Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat

(1)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ

Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat

Geri Dön

Murat GÜLEN Memur

Görev - Yetki - Sorumluluk Personel İşleri İş Akış

Genel Evrak İş Akış Yazı İşleri

İş Akış

Mevzuat

(2)

Memur : Murat GÜLEN

*Resmi yazışmaların yapılması,

*Tüm evrakların standart dosya düzenine göre dosyalanarak arşivlenmesi,

*Bağlı bulunduğu proses ile üst yönetici /yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılmasından sorumlu olmak.

Yazı İşleri Birimi - Görev, Yetki ve Sorumluluklar

*Müdürlükten gelen tüm evrakların kaydı, Yüksekokul Sekreteri havalesinden sonra Müdürün onayı ile dağıtımını ve yazışmalarını yapmak,

*Yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapmak,

*Evrak eklerinde eksikliklerin giderilmesinden sonra havale ve onaya sunmak,

*Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak,

*Öğretim Üyeleri ve Öğretim Elemanlarının derslere görevlendirmesi işlemlerinin yapılması,

*Personelin yıllık ve mazeret izinlerinin hazırlanması,

*Kurulların gündeminin yazılması ve duyurulması,

*Görev alanı ile ilgili Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu kararlarının yazılması,

*Disiplin kurulu kararlarının yazılması.

*Ek özel hizmet çizelgelerinin hazırlanması, ek ders beyannameleri için izinli, görevli ve raporlu personelin takibinin yapılması ve personeli özlük dosyalarının tutulması,

*Rektörlük Makamı ile çeşitli kurum / kuruluş ve kişilerden gelen yazıları ilgili makamlarca verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak,

*Evrak dağıtımında görevli personele giden evrakları zimmet defterleriyle teslim etmek,

*Evrakın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek,

*Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak,

*Yüksekokulumuza gelen ve giden evrakların standart dosya düzenine göre dosyalamak,

*Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu, Akademik Genel Kurul toplantı tutanaklarının yazılması ile imzaların tamamlanması, Kurul defterlerinin düzenlenmesi ile kararların yazışmalarını yapmak

*Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak,

*Yüksekokula gelen duyuru evraklarının onayından sonra panolarda ilanını yapmak,

*Birimin resmi kurallar çerçevesinde düzenini sağlamak,

*Birim dosyalama işlemleri ve arşive devredilecek malzemelerin teslimini yapmak,

*Birim ile ilgili ihtiyaçları belirleyerek temini için Yüksekokul Sekreterine sunmak,

*Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistiki bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak,

*Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak ve düzeni kurmak,

*Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ - GENEL EVRAK KAYIT - YAZIŞMA BİRİMİ

Personel - Yazı İşleri - Genel Evrak Birimi Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: Yüksekokul Sekreteri

Personel İşleri Birimi - Görev, Yetki ve Sorumluluklar

*Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi atama işlerinin takibi ve sonuçlandırılması,

*Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi görev süresi uzatılması işlerinin takibi ve sonuçlandırılması,

*Personelin yurtiçi / yurtdışı görevlendirme işlerinin takibi ve işlemlerinin yapılması,

Genel Evrak Birimi - Görev, Yetki ve Sorumluluklar

*Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik ortam yollarından gelen evrakları imza karşılığı teslim almak,

*Gelen evrakları türüne göre ayırmak,

*Evrak kayıt defterinin “gelen sayfasına” geliş tarihi ve kayıt sıra numarasını vererek kaydetmek,

*Gelen evrak kaşesini basarak tarih ve sayısını yazmak suretiyle Yüksekokul Sekreterliği Makamına sunmak,

*Yüksekokul Sekreterliğinden dönen evrakları ilgili makamlara sunmak veya birimlere göndermek,

*Onay Makamından dönen evrakları ilgili birimlere iletmek ve kaydetmek,

*Giden evrak kayıt defterini tutmak.

Geri Dön

(3)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ - GENEL EVRAK KAYIT - YAZIŞMA BİRİMİ

İzin İşlemleri İzin işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi

Görev Süresi Uzatılması İşlemleri

Görev sürelerinin takibi ve uzatılması işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi

Görevlendirme İşlemleri Görevlendirme işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi

Atama İşlemleri Atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi

Personel İşleri Birimi

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

(4)

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi.

Okutman Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi.

Öğretim Görevlisi Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

ATAMA İŞLEMLERİ

İnsan Kaynakları Personeli

Yardımcı Doçent Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Araştırma Görevlisi Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi.

Uzman Atama İşlemleri

İdari Personel

Atama İşlemleri Atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

Bölüm Başkanı Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

Anabilim Dalı Atama İşlemleri

Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

Geri Dön

(5)

(6)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

YARDIMCI DOÇENT ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birimi Personeli

Personel İşleri Birim Personeli

İlanda belirtilen süre içerisinde evrakları kontrol ederek başvuruyu kaydetmek.

Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek.

Yabancı dil sınav tarihi ve yerini süresi içerisinde jüri üyelerine tebliğ etmek.

Yabancı dil sınav tarihi ve yerini süresi içerisinde adaylara yazılı olarak bildirmek.

Sınavda başarısız olan adaylara sonucu yazılı olarak bildirmek.

Personel İşleri Birim Personeli

Adayların birer takım dosyasını bilim jüri üyelerine göndermek

Yüksekokul Sekreteri

Jüri üyeleri tarafından gönderilen raporların Müdürün talimatı doğrultusunda Y.K. sunmak.

Yönetim Kurulu Kararlarına göre gerekli yazışmaları yapmak.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Müdür

Yönetmelik gereği bilim jürisini

belirlemek.

Rektörlük Makamına atama teklifinde

bulunulur.

Başvuru evrakları (ilk

atamada) uygun mu?

Başvurusunun uygun olmadığı yazılı olarak

adaya bildirilir.

Yabancı dil sınav tarihi ve yeri yazılı olarak adaylara bildirilir.

