Tirebolu İletişim Fakültesi Sorumluluk, Görev ve Yetki Akış Şeması

(1)

1

Tirebolu İletişim Fakültesi Sorumluluk, Görev ve Yetki Akış Şeması

DEKAN

DEKAN YARDIMCISI

FAKÜLTE SEKRETERİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ

MALİ İŞLER YAZI İŞLERİ DEKAN YARDIMCISI FAKÜLTE KURULU FAKÜLTE YÖNETİM

KURULU

(2)

2

İŞ ÜNVANI: DEKAN

İŞ TANIMI:

Fakültenin ve birimlerinin temsilcisi olan dekan, rektörün önereceği, üniversite içinden veya dışından üç profesör arasından Yükseköğretim Kurulunca üç yıl süre ile seçilir ve normal usul ile atanır. Süresi biten dekan yeniden atanabilir.

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek.

Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununda verilen görevleri yapmak.

 Fakülte kurullarına başkanlık eder ve kurul kararlarının uygulanmasını sağlar. Fakülte birimleri arasında eşgüdümü sağlayarak fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlar.

 Fakültenin misyon ve vizyonunu belirler; bunu, Fakültenin tüm çalışanları ile paylaşır, gerçekleşmesi için çalışanları motive eder.

 Her yıl Fakültenin analitik bütçesinin rasyonel bir şekilde gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlar.

 Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesini ve kullanılmasını; kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan Yönetim Hesabının verilmesini sağlar.

 Fakültenin kadro ihtiyaçlarını hazırlatır ve Rektörlük makamına sunar.

 Fakültenin birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapar.

 Fakültede bilgisayar ve çıktı ortamında bilgi sisteminin oluşmasını sağlar.

 Bilgi sistemi için gerekli olan anketlerin hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar.

 Fakültede eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlar.

 Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirir.

 Fakültenin idari ve akademik personeli için ihtiyaç duyulan alanlarda kurs, seminer ve konferans gibi etkinliklerin düzenlenmesini sağlar ve sürekli öğrenen bir organizasyon için çalışır.

(3)

3

 Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar.

 Fakültenin eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit eder, çözüme kavuşturur, gerektiğinde üst makamlara iletir.

 Eğitim-öğretimde yükselen değerleri takip eder ve Fakülte bazında uygulanmasını sağlar.

 Fakültede araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlar

 Fakültedeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlar.

 Fakültenin stratejik planını hazırlanmasını sağlar.

 Fakültenin fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlar.

 Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlar.

 Fakülteyi üst düzeyde temsil eder.

 Milli bayramlarda İlçedeki çelenk sunma törenine katılır.

 Her öğretim yılı sonunda Fakültenin genel durumunun işleyişi hakkında Rektöre rapor verir.

 Rektörün vereceği diğer görevleri yapar.

 Tasarruf ilkelerine uygun hareket eder.

 Bağlı personelin işlerini daha verimli, etken ve iletken daha kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimi kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak.

Dekan, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri Kanun‘lara ve Yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Giresun Üniversitesi Rektörüne karşı birinci derecede sorumludur.

YETKILERI:

 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

 Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek.

 Giresun Üniversitesi’nin temsil yetkisini kullanmak.

 İmza yetkisine sahip olmak,

 Harcama yetkisi kullanmak.

 Emrindeki öğretim elemanı, yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

 Emrindeki yönetici ve personeli cezalandırma, ödüllendirme, sicil verme, eğitim verme, işini değiştirme ve izin verme yetkisine sahip olmak.

EN YAKIN YÖNETICILERI:

Rektör Yardımcısı

(4)

4 ALTINDAKI BAĞLI İŞ ÜNVANLARI:

 Dekan Yardımcıları,

 Bölüm Başkanlıkları,

 Öğretim Üyeleri,

 Öğretim Elemanlarıı,

 Fakülte Sekreteri,

BU İŞ İÇIN ARANAN NITELIKLER:

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak,

 Görevinin gerektirdiği düzeyde iş deneyimine sahip olmak,

 Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek,

 Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.

