TEMEL MUHASEBE UYGULAMALARI VE FATURA IPTAL EĞITIMI

(1)

TEMEL

MUHASEBE

UYGULAMALARI

VE FATURA IPTAL

EĞITIMI

(2)

Mali İşler Direktörlüğü

• Muhasebe Müdürlüğü

• Gider Yönetimi Birimi

• Finansman Müdürlüğü

• Hekim Ödemeleri Müdürlüğü

• Ticari Ödemeler Müdürlüğü

• Medikal Muhasebe (Tahsilat) Müdürlüğü

• Denetim ve Raporlama Müdürlüğü

• Hukuk

TEMEL MUHASEBE

EĞİTİMİ

(3)

Medikal Muhasebe Müdürü

Tahakkuk Birimi Sorumlusu

Ödeme Takip Birimi Sorumlusu

Sağlık İşletmelerinde Medikal Muhasebe

1. Fiyatlandırma

2. Sözleşmelerin Tanımlanması 3. Hasta Kabul

4. Charge Giriş 5. Faturalama 6. Tahsilat İşlemleri 7. Yasal Takip İşlemleri 8. Cari Hesap Mutabakatı

9. Tahsilat Güvenliği 10. Hekim Hakedişleri

(4)

• Kurumsuz Hasta

• Özel Sigorta Hastaları

• Özel Kurum Hastaları

• Kamu Hastaları

• Uluslararası Hasta Transfer Merkezi Hastaları

• Spor Kulüpleri

HASTA PROFİLİ

(5)

• Satılan emtia (mal,eşya) veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı

göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari belge,

mali değerdir.

• VUK ‘a (Vergi Usül Kanunu) göre aynı ay içerisinde olmak koşulu ile mal ve hizmetin

tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.

FATURA EKLERİ

Fatura Nedir?

(6)

FATURA ÖNEMİ

• Faturanın muhasebe sistemi içerisindeki önemi kanun koyucunun faturaya yüklemiş olduğu özelliklerden kaynaklanmaktadır. Bunların başında, fatura veya

fatura yerine geçecek diğer belgelerin kullanımının zorunlu tutulması gelmektedir.

• Gerek, vergi mevzuatı gerekse Ticaret Hukuku bakımından taraflar arasında gerçekleştirilen alım, satım, hizmet görme gibi ticari işlemlerde fatura

düzenlenmesi gerekmektedir.

• Faturanın vergilendirme amacına uygun olarak vergiye konu olacak matrahın hesaplanmasında gerekli defter kayıtlarını belgelendirmeye yaraması ve ticari faaliyetlerdeki tarafların tamamını ilgilendirmesi de faturayı muhasebe sistemi

içerisinde önemli kılmaktadır.

(7)

FATURANIN SAKLANMASI VE TAKİBİ

Faturaların Gelir Vergisi Kanunu’na (GVK) göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl saklanması zorunluluğu vardır.

• ASG grubunda faturalar;

• Medikal Muhasebe tarafından: 3 ay

• Merkez Depolarda: 5 yıl saklanmaktadır.

• E-fatura, E-arşiv faturaları dijital olarak arşivlenmektedir.

(8)

FATURA TÜRLERİ // AÇIK FATURA

E-Fatura / E-Arşiv olarak düzenlenen faturalar

• İşletmenin, veresiye satışlarında fatura bedelini ileri bir tarihte tahsil edeceğini göstermek için faturanın üst tarafının

kaşelenip imzalandığı matbu olarak çıktısı alınan faturalardır.

(9)

• Açık faturalar anlaşmalı kurumlara ya da anlaşmamız olmadığı halde işletme yönetimi onayı ile vade tanınan hastalara ya da kurumlara düzenlenir.

• Açık faturalar, kurum kodu seçilerek ilgili kuruma faturalandırılır.

• Cerebral Kasa Kapatma Raporu ile mutabakatı yapılarak şubede görevli Fatura Kontrol birimine teslim edilir.

•Fatura kontrol birimi tarafından incelemesi ve evrakı tamamlanan faturalar, ilgili kuruma gönderilmek üzere bildirilere eklenir.

FATURA TÜRLERİ // AÇIK FATURA

(10)

• Medikal Muhasebe Müdürlüğü tüm işletmelerden gelen faturaların eklendiği bildirileri kontrol ederek, kurumlara iç kurye ve kargo aracılığı teslim eder.

• ERP programında bildiri teslim tarihi girilerek kurum ödeme vadesi oluşturulur.

