TÜRKİYE CUMHURİYETİ ANKARA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

(1)

TÜRKİYE CUMHURİYETİ ANKARA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

BELGE ÖZETLEME VE ÖZ ÇIKARMA TEKNİKLERİNİN BİLGİ ERİŞİM AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ

Tezli Yüksek Lisans Tezi

SEDA ÇOŞKUN

ANKARA-2020

(2)

BELGE ÖZETLEME VE ÖZ ÇIKARMA TEKNİKLERİNİN BİLGİ ERİŞİM AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ

Tezli Yüksek Lisans Tezi SEDA ÇOŞKUN

Tez Danışmanı

Prof. Dr. HAKAN ANAMERİÇ

ANKARA-2020

(3)

i

BELGE ÖZETLEME VE ÖZ ÇIKARMA TEKNİKLERİNİN BİLGİ ERİŞİM AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Tez Danışmanı

Prof. Dr. HAKAN ANAMERİÇ

TEZ JÜRİSİ ÜYELERİ

Adı ve Soyadı

1. Prof. Dr. Hakan ANAMERİÇ 2. Prof. Dr. Fatih RUKANCI 3. Prof. Dr. Dündar ALİKILIÇ

Tez Savunması Tarihi 09.07.2020

(4)

ii T.C.

ANKARA ÜNİVERSİTESİ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdürlüğüne,

Prof. Dr. Hakan ANAMERİÇ danışmanlığında hazırladığım “Belge Özetleme Ve Öz Çıkarma Tekniklerinin Bilgi Erişim Açısından Değerlendirilmesi (Ankara.2020)” adlı yüksek lisans tezimdeki bütün bilgilerin akademik kurallara ve etik davranış ilkelerine uygun olarak toplanıp sunulduğunu, başka kaynaklardan aldığım bilgileri metinde ve kaynakçada eksiksiz olarak gösterdiğimi, çalışma sürecinde bilimsel araştırma ve etik kurallarına uygun olarak davrandığımı ve aksinin ortaya çıkması durumunda her tür yasal sonucu kabul edeceğimi beyan ederim.

Tarih: 10.07.2020 Adı-Soyadı ve İmza SEDA ÇOŞKUN

(5)

iii ÖN SÖZ

Ana dili, insanın doğumundan itibaren öğrendiği dil olup kişinin sosyo-kültürel kimliğinin oluşmasında temel rolü oynar. Ana dili aile ve içinde yaşanılan topluluktan alınan temel dil becerilerinin bireylere geçirilmesiyle anlam ve değer kazanır. Bireylere kazandırılan bu değerin yanında ana dili eğitiminde etkili bir anlama ve anlatma becerilerinin var olduğu görülmektedir. Anlama becerileri okuma, dinleme ve görsel okuma aracılığıyla, anlatma becerileri ise konuşma, yazma ve görsel sunu aracılığıyla gerçekleştirilir (Epçaçan, 2018, s. 12). Özetleme ana dili öğretiminin temelini oluşturan anlama ve anlatma becerilerinin tam ve eksiksiz olarak kazanılmasıyla, öğrenilmesiyle oluşturulur.

"Bilgi çağı" ya da "dijital çağ" olarak adlandırılan 21. yüzyıl, teknolojik yenilikleri insanlığın hizmetine sunmakta ve bu yeniliklerden nasıl yararlanması gerektiği konusunda bireylerin özgüvenini geliştirmekte ve ayrıca karşılaşılan bir problemin çok yönlü, yaratıcı ve eleştirel düşünülerek çözümünde, karşılıklı iletişim kurma becerilerinde üst düzey yeteneklere sahip olmalarında yardımcı olmaktadır. Bu üst düzey yeteneklere sahip bireylerin var olabilmesi ve yetişmesi için de ailenin, toplumun eğitmen ve eğitici rolünün etkisiyle bireylere anlama ve anlatma becerilerinin kazandırılmasıyla gerçekleşmektedir.

Bireylerin kendini geliştirmesi, üst düzey yeteneklere sahip olması, bilgi kaynaklarından elde ettiği bilgiyi anlaması, bilgiyi organize etmesi ve bu kaynaklardan yararlanarak bir yorum ortaya çıkarabilmesi için okuduğunu anlama becerisine sahip olması gerekmektedir. Bunun için okuma etkinliğinin anlama ile sonuçlandırılması ve

(6)

iv

böylece bir bütün olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Okuduğuna anlama, metindeki cümle yapılarını ya da kelimeleri kavramak, seslendirmek veya ezberlemek değil (Epçaçan, 2018, s. 13) dir.

Okumanın etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi anlama ve anladığını yorumlama yeteneğinin geliştirilmesi ile anlam kazanmaktadır. Anladığını yorumlama yeteneğinin geliştirilmesinde etkili bir teknik olan özetleme ve/veya öz çıkarma bireyin yaşam boyu öğrenmesinde kullanılan ayrıca arşivlerde belge özetleme için kullanılan bilgiye erişimde üstlendiği rol ile hayatımızın aslında fark edilmeyen vazgeçilmez unsurları arasında kendisini göstermektedir. Bu çalışmada okuma, okuduğunu anlama, okuma stratejileri içinde yer alan özetlemenin arşivciler için ne anlama geldiği, belge özetleme çalışmaları yapılırken dikkat edilmesi gereken özetleme strateji ve teknikleri anlatılmış olup incelenen örneklerde standart bir özetleme tekniğinin yapılmadığı görülmüştür. Bu sebeple arşivlerde standart bir özetleme strateji ve tekniklerinin bulunmayışı, belge özetinin arşivler ve arşivciler tarafından öneminin yeterince bilinmemesi standart bir yapının gerekliliğinin farkına varılmasını geciktirmektedir. Bu kapsamda arşivlerde özetleme çalışması yapılırken hangi strateji ve tekniklerin kullanılması gerektiği, arşivcilerin hangi özelliklere sahip olması gerektiği üzerinde durulmuş ve konuyla ilgili çözüm önerisi taşıyan özetleme stratejilerileri model olarak sunulmuştur. Bu çalışmanın hazırlanmasında ışığıyla yolumu aydınlatan hocam Prof.

Dr. Hakan ANAMERİÇ’e ve Prof. Dr. Fatih RUKANCI’ya çok teşekkür ederim.

