2022 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

(1)

RİZE İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

2022 KAMU İÇ KONTROL

STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

1. Çeyrek Dönem Eylemleri

(2)

0 10 20 30 40 50 60

Etki Puanı

Etkı Puanı

4 4 4

54

10

8

⁸ ⁴

RİZE İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL BİRİMİ

Eylemin Dönemlik Etki Puanı Eylemin Dönemlik Etki Puanı

4

(3)

(4)

 E.1.1.3 Birimlerin web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

 E.1.1.1 Yeni başlayan yönetici ve personele verilmek üzere kurum hakkında genel bilgilendirme dosyasının (asgari Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Stratejik Plan ve yönetim kararlılık beyanı hakkında bilgilendirmeyi de içeren) hazırlanmas

 E.1.1.4 İç kontrol sorumluları koordinasyonunda Harcama Birimlerinde çalışan personele yönelik İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve işleyişine ilişkin eğitimlerin yapılması (uzaktan/yüz yüze/yerinde)

 E.1.3.1 Kamu Görevlileri Etik Kurulunca yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

 E.2.1.1 Bakanlığımızın misyon ve vizyonunun personelce benimsenmesine yönelik iç kontrol sorumlusu tarafından tüm personele misyon ve vizyonun e-Posta olarak gönderilmesi

 E.2.6.1 Birim Düzeyinde İş Süreçlerinin hazırlanması

 E.13.6.1 Birim Düzeyinde ilgili yıl İş Takviminin hazırlanması

 E.13.6.3 Harcama Birimi Düzeyinde Yönetim kararlılık Beyanının hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele bildirilmesi

 E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

 E.2.6.6 Birim Düzeyinde Görev Tanımlarının Oluşturulması

 E.15.6.2 İl Sağlık Müdürlüklerinde ilgili personel tarafından Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi (uzaktan/yüz yüze/yerinde)

 E.1.1.3 Birimlerin web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

 E.1.1.1 Yeni başlayan yönetici ve personele verilmek üzere kurum hakkında genel bilgilendirme dosyasının (asgari Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Stratejik Plan ve yönetim kararlılık beyanı hakkında bilgilendirmeyi de içeren) hazırlanmas

 E.1.1.4 İç kontrol sorumluları koordinasyonunda Harcama Birimlerinde çalışan personele yönelik İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve işleyişine ilişkin eğitimlerin yapılması (uzaktan/yüz yüze/yerinde)

 E.1.3.1 Kamu Görevlileri Etik Kurulunca yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

 E.2.1.1 Bakanlığımızın misyon ve vizyonunun personelce benimsenmesine yönelik iç kontrol sorumlusu tarafından tüm personele misyon ve vizyonun e-Posta olarak gönderilmesi

 E.2.6.1 Birim Düzeyinde İş Süreçlerinin hazırlanması

 E.13.6.1 Birim Düzeyinde ilgili yıl İş Takviminin hazırlanması

 E.13.6.3 Harcama Birimi Düzeyinde Yönetim kararlılık Beyanının hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele bildirilmesi

 E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

 E.2.6.6 Birim Düzeyinde Görev Tanımlarının Oluşturulması

 E.15.6.2 İl Sağlık Müdürlüklerinde ilgili personel tarafından Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi (uzaktan/yüz

yüze/yerinde)

(5)

İç Kontrol Sekmesinde Güncel Çalışmalara Yer Verilmesi İç Kontrol Sekmesinde Güncel Çalışmalara Yer Verilmesi

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

(KOS) Kontrol Ortamı

Etik Değerler ve dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

.