• Medikal Muhasebe Müdürlüğü Ödeme Takip Birimi tarafından fatura tahsil edilir tahsilat sisteme girilerek fatura ödendi durumuna getirilir.

FATURA TÜRLERİ // AÇIK FATURA

(11)

FATURA TÜRLERİ // KAPALI FATURA

Mal veya hizmet tesliminde müşterinin, mal veya hizmet bedelini, faturanın düzenlendiği anda ödemesi durumunda

düzenlenen faturadır.

(12)

FATURA TÜRLERİ // KAPALI FATURA SÜRECİ

• Nakit, kredi kartı, para puan, avans, avans kapatma, avans iade, iptal faturalar, banka havaleleri, 3D Securegüvenli ödeme (internet), döviz

işlemleri, çek-senet işlemlerinin Geçici Kasa Raporu ile kontrolü yapılmalıdır.

• Hatalı tahsilat dağılımı işlemlerinde bu aşamada Cerebral’den fatura ödeme değişikliği adımından düzeltilmelidir.

• Tüm kontroller tamamlandıktan sonra, Kasa Kapatma Raporu ile birlikte vezne POS raporu detay olarak ve ortak POS gün sonu raporları alınmalıdır.

• Kontroller tamamlandıktan sonra Medikal Muhasebe Müdürlüğü’ne gönderilmek üzere tüm raporlar ana vezneye teslim edilmelidir.

(13)

FATURA TÜRLERİ // E-FATURA

Acıbadem bünyesindeki şirketlerin müşterilerine verilecek veya

tedarikçilerden alınacak faturaların e- fatura üyelik kontrolünün yapılarak GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden iletilmesi alınması bu sayede

mevzuatın gerekliliklerinin yerine getirilmesi için kağıda basılı olan faturanın karşılığı bilgileri içeren, belli bir formatta standart hale getirilmiş,

değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, elektronik belgedir.

(14)

FATURA TÜRLERİ // E-FATURA

Fatura kesim aşamasında, kurumdan onay sonrası alınan provizyon numarası

(bir veya birden fazla) “Fatura Kesim”

ekranında provizyon alanındaki “Ekle”

butonu ile kaydedilmelidir.

Sözlü provizyonlarda ise

“Provizyonsuz/Sözlü Provizyon” alanı işaretlenerek onay alınan kişinin adı

kaydedilmelidir.

Girilen provizyon numarası sonrasında fatura bilgileri A4 kağıdı üzerine

basılmaktadır.

Düzenlenen e-fatura üzerinde genel olarak; hasta adı soyadı, protokol numarası, TCKN, Yabancı Hastalar için Pasaport Numarası, Provizyon Numarası (Sevk Numarası/ Kart Numarası/ Sicil Numarası vb.) SKRS kodu,

kurum ünvanı, kurum vergi numarası ve vergi dairesi, kurum adres bilgileri hastanenin ticari ve tabela adı bilgileri yer almaktadır.

(15)

A4 üzerine

basılan e- faturalar için sistemde oluşan

CerabralPlus fatura numarası otomatik

olarak belge numarası alanına yansımaktadır.

FATURA TÜRLERİ // E-FATURA

(16)

Cerebral Plus >Finans Kart >Faturalar

sekmesinde yazıcı alanına tıklayarak fatura iptaline gerek kalmadan e- fatura dökümleri tekrar

basılabilmektedir.

FATURA TÜRLERİ // E-FATURA

(17)

Kurumlar verdikleri provizyon onay numarası tutarını,

düzenlemiş olduğumuz e- faturanın tutarı ile

eşleştireceklerdir. Dolayısıyla alınan her provizyon numarası

için ayrı bir e-fatura düzenlenmelidir.

FATURA TÜRLERİ // UYGULAMA SÜRECİ

Fatura kesiminden itibaren 2 iş günü geçtikten sonra ilgili

faturada iptal/değişiklik yapılmamaktadır. 2 iş günü geçtikten sonra faturanın iptal

edilebilmesi için; fatura kontrol ekibi aracılığı ile kurumdan faturanın iptal edilmesi (e-red/e-iade) talep

edillir.

Kuruma iletilen e-faturanın 8 gün içerisinde ‘RED’ edilmesi

halinde, ilgili e-fatura iptal edilebilmektedir. 8 gün

içerisinde ‘KABUL’ ya da ‘RED’

yanıtı verilmemiş e-faturalar; 8 günün sonunda kurumlar

tarafından ‘KABUL’ edilmiş sayılmaktadır. Türk Ticaret Kanununa göre ticari faturaları

reddetme süresi 8 gündür.