(7)

v İÇİNDEKİLER

ÖN SÖZ ... ııı

İÇİNDEKİLER . ... v

ÖRNEKLER ... vıı TARİHLER ... xı I. BÖLÜM: GİRİŞ ... 1

I.1. Araştırmanın Amacı ... 3

I.2. Araştırmanın Önemi ... 2

I.3. Kapsam ... 3

I.4. Araştırma Problemi ... 3

I.5. Araştırma Yöntem ve Teknikleri ... 4

I.6. Araştırmanın Düzeni ... 6

I.7. Terminoloji ... 7

I.8. Kaynaklar ... 8

II. BÖLÜM: DİL VE OKUDUĞUNU ANLAMA ... 9

II.1. Ana Dili ... 9

II.2. Dil ... 10

II.3. Okuma ………...……... 13

II.4. Okuduğunu Anlama ……... 17

II.5. Okuduğunu Anlama Stratejileri ... ….21

III. BÖLÜM: ÖZETLEME VE ÖZETLEME KURALLARI ... 25

(8)

vi

III.1. Özetleme ... 25

III.2. Özetleme Kuralları ... 31

IV. BÖLÜM: ÖZETLEME STRATEJİLERİ ………..…………. 34

IV.1.1. Başlık Yazma ... 40

IV.1.2. Anlatım Kipini Doğru Kullanma ... 41

IV.1.3. Önemli İfadeyi Seçme ... 43

IV.1.4. Önemsiz İfadeyi Silme ... 45

IV.1.5. Tutarlı Yazma ... 46

IV.1.6. Genelleme ... 47

IV.1.7. Kısaltma ... 48

V. BÖLÜM: ARŞİV BELGELERİNE ERİŞİM ………. .….50

V.1.1. Örnek Arşiv Belgeleri ... 52

VI. BÖLÜM: SONUÇ VE ÖNERİLER ... 116

KAYNAKÇA ... 120

ÖZET ... 127

SUMMARY ... 128

(9)

vii ÖRNEKLER

Örnek 1: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 66 - 60 – 6 ... 53 Örnek 2: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 17 - 96 – 1 ... 55 Örnek 3: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 5 - 24 – 9.. ... 57 Örnek 4: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 121 - 96 – 3 ... 59 Örnek 5: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 42 - 10 – 19 ... 61 Örnek 6: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 4 - 39 – 1 ... 63 Örnek 7: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 19 - 107 – 22 ... 66 Örnek 8: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 158 - 46 – 11 ... 68 Örnek 9: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 95 - 45 – 3 ... 70 Örnek 10: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 4 - 17 – 13 ... 72 Örnek 11: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 254 - 713 – 13 ... 75 Örnek 12: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 28 - 161 – 2.. ... 77

(10)

viii

Örnek 13: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra

No: 88 - 87 – 15 ... 79

Örnek 14: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 174 - 57 – 20 ... 81

Örnek 15: Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 182 - 31 ... 84

Örnek 18: Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu Kutu Gömlek Sıra No: 7 – 51 ... 93

Örnek 20: Türk Kızılay Arşivi Kutu Belge No: 664 - 47 ... 99

Örnek 22: Türk Kızılay Arşivi Kutu Belge No: 191 – 40 ... 105

Örnek 23: Türk Kızılay Arşivi Kutu Belge No: 195 – 24 ... 108

(11)

ix TARİHLER

1.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu 14.07.1936 ... 53

3.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu 12.05.1941. ... 57

4.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu12.01.1950 ... 59

5.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu 27.02.1934. ... 61

12.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu 13.07.1938.. ... 77

13.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu 06.09.1939.. ... 79

15.Belge: Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu H-03-09-1302 ... 84

20.Belge: Türk Kızılay Arşivi 3.11.1332 ... 99

21.Belge: Türk Kızılay Arşivi 13.09.1332 ... 102

22.Belge: Türk Kızılay Arşivi 20.TS.1329 ... 105

23.Belge: Türk Kızılay Arşivi 8 Ağustos 1333 ... 108

24.Belge: Türk Kızılay Arşivi 10 Eylül 1341 ... 111

25.Belge: Türk Kızılay Arşivi 28.KS.1337 ... 114

(12)

1 I.BÖLÜM: GİRİŞ

I.1. Araştırmanın Amacı

Çalışmanın temel amacı, özellikle arşiv belgelerinin bir bilgi kaynağı olarak ele alınması gerekliliğini ortaya koymak, bu bağlamda birer bilgi kaynağı olan arşiv belgelerine erişimde kullanıcıların en çok başvurduğu erişim ucu olan belge özetlerinin sorgulama sratejileri, erişim ve nitelenmesinde hangi parametrelerin kullanılması gerektiğini farklı türde arşivlerden alınan farklı içerikteki belgelerle örnekleyerek bir belge özetleme modeli önerisi ortaya koymaktır.

Bu amaç doğrultusunda arşiv belgelerine erişimde özetin rolü ve öneminin belirlenmesinde kullanılması gereken parametreler: Başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, tutarlı yazma, genelleme ve kısaltma olmak üzere 7 farklı değişken üzerinde incelenmiş ve cevaplanması beklenen sorular şöyle sıralanmıştır:

1. Dilin okuma ve anlama üzerindeki etkisi ve dolayısıyla özetleme ile ilişkisi nedir?

2. Okuma strateji ve teknikleri içerisinde yer alan özetleme eylemi yapılırken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

3. Özetleme nedir ve nasıl yapılır?

4. Özetleme kuralları nelerdir?

5. Özetleme ile okuma ve anlama arasındaki ilişki nelerdir?

6. Özetleme yapılırken karşılaşılan zorluklar ve dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

7. Özetleme yapılırken özetlenecek belge üzerindeki hangi bilgiler kullanılabilir?

(13)

2

8. Belge özetleme çalışmalarında hangi strateji ve teknikler kullanılabilir?

9. Özetleme stratejileri için belirlenen parametreler, özeti çıkaralıcak belge üzerinden nasıl seçilir ve nasıl ifade edilir?

I.2. Araştırmanın Önemi

Geçmişten günümüze toplumların sosyolojik ve siyasi durumları hakkında bilgi veren belgeler özetleme çalışmasında önemli bir araçtır. Özetleme ile ilgili yapılan akademik çalışmaların genel çerçevesi, özetleme çalışmasının okuma ve okuduğunu anlama başta olmak üzere, anlama eylemi okuyucunun kelime dağarcığına, tecrübesine, Türkçe dil bilgisi ve gramer yapısını bilmesi üzerine yoğunlaşmıştır. Yazma eylemi, bireyin sadece anlatma becerilerinin değil aynı zamanda anlama yeteneğinin gelişiminde de etkinliğini göstermektedir. Doğru, tam ve eksiksiz bir özet çıkarabilmesi için kişilerin anlama yetenekleri arasında yer alan okuma eylemi ile okuduğu veya dinlediği bir metni/belgeyi anlayabilmesi yani okuduğunu anlama eyleminin gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir.