İç Kontrol Sekmesi Linki

E.1.1.3

Harcama Birimi düzeyinde web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

E.1.1.3

Eylemden Sorumlu Birimler

Merkez Birimler

İl Sağlık Müdürlükleri

(6)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

(KOS) Kontrol Ortamı

E.1.1.4

Harcama Birimi düzeyinde İç kontrol sorumluları

koordinasyonunda Harcama Birimlerinde çalışan personele yönelik İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve işleyişine ilişkin eğitimlerin yapılması (yüz

yüze/uzaktan) E.1.1.4

Merkez Birimler

İç Kontrol Eylem Planlarına Yönelik Eğitimlerin Yapılması İç Kontrol Eylem Planlarına Yönelik Eğitimlerin Yapılması

Eğitim Sunusu Eğitime Katlım Listesi

(7)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

(KOS) Kontrol Ortamı

E.1.3.1

Harcama Birimi düzeyinde Kamu Görevlileri Etik Kurulunca

yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin" tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

E.1.3.1

Merkez Birimler

Etik Davranış İlkeleri Etik Davranış İlkeleri

 GönPosta Görsderilen E-eli

 E-Posta İçeriği

(8)

Risk Haritası Formu Risk Haritası Formu

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

(KOS) Kontrol Ortamı

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

Harcama Birimi düzeyinde Bakanlığımızın misyon ve vizyonunun

personelce benimsenmesine yönelik iç kontrol sorumlusu tarafından tüm personele misyon ve vizyonun e-Posta olarak gönderilmesi

E.2.1.1

Merkez Birimler

Misyon ve Vizyonun Tüm Personele Gönderilmesi Misyon ve Vizyonun Tüm Personele Gönderilmesi

 Gönderilen E-Posta

 Görseli

 E-Posta İçeriği

E.2.1.1

(9)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

(KOS) Kontrol Ortamı

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

E.2.7.1

Merkez Birimler

Üç Aylık Durum Raporu Üç Aylık Durum Raporu

E.2.7.1

Üç Aylık Durum Raporu

(10)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

BİS) Bilgi ve İletişim

Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

Harcama Birimi düzeyinde ilgili personel tarafından Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi (yüz yüze/uzaktan)

E.15.6.2

Merkez Birimler

Eğitim Görselleri Katılımcı Listesi

Standart Dosya Kodlarına İlişkin Eğitim Verilmesi Standart Dosya Kodlarına İlişkin Eğitim Verilmesi

E.15.6.2

(11)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Kontrol Ortamı

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması

E.2.6.1

Merkez Birimler

İş Süreçleri Formu İş Süreçleri Formu

İş Süreçleri Formu

E.2.6.1

(12)

(13)

• Süreçler; bir veya daha fazla girdiyi alıp onlara değer katarak çıktıya dönüştüren iş adımlar bütünüdür.

• Tekrarlanabilen

• Ölçülebilen

• Bir sahibi yada sorumluları olan

• Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen

• işlemler dizisidir.

İş Süreçleri Formu

(14)

• Süreç hiyerarşisi, süreçlerin kademeli olarak yapılandırılmasıdır.

• Hiyerarşi kapsamı en büyük olan süreçten başlanarak yapılandırılır.

• Ana Süreçler, Süreçler, Alt Süreçler ve İş Adımlarından oluşmaktadır.

İş Süreçleri Formu İş Süreçleri Formu

(15)

Alt Süreç: Süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan alt süreçlerdir. Bir alt süreç en az üç iş adımından oluşmalıdır. Alt süreçler

birimlerin işlerini ifade eder.

Alt Süreç No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde alt süreç numarası verilerek oluşturulmalıdır.

Sürecin Girdileri: Alt sürecin başlamasına esas teşkil eden bilgi, belge vb. ifade edilmelidir.

Sürecin Çıktıları: Alt sürecin sonucunda ne elde edildiği ifade edilmelidir.

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Alt süreçte belirtilen işin bir yıl içerisinde kaç kez gerçekleştirildiği sayı ile ifade edilmelidir.

Eğer iş talebe istinaden gerçekleştiriliyor ve düzenli periyotlarda değil ise “Sürekli” ifadesi kullanılmalıdır.