(18)

Fatura eşleştirmelerinde yeni doğan bebeklerin TCKN’ sının henüz çıkmaması ve/veya acil

servise başvuran hastalarımızın bazı durumlarda TC kimlik

numaralarına ulaşılamadığında;

diğer provizyon bilgileri doğru olmalıdır.

FATURA TÜRLERİ // UYGULAMA SÜRECİ

Banka mensuplarında (Türkiye İş Bankası, TCMB) bebek hastaların e-fatura ekinde A4

çıktısı olarak iletmiş

olduğumuz evrağa bağımlı kişisinin yazılması; acil serviste

tedavi alan hastalarımızın faturasında ise, sicil

numarasının olması ve fatura üzerine isim, soy isim, imza vb.

bilgilerin e-fatura çıktısının üzerine alınması

gerekmektedir.

Allianz Sigorta e-fatura uygulaması özelinde; yeni doğan bebeklerin poliçeleri

henüz

düzenlenmediğinden, verilen tek bir provizyon numarası altında anne ve bebek faturaları aynı provizyon numarası ile ayrı

olarak düzenlenmektedir.

(Yalnızca anne-bebek faturaları için kurum, manuel

kontrol sağlayacaktır.)

(19)

Şubede bekleyen henüz kuruma gönderilmemiş hatalı

kesildiği fark edilen e-

faturalar fatura kontrol birimi aracılığıyla kurumdan e-red veya e-iade talep edilip iptal

edilerek yeniden düzenlenebilir.

FATURA TÜRLERİ // UYGULAMA SÜRECİ

T.C. Merkez Bankası için, Fatura kesim aşamasında “Sicil

no” bilgisinin ekranda yer alan ilgili alana mutlaka girilmelidir.

Bupa Acıbadem Sigorta (Sencard) özelinde

provizyon düzeltmeleri düzenlenen e-faturalarda

tutarın revize edilmesi gerektiğinde; yeniden provizyon alınmadan; ilgili e-

faturada oluşan tutar değişikliği hakkında,

açıklama belirtilerek tazminat biriminden Adalet Doğru’ya (e-fatura@sencard.com.tr) mail

atılmalıdır.

(20)

Hastanelerimizden tedavi alan hastalarımıza talepleri dahilinde,

şirket adına hasta payı faturası (kapalı fatura)

düzenlenebilmektedir.

KAPALI E-FATURA DÜZENLEME

Şirket E-Fatura üyesi ise A4 kağıdına fatura çıktısı

alınacaktır.

Kapalı olarak kurum yada şirketlere kesilmiş e-faturaların iptallerinde, kurumdan yada şirketten iade faturası talep edilmelidir. Gönderilen e- iade fatura tahakkuk biriminden ilgili personel ile paylaşır. Buna istinaden

yapılan kontrollerde faturanın bilgileri (İptali talep edilen fatura bilgileri ile uyumlu ise) iptal edilebilmesi için iş istem açılır. İş istem cevabına

istinaden ise fatura Cerebral üzerinden iptal edilebilecektir.

(21)

Listede adı yer almayan şirkete fatura düzenlenecek ise alanı

tıklanarak «Yeni Şirket Tanımlama»

ekranına ulaşılır.

Şirket tanımlama aşamasında

• Kurum Adı • Kurum Adresi

• Vergi Dairesi • Vergi Numarası Bilgilerinin eksiksiz girilmesi ve

kaydedilmesi gerekmektedir.

Şirket seçimi yapılmasıyla birlikte sistemde tanımlı şirket isimleri listelenecektir.

Listede yer alan şirketlerden birine fatura düzenlenecek ise şirket adı üzerine çift klik

yaparak devam edilmeli fatura düzenlenmelidir.

Fatura

kesim ekranında hasta payı fatura butonu tıklanır.

Açılan fatura bilgileri ekranında şahıs seçimli

gelen «kime fatura kesilecek» alanı

şirket olarak değiştirilir.

(22)

• Faturalar

sıra numarası dahilinde düzenlenir.

DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

• Aynı vezne tarafından kesilen faturaların sıra numaraları birbirini

takip etmelidir.

• Fatura, malın teslimi veya

hizmetin yapıldığı tarihten itibaren, ay dönmemek kaydı ile azami 7

(yedi) gün içinde düzenlenir. Bu süre bitiminde düzenlenmemiş faturalar

hiç düzenlenmemiş sayılır.

• Faturalar Türkçe olarak

düzenlemeli, eğer İngilizce olarak düzenleniyor ise Türkçe hizmet kodlarının aynısını yansıtmalıdır.