Bu çalışmanın sonunda elde edilen verilerle:

 Arşivcilerin okumanın nasıl yapılması gerektiği ve okuduğunu anlama tekniklerinin ayrıca özetleme tekniklerinin belge özetleme sırasında nasıl uygulanması gerektiği yapılan örneklerle açıklanmış olacaktır.

 Arşiv belgelerinin nasıl özetlenmesi gerektiği konusunun ulusal ve uluslararası düzeyde tanınırlığın artması için bir adım atılmış olacak ve böylece geçmişten günümüze uzanan kültürel miras unsuru belgelerin anlaşılırlığına katkı sağlanacaktır.

 Arşiv belgelerinin özetlenmesinde kullanılacak strateji ve tekniklerin neler olduğundan bahsedilecek ve böylece Türkiye’de belge özetleme konusuna yönelik ilk kez bir niteleme yapılmış olacaktır.

(14)

3

 Özetleme strateji ve tekniklerinin basılı ve işitsel materyallere ayrıca arşiv materyallerine de uygulanabilirliği kanıtlanmış olacaktır.

 Özetleme strateji ve tekniklerinin kullanımı arşivsel değere sahip belgelere bilgi erişimini mümkün kılarak arşiv kullanımını kolaylaştıracaktır.

I.3. Kapsam

Çalışmanın tarihsel kapsamında, arşiv belgeleri Osmanlı dönemi ve Cumhuriyet dönemi ayrımına tabi tutularak seçilecek örneklerden oluşturulacaktır. Bu süre boyunca Türkiye’de çeşitli arşivlerde belge özetleme sürecinde hangi temel niteleme alanları kullanıldığı ve her arşivlerde aynı niteleme alanlarının kullanılıp kullanılmadığı değerlendirilecektir. Çalışmanın konu kapsamı belge özetlenirken kullanılabilecek erişim uçlarının tespit edilmesi, bu erişim uçlarının belge özetleme stratejileri kullanılarak nitelenmesi ve böylece arşiv belgelerinde özetleme çalışmalarının tek bir biçimde değerlendirilmesinin yapılmasına katkı sağlamaktır. Niteleme çalışması kapsamında Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu’ndan 14 örnek, Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu’ndan 5 örnek, Türk Kızılay Arşivi’nden 6 örnek belge seçilerek örnek özetleme kayıtları oluşturulmuştur. Niteleme dili olarak Türkçe seçilmiştir.

I.4. Araştırma Problemi

Türkiye’de okuma, anlama, okuma teknikleri içerisinde yer alan özetleme ile ilgili akademik ve lisansüstü çalışmalar yapılmaktadır. Okuma sonrası yapılacak tekniklerden biri olan özetleme çalışmalarının genellikle eğitim öğretim kurumları içerisinde nasıl yapılması gerektiği üzerinde durulmuş, özetleme çalışmalarının arşivlerde arşivciler tarafından belge özetlenirken nasıl kullanılması ve yararlanılması gerektiği sorusu üzerinde durulmamıştır. Bu çalışmada okuma becerisinin özetleme ile ilişkisi değerlendirilmiş, özetleme tekniklerinin arşivlerde belge özetleme aşamasında

(15)

4

kullanımının yaygınlaştırılması ile sağlanacak standart belge özetleme çalışması sağlanmış olacaktır. Araştırmanın amacında sıralanan arşiv belgelerine erişimde özetin rolü ve öneminin belirlenmesinde kullanılan başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, tutarlı yazma, genelleme ve kısaltma parametrelerinin özetleme ile ilişkisi değerlendirilmiş ve böylece çalışmanın alt problemleri şu şekilde sıralanmıştır:

 Arşiv belgelerine erişimin önemli unsurlarından biri de özetlerdir. Özetler belirli gramer ve anlamsal unsurları taşımalıdır. Bu unsurlar belgenin doğru okunup içerisinden erişime dair elemanların doğru belirlenmesi ve bunların anlamlı bir şekilde kurgulanması ile olabilecektir.

 Orijinal belgede asıl anlatılmak istenen anlamın değiştirilmeden özet olarak aktarılması ve kısa bir başlık ile konunun içeriği hakkında bilgi sağlanacaktır.

 Orijinal belgede geçen önemli ifadelerin, ne, nasıl, neden, nerede, ne zaman ve kim sorularını seçip özet metne dahil etmesi sağlanacaktır.

 Orijinal belgede geçen önemsiz ifadelerin özet metinden çıkarılarak asıl anlatılmak istenen mesajın yargı cümlesi ile ifade edilmesi sağlanmış olacaktır.

 Orijinal belgede geçmeyen bilgilere yer verilmeyerek belgenin tutarlı yazılması sağlanacaktır.

 Arşiv belgelerine erişim uçları arasında belge özetinin sağlıklı bir erişim ucu olduğu ve belge erişim uçları arasında yer alması gerekliliği bilinecektir.

 Orijinal belgede geçen fikir sırasına uygun, cümlelerin başı, ortası ve sonu birbiriyle uyumlu ve mantık sırasına göre ifade edilmiş olacaktır.

I.5. Araştırma Yöntem ve Teknikleri

Çalışma kapsamında araştırma yöntem ve tekniklerinden nitel araştırma yöntemleri kullanılmıştır. Nitel araştırma, gözlem, görüşme ve doküman analizi gibi

(16)

5

veri toplama tekniklerinin kullanıldığı, algıların ve olayların doğal ortamda gerçekçi ve bütüncül bir bakış açısıyla ele alındığı bir araştırma tekniğidir (Yıldırım ve Şimşek, 2008, s. 39). Bu tanımdan hareketle;

 Türkiye’deki arşivler bilgi erişim kullanımları ve hizmetleri açısından gözlemlenmiştir. Arşivler belge/metin özetleme ve niteleme yöntemleri açısından incelenmiştir.

 Özetleme strateji ve tekniklerinin yapılabilmesi için uygun olan standartlar araştırılmış ve 7 parametre belirlenmiştir. Bu parametrelerin (başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, tutarlı yazma, genelleme, kısaltma) belge/metin fiziksel ve içerik özelliklerini en iyi şekilde yansıtabilmeleri için kullanılabilecek önemli başlıkları tespit edilmiştir.

