesini sağlar.

 Yeniden Oluştur hata alan bir raporun yeniden oluşturulmasını sağlar.

Rapor Durumunun alabileceği değerler;

 Hatalı

 İşlem Yapılmadı

 Rapor Oluşturulmak üzere Kuyrukta

 Rapor İmzalandı

 Rapor Oluşturuldu

 GIB’e Gönderilmek Üzere Kuyrukta

 GIB’e Gönderildi

 GIB’den Durum Sorgulandı

11. e-Defter Saklama

e-Defter dosyaslarının yüklenmesine ve saklanmasını sağlayan ekrandır. Dosya Adı, Dosya Boyutu, Durumu Yükleme Zamanı ve Yükleme açıklaması gibi kolonlara sahiptir.

Sekil 71 e-Defter Saklama

Bu ekrana ilk girildiğinde son yüklenen dosyalar(Son yüklenen Yıl- Son yüklenen ay) menu

yapısında açık olarak getirilir. Diğer yıl ve aylar kapalı olarak gelir. Yanındaki + işarteine tıklayarak yıl ve ay bazında detaylı inceleme yapılabilir.

Sekil 72 e-Defter Saklama Fonksiyonları

Bu ekranda yapılabilecek işlemler;

 Yükle tekil veya çoklu e-defter dosya yüklenmesini sağlar.

Şekil 73 e-Defter Dosya Yükleme

 İndir tekil veya çoklu e-defter dosyası indirilmesini sağlar. E-Defter dosyaları orjinal dosya isimleri ile birlikte bir zip dosyası içinde olarak indirilmesini sağlar.

 Sil yüklenen bir e-defter dosyasının silinmesini sağlar.

 Göster seçilen e-Defter dosyasnın html formatında görüntülenmesini sağlar.

Şekil 74 e-Defter Dosyası Görüntüleme

12. e-Fatura Saklama

Kullanıcılar gelen ve ya giden faturalarını sisteme yükleyebilirler. Yüklenecek dosya “.zip”

formatında olmalıdır.

Sekil 75 e-Fatura Saklama

 Dosya yükleme işlemi için Araçlar/Fatura Yükleme bölümü Aktarılan Dosyalar ekranında bulunan “Arşiv Dosyayı Yükle” butonu kullanılır. “Arşivi Sil” butonu ile de yüklenen dosyalar ve bu dosya içindeki tüm faturalar silinir.

 Fatura Yükleme Ekranı/Dosya açıklaması: Yüklenecek dosya ile ilgili açıklama yazılır. İlgili açıklama “Aktarılan Dosyalar ekranı” “Açıklama” kolonunda görüntülenir.

 Arşiv Dosyayı Yükleme Ekranı/Yüklenecek dosyayı seçin: “.zip” formatındaki dosyalar

“Browse” butonu ile seçilip, “Arşiv dosyasını yükle” butonu ile de sisteme upload edilir.

 Çoklu fatura yükleme yapılabilir.

 Yüklenen faturalar silinebilir.

Yüklenen dosyanın durum bilgisi öncelikle “Aktarılmayı bekliyor” olur. güncelleme yapıldıktan sonra (sayfa yenileme yapılmalıdır) dosyanın durum bilgisi güncellenir ve “Aktarıldı” durumuna geçer.

Aktarıldı durumunda dosyaların içinde bulunan faturalar Gelen ve ya Giden Kutusu bölümünde saklanır.

12.1 Zarf Yükleme

Sekil 76 e-Fatura Saklama/ Zarf Yükleme 12.2 Fatura Yükleme

Sekl 77 e-Fatura Saklama/ Fatura Yükleme 12.3 Uygulama Yanıtı Yükleme

Sekil 78 e-Fatura Saklama/ Uygulama Yanıtı Yükleme

13. Onay İş Akışları

Bu bölümde yeni onay iş akışı oluşturulabilir ve ya oluşturulan akış ile ilgili değişiklikler yapılabilir.

Onay iş akışları bölümü ilgili bölümlerden oluşur;

 Onay Bekleyen

 Onaylanan

 Reddedilen

 Onay İş Akışlarını Yönet

 Yeni Onay İş Akışı Ekle

Şekil 79 Onay iş akışı

Firmaya bağlı olan kullanıcılar, kullanıcı girişi ile portale giriş yapabilirler. Kullanıcılar onay beklenen, onaylanan ve ret edilen faturalarını takip edebilirler.

13.1 Onayımı Bekleyen Faturalar

Kullanıcı onayını bekleyen faturaları görüntüler. Fatura onay ve ya ret işlemlerini gerçekleştirilebilir.

Şekil 80 Onay bekleyen faturalar 13.2 Onayladığım Faturalar

Kullanıcı onayladığı faturaları görüntüler.

Sekil 81 Onayladığım Faturalar 13.3 Reddettiğim Faturalar

Kullanıcı ret ettiği faturaları görüntüler.