• Fatura düzenlemek zorunda

olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap

numarasının doğruluğundan sorumludur.

(23)

Nakit

Kredi Kartı

Taksitli Kredi Kartı Para Puan

Banka Havalesi

3D Secure (Internet) Çek, senet

Barter Döviz

FATURA ÖDEME ARAÇLARI

(24)

TEMEL ASG UYGULAMALARI

• Fatura hizmet sunulan hastanın adına düzenlenir.

• Yapılan hizmet girişleri kontrol edilir.

• Faturanın karşılığı hemen ödenmişse kapalı olarak düzenlenir.

• Fatura ödeme aracı bilgileri sisteme doğru olarak girilir.

• Faturanın karşılığı vadeli ise açık olarak düzenlenir.

• Kurum faturalarında anlaşma şartlarına uygunluk gözetilir.

(25)

FATURADA OLMASI GEREKEN BİLGİLER

• Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası

• Faturayı düzenleyenin adı, ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve sicil numarası

• Müşterinin adı , ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve sicil numarası

• Malın veya işin nevi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı

• Mal ve hizmet ile ilgili KDV bilgisi

• Kaşe ve imza

(26)

YABANCI FATURALARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

• Faturada Kesiminde Kontrol Edilmesi Hususlar;

• Hasta / kurum payının doğru hesaplanması

• Deductible / Excess tutarının alınması

• Doğru kurum seçimi

• Doğru döviz türü seçilip, proformanın doğru şekilde oluşturulması

• Fatura Kontrolünde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar;

• Fatura kesildikten sonra eklerinin doğru bir şekilde düzenlenmesi gerekir.

• Fatura tutarı ile hesap dökümü tutarının uyuşması gerekmektedir.

• Hesap dökümü, kurum onayı, medikal raporlar faturada mutlaka yer almalıdır.

*Fatura ilgili vezne tarafından kesildikten sonra ekleri tamamlanarak ilgili şube fatura kontrol birimine teslim edilir.

Fatura kontrol birimi faturaları bildiriye ekleyip UHMFK ekibinin kontrolüne iletir. Faturalar uygunluğuna göre online, portal, kargo ve DHL ile kurumlara teslimi sağlanır.

(27)

Dikkat Edilmesi Gerekenler

Fatura İptalini Gerektirmeyen Durumlar;

İPTAL FATURA

• Ödeme değişikliği olması durumunda fatura iptali yapılmasına gerek yoktur.

• Muayene yapan hekim adı fatura üzerinde çıkmadığı zaman fatura iptali yapılmasına gerek yoktur. Hizmet dökümü eklenebilir.

(28)

Fatura İptal Edilmemesi İçin Dikkat Edilmesi Gereken Durumlar;

• Çalışılmayan hizmet olup olmadığı fatura kesilmeden önce kontrol edilmelidir.

• Kurum tarafından iletilen onay doğrultusunda faturanın düzenlenmesi ve alınan onay ile uyumlu olması gereklidir.

• Kurum anlaşma tanımı kontrolü yapılarak faturanın kesilmesi gerekmektedir.

• Kontrol süresi geçmiş bir hasta için hekimin hastayı kontrol muayene olarak değerlendirmek istediği ve hasta faturasını kesmeden önce teyit edilmesi

gereklidir.

• Yapılacak günlük iptaller faturayı kesen hasta kabul yetkilisinin kasasından yapılmalıdır.

• Geçmiş tarihe ait iptaller ise, ekip liderleri tarafından yapılmalıdır.

(29)

E-Fatura İptal Süreci

• E-Fatura bilgileri A4 kağıdı üzerin basılmaktadır.

• İptal edilen e-faturaların saklanması zorunluluğu bulunmamaktadır.

• Yalnızca e-fatura iptali için 48 saatlik bir süre vardır. Faturalar ilk olarak faturayı kesen kişi tarafından, daha sonra FK bölümü tarafından 48 saat

içinde kontrol edilmeli, yanlışlık varsa fatura iptal edilmelidir ancak; 48 saat sonra sistem aktarımıyla fatura bilgilerimiz karşı kuruma iletildiği için ve

onlarda bu bilgileri otomatik kabul ettiklerinden; 48 saati geçen durumlarda

ERP’ den fatura reddinin yapılması gerekmektedir.