 Çalışmaya örnek oluşturması açısından Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu’ndan 14 örnek, Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu’ndan 5 örnek, Türk Kızılay Arşivi’nden 6 farklı tür ve temada belge örneklemi seçilmiştir.

 Seçilen 25 örnek belge/metin özetleme strateji ve teknikleri uygulanarak nitelenmiş, bu 25 örnek ile belge üzerinde özet bibliyografik kayıtlar oluşturulmuştur. Örnek çalışması yapılan metinlerde kırmızı renk: Başlık Yazma, mor renk: Önemli İfadeyi Seçme, turuncu renk: Tutarlı Yazma, mavi renk:

Genelleme teknikleri için kullanılmıştır. Anlatım kipini doğru kullanma, önemsiz ifadeyi silme ve kısaltma teknikleri için herhangi bir renklendirme yolu seçilmemiştir. Ortaya çıkan özet metinde önemsiz ifadeler atıldığı, verilmek istenen mesajın kısaltarak iletildiği ve bir yargı cümlesi halinde geniş zaman anlatım kipinde yazıldığı için anlam karışıklığı engellenmek istenmiştir.

(17)

6

 Literatür taraması ile çalışmanın kapsamı dahilinde birincil ve ikincil bilgi kaynakları taranıp konuya ilişkin veriler toplanmıştır. Literatür taramasında kütüphane katalogları, arşiv katalogları, kitap, dergi, danışma kaynağı, sözlükler, yönetmelikler, kanunlar, bilgi merkezleri, web sayfalarından yararlanılmıştır.

I.6. Araştırmanın Düzeni

Çalışmanın I. Bölümü’nde çalışmanın amacı, önemi, kapsamı, problemi, düzeni, araştırma yöntem ve teknikleri ve kullanılan kaynaklar hakkında bilgi verilmiştir.

Çalışmanın II. Bölümü’nde dil, ana dili, okuma ve okuduğunu anlama tanımları incelenerek gelişim süreci üzerinde durulmuş okuduğunu anlama stratejileri ele alınarak Türkiye’de ve dünyada okumanın anlama ile ilişki durumları incelenmiştir.

Çalışmanın III. Bölümü’nde özetleme tanımları incelenerek uygulanması gereken özetleme kurallarınında kullanılacak başlıkları tespit etmek üzere özetleme strateji ve teknikleri incelenmiştir.

Çalışmanın IV. Bölümü’nde özetleme strateji ve teknikleri alt başlıklar halinde sıralanmış, fiziksel ve içerik olarak sahip olması gereken özellikler incelenmiştir.

Çalışmanın V. Bölümü’nde arşiv belgelerine erişimin özetlemedeki önemi üzerinde durulmuş ve Devlet Arşivleri Başkanlığı Osmanlı Arşivi Fonu’ndan 5 örnek, Devlet Arşivleri Başkanlığı Cumhuriyet Arşivi Fonu’ndan 14 örnek, Türk Kızılay Arşivi’nden 6 örnek bibliyografik kayıtları üzerinden örnek özet bibliyografik kayıtlar oluşturulmuştur.

Çalışmanın VI. Bölümü’nde sonuç ve değerlendirme çalışmaları üzerinde durulmuştur.

(18)

7 I.7. Terminoloji

Arşiv belgesi: Arşiv belgesinin son işlem tarihi üzerinden on beş yıl geçmiş, kesin sonuca bağlanmış ama işlevi bulunmayan ya da işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş, tabi olduğu mevzuattaki saklama süresini tamamladığı için Devlet Arşivleri Başkanlığına devredilen belgelerin tümü (Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, 2018).

Belge: İş ve işlemler sonucunda gerçek ve tüzel kişilerce oluşturulan, içeriğinde bilgi barındıran her türlü ortamdaki kayıt (Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, 2018).

Bilgi erişim: Bilgiye ulaşmak isteyen bireyin bu süreç içerisinde izlemiş olduğu eylemler bütünü.

Ana dili: İnsanın içinde doğup büyüdüğü, başlangıçta anneden daha sonra yakın çevresinden öğrendiği ilk dildir.

Dil: İnsanlar arasında anlaşmayı sağlayan, insanların düşündüklerini anlatmak için kullandıkları kelimeler veya işaretlerin her biri.

Okuma: Sözcüklerin duyu organları aracılığıyla algılanması, anlamlandırılması, kavranması ve yorumlanmasıdır.

Okuma Stratejisi: Okuma etkinliği sırasında metinlerden anlam çıkarmayı kolaylaştırmak amacıyla yapılan zihinsel faaliyetler.

Anlama: Okunan metindeki ana düşünceyi kavramak, onu değerlendirebilmek ve yorumlamaktır.

Özetleme: Okunan bir metnin ana düşüncesine bağlı kalmak şartıyla metinde gereksiz görülen ayrıntıların atılması, kısaltılarak ana düşüncenin ifade edilmesidir.

(19)

8

Özetleme Stratejisi: Okunan bir metinde belirlenen parametreler (başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, genellemei tutarlı yazma ve kısaltma) yardımıyla özetleme sırasında kullanılan tekniklerin her biri.

Özet: Metindeki ayrıntılar, önemsiz ifadeler atıldıktan sonra geriye kalan kısım.

Özetleme Kuralları: Büyük ölçekli önermlerin çıkarılmasında okunan ve dinlenen bir metne dayalı olarak küçük ölçekli önermeler için kullanılan ilkeler bütünü.

I.8. Kaynaklar

Araştırmanın konusu ile ilgili Türkçe ve İngilizce kaynaklara erişmek için literatür taraması yapılmıştır. Bunun için aşağıdaki kaynaklar kullanılmıştır.

Ankara Üniversitesi Çevrimiçi Kataloğu

Türk Kızılay Derneği Arşiv Kütüphaneleri Kataloğu

T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı Kütüphaneleri Kataloğu Milli Kütüphane Çevrimiçi Kataloğu

A Glossary of Archival and Records Terminology

Online Dictionary of Library and Information Science (ODLIS) Britanica Online

Bilgi Dünyası

Dil Dergisi

Türk Dil Kurumu Sözlükleri Felsefe Sözlüğü

Türk Kütüphaneciliği YÖK Tez Veri Tabanı

(20)

9

II. BÖLÜM: DİL VE OKUDUĞUNU ANLAMA II. 1. Ana Dili

Ana dili, insanın içinde doğup büyüdüğü aileden ve yaşadığı toplumdan ilk öğrendiği dildir (Güncel Türkçe Sözlük, 2020). Ana dili başlangıç olarak anne ve aile çevresinden sonrasında ise içinde bulunulan çevre ve toplumdan öğrenilir. Bulunduğu yakın çevre ve toplumdan kazandığı bu bağlar bireyin bilinçaltına inerek ilerleyen yaşamında birey üzerinde etkili izler bırakır (Aksan, 1975, s. 430).