ÇALIŞMA KOŞULLARI:

Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak,

Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek, Görev gereği seyahat etmek.

(5)

5

İŞ ÜNVANI: FAKÜLTE KURULU

İŞ TANIMI:

Fakülte Kurulu, dekanın başkanlığında fakülteye bağlı bölümlerin başkanları ile varsa fakülteye bağlı enstitü ve yüksekokul müdürlerinden ve üç yıl için fakültedeki profesörlerin kendi aralarından seçecekleri üç, doçentlerin kendi aralarından seçecekleri iki, yardımcı doçentlerin kendi aralarından seçecekleri bir öğretim üyesinden oluşur.

Fakülte kurulu akademik bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:

(1) Fakültenin, eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili

esasları, plan, program ve eğitim - öğretim takvimini görüşerek kararlaştırmak, (2) Fakülte yönetim kuruluna üye seçmek,

(3) Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

YETKILERI:

Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

Dekan

ALTINDAKI BAĞLI İŞ ÜNVANLARI:

2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.

Fakülte Kurulu normal olarak her yarı yıl başında ve sonunda toplanır. Dekan gerekli gördüğü hallerde Fakülte Kurulunu toplantıya çağırır.

(6)

6

İŞ ÜNVANI: FAKÜLTE YÖNETİM KURULU

İŞ TANIMI:

Fakülte yönetim kurulu, dekanın başkanlığında fakülte kurulunun üç yıl için seçeceği üç profesör, iki doçent ve bir yardımcı doçentten oluşur. Fakülte yönetim kurulu dekanın çağırısı üzerine toplanır. Yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim - öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler.

Fakülte yönetim kurulu, idari faaliyetlerde dekana yardımcı bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:

(1) Fakülte kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında dekana yardım etmek, (2) Fakültenin eğitim - öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak, (3) Fakültenin yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak,

(4) Dekanın fakülte yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak, (5) Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim - öğretim ve sınavlara ait

işlemleri hakkında karar vermek, (6) Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.

YETKILERI:

Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

Dekan

2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.

Fakülte yönetim kurulu dekanın çağırısı üzerine toplanır.

(7)

7

İŞ ÜNVANI: DEKAN YARDIMCISI

İŞ TANIMI:

Dekan yardımcıları, dekan tarafından, kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere fakültenin aylıklı öğretim elemanları arasından seçilirler ve en çok üç yıl için atanırlar. Dekan, gerekli gördüğü hallerde yardımcılarını değiştirebilir. Dekanın görevi sona erdiğinde, yardımcılarının görevi de sona erer.

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmalarında Dekana yardımcı olmak, Dekanın bulunmadığı zamanlarda vekâlet etmek.

 Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütür.

 Faaliyet raporlarını hazırlar ve Dekanlığa sunar.

 Fakültenin öz değerlendirme raporunu hazırlar.

 Fakültenin stratejik planını hazırlar.

 Belirlenen standartların kalitesinin geliştirilmesini sağlar.

 Fakültemizdeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.

 Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirir.

 Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlar.

 Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlar.

 Ders ücret formlarının düzenlenmesini sağlar ve kontrol eder.

 Dekanın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

 Dekanın imzasına sunulacak yazıları parafe eder.

 Sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif faaliyetlerin planlanması ve koordinasyonu sağlar.

 Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlar.

 Derslik kapı program ile öğretim elemanı kapı programlarının hazırlanmasını sağlar.

 Fakültemiz tarafından düzenlenecek konferans, panel, toplantı, sempozyum, seminer, yemek, teknik gezi gibi etkinlikleri organize etmek

 Fakültenin, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak,

 Teknik/teknolojik ve fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak,

 Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerininin alınmasını sağlamak

(8)

8

 Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekâlet eder.

Dekan yardımcısı, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Dekana karşı sorumludur.

YETKILERI:

 Giresun Üniversitesinin temsil yetkisini kullanmak.

 Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

Dekan

 Bölüm Başkanlıkları,

 Öğretim Elemanları,

 Fakülte Sekreteri,

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak

(9)

9

İŞ ÜNVANI: BÖLÜM BAŞKANI

İŞ TANIMI:

Bölüm başkanı; bölümün aylıklı profesörleri, bulunmadığı takdirde doçentleri, doçent de bulunmadığı takdirde yardımcı doçentler arasından fakültelerde dekanca, fakülteye bağlı yüksekokullarda müdürün önerisi üzerine dekanca, rektörlüğe bağlı yüksekokullarda müdürün

önerisi üzerine rektörce üç yıl için atanır. Süresi biten başkan tekrar atanabilir.

Bölüm başkanı, görevi başında bulunamayacağı süreler için öğretim üyelerinden birini vekil olarak bırakır.

Herhangi bir nedenle altı aydan fazla ayrılmalarda, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı yöntemle yeni bir bölüm başkanı atanır.

Bölüm başkanı, bölümün her düzeyde eğitim - öğretim ve araştırmalarından ve bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri bölüm içersinde yapar.

 Bölüm kurullarına başkanlık eder.

 Bölümün eğitim-öğretimle ilgili sorunlarını tespit eder, Dekanlığa iletir.

 Dekanlık ile Bölüm arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar.

 Bölümündeki öğretim elemanlarına duyurulması ve bilgi verilmesi gereken yazıları duyurur.

 Bölüme bağlı Anabilim dalları arasında eşgüdümü sağlar.

 Bölümün ders dağılımını öğretim elemanları arasında dengeli bir şekilde yapılmasını sağlar.

 Bölümün ders ve sınav programlarının hazırlanmasını sağlar.

 Bölümde eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlar.

 Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında ve doğru bir biçimde hazırlanmasını sağlar.

 Bölümün değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütür, raporları Dekanlığa sunar.

 Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Bölümdeki öğretim elemanları arasında bir iletişim ortamının oluşmasına çalışır.

 Fakülte Akademik Genel Kurulu için Bölüm ile ilgili gerekli bilgileri sağlar.

 Her dönem başında ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılmasını sağlar.

 Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danışmanlarla toplantılar yapar.

 Bölüm öğrencilerinin eğitim-öğretim sorunları ile yakından ilgilenir.

(10)

10

 Bölümündeki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

 Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönergelerin ruhuna uygun bir şekilde uygulanmasını sağlar.

 Bölüm ERASMUS programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlar.

 Rektörün, Dekanlığın, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

 Bölüm başkanı bölümle ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesinden ve kaynakların etkili biçimde kullanılmasını sağlamaktan sorumludur. Bölüm başkanı, bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Fakülte Dekanına karşı sorumludur.

 YETKILERI:

Dekan Yardımcısı

 Öğretim Elemanları,

(11)

11

(12)

12

İŞ ÜNVANI: ANA BİLİM DALI BAŞKANI

İŞ TANIMI:

Eğitim-öğretim uygulama ve araştırma faaliyetlerinin yürütüldüğü akademik bir birim olan ana bilim dalı, başkanları, o ana bilim dalının profesörleri, bulunmadığı takdirde doçentleri,

bulunmadığı takdirde yardımcı doçentleri, yardımcı doçent bulunmadığı takdirde öğretim

görevlileri arasından, o ana bilim dalında görevli öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerince seçilir ve dekan tarafından atanırlar. Atamalar Rektörlüğe bildirilir. Görev süreleri üç yıldır.

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla anabilim dalı ile ilgili işleri yapar.

 Anabilim dalı kuruluna başkanlık eder ve kurul kararlarını yürütür.

 Anabilim dalında öğretim elemanları arasında eşgüdümü sağlar.

 Anabilim dalını ders dağılımlarını öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapar.

 Bölüm Başkanlığı ile kendi anabilim dalı arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

 Anabilim dalında genel gözetim ve denetim görevini yapar.

 Anabilim dalında eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlar.

 Anabilim dalının eğitim-öğretimle ilgili sorunlarını tespit eder, Bölüm Başkanlığına iletir.

 Anabilim Dalındaki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

 Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Anabilim dalındaki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışır.

 Anabilim dalında araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlar.

 Anabilim dalı değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütür.