(30)

E-Fatura İptal Süreci

• Kuruma iletilen e-faturanın 8 gün içerisinde ‘RED’ edilmesi halinde, ilgili e- fatura iptal edilebilmektedir. 8 gün içerisinde ‘KABUL’ ya da ‘RED’ yanıtı verilmemiş e-faturalar; 8 günün sonunda kurumlar tarafından ‘KABUL’

edilmiş sayılmaktadır.

• E-posta ile iletilen E-Arşiv faturalarının aynı gün içerisinde yapılan iptalleri, hastaya iptal maili olarak gitmeyecek,

• Yine e-posta ile iletilen E-Arşiv faturalarının farklı tarihlerde yapılan

iptalleri, hastaya iptal maili olarak gidecektir.

(31)

E-Fatura İptal Süreci

(32)

E-Fatura İptal Süreci

(33)

E-Fatura İptal Süreci

(34)

Hasta Avans

Takip Süreci

(35)

Yatan Hasta Borç

Ekranı/Raporu Avans Nedir? Avans Makbuzu

Yatan hastaların Cerebral üzerinden avanslarının kontrol

edildiği ekran ve günlük olarak

alınan rapor.

Hastaya verilecek hizmetlere karşılık olarak, hasta veya

yakınlarından işlem öncesi talep

edilen ön ödemedir.

Hasta/hasta yakınının hizmet alınmadan önce veya tedavilerinin devam ettiği

süre içinde yaptıkları ön ödeme karşılığı verilen

imzalı belgedir.

Tanımsız Ödeme

Kurum banka hesabına gelen, ancak hasta/fatura ile eşleşmeyen ödemelerdir.

(36)

Tarih Kariyeri

Sunumlar, demonstrasyon olarak kullanılabilen iletişim araçlarıdır.

Biyografi

AVANS ALIMI VE KAYDEDİLMESİ

• Yatan Hasta Hizmetleri’nde; avans hastanın yatış aşamasında, kurumsuz hastadan, verilecek hizmet tutarının %50’si işlem öncesi talep edilir.

• Avans nakit, para kartı, kredi kartı, internet (3D Secure) ya da banka transferi yoluyla tahsil edilir ve aynı tarihte sisteme girişi yapılır. Avans senet/çek olarak alınamaz.

• Pre-op tetkikleri ve zamana yayılan fizik tedavi, ağız ve diş sağlığı, radyoterapi ve kemoterapi tedavilerinde hizmet bedelinin tamamının tahsil edilemediği durumlarda

hastalardan avans alınır.

• Alınan avans döviz türünden ise hastanın hesabına Cerebral Plus üzerinden günlük kur (Euro/USD) alınarak döviz tipi ödeme yöntemi seçilir ve sistem girişi yapılır. Dövizli

tahsilatların mutlaka aynı gün içerisinde ilgili ve doğru hesaba girilmesi gereklidir.

(37)

Tarih Kariyeri

Biyografi

AVANS ALIMI VE KAYDEDİLMESİ

• Dövizle yapılan ödemelerde tahsilatın güvenliği (sahte döviz vb) için uygulanan kurallar mutlaka dikkate alınır. Tahsilat, mesai saatleri içinde, mutlaka ana vezne yetkilisi ile gerekli kontroller sağlandıktan sonra yapılır. Mesai saatleri dışında yapılan döviz tahsilatlarında ise

mutlaka Gece İşletme Müdürü/Sorumlusu/Uzmanı bilgilendirilir ve gerekli kontrollerin yapılması sağlanır.

• Nakit olarak tahsil edilecek 7.000 TL üzeri ve döviz karşılığı ödemeler için sadece banka havalesi kabul edilir. Bu gibi durumlarda hastane sorumlu yöneticileri tarafından gerekli

yönlendirme yapılır ve hasta/hasta yakınına banka transferi yapmak üzere eşlik edilir.

• Alınan avans tutarı hasta hesabına Cerebral üzerinden “Hasta Takip/Avans Girişi”

ekranından ilgili ödeme tipi seçilerek aynı gün kaydedilir.

(38)

Tarih Kariyeri

Biyografi

AVANS ALIMI VE KAYDEDİLMESİ

• Alınan avans diğer ASG ünitelerine ait ise avansa ait makbuz taranarak ilgili ünitedeki Ekip Lideri/Sorumluya ve Medikal Muhasebe Tahakkuk Bölümü’ne e-posta gönderilerek

Cerebral’deki işlemin kapatılması sağlanır.

• Alınan banka havalesi ödemelerinde ASG hesaplarına gelen ödeme hasta tarafından ne kadar yatırıldıysa o kadar tutar, hasta hesabına aynı gün avans olarak girilir. Banka hesap

numarası Cerebral’den ilgili hesap doğru seçilerek aynı gün kaydedilir.