Ana dili, kültürel değerlerle bireyleri birbirine bağlayarak toplumu bilinçsiz bir yığın halinden çıkarıp, ulusal bir birlikteliğin sağlanmasına zemin hazırlar (Epçaçan, 2010, s. 3).

Ana dili, kişinin çaba harcamadan doğal yolla edindiği ve hakim olduğu dildir.

Tanımlardan da anlaşılabileceği gibi ana dili, bireyin doğumuyla başlayan, ailesinden özellikle annesinden ve yaşadığı çevrenin yardımıyla öğrendiği bir dildir.

Birey, ailesini, çevresini, toplumunu ve toplumsal kültürel değerleri ana diliyle öğrenmeye başlar, yaşadığı toplumun bilgi ve kültür seviyesi geliştikçe bireyin kazandığı bilgi ve kültür dolayısıyla dil becerisi de gelişir.

Ana dili öğretiminin anlama ve anlatma yeteneği olmak üzere iki ana rolü vardır.

Anlama yeteneği; dinleme ve okuma eylemi, anlatma yeteneği ise konuşma ve yazma eylemlerinden oluşmaktadır. Bu noktada ana dili öğretimiyle amaçlanan:

 Dinlenen ya da okunan bir metnin daha iyi anlaşılabilmesi,

 Anlaşılan metnin yazıyla ya da sözle daha iyi anlatabilme yeteneğinin bireylere doğup büyüdüğü aile ve yaşadığı çevre aracılığı ile kazandırılmasıdır (Sever, 1993, s. 2).

(21)

10 II. 2. Dil

Sosyal bir varlık olarak toplum içinde yaşayan insanın, çevresiyle ve diğer insanlarla etkileşimini sağlıklı ve dengeli bir şekilde sürdürebilmesi için iletişimde bulunması gerekmektedir. Birey bu iletişimini etkili ve verimli bir şekilde dil yolu ile sağlamaktadır.

Dil ile ilgili literatür incelendiğinde, dilin birbirinden farklı ama özünde aynı anlamlara gelebilecek tanımları tespit edilmiştir. Konuyla ilgili literatürden seçilen tanımlar aşağıda yer almaktadır:

Güncel Türkçe Sözlük’te: “insanların düşündüklerini, hissettiklerini ve duyduklarını anlatmak amacıyla kelimelerle veya işaretlerle yaptıkları anlaşma, lisan, zeban” diye tanımlanır (2020).

Felsefe Sözlüğü’ne bakıldığında ise dil tanımının geniş bir anlamda ifade edildiği görülmektedir:

1. İletişim aracı olarak kullanılan konuşma formlarında yer alan belirli ve standart anlamları olan sözcükler bütünü,

2. Sistematik olarak birbiriyle ilişki içinde olan sözcüklerin arasındaki uyum aracılığıyla oluşan ve bir anlama sahip olan birimlerin birlikteliğini meydana getiren sistem,

3. Duygu, düşünce ve seçimleri açıkça ifade etmeyi mümkün kılan farklı türden işaret sistemi olan dil, bireyin bilinç, duygu, arzu ve düşünceleri tutarlı bir anlam çerçevesi veya modeli içerisinde ifade etme yöntemi ya da tekniği (Cevizci, 1999, s. 234) olarak tanımlanmaktadır.

“Dil insanlar arasında anlaşmayı sağlayan tabii bir vasıta, kendisine mahsus kanunları olan ve ancak bu kanunlar çerçevesinde gelişen canlı bir varlık, temeli

(22)

11

bilinmeyen zamanlarda atılmış gizli bir anlaşmalar sistemi, seslerden örülmüş içtimai bir müessesedir” (Ergin, 1993, s. 3).

İnsanlar arasında iletişimi sağlayan dil, yaşayan canlı bir organizmadır.

Toplumsal birlikteliği, millet olma bilincini ve kültürel değerlerin oluşumunu ve paylaşılmasını sağlayan değerler arasında da dil gelmektedir. Ulusal ve öz bir dilden yoksun toplumlarda ulusal bilinç ve birliktelikten bahsedilemez.

Dilin, insan ve toplum hayatındaki önemini ve değerini Sever (1997, s. 5) şöyle özetlemiştir:

 Kişiler arası anlamaya ve anlatmaya imkan veren iletişim aracıdır.

 Düşüncenin yaratıcısı ve düşünme aracıdır.

 Bir ulusu oluşturan temel unsurdur. İnsanlar arasında duygu ve düşünce birliği oluşturarak aynı zamanda bir ulusal bilincin oluşturulmasına zemin hazırlar, oluşan bilinci sağlama alır.

 Ulusal anlamda insanlığın üretmiş olduğu kültürel birikimin aktarılmasında en önemli rolü oynar.

Dilin etkili kullanımı bireyin çevresi ile kurmuş olduğu iletişiminde anlaşılmasını sıkıntı yaşamadan topluma uyum sağlamasını kolaylaştırırken, karşılaşılacak sıkıntıların önüne geçer. Ayrıca bu özelliği dolayısıyla dil, toplumsal bir varlık olan insanın toplum tarafından kabulünde de önemli bir etkiye sahiptir. Konuşma dili aynı olan bireyler tarafından oluşturulan milli bilinç ve kültürel birlik, toplumsal olarak kültürel değerlerin gelişimine de katkı sağlamaktadır. Bu değerlerin gelecek kuşaklara aktarılmasında ve dil bilincinin toplumsal bir değer olarak yaratılmasında dilin vazgeçilmez bir değer olduğu, yaşayan canlı bir organizma olduğu ortaya çıkmaktadır.

(23)

12

Güneş (2007, s. 24) dili öğrenmenin ve insani gelişimin kalbi olarak görmekte olup şu başlıklar altında “dil” tanımını gerçekleştirmiştir:

 Bireysel gelişimin en önemli aracı dildir. Bireysel gelişim ve dil gelişimi bireyin, toplumdan edindiği bilgi ve kültürel değerlerin seviyesine ve çeşitliliğine dayalı olarak değişim göstermektedir.

 Bireyler arası iletişim aracı dildir. Duygu ve düşüncelerin diğer bireylere aktarılması, sözlü ve yazılı aktarımın anlatılması ve anlaşılması için kullanılır.