 Anabilim dalının akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.

 Fakülte Akademik Genel Kurul için Anabilim dalı ile ilgili gerekli bilgileri sağlar.

 Her eğitim-öğretim yarıyılında Anabilim dalının seminer programlarını hazırlar ve Bölüm Başkanlığına sunar.

 Anabilim dalında European Credits Transfer System (ECTS- AKTS) dikkate alınarak diploma ekinin hazırlanmasını sağlar.

(13)

13

 Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

Anabilim dalı başkanı, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, bölüm başkanına karşı sorumludur.

YETKILERI:

Bölüm Başkan Yardımcısı

 Öğretim Elemanları BU İŞ İÇIN ARANAN NITELIKLER:

(14)

14

İŞ ÜNVANI: ÖĞRETİM ÜYESİ VE ÖĞRETİM GÖREVLİSİ İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.

 Mevcut potansiyelinin tümünü kullanarak Fakülte ve bulunduğu bölümün amaç ve hedeflerine ulaşmaya çalışmak.

 Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Fakülte Dekanının talep ettiği bilgileri ve dokümanları vermek.

 Yüksek Öğretim Kanunu ve Yönetmeliklerinde belirtilen diğer görevleri yapmak.

 Danışmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatına uygun olarak en iyi şekilde yerine getirir.

 Kendini sürekli geliştirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliştirme; ders dışı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur.

 Dekan’ın ve yetkili organların verdiği görevleri yapar.

Öğretim Üyesi ve Öğretim Görevlisi, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Bölüm Başkanlarına karşı sorumludur.

YETKILERI:

 Bölüm Başkan Yardımcısı,

 Anabilim Dalı Başkanı ALTINDAKI BAĞLI İŞ ÜNVANLARI:

Öğretim Üyeleri, Öğretim Elemanları,

(15)

15

(16)

16

İŞ ÜNVANI: ÖĞRETİM YARDIMCILARI İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.

- Derslerle ilgili uygulama, laboratuvar vb. Çalışmalarda, - Ödev, proje vb. Değerlendirmelerde,

- Sınav gözcülüğünde, araştırma ve deneylerde,

- Öğrenci danışmanlığı ve kayıt işlerinde, öğretim üyelerine yardımcı olmaktır

Öğretim yardımcıları yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Bölüm Başkanlarına karşı sorumludur.

YETKILERI:

 Bölüm Başkan Yardımcısı,

 Anabilim Dalı Başkanı

(17)

17

İŞ ÜNVANI: FAKÜLTE SEKRETERİ

İŞ TANIMI:

Her fakültede, dekana bağlı ve fakülte yönetim örgütünün başında bir fakülte sekreteri bulunur.

Fakülte Sekreteri kendisine bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere gerekli görüldüğü takdirde, yeteri kadar diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş bölümü dekanın onayından sonra uygulanmak üzere ilgili sekreterce yaptırılır.

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak rasyonel bir şekilde yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri Dekan ve Dekan Yardımcılarına karşı sorumluluk içinde organizasyonunu yapar.

 Dekanın uygun görmesi halinde gerçekleştirme görevliliği işini yürütür.

 Fakültenin üniversite içi ve dışı idari işlerini yürürtür.

 Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Disiplin Kurulunun raportörlüğünü yapar.

 Fakültedeki idari ve akademik personelin kişisel dosyalarının tutulmasını takip eder.

 Fakülte bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar, gerekli bakım ve onarım işlerini takip ederek bütçe imkanları doğrultusunda gerçekleşmesini sağlar, ısınma, aydınlatma ve temizlik hizmetlerinin yürütülmesini sağlar.

 Fakültede çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü sağlar, gerekli denetim-gözetimi yapar.

 Fakülte bütçe taslaklarına ilişkin ön çalışmaları yapar.

 Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı ve değişiklikleri takip eder.

 Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerini alır/aldırır.

 Fakülte idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak

 Fakülte kurullarının gündemlerini hazırlatır; alınan kararların yazdırılmasını, ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar.

 Bilgi edinme yasası çerçevesinde basit bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap verir.