• 3D secure ile alınan ödemelerde 3D Secure sistemi üzerinde yer alan ödemeler ekranından çıktı alınarak aynı gün sisteme avans girilir.

• Yeni avans sistemine geçişi sonrası Alınan Avans ve Avans kapatma işlemlerinde ödeme değişikliği yapılamamakta olup medikal muhasebe tahakkuk birimi tarafından hesaplar

düzeltilmektedir.

(39)

Avans alınması gereken hasta hesapları takibi Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve/veya ekip liderleri tarafından günlük olarak kontrol

edilir. Yatan hasta borç durumu raporu Hasta Hizmetleri Müdürü’ne sistem tarafından günlük olarak gönderilir.

Avans

Takibi

(40)

Tarih Kariyeri

Biyografi

AVANS İADESİ

• Avans iadesi Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve Ekip Lideri yetkisinde yapılmaktadır.

• Hizmet alımından vazgeçilmesi, ameliyatın iptali, verilen hizmet tutarının alınan avanstan düşük olması gibi durumlarda fark iade edilerek hasta hesabı kapatılır.

• Yapılan avans iadelerinde, ilk alınan ödeme yöntemi ne ise iadesi de o ödeme yöntemi seçilerek yapılır.

• İade edilen avans tutarı 1.000 TL ve altında ise Hasta Hizmetleri Müdürü, 1.000 TL üzerindeki iadelere Hastane Direktörü tarafından yazılı olarak onay verilir.

• ATM kartı ile yapılan ödemeler nakit olarak iade edilir. Mail ortamında, işletme yönetiminin onayladığına dair belgenin Medikal Muhasebe Tahakkuk Bölümü’ne gönderilmesi gerekir.

(41)

Tarih Kariyeri

Biyografi

AVANS İADESİ

• 1.000 TL altında ve kredi kartı ödemesi ile tahsil edilen avansın nakit iadesi ancak Hasta Hizmetleri Müdürü’nün onayıyla mümkündür.

• Cerebral üzerinden avans iade makbuzu düzenlenirken, kayıt tipi “İade Edilen Avanslar”

seçilir, “Kaydet” butonuna basıldığında avans iade işlemi tamamlanır.

• Avans iadesi makbuz dökümü alınarak, her iki makbuz da hastaya imzalatılır. Bir makbuz hastaya verilir, diğeri kasa kapatma raporu ile ana vezne yetkilisine teslim edilir.

• Fatura kesen yetkililer tarafından ana vezne yetkilisine teslim edilecek olan iade makbuzunda, hasta tarafından yazılmış olan “teslim aldım” ifadesi yer alır.

(42)

Avans Kapatma

• Hastanın çıkış aşamasında faturalandırma işlemi yapılırken tahsil edilen avans tutarı kadar “Avans Kapama” ödeme yöntemi seçilerek fatura kapatılır.

• Kesilen fatura tutarı alınan avans tutarıyla aynıysa; hasta hesabındayken “Hasta Faturası Kes”, “Tahsilat Dağılımı”, “Avans Kapatma” işaretlenerek fatura kesilir.

• Kesilen fatura tutarı alınan avans tutarından yüksekse; hasta hesabındayken “Hasta

Faturası Kes”, “Avans Tutarı Kadar Tahsilat Dağılımı”, “Avans Kapatma” yapılır. Kalan tutar hastadan talep edilir ve ödeme seçeneklerinden tutar için giriş yapılarak fatura kesilir.

• Kesilen fatura tutarı alınan avans tutarından düşükse; hasta hesabındayken “Fatura Kesim” ekranından “Hasta Faturası” seçeneği işaretlenir. “Tahsilat Dağılımı”, “Avans Kapatma” işaretlenerek alınacak olan tutar faturalandırılır. Hasta avansında kalan tutar,

hangi ödeme yöntemiyle alındıysa ilgili ödeme yöntemi ile avans iadesi gerçekleştirilir.

(43)

İadesi Mümkün Olmayan Avansların Kapatılması

• Hasta hesabında avans olarak kalan ve iade edilemeyen 10.000-TL nin altındaki avans tutarları, hizmetin tamamlanmasını takip eden 1 yıl

sonunda hasta hesabında hiçbir hareket olmaması şartı ile işletme

yönetimi onayı ile “70021579-Diğer Hizmet Gelirleri Avans Kapatma “ hizmet kodu ile kapatılır. Yine 10.000-TL’ nin üzeri avans tutarları, Hizmetin tamamlanmasını takip eden 1,5 yıl sonunda hasta hesabında

hiçbir hareket olmaması koşulu ile işletme yönetimi onayı ile

“70021579-Diğer Hizmet Gelirleri Avans Kapatma “ hizmet kodu ile kapatılır.