Yönetmeliğin ilgili maddesi gereği Müdür tarafından 3 kişilik Bilim

jürisi oluşturulur.

İlgili kişiye yazı ile bildirilir

Yönetim Kurulu Kararı olumlu

mu?

Aday Sınav sonucunda başarılı mı?

Yönetmelik gereği Yönetim Kurulu tarafından oluşturulan yabanc ı dil jürisi ve sınav tarihi Jüri üyelerine

bildirilir.

Adayın birer takım dosyası bilim jüri üyelerine gönderilir.

Bilim jüri üyelerinden 1 ay içerisinde alınan raporlar deneme

dersi (ilk atamalarda) raporu ile birlikte Yönetim Kuruluna

sunulur.

Sınav sonucu adaylara yazılı olarak

bildirilir

İlan edilen (ilk atama için) Yardımcı Doçent Kadrosuna yapılan

başvurular alınır.

E H

H

E

H E

Yönetim Kurulunda Deneme dersi değerlendirme jürisi oluşturularak aday deneme dersine alınır (ilk

atamada)

Geri Dön

(7)

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU

PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

ARAŞTIRMA GÖREVLİSİ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birimi Personeli

Sınav Jürisi

Evrakları kontrol ederek ilanda belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesini almak ve kaydetmek.

Y.K. Tarafından oluşturulan sınav jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak tebliğ etmek.

Personel İşleri Birim Personeli

Sınavda başarılı olan adayın atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak.

Öndeğerlendirme sonucunu adaylara yazılı olarak bildirmek.

Öndeğerlendirme sonucunu Web' de yayınlamak üzere Rektörlük Makamına bildirmek.

Öndeğerlendirmede başarılı olan adayların yönetmelik gereği giriş sınavını yapmak.

Başvuru evrakları uygun

mu?

Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir

İlanda belirtilen şartlara göre Araştırma Görevlisi

başvuruları alınır.

Webde İlan için Rektörlük Makamına bildirilir.

Ön değerlendirmede başarılı olan adaylar giriş sınavına alınır.

Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi, jüri üyelerine bildirilir.

E H

Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

Geri Dön

E H

Adayların başvuruları sınav jürisi tarafından öndeğerlendirmeye tabi tutulur

(8)

İş Akış Süreci Görev Yetki ve Sorumluluklar T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

UZMAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birimi Personeli

Sınav Jürisi

Personel İşleri Birim Personeli

Evrakları kontrol ederek belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesi almak ve kaydetmek.

Adayların dosyalarını Yönetim Kuruluna sunmak

Sınavda başarılı olan adayların atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak.

İnsan Kaynakları

Başvuru evrakları uygun mu?

Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir.

İlanda belirtilen şartlara göre Uzman personel başvuruları alınır.

Sınav jürisinin ön değerlendirme raporu olumlu

mu?

Ön değerlendirme sonucu web'de İlan için Rektörlük Makamına

bildirilir.

Adaylar giriş sınavına alınır.

Web sayfasında ilan edilmek üzere Rektörlük Makamına

bildirilir.

Aday Sınavı sonucunda başarılı

mı?

Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine

bildirilir.

E H

H E

E H

Belgeleri ile birlikte Rektörlük Makamına atama teklifinde

bulunulur.

Başvuru belgeleri ve sınav evrakları ile birlikte atama işlemi değerlendirilmek

üzere Yönetim Kuruluna sunulur

Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu?

H E

Geri Dön

(9)

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU

PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

OKUTMAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birimi Personeli

Sınav Jürisi

Personel İşleri Birim Personeli

İlanda belirtilen şartlara göre okutman personel başvuruları alınır.

Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine

bildirilir.

E H

Geri Dön

Webde İlan için Rektörlük Makamına bildirilir.

Ön değerlendirmede başarılı olan adaylar giriş sınavına alınır.

Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

Adayların başvuruları sınav jürisi tarafından öndeğerlendirmeye tabi tutulur

(10)

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

ÖĞRETİM GÖREVLİSİ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birimi Personeli

Sınav Jürisi

Personel İşleri Birim Personeli

İlanda belirtilen şartlara göre Öğretim Görevlisi başvuruları alınır.

Sınav jürisinin ön değerlendirme raporu olumlu

mu?

Ön değerlendirme sonucu, web'de İlan için Rektörlük Makamına

bildirilir.

Adaylar giriş sınavına alınır.

Web sayfasında duyurulmak üzere Rektörlük Makamına

sunulur

Aday Sınav sonucunda başarılı

mı?

Yönetmelik gereği, Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi, jüri üyelerine

bildirilir.

H E

E H

Belgeleri ile birlikte Rektörlük Makamına atama teklifinde

bulunulur.

Başvuru belgeleri, sınav evrakları ile birlikte atama işlemi değerlendirilmek

üzere Yönetim Kuruluna sunulur.

Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu?

H

E

Sonuç web'de yayınlanmak üzere Rektörlük Makamına sunulur

Geri Dön

(11)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

BÖLÜM BAŞKANI ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birim Personeli

İşlem sonrası evrakların birer suretini arşivlemek.

Müdür

Atamaları Rektörlük Makamına,

Bölüm Başkanlığına ilgili kişiye ve Tahakkuk servisine yazılı olarak bildirmek.

Personel İşleri Birim Personeli

Tek Anabilim Dalı olan bölümlerde İlgili Bölümün öğretim üyelerini yazılı olarak toplantıya davet etmek. Birden fazla ABD olanlarda ABD Başkanlarına, yazılı görüşlerini vermeleri için yazı yazmak.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Müdür

Bölüm Başkanını Atamak

Geri Dön

Bölüm Başkanı Müdür tarafından doğrudan atanır.

Bölüm Başkanı atanacak Bölümde Bölüm Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi sayısı 1'den fazla

mı?

Yeni bir atama yapılabilmesi için Bölüm Başkanının görev süresinin sona ereceği tarih, bölümü oluşturan

Anabilim Dalı Başkanlarına yazılı olarak bildirilerek yazılı görüşleri

istenir.