 İdari personelin izinlerini fakültedeki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenler.

 Dekanın imzasına sunulacak yazıları parafe eder.

 Fakülte için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından yapılmasını sağlar.

 Taşınır kontrol yetkilisi olarak görev yapar.

(18)

18

YETKILERI:

Dekan Yardımcısı

İdari Personel Yardımcı Personel Teknik Personel

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak,

Görevinin gerektirdiği düzeyde iş deneyimine sahip olmak,

Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek,

Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.

Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek,

(19)

19 İŞ ÜNVANI: ÖĞRENCİ İŞLERİ MEMURU

İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin gerekli tüm öğrenci işlemlerini yapar.

 Görev ile ilgili Kanun, Yönetmelik, Tebliğ, Genelge ve talimatları düzenli olarak takip eder, uygulanmasını sağlar.

 Öğrenci işlerine havale edilen evrakların yazışmalarını yapar, aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Dekanlık makamına sunar.

 Öğrencilerin tecil, ilişik kesme, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.

 Öğrencilerin yatay ve dikey geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar, yazışmalarını yapar.

 Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.

 Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.

 Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar.

 Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.

 Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirilmesini sağlar.

 Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.

 Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar.

 Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder.

 Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur.

 Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder.

 Dönem sonu sınavları sonucunda öğrencilerin durumlarını titizlikle inceleyerek mezun öğrencileri tespit etmek,

 Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır.

 KYK bursu vb. yerlerden burs alan öğrencilerin başarı durumlarını ilgili birimlere bildirmek,

 Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer.

(20)

20

 Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorunlarını cevaplamak veya ilgili birime, kişilere yönlendirmek,

 Danışmaların öğrencilere ataması yapmak,

 Fakülte öğrenci işleri arşivinde bulunan dosya, diploma ve her türlü evrakı tertipli ve düzenli olarak yerleştirerek, mevzuata uygun bir şekilde korunmasını sağlamak

 Öğrenci stajları ile ilgili her türlü işlemleri yapmak, İşe giriş, işten çıkış ve tahakkuk fişlerini hazırlayarak ilgili birime göndermek, staj başarı notlarını sisteme girmek

 Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

YETKILERI:

 Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek.

Fakülte Sekreteri

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.

 En az lise veya dengi okul mezunu olmak.

 Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

 Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.

(21)

21 İŞ ÜNVANI: YAZI İŞLERİ SORUMLUSU VE MEMURU

İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Fakülte içi ve Fakülte dışı yazışmaları yapar.

• Birime gelen evrakı teslim alarak havale onayına sunmak.

• Birimin yazılarını ilgili mevzuat ve talimatlar doğrultusunda ve düzgün olarak bekletmeden yazmak.

• Fakültemiz EBYS sistemi birim sorumluluğu kapsamında gerekli güncellemeleri yapmak

• Büro işlerinin zamanında ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, her türlü tebligat, kargo ve postanın alınması.

• Akademik ve idari personelin, izinlerini otomasyon programına girmek, her türlü izni Rektörlüğe bildirmek,

• Akademik personelin her türlü görev sürelerini takip etmek, süreleri dolmadan en geç 1,5 ay önceden süre uzatma işlemlerini başlatmak ve sürelerinin zamanında uzatılmasını takip edip sonuçlandırmak,

• Rektörlük Makamınca ataması yapılan, derece kademe ilerlemesi yapılan, terfi eden personelin onaylarının birer örneğini ilgililere ve muhasebe/tahakkuk görevlisine vermek, Özlük dosyalarına takmak.

• Kurum içinden ve kurum dışından gelen her türlü yazıları elden veya sistemden almak, kaydını yapmak, varsa evveliyatını tespit ederek Dekanlığa bildirmek, Dekanlık Makamının talimatları doğrultusunda bekletmeden sevk işlemini yapmak, zimmet veya posta yoluyla ilgililere ve bölümlere zamanında ulaştırmak,

• Giden yazıları sisteme kaydetmek, yazışmalarını yapmak, Dekanlık Makamının talimatları doğrultusunda bekletmeden ilgili kişilere/birimlere/kurumlara ulaştırılmasını sağlamak,

• Evraklarla ilgili muhafaza, devir ve tevdi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

• Her yarıyıl başında ve gerek duyulduğunda Fakültemizde görevli bulunan veya ders veren öğretim elemanlarının 2547 Sayılı Kanunun 40/a ve 31. Maddelerine göre görevlendirilme işlemlerini takip etmek, zamanında Olurunu almak, karar örneği ve Olurları tahakkuka ve öğrenci işlerine bildirmek.