• İlgili hizmet kodunun girişi sadece takipteki hizmetler yetkilisi, hasta hizmetleri ekip lideri, Hasta Hizmetleri

Sorumlusu ve Hasta Hizmetleri Müdürü tarafından yapılabilir.

(44)

Tanımsız Ödemelerin Kapatılması

• Kurum banka hesaplarına gelen paraların günlük olarak kontrol edilmesi esastır. Gelen ödeme ASG üniteleri tarafından beklenen bir

hasta hesabına ait değilse Medikal Muhasebe Tahakkuk Bölümü’ne bildirilir.

• Banka hesaplarına gelen ve bilgisi verilmemiş tahsilatlar (tanımsız ödemeler), Finansman Müdürlüğü tarafından ilgili ASG ünitesine

Hasta Hizmetleri Direktörlüğü de bilgilendirilerek iletilir.

(45)

GİDER

PUSULASI

(46)

• Hizmet sunulanın iade fatura düzenlemesinin olanak dışı olduğu durumlarda, almadığı hizmetler karşılığı ya da aldığı

hizmetlerdeki fiyat farklılıkları için hizmet sunan tarafından düzenlenen Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 234.maddesinde

yer alan bir belgedir.

• Başka bir anlatımla, fatura istemek ve almak

mecburiyetinde olanların fatura verme yükümlülüğü bulunmayan şahıslar ile olan ilişkileri belgelenmektedir.

(47)

• Tüketiciler tarafından malların iade edilip bedellerinin geri

verilmesinin istendiği durumda satıcı tarafından ödenen bedellerin KDV dahil tutarları tüketiciye iade edildiğinde düzenlenen belgelerdir.

• Satıcılar işlemlerinin düzeltilmesi için iade edilen mal nedeniyle gider pusulası düzenlerler ve tüketiciden iade edilen mala ait

fatura benzeri belgeyi bu makbuz eki ile geri vereceklerdir.

• Gider makbuzunda iade edilen mallın KDV satış bedelinden ayrı gösterilecek ve bu miktar indirim konusu yapılmak suretiyle işlem

düzeltilecektir.

(48)

• Hastaların geçmiş tarihli faturalarında herhangi bir işlem iptal edilip, para iadesi yapılacaksa sistem gider pusulası ve manuel gider pusulası

düzenlenerek manuel gider pusulası üzerine hastadan imza alınır ve kasa ekine takılır.

• Hastanın geçmiş tarihli faturanın tamamı iptal edilecekse;

manuel gider pusulası düzenlenir hastadan imza alınır ve kasa ekine takılır.

• Fatura iptali yapıldıktan sonra iptalden kaynaklanan avans hasta hesabına yansır. Hastaya iade işlemi yapılırken ödeme hangi yöntem ile yapılmışsa (nakit, kredi kartı, banka havalesi, çek-senet) iade de o

yöntemle yapılır.

(49)

• Aslı olmayan fatura iptallerinde manuel gider pusulası düzenlenerek işlem yapılmalıdır.

(50)

• Kısmı iadelerde fatura iptali yapılmadan çıkartılacak hizmet tutarı kadar sistemden ve manuel gider pusulası düzenlemesi gerekmektedir.

• Geçmiş tarihli kapalı fatura iptal edilip bir kısmı fatura edilmiş ve bir kısmı avansında bekletilecek yada iade edilecek ise hasta ıslak imzalı GP ve yönetici onayı gereklidir.

• Geçmiş tarihli kapalı faturada hizmet iptali yapılıp hastaya iade yapılacak ise sistemsel GP, hasta ıslak imzalı manuel GP ve yönetici onayı gereklidir.

(51)

• Geçmiş tarihli kapalı fatura tamamen iptal edilecek ise yönetici onayı ile birlikte ıslak imzalı manuel GP düzenlenmelidir.

(52)

• Cerebral sistemine hasta hesabına çıkartılacak hizmet tutarı kadar ‘Gider Pusulası Avansı’ yansır.

• Bu tutar iade edilecek ise ‘Gider Pusulası Avans İade’ seçilmelidir. Eğer iade

edilmeyecek hastanın almış\alacak olduğu hizmetlerden düşülecek ise sistemde avans olarak bırakılmalı, fatura kesim aşamasında ‘Avans Kapatma’ seçilerek kapatılmalıdır.