Atama işlemi sonunda evrakların birer sureti standart

dosya düzenine göre dosyalanır.

Bölüm Başkanı atanacak Bölüm birden fzla Anabilim

Dalından mı oluşuyor?

E H

Yeni bir atama yapılabilmesi için Bölüm

Kurulunun görüşünü oluşturmak üzere Bölüm

öğretim üyeleri yazılı olarak toplantıya davet

edilir.

Anabilim Dalı Başkanlarının 15 gün içerisinde verecekleri yazılı görüşleri alınarak Müdür tarafından 1 hafta

içerisinde atama yapılır.

Atamalar; atanan kişiye, Bölüm Başkanlığına ve Rektörlük Makamına

yazılı olarak bildirilir.

Özlük haklarının gereği için, birim Tahakkuk Servisine bir suret atama

onayı verilir.

H E

Bölüm Kurulunun görüşü alınarak Müdür tarafından

atama yapılır.

(12)

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

ANABİLİM DALI BAŞKANI ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Müdür, ABD Öğretim Üyeleri

ve Öğretim Görevlileri

Seçim yaparak ABD Başkanı adayını belirlemek.

Seçim sonrası 1 hafta içerisinde ABD Başkanını atamak.

Müdür

Atamaları Rektörlük Makamına, Bölüm Başkanlığına ilgili kişiye ve Tahakkuk servisine yazılı olarak bildirmek.

Personel İşleri Birimi Personeli

İşlem sonrası evrakların birer suretini arşivlemek.

Geri Dön

Anabilim Dalı Başkanı Müdür

tarafından doğrudan atanır.

Anabilim Dalı Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi veya öğretim görevlisi sayısı

2'den fazla mı?

Anabilim Dalında görevli öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerince seçim yapılarak ABD Başkan adayı

belirlenir.

Atama işlemi sonunda evrakların birer sureti standart

dosya düzenine göre dosyalanır.

E H

ABD Başkanı, Seçim sonucuna göre 1 hafta içinde Müdür tarafından atanır.

Atamalar; atanan kişiye, Bölüm Başkanlığına ve Rektörlük Makamına

yazılı olarak bildirilir.

(13)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

İDARİ PERSONEL ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Müdürlük Makamının talimatı doğrultusunda kadro talep yazısını hazırlamak.

Personel İşleri Birim Personeli

Yüksekokul Sekreteri

Yüksekokulda yeni göreve başlayan personelin Yüksekokulun ihtiyacı olan birimine görevlendirmek, görev tanımını tebliğ etmek.

657 Sayılı Kanunun ilgili maddelerine göre atama teklifine ilişkin yazıyı hazırlamak.

Tahakkuk Personeli

Ataması yapılan personelin SGK sistemine girişini yapmak.

Personel İşleri Birim Personeli

Ataması yapılan ve SGK girişi yapılan personelin göreve başlama tarihi ve ilgili belgeleri bir yazı ile Rektörlük Makamına bildirmek.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Yüksekokulumuz hizmetine ihtiyaç duyulan idari personel kadrosu,

Rektörlük Makamına yazı ile bildirilir.

Durumuna uygun kadroya ataması, yazı ile teklif edilir.

Rektörlük Makamınca 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4

maddesine göre görevlendirme yapılır.

Göreve başlayan personelin görev yeri Yüksekokul Sekreteri tarafından tebliğ

edilir.

Yüksekokulum uzda uygun kadro var mı?

Yüksekoklumuzda görevlendirilecek personel nakil veya ilk defa Devlet Memurluğuna atama yoluyla gelen personel ise Rektörlük Makamınca atama

teklifinde bulunulması istenir.

Rektörlük Makamınca ataması yapılan personel bir

yazı ile Yüksekokulumuza bildirilir.

Aday memur olarak SGK girişi yapılır.

Personel, devlet memurluğuna yeni

mi atandı?

Göreve başlaması Rektörlük Makamına

bildirilir.

E

H

E

H

Geri Dön

(14)

Rektörlük makamınca alınan kadro boşaltma onayını ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölümüne yazmak ve alınan tebellüğ belgesini Rektörlük Makamına sunmak.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

GÖREV SÜRESİ UZATMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birim Personeli

Rektörlük makamınca yapılan yeniden atamayı gereği için tahakkuk servisine iletmek ve ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölümüne yazmak.

İlgili Personel

Görev süresi dolmadan en az 15 gün önce Bölüm Başkanlığına başvurmak.

İlgili Bölüm Sekreteri

İlgililerin başvurularını Bölüm Başkanlığının görüşü ile birlikte bir yazı ekinde Müdürlük Makamına sunmak.

Yrd.Doç. Başvurularını Y.K.

Gündemine almak, diğer personel için Müdürlük görüşünü Rektörlük Makamına sunmak.

Yrd. Doç. İçin alınan kararı Müdürlük görüşü ile birlikte yazı ekinde Rektörlük Makamına sunmak.

Araştırma Görevlisi, Uzman, Öğretim Görevlisi

İlgili Personel görev süresi dolmadan en az 1 Ay önce, dilekçe ekinde faaliyet raporu ile

birlikte Bölüm Başkanlığına başvuru yapar.

Böüm Başkanlığı, lgili personelin raporlarını, bölüm görüşü ile birlikte Müdürlük Makamına

sunar.

Yardımcı Doçent

İlgili öğretim üyesi, tebliğ tarihinden itibaren 1 hafta içerisnde dilekçe ekinde 4 takım

dosyasını Bölüm Başkanlığına teslim eder

Bölüm Başkanlığı kendi görüşünü de içeren teklifini Müdürlük Makamına sunar.

Gereği için Tahakkuk servisine ve ilgili personele tebliğ edilmek üzere bölümüne

bildirilir.

İlgili Personele tebliğ edilmek üzere bölümüne

yazılır.