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Alt süreçte belirtilen işin bir yıl içerisinde hangi dönemlerde gerçekleştirildiği yazı ile ifade edilmelidir. Eğer iş talebe istinaden gerçekleştiriliyor ve düzenli periyotlarda değil ise “Sürekli” ifadesi kullanılmalıdır.

İş Süreçleri Formu

(16)

İş Adımı: Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından gerçekleştirilen işleri ifade eder.

İş Adımı No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde iş adımı numarası verilerek oluşturulmalıdır.

İş Adımını Gerçekleştiren Personelin Unvanı: İş adımını gerçekleştiren personelin görev unvanı yazılmalıdır.

İş Adımı İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem Adı: İş adımı içerisinde kullanılan doküman ya da sistem ifade edilmelidir. Fiziki

dokümanın uzun adı, Sistemin kısaltmalarla ifade edilen adı kullanılmalıdır.

İş Adımının Gerçekleştirilme Süresi: İş adımı ne kadar sürede gerçekleştirildiği ifade edilmelidir. Bilgi belge gelmesi gibi süresi belirtilemeyecek iş adımları “Anlık” olarak yazılmalıdır.

İş Süreçleri Formu İş Süreçleri Formu

(17)

İş Süreçleri Tanımlama Formu-Sıkça Karşılaşan Hatalar İş Süreçleri Tanımlama Formu-Sıkça Karşılaşan Hatalar

• Birimlerin Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilat Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergesine göre belirlenmemesi,

• Alt sürecin iş adımları yazılırken işin nasıl yapıldığı değil birimde yapılan işlerin yazılması,

• İş adımını gerçekleştiren personelin unvanı alanına görev unvanı değil kadro unvanı yazılması,

• İş adımı içerisinde kullanılan doküman ya da sistem adının ilgili alana hatalı/eksik yazılması,

• Karar kullanılması gereken noktalarda kararın kullanılmaması ya da kullanılan kararın tüm

sonuçlarının iş adımı olarak yazılmaması.

(18)

Hatalı İş Süreçleri Tanımlama Formu Hatalı İş Süreçleri Tanımlama Formu

(19)

Örnek İş Süreçleri Formu-Rize Devlet Hastanesi Mali Hizmetler Birimi Örnek İş Süreçleri Formu-Rize Devlet Hastanesi Mali Hizmetler Birimi

Satýn Alma Süreci

(20)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Kontrol Ortamı

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Birim düzeyinde görev tanımlarının oluşturulması

E.2.6.6

Merkez Birimler

Görev Tanım Formu Görev Tanım Formu

Görev Tanımları Formu

E.2.6.6

(21)

Görev Unvanı; Görev tanımı yapılacak olan personelin görev unvanı yazılacaktır.

Örneğin; …. Birim Personeli. Nadiren de olsa görev unvanı ile kadro unvanı aynı olabilir. Örneğin; Daire Başkanı hem görev hem de kadro unvanıdır.

Başkanlık ve Birim; Görev unvanının bağlı olduğu Başkanlık ve birim yazılacaktır.

Görevin Kısa Tanımı; Tek cümlelik bir paragraf olacaktır. En önemli görevleri özetleyen ortalama 5-6 satırdan oluşan bir cümle yazılacaktır.

Görev ve Sorumlulukları; Bu bölümde, görev unvanının görev ve sorumlulukları önem sırasına göre genelden özele doğru yazılacaktır. Cümle sonları -mek, -mak olarak bitirilecektir.

Yetkiler; Bu bölümde, görev unvanının yetkileri önem sırasına göre yazılacaktır.

En Yakın Yöneticisi; Bu bölüme organizasyon şemasında bağlı olunan ilk yöneticinin görev unvanı yazılacaktır.

Altındaki Bağlı Görev Unvanları; Bu bölüme organizasyon şemasında kendisine bağlı ilk görev unvanı/unvanları yazılacaktır.

Görev Tanımları Formu

(22)

Bu Görevde Çalışanda Aranan Nitelikler; Bu bölümde, varsa görev unvanı için aranan nitelikler belirtilecektir.