(53)

Gider

Pusulasında Olması

Gerekenler

• İşin mahiyeti

• Cinsi

• Adedi

• Fiyatı

• Tutarı

• Toplamı

• Tevkif edilen vergi oranı

• Net tutarı

• İşi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adları soyadları (tüzel kişilerde unvanları)

• Adresleri

• Vergi dairesi ve hesap numarası

• Seri ve sıra numarası

• Düzenleme tarihi

• Fatura numarası

(54)

Mahsup

Avans

(55)

(56)

(57)

(58)

HATIRLAMAMIZ GEREKENLER

Fatura ödeme aracı bilgileri Cerebral’e doğru girilmelidir.

Fatura düzenlenmeden önce avans bilgileri kontrol edilmelidir. Avansı olan hastalara fatura düzenlenmesinde “Avans Kapatma “ işlemi yapılmalı, kalan tutar “Avans İade

“işlemi ile hastaya iade edilmelidir.

Günlük Kasa Kapatma işlemi öncesi Geçici Kasa Raporu alınarak işlemlerin kontrolü yapılmalıdır.

Vezne Pos Raporu detay banka bazında alınarak kredi kartı işlemleri, kontrol edilmelidir.

Hatalı banka işaretlemeleri bu rapor sonrası Ana Vezne teslimatı öncesi Fatura Ödeme Değişikliği adımından düzeltilmelidir.

(59)

HATIRLAMAMIZ GEREKENLER

7.000 TL üzeri tahsilat kesinlikle yapılmamalı, zorunlu durumda hasta adına aynı gün banka hesabımıza yatırılmalıdır.

Banka Havalelerine aynı gün Cerebral’de avans girişi yapılmalı ya da fatura düzenlenmelidir.

Sahte para şüphesi halinde para ana vezneye yönlendirilmelidir.

Kredi Kartı ile yapılan tahsilatlarda iade işleminde yönetici ve Medikal Muhasebe Müdürlüğü onayları alınmalıdır.

Medikal Muhasebe Müdürlüğü tarafından yapılması talep edilen iade işlemlerinde Yönetici onayları alınmalıdır.

(60)

HATIRLAMAMIZ GEREKENLER

İşletme tarafından yapılan iade işlemlerinde avans iade makbuzu, iadeslipi ve yönetici onayları Kasa Kapatma Raporu ekinde yer almalıdır.

Alınan tüm ödemelerin fatura düzenlenmediği durumda avans İşleminin Cerebral’ de yapılması gerekmektedir.

Çek ve senet işlemlerinde yönetici onayı alınarak,Asg-net üzerindeki “Çek Senet

Prosedürüne uygun, fatura kapalı ve ödeme şekli çek ya da senet olarak işaretlenerek, düzenlenmelidir.

Senet olarak asgnetteki A4 form kullanılmalıdır. Sisteme bilgiler doğru girilmelidir.

(Vade vb.) Senet kefillerinin TC kimlik no bilgilerinin bulunduğu kimlik fotokopisi alınmalıdır.

(61)

HATIRLAMAMIZ GEREKENLER

Senet ve Çek ekine düzenlenen fatura fotokopisi iliştirilmelidir.

Alınan çek ve senet ana vezneye teslim edilmelidir.

Kredi Kartı ile yapılan tahsilatlarda iade işleminde yönetici ve Medikal Muhasebe Müdürlüğü onayları alınmalıdır.

Medikal Muhasebe Müdürlüğü tarafından yapılması talep edilen iade işlemlerinde yönetici onayları alınmalıdır.

İşletme tarafından yapılan iade işlemlerinde avans iade makbuzu, iade slipi ve yönetici onayları Kasa Kapatma Raporu ekinde yer almalıdır.

(62)

HATIRLAMAMIZ GEREKENLER

Alınan tüm ödemelerin fatura düzenlenmediği durumda avans İşleminin Cerebral’ den yapılması gerekmektedir.

Döviz işlemlerinde Cerebral sistem kurunun uygulanması çok önemlidir.

Personele verilen hizmetlerde Cerebral’ den ilgili personel seçilerek avans işlemi yapılmalıdır.

SGK katılım payında SGK işlemi ekranında avans işleminin yapılması gerekmektedir.

Ödeme alınmadığı her durumunda yönetici onayı ile açık fatura düzenlenmelidir.

Kasa eksiği olması durumunda personel kredi kartı ile ödeme alınmamalıdır.