Müdürlük Makamı ilgili dosyayı inceler ve kendi görüşünü de ekleyerek Uzman ve Öğretim Görevlileri için Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte Rektörlük

Makamına sunar.

Rektörlük Makamının kararı yazılı olarak Müdürlüğümüze bildirilir.

Rektörlük Makamının Kararı Olumlu

mu?

Adayın bilimsel dosyaları, Müdürlük Makamınca belirlenen

3 kişilik bilim jürisi üyelerine gönderilir.

Bilim jüri üyelerinden alınan raporlar yapılacak ilk yönetim

kuruluna alınarak aday hakkında alınan karar Müdürlük görüşü ile birlikte Rektörlük Makamına sunulur.

Rektörlük Makamının Kararı Olumlu

mu?

E

H

E H

Görev süresi dolacak personelin Bölüm/Anabilim Dalı Bşk.lığı na bu durum 3 ay önceden yazı ile bildirilir.

Geri Dön

(15)

İlgili Bölüm Sekreterliği

Bölüm Başkanlığına verilen dilekçeyi kayda almak, Bölüm Başkanının onayı ile Müdürlük Makamına sunmak.

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ

GÖREVLENDİRME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birim Personeli

Müdürlük ve Rektörlük Makamının kararını ilgili personele yazı ile tebliğ etmek.

Yüksekokul Sekreteri

Müdürlük Makamınca Y.K.

Gündemine alınması uygun görülen evrakı hazırlamak.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar Geri Dön

Görevlendirilecek personel bilgileri Birim / Bölüm tarafından

Müdürlük Makamına iletilir.

Görevlendirmede harcırah ödenmesi söz

konusu mu?

Karar ilgiliye bildirilir.

Harcırahlı olarak Görevlendirilmesi-nin uygun

görülmediği ilgiliye bildirilir.

Hazırlanan Görevlendirme onayı Rektörlük Makamının onayına

sunulur.

Yönetim Kurulu Kararına göre görevlendirme onayı hazırlanır.

1 Haftaya kadar Müdür, 15 güne kadar Rektör onayı ile görevli sayılır.

15 günü aşan görevlendirmeler için Yönetim Kurulu'na sunulur.

Yönetim Kurulu kararı olumlu mu ? İdari personel için Rektör

oluruna, Akademik personel için Yönetim Kuruluna sunulur.

E H

(16)

Personelin izin durumunu mazeretini kanuna uygunluğunu kontrol etmek.

Personelin önceki yıldan izninin olup olmadığını kontrol etmek.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ İZİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Personel İşleri Birim Personeli

Müdürlük makamınca onaylanan izin formlarını ilgiliye göndermek ve bir suretini özlük dosyasında dosyalamak.

Personelin izin formunu düzenleyerek birim amirine sunmak.

Birim amirince onaylanan izin formunu Müdürlük Makamına sunmak ve onaylanmayan izin formlarını ilgili personele bildirmek.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

İlgili Bölüm Sekreteri

Bölüm Başkanlığına verilen dilekçeyi kayda almak ve Bölüm Başkanının onayı ile Müdürlük Makamına sunmak.

Personel, birim amirliğinden yazılı olarak izin talebinde

bulunur.

İzin İşlemleri

Personelin mazereti Kanuna uygun

mu?

İzin isteğinin onaylanmadığı İlgili personele bildirilir.

Özlük dosyasından izin durumu kontrol edilir.

Yıllık izin formu düzenlenerek birim amirlerine sunulur.

Öncelikle devreden izin olmak üzere izin formu düzenlenerek birim

amirlerine imzaya sunulur.

Müdürlük Makamına imzaya sunulur

İzin formunun bir özlük dosyasında dosyalanır, birer

sureti ilgiliye ve Personel D.Bşk.lığına gönderilir.

Birim Amirlerince onayladı mı?

Önceki yıldan devreden izni

var mı?

Yıllık İzin Mazeret İzni

Personel, birim amirliğinden yazılı olarak izin talebinde

bulunur.

Müdürlük Makamınca onayladı mı?

Birim Amirlerine imzaya sunulur.

E

E H

H

E

H

H E

Geri Dön

(17)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU YAZI İŞLERİ BİRİMİ

Yazı İşleri Personeli

Paraf ve imzaları tamamlanan yazı zarflandıktan sonra gönderilmek üzere ilgili personele zimmet ile teslim edilir.

Yüksekokul Sekreteri

Kurum ve kuruluşlardan gelen yazılar kayda alındıktan sonra havale için makama sunulur.

Kurum ve kuruluşlardan gelen yazılar ilgili bölümlere duyurulduktan sonra bir sureti dosyalanır.

Bölüm ve makamdan gelen görüş doğrultusunda cevabi yazı yazılarak parafa sunulur.

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Yazı cevaplandırılacak

mı?

İlgili birimlere veya bölümlere duyurulur, ve

bir sureti dosyalanır.

Çeşitli Kurum / Kuruluş ile kişilerden gelen ve gereği için bu birime havale edilen yazılar ilgili makamın görüşü doğrultusunda işleme alınır.

Evrak paraf edildi mi?

İmzalanan cevap yazısının aslı ilgili kişi/kurum/kuruluşa gönderilmek üzere evrak kayıt birimine verilir,

ikinci sureti dosyalanır Yazının cevabı için bölümlerin görüşü gerkli

mi ? İlgili bölüme

yazılarak görüş alınır.

İlgili bölümlerden alınan görüş ve makamın görüşü doğrultusunda yazılan cevabi

yazı parafa sunulur.

İmza için makama sunulur.

Makam tarafından imzalandı

mı?

E

H

E H

H E

H

E

(18)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU GENEL EVRAK İŞ AKIŞI

Giden Evrak Resmi yazışmaları giden evrak defterine kayderek zimmet defterine kaydetmek ve dağıtımını sağlamak.