Eğitim: Bu görev unvanı için gerekli eğitim düzeyi yazılacaktır.

Yabancı Dil: Görevin gerektirdiği yabancı dil düzeyi belirtilecektir.

Deneyim: Gerekli görev deneyimi yazılacaktır.

Özel Bilgi/Beceri: Görev unvanı için gerekli özel bilgi ve nitelikler belirtilecektir.

Çalışma Koşulları; Bu bölümde, unvana ait çalışma koşulları belirtilecektir.

Çalışma Ortamı: Ağırlıklı olarak çalışmaların gerçekleştirildiği ortam yazılacaktır.

Çalışma saatleri: Çalışmaların normal (Kurumun tabi olduğu) çalışma saatleri ya da vardiyalı düzene uygun olarak yapıldığı yazılacaktır.

Fazla Mesai: Çalışma saatleri dışında yapılması gereken çalışmalar varsa yazılacaktır.

Seyahat Durumu: Görev gereği seyahat edilmesi gerekiyorsa yazılacaktır.

Görev Tanımları Formu Görev Tanımları Formu

(23)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Bilgi ve iletişim

Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

Yöneticiler , idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Birim düzeyinde ilgili yıl iş takvimlerinin hazırlanması

E.13.6.1

Merkez Birimler

İş Takvimi Formu İş Takvimi Formu

İş Takvimi Formu

E.13.6.1

(24)

İş Takvimi Formu

(25)

• Formun birim bazlı doldurulması gerekirken birim bazlı doldurulmaması,

• Günlük olarak yapılan (rutin) işlerin yazılması,

• Sonuç (Gerçekleşme Durumu) alanının 4. çeyrekte doldurulması gerekirken 1.

çeyrekte doldurulup gönderilmesi.

X

İş Takvimi Formu

(26)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Kontrol Ortamı

Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Yeni başlayan yönetici ve personele verilmek üzere kurum hakkında genel bilgilendirme dosyasının (asgari Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Stratejik Plan ve yönetim kararlılık beyanı hakkında bilgilendirmeyi de içeren) hazırlanması

E.1.1.1

Merkez Birimler

Genel Bilgilendirme Dosyası Genel Bilgilendirme Dosyası

Elektronik Genel Bilgilendirme Dosyası

E.1.1.1

(27)

• Sağlık Bakanlığı Misyon ve Vizyonu

• Harcama Birimi Yönergesi

• Harcama Birimi Teşkilat Yapısı

• Harcama Birimi Temel Kaynakları

• Taşınmaz Kaynaklar

• Taşınır Kaynaklar

• İnsan Kaynakları

(28)

STANDART STANDART

GENEL ŞART

BİLEŞENBİLEŞEN

Bilgi ve iletişim

Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

Yöneticiler , idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Genel Müdür/İl Sağlık Müdürü tarafından ilgili yıl 'Yönetim Kararlılık Beyanı’nın hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele gönderilmesi

E.13.6.3

Merkez Birimler

Yönetim Kararlılık Beyanı Yönetim Kararlılık Beyanı

Elektronik Yönetim Kararlılık Beyanı

E.13.6.3

(29)

Yönetim Kararlılık Beyanı Yönetim Kararlılık Beyanı

• Sağlık Bakanlığı ….-….. Stratejik Planına göre;

• Amaç ….:

• Hedef …..:

• Sağlık Bakanlığı ….-….. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına göre;

• Eylem….:

• Genel Müdürlüğümüzde / Başkanlığımızda / İl Sağlık Müdürlüğümüzde; ……….. Yılında Yürütülecek Bazı Önemli Faaliyetler:

• Faaliyet….:

(30)

‘Eğer sizden sokakları süpürmeniz istenirse

Micheangelo'nun resim yaptğı Beethoven'ın beste yaptğı veya Shakespeare'in şiir yaptğı gibi süpürün. O kadar güzel süpürülsün ki gökteki ve yerdeki herkes durup burada