• 2547 Sayılı Kanunun 35, 36, 38 ve 40/b maddelerine göre yapılacak görevlendirme yazışmalarını yapmak ve sürelerini takip etmek,

• Duyurulması gereken genelge ve yazıları duyurmak,

• Elektronik imza ile imzalanan belgelerin dijital ortamdan çıktı alınması durumunda üzerine BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR kaşesi basarak evrakın bir nüshasını dosyalamak, muhafaza etmek,

• Bölüm başkanlıklarından cevap istenen süreli yazılarda sürenin son günü bölüm sekreterine yazıyı hatırlatmak,

• Ders programları, sınav programları, ders görevlendirmelerini imzalı şekilde ek ders ödemeleri için topluca, geciktirmeden tahakkuk görevlisine vermek.

• Akademik ve İdari personelin özlük dosyasına koyulması gereken evraklarının çıktısını alarak özlük dosyasına koymak.

(22)

22

• Anabilim dalları ve Enstitü arasındaki yazışmaları yapmak.

 Yazı işleri çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur,

YETKILERI:

Fakülte Sekreteri

 Personel ve öğrenci işleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

(23)

23 İŞ ÜNVANI: PERSONEL İŞLERİ MEMURU

İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla personel işlemlerini yapar.

 Fakülte Kurulu,ve Fakülte Yönetim Kurullarının sekreteryalığını yaparak, üyelere haber vermek, kararları yazmak, imza sürecini en geç 2 gün içinde sonuçlandırmak ve Karar örneklerinin ilgili yerlere dağıtımını sağlar.

 Faaliyet raporu, stratejik plan, iç kontrol planı, akademik genel kurul kararı, stratejik eylem planı gibi belli aralıklarla istenen raporların yazışmalarını yapmak, toparlamak ayrı ve özel dosyalarda dosyalamak

 Fakültede görev yapan akademik ve idari personelin her biri için özlük dosyası hazırlamak, yeni başlayanların SGK girişinin Tahakkuk birimi tarafından yapılmasını sağlayarak başlama yazılarının tahakkuka verilmesini sağlamak,

 Fakültede görevli personelin özlük işlemlerini zamanında, düzenli ve gizlilik içerisinde yapmak,

 Personelle ilgili duyurulması gereken genelge ve yazıları duyurmak,

 Fakülteye alınacak akademik personel müracaatlarını eksiksiz almak, sınav tutanaklarını ve evraklarını düzenlemek, sınavlarını takip etmek ve sonuçlarının Fakültemiz web

sitesinde yayınlanmasını sağlamak, sınavlarda başarılı olanlara gerekli tebligatları yapmak, akademik jüriye gidecek dosyaları teslim almak, jüriye gönderilecek dosyalarla ilgili yazışma ve takiplerini yapmak, Fakülte Yönetim Kurulundan çıkacak karara göre atama ve tekliflerle ilgili yazışmaları yapmak,

 Akademik ve idari personel listelerini düzenli bir şekilde tutmak, güncellemek, arşivlemek ve gerektiğinde istatistiksel bilgiler hazırlamak,

 Rapor alan personelin raporlarını düzenli olarak muhasebe/tahakkuk görevlisine bildirmek,

 Yolluklu görevlendirmelerde ilgili yönergede belirtilen görevlendirme sayısını aşmamak için liste tutmak.