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Gelen Evrak Resmi yazışma yolu ve elektronik ortamda gelen evrakları kayda alarak Fakülte Sekreterine sunmak

Genel Evrak Personeli

Geri Dön

(19)

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

yüksekokula gelen evrakları türüne göre titizlikle ayrıştırır.

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU GENEL EVRAK GELEN İŞ AKIŞI

Yüksekokula gelen evrakları imza karşılığı teslim alır.

Gizli evraklar sonuçlanıncaya kadar titizlik içerisinde takip edilir.

Birimlere dağıtılmak üzere evraklar görevliye zimmet ile teslim edilir.

Posta birimi personeli evrakları dağıttıktan sonra zimmet defterini evrak kayıt birimine teslim eder.

Genel Evrak Personeli

Müdür ve Müdür Yardımcılarından dönen evraklar ilgili birimlere zimmetlenir.

Yüksekokula gelen evrakları evrak kayıt defterine kaydeder, ilgi ve önemine göre dağılımını yapar.

Gizli ve çok gizli evrakları Yüksekokul Sekreterine teslim eder.

Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik ortamda gelen evraklar görevli personel

tarafından imza karşılığı teslim alınır

Görevli personel türüne göre (gizli, çok gizli, hizmete özel, kişiye özel, normal)

gelen evrakları ayırır

Normal ve Hizmete

Özel Evrak Çok Gizli, Gizli Evrak

Görevli personel evrak kayıt defterinin

"Gelen Sayfasına" geliş tarih ve kayıt sıra numarası vererek kaydeder. Gelen evrak kaşesi basılır, tarih ve sayı yazılır, Yüksekokul

Sekreterine arz edilir. Acele ve günlük evraklara öncelik verilir.

Yüksekokul Sekreteri evrakları ilgisine göre Dekan veya Dekan Yardımcısına arz eder.

yüksekokul Sekreterinin arzı ile Müdür veya Müdür Yardımcılarından dönen evraklar,

evrak kayıt personeli tarafından ilgili birimlere zimmetlenir

Birimlere dağıtılmak üzere zimmetlenen evraklar görevliye teslim

edilir

Evrak Yüksekokul Sekreteri tarafından açılır, görevli personel ilgi ve önemine göre Müdür, Müdür Yardımcılarına arz eder veya

ilgili personele yada uygun gördüğü kişiye havale eder

Görevli personelce bu evraklar gelen evrak kayıt defterine tarih ve numarası verilerek

kayıt edilir

Evrağı teslim alan personel aynı gizlilik içerisinde sonuçlanıncaya kadar evrak takibi yapar paraflı evrak ve ekleri ilgili dosyası varsa dosyasına konulur yoksa yeni dosya

açılarak muhafaza edilir

Görevli evrakların dağıtımını tamamlayıp zimmet defterini evrak kayıt birimine teslim

eder

(20)

Evrakta eksiklikler varsa tamamlanmak üzere ilgili birim yetkilisine geri gönderilir.

İlgili personel İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Evrakta eksiklikler varsa tamamlanmak üzere ilgili personele geri gönderilir.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU GENEL EVRAK GİDEN İŞ AKIŞI

Genel Evrak Personeli

Yüksekokulumuz ile ilgili cevabi yazılar hazırlanarak birim yetkilisine imzaya sunulur.

Genel Evrak Personeli

Yüksekokulumuz ile ilgili cevabi yazıları imzaları tamamlandıktan sonra sayı ve tarih verilerek evrak kayıt defterine kaydetmek ve ilgili birimine göndermek.

İlgili personel

Evraklar kayıt servisinde görevli personel tarafından giden evrak defterine sayı ve tarih verilerek

kaydedilir.

Birim yetkilisince

paraflandı mı?

Evrak eksiklikleri tamamlanmak üzere ilgili personele geri gönderilir Yüksekokulumuz ile ilgili iş ve işlemler ile cevabı yazılar, işlemi

gerçekleştiren personel tarafından hazırlanır ve tarih konularak birim yetkilisine sunulur.

Paraf veya imza için Yüksekokul Sekreterine

sunulur.

Yüksekokul Sekreteri tarafından paraf veya imza edildi

mi?

Evrak kontrol için ilgili birim yetkilisine geri

gönderilir.

Paraf için ilgisine göre Müdür Yardımcılarına sunulur

Paraf edilen evrak Müdürlük Makamına sunulur.

Evrak imzalandı

mı?

E H

E

H

E

H

Kayıtlanan evraklar Posta, Kurye, Fax veya Elektronik

ortamda Kişilere, İlgili birimlere veya Kurumlara gönderilir.

Geri Dön

(21)

MALİ İŞLER

İnsan Kaynakalrı Görev - Yetki - Sorumluluk İş Akış Mevzuat

Mevzuat

Bütçe Plan Birirmi İş Akışı Satınalma Birimi İş

Akışı Tahakkuk Birimi İş

Akışı

Görev - Sorumluluk Orhan YANAL

Bilgisayar İşletmeni

(22)

Tahakkuk Birimi Görev, Yetki ve Sorumluluklar T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

Görev Yetki Sorumluluk

Tahakkuk İşleri Birimi Bilgisayar İşletmeni : Orhan YANAL

Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: Yüksekokul Sekreteri

* Kısmi Zamanlı Çalışan ve staj yapan öğrencilerin günlük devam çizelgeleri ve aylık puantajlarını hazırlamak,

*Maaş bordroları ve eklerini hazırlamak,

*Açıktan atama, yeniden açıktan atama, ücretsiz izin ve askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda olan personelin kısıtlı maaşlarının hazırlanması ve ilgili işlemlerin yapılıp birimlere bildirilmesi,

*İlgili aya göre maaş bilgisinde değişiklik olan personelin maaş bilgilerinin hazırlanması,

*5510 Sayılı Kanun sonrası göreve başlayanların maaşlarının hazırlanması,

*Personelin emeklilik, nakil, askerlik, istifa, ücretsiz izin işlemlerini hazırlayıp ilgili birim ve kurumlara bildirmek,