 En iyi öğrenme aracı dildir. Dil aracılığıyla bireyin çevresini, toplumu hatta dünyayı kavramasını kolaylaştırır.

 Zihinsel becerilerin geliştirilmesinde etkin rol oynar. Düşünme aracı olan dil ile bireyler okuyan, anlayan, araştıran, sorgulayan, sorun çözen, değerlendiren özellikleri ile bireylerde zihinsel becerilerinin geliştirilmesini sağlar.

 Sosyal gelişimin anahtarıdır. Dil, içinde yaşanılan toplumsal olayların ve değerlerin sonucunda toplum tarafından ortaya çıkan ortak unsurun bireye yansıtılmış halidir.

Bulut (2013, s. 3) anlama odaklı dil yeteneklerini alıcı yetenekler; anlatma odaklı dil yeteneklerini verici yetenekler olarak adlandırmaktadır. Dil doğrultusunda yapılan araştırmalarda, dinleme, konuşma, okuma ve yazma becerilerinden hangisinin diğerlerinden daha etkili olduğu üzerine araştırmalar yapılmıştır. Yapılan araştırmaların benzer özellikleri gösterdiği görülmektedir. Birey anlatma sürecinde duygu ve düşüncelerin bir bütün olarak aktarılmasıyla “verici” rolünde iken, anlama sürecinde ise gelen iletilerin “alıcısı” rolündedir.

Bireyin kendini ifade edebilmesi ve toplumsal bir değer olarak varlığını devam ettirebilmesinde etkin bir yere sahip olan dilin eğitimi ve öğretiminin de insanlığa aktarılması için birtakım anlama ve anlatma becerileri ortaya çıkmıştır. Ana dili

(24)

13

eğitiminin etkinlikleri bünyesinde yer alan bu becerileri konuşma, dinleme, yazma ve okuma olarak niteleyebiliriz. Bireyin sahip olduğu dile hakim olması, dili doğru kullanması öncelikle ana dili eğitimiyle ailede verilmeye okul çağına gelmesiyle birlikte eğitim öğretim hayatında verilmeye başlanır. Bir dilin eğitimini almış, onu öğrenmiş ve ona hakim olmak, dili doğru, yerinde ve güzel kullanmak sağlam bir dil bilincine ulaşmış olmaya bağlıdır. Bu temel beceriler içerisinde okuma eyleminin önemli bir yeri vardır. İnsanoğlu içindeki “merak” dürtüsüyle baş edebilmek, bilgi sahibi olmak, ülkesindeki ve dünyadaki gelişmeleri takip edebilmek için okuma ve okuduğunu anlama eylemini gerçekleştirmelidir.

II.3. Okuma

İnsanların temel iletişim kaynağı olan, duygu ve düşünceyi anlamlı bir şekilde ifade etme aracı olan dil, milletin ve ulusun inşasında önemli rol oynamaktadır. Dil eğitiminin ve öğretiminin temel misyonu, temel dil becerileri kazanmış bireyler yetiştirilmesi ve böylece dil aracılığıyla kendilerini ifade edebilmeleri, bilgi kaynaklarından yararlanarak edindikleri bilgiyi anlama, analiz-sentez etme, eleştirel düşünme, sorgulama, yorumlama yeteneklerine sahip olarak duygu, düşünce ve hayal dünyalarını zenginleştirmeleridir. Bu özelliklerin bireylere aktarılmasında ana dili eğitiminin önemli bir yeri vardır.

Toplumların ilerlemesi, çağdaş medeniyetler seviyesine ulaşması elbette yetişmiş insan gücü ile gerçekleşecektir. Üstün yeteneklere sahip bireyler yetiştirebilen toplumlar çağdaş medeniyetler arasındaki yerlerini alırlar. Okuma, okuduğunu anlama, eleştirel düşünme, sorgulama, karşılaştırma, yorumlama vb. birçok özelliklere sahip bireyin yetişmesinin temelinde de bilgiye sahip olmak gerçeği vardır. Var olan bilgi ve birikimlerinin teknolojiye dönüştürülmesi nitelikli insan gücüne olan önemi ve bilgi edinme yollarının önemini ortaya koymuştur. Günümüzde bilgi edinme yollarından biri olan okuma basılı, yazılı metin ve belgeleri ayrıca görsel sunu yoluyla iletilen mesajı

(25)

14

anlama, yeni anlamlar çıkarma, bu anlamları yorumlama, analiz-sentez yapma, sorgulama, eleştirme alışkanlıklarının bireylere kazandırılmasında önemli bir değerdir.

Bireylere okuma becerisi ve alışkanlığı kazandırmak bilgi edinmede önemli bir değer olarak ortaya çıkmaktadır. Okuma ve okuduğunu anlamanın önemli unsurlarından birisi de bu alışkanlığın yaşam boyu devam ettirilmesinde öncülük etmesidir.

Anlama becerileri arasında yer alan okuma ile ilgili literatür incelendiğinde, okumanın birbirinden farklı ama özünde aynı anlamı içeren tanımlarının yer aldığı görülmüştür. İlgili tanmlar aşağıda yer almaktadır: Türkçe Sözlük’te:

1. Bir metnin içeriğinde yer alan harf ve işaretlerin zihinsel olarak çözümlenmesi ya da seslendirilmesi,

2. Metnin iletmek istediği mesajın öğrenilmesi,

3. Bir öğretmen eşliğinde veya yazılı metinler üzerinde belirli bir konuyu öğrenmek,

4. Metnin anlamının çözülmesi (2011, s. 1793) olarak tanımlanmaktadır.

Felsefe Sözlüğü’nde:

1. Bir metnin, ilk olarak içeriğini değerlendirerek iletilmek istenen mesajın gözden geçirilmesi ve incelenmesi,

2. Yazılı bir metnin ne anlama geldiğinin belirlenmesi amacıyla çözümlenmesi ve yorumlanması,

3. Bir eserin ya da eserler bütününün, araştırmacı veya düşünür tarafından incelenerek anlamlandırılması,

4. İsim anlamıyla yorum (Cevizci, 1999, s. 638) olarak tanımlanmaktadır.

Türkçe eğitim-öğretim müfredatında okuma eylemi; algılama, görme, anlama, seslendirme, zihinsel olarak yorumlama gibi ses, göz ve zihinsel işlevlerden oluşan karışık ve bütünleşik bir iş akışı olarak belirlenmektedir (Epçaçan, 2009, s. 207).