 Fakültemizde düzenlenen konferans, kongre, panel v.s. için davetiye ve afiş işlemlerini hazırlatmak, başvuruların süre uygunluğunu kontrol etmek, ilgili yerlere dağıtmak ve takibini gerektiren işlemleri yapmak,

 Ayrılan personellerin dosyalarını mevzuata uygun şekilde arşivlemek,ve korunmasını sağlamak,

 Resmi Web Sitesinde güncellenmesi gereken kurul üyeliklerini, ilan edilmesi ve duyurulması gereken her türlü bilgiyi sitede yayınlamak

 Elektronik imza ile imzalanan belgelerin dijital ortamdan çıktı alınması durumunda üzerine BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR kaşesi basarak evrakın bir nüshasını dosyalamak, muhafaza etmek,

(24)

24

 Personel işleri bürosu çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur

 YETKILERI:

Fakülte Sekreteri

 Personel işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

(25)

25 İŞ ÜNVANI: DEKAN SEKRETERİ(ÖZEL KALEM)

İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Fakülte Dekanın görüşme ve kabulleri diğer işlerini yürütür.

 Dekanın randevularını takip etmek, hatırlatmak

 Dekanın her türlü baskı, çoğaltma, fotokopi ve duyuru işlerini yapmak

 Binanın ısınması ile ilgili işlemleri zamanında takip edip yönetimi bilgilendirmek

 Puantajla çalışanların puantaj formlarını takip edip hazırlamak

 Bölüm sekreteri ve Dekan Sekreteri çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur

YETKILERI:

Fakülte Sekreteri

(26)

26 İŞ ÜNVANI: MUHASEBE (TAHAKKUK)MEMURU

İŞ TANIMI:

Fakültede muhasebe servisini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.

 Fakülte bütçe taslağını Fakülte Sekreteri ile koordineli hazırlamak,

 Satın alma işlemlerini Fakülte Sekreteriyle koordineli yürütmek,

 Giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlamak,

 Fakültede görev yapan personelin maaş, maaş farkı ve diğer ücretlerle ilgili tahakkuk ve bordro işlemlerini yürütmek, yazışmalarını yapmak, maaşların ve diğer ücretlerin zamanında ve eksiksiz ödenmesini ilgili birimlerle koordine ederek sağlamak.

 Mevzuata uygun şekilde ders ve sınav ücreti tahakkukunu yapmak, ücretlerin zamanında ve düzenli olarak ilgililere ödenmesini sağlamak,

 Fakülte personelinden rapor alanların raporlarının temini ile maaş ve ücret bordrolarına yansımasını sağlamak, gerekli tahakkuk işlemlerini yapmak,

 Fakülte personelinin yurtiçi ve yurtdışı yolluk, harcırah tahakkuklarını yapmak,

 Fakülte personelinin emeklilik keseneklerini sistem üzerinden düzenleyerek SGK’ya zamanında göndermek.

 Fakülte personelinden her yıl düzenli olarak alınacak aile beyannamelerinde yer alan bilgileri bordroya işlemek ve bordroyu her personelin durumunda meydana gelecek değişikliklere göre güncellemek,

 Personel ücretleri ve emeklilik hakları ile ilgili kurumlardan istenilen bilgi, belge ve işlemleri zamanında ve düzenli olarak sonuçlandırmak,

 Birimini ilgilendirilen konularda yazışmaları yapmak,

 Maaş ve ücretler ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi sistemli bir şekilde dosyalamak, arşivlemek ve muhafaza etmek,

 Fakülteden ayrılan personele maaş nakil ilmühaberi düzenlemek,

 Emekli olan personelin emeklilik işlemlerinin gerektirdiği her türlü yazışmayı yapmak,

 Öğrencilerin ödünç kitap alımlarını kayıt altına almak, süresini takip etmek

 Muhasebe ve tahakkuk bürosu çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur

YETKILERI:

(27)

27

Fakülte Sekreteri

 Muhasebe işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

(28)

28 İŞ ÜNVANI: BÖLÜM SEKRETERİ

İŞ TANIMI:

Bulunmuş olduğu birimde görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.