*Akademik ve idari personelin maaş, terfi, fazla mesai ve kesintileri ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yapmak ve ödeme evraklarını hazırlamak,

*Personelin doğum ve ölüm yardımı işlemlerini yapmak,

*Personelin rapor borcu işlemlerini yapmak,

*Akademik Personelin Ek ders ve sınav ücreti için ücret onay çizelgesi,öğretim elemanları ek ders bildirim formları, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra ödeme işlemlerini hazırlamak,

*Personelin yut içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemlerini yapmak,

*Akademik personele Rektörlük bütçesinden ödenen yut içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemlerini yapmak,

*Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlamak,

*Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakların hazırlanması, takibinin yapılması, ödeme belgelerinin hazırlanması,

*Telefon Faturalarının ödeme hazırlığını yapmak,

*Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerinin teslimini sağlamak,

*Personel giysi yardımı evraklarını hazırlamak,

*Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması

Satınalma Görev, Yetki ve Sorumluluklar

*Mal ve Hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılması ve takibini yapmak,

*Yüksekokulumuzun Avans ve Kredi Mutemetliği görevini yürütmek,

*Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması, satın alma oluru ve onay belgesinin hazırlanmak,

* Yüksekokulumuz birimlerinin ihtiyaç duyduğu araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat satın alma işlemlerini gerçekleştirmek,

*Satın alma birimi ile diğer birim, kurum ve kuruluşlarla “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik” ve Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak yazışmalar yapmak,

*İlgili kanun, yönetmelik, tebliğ ve genelgeleri düzenli olarak takip etmek ve değişikliklerin uygulanmasını sağlamak.

* Yüksekokulumuz mal ve hizmet alımlarına ilişkin aylık ve yıllık program, rapor ve istatistikleri hazırlamak ve Şube Müdürüne sunmak,

*Taşınır işlem fişinin muayene raporunun hazırlanması, satın alınan ürünün ilgili birime teslim işlemlerini sağlamak,

*Birimle ilgili her türlü evrakın ve dokümanın hazırlanmasını sağlamak,

*Birimle ilgili evrak ve belgeleri standart dosya düzenine göre dosyalamak

*Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

Bütçe Plan Birimi Görev, Yetki ve Sorumluluklar

*Muhasebe ile ilgili yazıları teslim alma ve tutanakları imzalama, incelenmesi ile gerekli yazışmaları yapmak,

*Her yıl düzenli olarak, bir sonraki mali yılın bütçe taslağını hazırlamak.

*Ödenek durumlarını izlemek; serbest bırakma, aktarma ve ek ödenek taleplerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmesini sağlamak.

*Harcamalara ilişkin ödeme emirlerinin hazırlanmasını sağlamak.

*Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak.

*Birim tarafından yürütülen faaliyetleri Fakülte Sekreterinin bilgisi dâhilinde mevzuattaki değişikliklere göre yeniden düzenlemek.

*Faaliyetlerde ihtiyaç duyulacak her türlü evrak ve dokümanı hazırlamak.

*Faaliyetleri takip ederek istatistiksel raporlara temel oluşturacak kayıtları tutmak.

*Birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalayarak arşivlemek.

* Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin yapılması

Geri Dön

(23)

MALİ İŞLER TAHAKKUK BİRİMİ İŞ AKIŞI

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Mali İşler

Maaş İşlemleri Çalışan personelin maaşla ilgili bütün işlemlerinin ve yazışmalarının yapılması,S.G.D.Başkanlığına evrakların gönderilmesi.

Ek Ders İşlemleri Akademik personelin ek ders ve sınav ücretleri ile ilgili işlem ve yazışmaların yapılması.

Yolluklar Nakil gelen,emekli olan ve geçici göreve giden personelin işlemlerinin yapılması.

Personel Kurumdan

Ayrılış İşlemleri Emekli,nakil,istifa,askerlik,ücretsiz izin işlemlerin yapılması.

Personelin Kuruma

Giriş İşlemleri Nakil gelen,açıktan atanan,yeniden açıktan atanan,ücretsiz izin,askerlik dönüşü işlemlerinin yapılması.

(24)

(25)

Doğum yardımından yaralanacak personele doğum yardım ödeneği bordrosu hazırlamak,HYS sistemi üzerinden ödeme emri keserek S.G.D.Başkanlığına göndermek.

Ölüm Yardımı Ölüm yardımı alacak için dilekçeye bağlı olarak ölüm yardımı bordrosu hazırlanıp HYS sistemi üzerinden ödeme emri keserek S.G.D.Başkanlığına göndermek.

MALİ İŞLER MAAŞ İŞLEMLERİ

Sorumluluklar

Mali İşler

Personel Maaşları İlgili aya göre maaş bilgi kontröllerini yaparak say2000-İ sistemi üzerinden ödeme emri belgesi ve diğer ekleri oluşturarak KBS sisteminden dökümleri alıp S.G.D.Başkanlığına göndermek.

Kısıtlı Maaşlar SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi ve bordrosu hazırlayarak say2000-İ veya manuel bordro ve eklerini hazırlayıp HYS sisteminden ödeme emri oluşturup S.G.D.başkanlığına göndermek.

Doğum Yardımı

(26)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

PERSONEL MAAŞLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek, imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.

Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak.

Gerçekleştirme görevlisi ve harcama

yetkilisi tarafından onaylandı mı?

İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler KBS ekranından güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir.

Evrakların birer sureti de standart dosya düzenine

göre dosyalanır Say2000i sisteminden maaş hesaplaması yapılır.

KBS programından bordro dökümü alınır.

KBS'den alınan bordro ve diğer maaş evrakları birbirine uygun mu ?

Say-200 sistemi üzerinden ödeme emri kesilip, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay

için imzaya gönderilir

E H

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

Geri Dön

H E

Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması

sağlanır.