(26)

15

Özdemir okumayı; “basılı ya da yazılı işaretleri yorumlama ve anlamlandırma amacı ile zihnimizin ses organlarımız ve gözümüzle yaptığı ortaklaşa bir etkinlik” (1987, s. 127), Göğüş; “okuma, bir yazının harflerini, sözcüklerini, imlerini tanıyarak bunların anlamlandırılmasını kavramak” (1978, s. 60), Yalçın; “bireyler arası daha önceden karşılışılan sembollerin kullanılarak algılama süreci için bu durumun zihinsel olarak yorumlanması (2002, s. 47), Binbaşıoğlu; “basılı bir metindeki yazıdan düşünceyi anlamak veya okunan bir sayfadan anlam çıkarmak” (1993, s. 15), Sever; zihinsel süreçler ile ve psiko-motor yeteneklerin birlikte dahil olduğu yazılı metnin anlamlı bir ses bütünlüğüne dönüşmesi işlemi (1993, s. 12) olarak tanımlamaktadır.

Okuma, insanın dünyasını genişleten, farklı bakış açıları kazanmasını sağlayan, kişiliğini biçimlendiren ve böylece bireyi diğer bireylere bağlayan önemli bir faktördür.

Okuma becerisi, kişiyi bilgisizlik ve yanlı inançlardan da koruyarak gerçek anlamda özgür kılma eylemidir (Demirel, 2002, s. 78). Okuma, yazılı ve basılı metinleri duyu organları ile algılaması, bunları anlamlandırması ve yorumlaması sürecidir (Gürses, 1996, s. 101). Okuma sadece harflerin seslendirilmesiyle elde edilen bir sonuç değil;

okuma, harflerin bir anlama kavuşması, zihinsel yapılandırmayla insan beyninde yeni anlamlar oluşması, anlamın insan zihninde somutlaşması, seslerin bir anlam değeri olarak karşılığını bulmasıdır (Epçaçan, 2012, s. 1714). Okuma gözlerin ve ses organlarının (diş, dudak, diyafram, damak, gırtlak, ses telleri, burun, geniz, akciğer vb.) çeşitli hareketleri ile elde edilen uyum ve zihnin anlamı kavrama çabasından oluşan etkinliktir (Arıcı, 2010, s. 6).

Okumanın tanımlarına bakıldığında birbirinden farklı ifadelerin yer aldığı ancak bu tanımların ortak noktasının üç unsurda birleştiği görülmektedir. Bunlar bir metnin: 1.

Algılanması 2. Seslendirilmesi 3. Anlanması şeklinde sıralanabilir. Algılanması aşamasında metin içerisinde yer verilen basılmış ve yazılmış işaretler (harf, kelime, görsel unsur ve diğer işaretler) duyu organları ile algılanarak, zihinsel çıkarım yoluyla

(27)

16

tanımlanır. Seslendirilme aşaması metin üzerinde yer alan işaretlerin duyu organları ile algılanarak, zihinsel çıkarımla seslendirilmesidir. Anlanması aşaması ise seslendirilen işaretlerin birbiri ile ilişkilendirildiği, anlamlandırıldığı, geçmiş deneyimler ile bir bütünlük içerisinde birleştirildiği ve yeniden yorumlandığı süreçtir (Temizkan, 2007, s.

30).

Akyol’a (2005, s. 3) göre sözcüğün zihinsel olarak yapılandırılmadan okumanın gerçekleşmesi mümkün değildir. Bir cümlenin, paragrafın ya da bir metnin doğru bir şekilde anlaşılabilmesi için, içermiş olduğu sözcüklerin doğru ve eksiksiz bir biçimde tanınması gerekmektedir. Sürekli belleğe yerleşen sözcük ve cümleler okuma sürecindeki zihinsel yapılandırmayla anlamlı kılınmakta, bütünün anlaşılmasında okuyucunun geçmiş deneyimleri doğrultusunda ortaya çıkarmış olduğu ön bilgiler kullanılmaktadır. Okuma ve anlamanın gerçekleşebilmesi için süreç sonunda elde edilen anlam uzun süreli belleğe işlenir.

Anlama, araştırma, öğrenme, tartışma, yorumlama, sorgulama, analiz etme, eleştirel düşünme, değerlendirme vb. gibi zihinsel süreçlerden oluşan okuma etkinliğinin genel niteliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:

 Okuma eylemi bir iletişim sürecinin kendisidir.

 Okuma eylemi bir algılama sürecinin kendisidir.

 Okuma eylemi bir öğrenme sürecinin kendisidir.

 Okuma eylemi zihinsel, duyumsal ve devinimsel boyuta sahip gelişim sürecinin kendisidir (Sever, 1993, s. 16).

Yukarıdaki tanımlardan anlaşılacağı üzere okumanın yalnızca okuma ve yazmayı bilmek olmadığı belirtilmekte ve içeriği daha net kavramak adına “işlevsel okuryazarlık” kavramının kullanılmaya başlandığı görülmektedir. İlk kez 1956 yılında UNESCO Uluslararası Okuma Araştırmaları Toplantısı’nda dile getirilen ilgili kavram

(28)

17

bireyin günlük yaşamındaki gereksinimlerini karşılayacak düzeyde yeterli bilgi ve yeteneklere sahip olmasına imkan veren okuryazarlık kavramını karşılamak adına kullanılmıştır (Devrimci, 1993, s. 6).

Arşiv çalışmalarındaki okuma eylemi ise bir yazı, belge, konu, söz veya filmin metin üzerinde yer alan basılı veya yazılı işaretler yoluyla algılanması, yazılı bir dili incelemek ve kavramak ve böylece zihinsel olarak içeriğini anlama, analiz etme, yorumlama, değerlendirme gibi değerlerle seslendirilmesidir.

Okumanın insan hayatında önemli bir yeri vardır. İnsanlar bilgiyi elde etmek için okul dönemi ve yaşamı boyunca birçok gazete, dergi, kitap vb. yazılı bilgi kaynaklarını okuyarak bilgi sahibi olmak, insanları ve evreni anlamak, ufkunu genişletmek, yeni bilgiler öğrenmek vb. özellikler edinirler.