 Bölümler-Fakülte arası yazışmaları yapmak,

 Bölüm başkanlıklarından Dekanlıkca cevap istenen süreli yazılarda sürenin son gününü takip ederek yazıyı zamanında ve görüş bildirilmesini sağlayarak Dekanlığa göndermek ,

 Kesinleşen haftalık ders programlarını ve sınav programlarını üst yazı ile Dekanlığa bildirmek,

 Toplantı duyurularını yapmak

 Bölümün tüm yazışmalarının kayıt, imza ve evrakların muhafazasını sağlamak,

 Fakülte Disiplin Kurulu toplantısı ile ilgili yazışmaları yapmak, gündemi üyelere ulaştırmak, alınan kararların uygulamalarını takip etmek, dosyalamak ve arşivlemek,

 Bölüm Kurulu raporlarını yazarak ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar.

 Muafiyet dilekçelerinin anabilim dalı başkanları ve danışmanlar tarafından incelemesini sağlar.

 Dekanlığın ve bölüm başkanının görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

YETKILERI:

Bölüm Başkanı Fakülte Sekreteri

 Personel işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

 Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak,

 Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek,

(29)

29 İŞ ÜNVANI: TEKNİSYEN

İŞ TANIMI:

Bulunmuş olduğu birimde teknik işleri ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.

 Laboratuvarı ve açık alan çalışmalarını öğretim elemanının isteği doğrultusunda hazır etmek,

 Öğretim elemanı ve öğrencilere teknik konularda yardım etmek,

 Cihazları temiz ve bakımlı tutmak.

 Yanlış kullanımlara karşı koruma sağlamak,

 Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek,

 Hizmet ve görev bakımından ilgili birim amirlerine ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

YETKILERI:

Fakülte Sekreteri

(30)

30 İŞ ÜNVANI: TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

İŞ TANIMI:

Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt gerekli işlemlerini yapar.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:.

 Alımı yapılan yada devir veya bağış ile gelen bütün demirbaş malzemelerin girişini yaparak numaralandırmak ve ilgili personele zimmetlemek.

 Birimlerin malzeme taleplerini, amirin onayı ile ambar mevcudu oranında karşılamak, biten ya da bitmek üzere olan malzemeleri tespit etmek ve satın alınması için ön çalışmaları başlatmak.

 Kırılan, bozulan ve kullanılamayacak durumda olan taşınır malları tespit etmek ve onayla kayıtlardan düşmek,

 Her yılsonunda taşınır mal sayımı yapılarak sayım tutanaklarını düzenlemek ve hazırlanacak listeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek,

 Fakültenin her türlü taşınır mal kaydını ve giriş-çıkış kayıtlarını zamanında ve düzenli tutmak ve taşınır kayıt yetkilisi görevini ilgili yönetmelik hükümlerine göre yerine getirmek,

 Görevden ayrılan personelden zimmetli eşyalarını teslim almak,

 Birimi ile ilgili bilgileri arşivlemek, ayıklanması gereken evrakları ayıklayarak, imha edilmesi için gerekli prosedürü işletmek.

 Depoların güvenliği konusunda gerekli tedbirleri almak, depoları daima düzenli aranılanı kolayca bulacak şekilde tutmak.

 Çalışmalarında gizlilik, doğruluk, çabukluk ve güvenirlilik ilkelerinden ayrılmamak,

 Yasa ve yönetmelikleri takip ederek, sürekli bilgilerini yenilemek, üst makamlara, hatalı, eksik işlemleri onaylatmaktan kaçınmak,

 BAP birimince alımı yapılan Fakültemiz öğretim elemanlarının malzemelerinin özel kalem taşınırına girilmesi ve çıkışının/zimmetinin ilgili kişilere yapılması. Bu konudaki

yazışmaların zamanında yapılması.

 Birimini ilgilendirilen konularda yazışmaları yapmak,

 Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, Ayniyat işleri çalışanları kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Dekana ve Fakülte Sekreterine karşı sorumludur,

YETKILERI:

Fakülte Sekreteri

(31)

31 BU İŞ İÇIN ARANAN NITELIKLER:

(32)

32

Tirebolu İletişim Fakültesi Sorumluluk, Görev ve Yetki Akış Şeması

İŞ AKIŞ TABLOLARI