(27)

Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

KISITLI MAAŞ İŞ AKIŞ SÜRECİ

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Personelin işe giriş belgesini hazırlamak, iş yeri tescil işlemini yapmak.

Kısıtlı maaş için gerekli belgeleri teslim etmek.

Kısıtlı maaş bordrosunu ve banka listesini hazırlamak.

Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek, imzaya sunmak.

Açıktan atama, ücretiz izin dönüşü, askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda işe

başlandığı tarihten itibaren yapılır

Evrakların birer sureti de standart dosya düzenine

göre dosyalanır

İşe başlama tarihinden sonra 15 gün içerisinde SGK sistemi üzerinden "İşe Giriş Bildirgesi hazırlanıp,

İşyeri Tescil" işlemi yapılır

Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan maaş için gerekli belgeler (atama onayı, işe başlama yazısı vb.)

temin edilir.

İşe başlama tarihine göre kısıtlı maaş bordrosu ve banka listesi hazırlanır

Say-2000-İ sistemi üzerinden veya manuel oluşturulan bordro ile HYS üzerinden ödeme emri

kesilip, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya gönderilir

E H

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

Geri Dön

(28)

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

DOĞUM YARDIMI İŞ AKIŞI İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve Sorumluluklar

İlgili Personel

Doğum yardımı için başvuruda bulunmak Aile durum belgesi, asgari geçim beyannamesi ve tedavi yardım beyannamesini doldurmak.

Tahakkuk Personeli

Doğum yardım bordrosunu düzenlemek.

Ödeme emri belgesini hazırlamak ve imzaya sunmak.

Doğum yardımı alacak personel dilekçe ile başvuruda bulunur

Aile durum beyannamesi ve asgari geçim indirimi beyannamesi

doldurtulur. Takip eden ay başından itibaren maaş yansıtılır

Çeşitli ödemeler bordorosundan doğum yardımı bordrosu

hazırlanır

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek gerçekleştirme görevlisi harcama yetkilisine onay için imzaya

sunulur

Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi

tarafından onaylandı mı?

E H

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ödeme emri ve ekleri ile birlikte Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

Evrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

Geri Dön

(29)

Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak.

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

ÖLÜM YARDIMI İŞ AKIŞI

İnsan Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Vefat eden personeli maaş bordrosundan düşmek, eş veya cocuk ise yardım ödeneğini iptal etmek.

Ölüm yardımı bordrosunu hazırlamak.

Ödeme emri belgesini düzenlemek ve imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı ve eklerini SGDB' na göndermek.

Ölüm yardımı alacak personel veya yakını dilekçe ile başvuruda bulunur

Vefat eden personel ise takip eden ay başı maaş bordrosundan maaşı çıkartılır. Bakmakla yükümlü olduğu eş

veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneği maaşından çıkartılır

Çeşitli ödemeler bordorosundan ölüm yardımı bordrosu hazırlanır

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek gerçekleştirme görevlisi harcama yetkilisine onay için imzaya

sunulur

Ödeme emri belgesi, tahakkuk teslim tutanağı ekleri ile birlikte SGDB' na

gönderilir

Geri Dön

H

E

(30)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

EK DERSLER İŞ AKIŞI

Sorumluluklar

Mali İşler

Ek Ders Ücreti

Akademik Personelin Ek ders ücret onay çizelgesi,öğretim elemanları ek ders bildirim formları, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra KBS Ek Ders Modülüne Giriş yapılıp ödeme işlemlerini yapmak.

Sınav Ücreti *Akademik Personelin sınav ücreti için ücret onay çizelgesi, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra KBS Ek Ders Modülüne Giriş ödeme işlemlerini yapmak.

Geri Dön

(31)

(32)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

EK DERS ÜCRETİ İŞ AKIŞI

İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Mali İşler

Süresi içerisinde sınav ücret beyannamesini vermek.

Personel rapor, izin, görev durumunu kontrol etmek.

Ödeme emri belgelerini kesmek ve imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek.

Basımı yapılan bordrolar doğru

mu?

Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm Başkanlıkları tarafından verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir .

Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde yoksa 2547 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca diğer birimlerden görevlendirme istenir. Diğer birimler tarafından uygun görülen görevlendirmeler, öğretim elemanının kendi biriminde verdiği dersler ve varsa başka birimlerde verdiği dersler detaylı olarak listelenir ve ilgili birime gönderilir.

Ders yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanır

.

KBS sistemi üzerinden ek ders puantajlar hazırlanıp HYS sistemi üzerinden ödeme

emri kesilir

.

E H

H

E

Geri Dön

İlgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ekders ücret çizelgesi (MYHBY-Örnek 15/A) hazırlanır

.

Hazırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak Esaslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu (MYHBY-Örnek 13) ve banka listesi

düzenlenir.

Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB' na gönderilir.

sağlanır.

(33)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

SINAV ÜCRETİ İŞ AKIŞI İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Dersi Veren Öğretim Üyeleri

Sınav beyannamelerini, personel rapor, izin, görev durumunu kontrol etmek.

Ödeme emri belgelerini kesmek ve imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek.

Basımı yapılan bordrolar doğru

mu?

Yarıyıl sonunda yapılan sınavlar için öğretim üyelerinden sınava giren öğrenci sayıları istenip "sınav ücret beyannamesi" hazırlanır.

Beyannameler sınav programı, raporlu, görevli, izinli yazısı kontrol edilerek sınav ücreti puantaj giriş çizelgesi hazırlanır

Hazırlanan puantaj KBs sistemine girilerek bordro sınav ücret bordrosu oluştururlur.

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilir harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisine onay için imzaya

sunulur

E H

H

E

Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB' na gönderilir.

sağlanır.

Geri Dön

(34)

(35)

Geçici göreve giden personelin yolluk işlemlerini yapmak.

MALİ İŞLER YOLLUKLAR İŞ AKIŞI

Sorumluluklar

Mali İşler

Sürekli Görev Yolluğu Nakil gelen ve emekli olan personelin yolluk işlemlerini yapmak.

Geçici Görev Yolluğu

(Yurt İçi) Geçici göreve giden personelin yolluk işlemlerini yapmak.

Geçici Görev Yolluğu (Yurt Dışı)

(36)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

SÜREKLİ GÖREV YOLLUĞU İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Görev yolluğu için başvuruda bulunmak ve yolluk bildirimi hazırlamak.

Ödeme emri belgesi hazırlamak, imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek.

Gelen Personel

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte

onay için imzaya sunulur

E

Emekli Personel

Atama onayı, işe başlama yazısı, naklen gelmiş ise maaş nakil ilmuhabiri, aile durum beyannamesi ile birlikte hazırlanan yolluk bildirimi

ilgili personele imzalattırılır.

Emeklilik belgesi ve kadro boşaltma onayı kontrol edilir.

Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına gönderilir

Geri Dön

H

(37)

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU (YURT İÇİ) İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Ödeme emri belgesini hazırlamak, imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte ödeme emri belgesini SGDB' na göndermek.

Geçici Görev Yolluk Bildirimi hazırlamak ve ilgili personele imzalatmak.

Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı

mı?

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için

imzaya sunulur.

E

Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama

belgeleri mevzuata uygun mu?

Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri yürürlükteki mevzuata göre kontrol

edilir.

H

E

(38)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU (YURT DIŞI) İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Ödeme emri belgesini hazırlamak, imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte ödeme emri belgesini SGDB' na göndermek.

Geri Dön

Geçici Görev Yolluk Bildirimini hazırlamak ve ilgili personele imzalatmak.

Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı

mı?

HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için

imzaya sunulur.

E

Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama

belgeleri mevzuata uygun mu?

Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri yürürlükteki mevzuata göre kontrol

edilir.

H

E

(39)

Kurumdan ayrılan personelin borçlandırma belgesi hazırlanıp maaş bordrosundan çıkarıtılıp SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak

MALİ İŞLER

PERSONEL KURUMDAN AYRILIŞ İŞ AKIŞI

Sorumluluklar

Mali İşler

Emeklilik İşlemleri Emekli olan personelin maaşı bordrosundan çıkartılarak SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak

Nakil İşlemleri Kurumdan ayrılan personelin maaş nakil ilmuhabirini hazırlayarak maaş bordrosundan çıkartılır SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak

İstifa-Askerlik-Ücretsiz İzin İşlemleri

(40)

Ayrılış tescili işlemini yapmak.

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

EMEKLİLİK İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Emekli olacak personelin ilgili belgelerini düzenlemek, takip eden aybaşı itibariyle maaş

bordrosundan çıkarmak.

SGK sisteminden ayrılış tescili yapmak.

Yolluk bildirimi hazırlamak, ilgiliye imzalattırmak, ödeme emri belgesini imzaya sunmak.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ödeme emri belgesi ve eklerini SGDB' na göndermek.

Emekli olacak personelin dilekçesi ve ayrılış onayı geldikten sonra ayrılış tarihini takip eden ay başından itibaren maaş

bordrosundan çıkartılır

Emeklilik dilekçesi, emekli onayı, ayrılış yazısı tamamlandığında yolluk bildirimi hazırlanır.

HYS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte imzaya sunulur.

Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na gönderilir.

SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır.

E H

Geri Dön

(41)

SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapmak.

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

NAKİL İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Maaş nakil ilmuhaberini hazırlayarak imzaya sunmak.

Paraf ve imzaların tam olup olmadığını kontrol etmek.

Maaş nakil ilmuhaberini zimmet karşılığı ilgiliye teslim etmek.

Takip eden aybaşından itibaren maaş bordrolarını çıkarmak.

Kurumdan ayrılacak olan personelin, personel işleri biriminden ayrılış yazısı geldikten sonra maaş nakil ilmubari hazırlanarak

imzaya sunulur

İmzaları tamamlattırılan maaş nakil ilmuhaberi zimmet ile ilgiliye edilir.

Paraf ve imzaları tamam mı?

E H

SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır.

Takip eden ay başı itibariyle maaş bordorosundan çıkartılır.

Geri Dön

(42)

T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU MALİ İŞLER

İSTİFA-ASKERLİK-ÜCRETSİZ İZİN İŞ AKIŞ SÜRECİ İnsan

Kaynakları İş Akış Süreci Görev Yetki ve

Sorumluluklar

Tahakkuk Personeli

Borçlandırma belgelerini hazırlamak.

Hazırlanan borçlandırma belgesini imzaya sunmak.

Zimmetleyerek SGDB' na göndermek, takip eden aybaşı itibariyle maaş bordrosundan çıkartmak.

SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapmak.

E H

SGK sistemi üzerinden ayrılış tescil işlemi gerçekleştirilir,.

Geri Dön

İstifa, askerlik ve ücretsiz izin durumlarında personel işleri biriminden gelen ayrılış yazısı ile birlikte peşin alınan maaş için

borçlandırma belgesi hazırlanır

Zimmet defterine işlenerek Strateji Geliştrime Daire Başkanlığına gönderilir. Takip eden ay başından itibaren

maaş bordrosundan çıkartılır Gerçekleştirme görevlisi

ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı?

Borçlandırma belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur

(43)

Yüksekokulumuza ücretsiz izinden dönen personelin SGK sistemi üzerinden tekrar tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması.

MALİ İŞLER

PERSONEL KURUMA GİRİŞ İŞ AKIŞI

Sorumluluklar

Mali İşler

Naklen Geliş İşlemleri Yüksekokulumuza naklen gelen personelin SGK sistemi üzerinden tekrar tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması.

Açıktan ve Yeniden Açıktan Atama İşlemleri

Yüksekokulumuza açıktan atanan personelin SGK sistemi üzerinden ilk tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması.

Ücretsiz İzin ve Askerlik Dönüşü İşlemleri