II.4. Okuduğunu Anlama

Okumanın tam anlamıyla bireylere etki etmesinde öncelikli unsurun “anlama”

eyleminden geçtiğini, okumanın temel amacı olduğunu yukarıdaki tanımlara dayanarak söyleyebiliriz. Anlama ile ilgili literatür incelendiğinde, anlamanın birbirinden farklı ama özünde aynı anlamlara gelebilecek tanımlamaların yer aldığı görülmüştür. İlgili tanımlar şu şekilde sıralanabilir: Türkçe Sözlük’te:

1. Bir şeyin neye işaret ettiğini ve böylece ne demek olduğunu kavrama,

2. Yeni bilgileri geçmiş deneyimlerden kazanılan daha önceki bilgilerle harmanlayarak yeni bir bilgiyi ortaya çıkarma,

3. Sorarak öğrenme,

4. Doğru ve yerinde bir şekilde, bir şeyin ne demek olduğunu bulma,

5. Bir bireyin istek ve düşüncelerini, duygularını ne anlatmak istediğini hissedebilmek (2011, s. 128) olarak tanımlanmaktadır.

(29)

18

Felsefe Sözlüğü’nde ise anlama yetisi olarak anlama eylemi açıklanmakta ve şu ifadelerden oluşmaktadır:

1. Olayların özünü, olaylar arasındaki ilişkileri sezgi ya da yaşanmış deneyim yolu ile aracısız ve doğrudan bilme,

2. Zihinde canlandırılan tasarım ve kavram için algılanan şeye ait olamayan söz konusu olan anlama faaliyeti (Cevizci, 1999, s. 56) olarak tanımlanmaktadır.

Anlamak, okunanı kavramaktır. Kavramanın belirtisi ise belgedeki ana düşünceyi kavramak, ondaki bilgiyi doğruluk, geçerlilik yönlerinden değerlendirebilmek ve onu yorumlayabilmektir (Karatay, 2007, s. 13).

Anlama eylemi, ilgili metne ait anlamı/ana fikri bulma, veriler üzerinde düşünme ve çıkan verileri analiz etme sürecidir. Tanımlamaya göre; okuma, okuduğunu anlama, düşünme, kavrama, seçim yapma, inceleme, yorumlama, karara varma, değerlendirme ve analiz–sentez yapma gibi zihinsel faaliyetleri kapsamaktadır. Anlama sürecinde bütün bu zihinsel faaliyetler daha önceki bilgilerle birleştiği ve eldeki metnin okuyucunun geçmişteki bilgilerden edindiği deneyimler rehberliğinde incelendiği görülmektedir (Güneş, 2004, s. 60).

Anlamak, okuma kanalları aracılığıyla basılı, yazılı belgelerin/metinlerin ne demek istediğini alma (algılama); dinleme kanalları aracılığıyla da sesleri ve konuşmaları ayırt ederek kavramaya dayalı iki önemli alanından oluşmaktadır (Göçer, 2007, s. 18).

Anlamak, yazının/belgenin anlamını bulma, araştırma ve onlar üzerinde eleştirel düşünme, sonuç çıkarma ve değerlendirme sürecidir. Bu süreç; inceleme, seçim yapma, analiz yapma, yorumlama, karşılaştırma, eşleştirme gibi zihinsel faaliyetleri içine almaktadır. Genel olarak anlamak, okunan yazının/belgenin veya dinlenen konuşmanın içeriğinin ve vermek istediği mesajın algılanmasıdır (Calp, 2005, s. 66).

(30)

19

Anlama eylemi basılı ve yazılı işaretlerin içermiş olduğu anlamın birey tarafından analaşılması ile olanaklıdır. Bu etkinliğin gerçekleşebilmesi birtakım zihinsel işlemlerin uyumlu çalışmasına bağlıdır. Kelimelerde saklı olan anlamının kavranması okumanın en önemli hususudur. Verimli bir okuma için okuduğunu anlama eyleminin gerçekleşmesi ve aktarılmak istenilen mesajın doğru anlaşılması gerekir. Yalnızca yazılı kelimelerin seslendirilmesi okuma anlamına gelmemektedir (Luma, 2002, s. 9).

Okuduğunu anlamayan insan, okuma eyleminden zevk alamaz. Anlama ve okuma birbiri ile neden-sonuç ilişkisi içerisindedir; çünkü okuma, anlama ile sonuçlandığında bir değer ifade eder. Bazı araştırmacıların söylediği gibi okumanın temel amacı anlamadır. Kişinin kendini geliştirmesi, üst düzey yeteneklere sahip olması, bilgi kaynaklarından yararlanarak bunları yorumlayabilmesi de okuduğunu anlama yeteneğine sahip olmasına bağlıdır (Epçaçan, 2018, s. 620).

Bir metnin anlaşılması için bireylerin metin içinde yer alan bilinmeyen anlamlı kelimelerin anlamlarını bilmesi, metinle ilgili olarak anlatılmak istenen mesajla kim, neyi, nerede, ne zaman, niçin, nasıl gibi sorulara cevap verebilmesi ve bu cevaplarla olayların sebep-sonuçlarının fark edilmesi, mesaja ait yardımcı fikirlerin bulunması, okunan metinden sonuca varılması ve sonuçta okunan yazının kendi cümleleriyle anlatılması ve yorumlanması gibi üstün yeteneklere sahip olması beklenmektedir (Alperen, 1999, s. 148).

Okuma eyleminin temel amacı anlamadır; okuma ise yazılı bir metindeki düşünceyi incelemek ve anlamı kavramak amacıyla yapılır. Bunun için okuma eyleminin anlama ile sonuçlanması gerekmektedir. Okuduğunu anlama becerisi bireylere ilkokul yıllarında verilmeye başlanır ve yaşamı boyunca bu değer özellikle iş yaşamındaki belgelerin değerlendirilip paylaşılması aşamasında kendini gösterir. Bu

(31)

20

süreçte birey sahip olduğu önceki bilgileri okumuş olduğu metinler ile karşılaştırılarak ve bütünleştirilerek anlamını yapılandırır.

Bireyin okuduğunu anlamasında; kişinin öğrenim durumu, öğrendiği bilgi ve zeka düzeyi, sözcük dağarcığı, kavramları yerinde ve doğru kullanımı, eleştirel düşünme gücü gibi faktörlerin etkisi olduğu görülmektedir (Güleryüz, 2004, s. 91).

Okunanın anlanması, yalnızca metindeki bileşenleri ve kelimeleri kavrayarak;

kelimeleri seslendirerek ya da ezberleyerek mümkün değildir. Okunanın anlanması bireyin yazılı metinden almış olduğu bilgiyi zihninde düşünmesi, düzenlemesi, kelimelerdeki cümleleri paragraf ve konuya göre kavramasıyla mümkündür (Epçaçan, 2018, s. 13).

Okuduğunu anlama, zengin kelime dağarcığına sahip olmakla doğru orantılıdır.

Birey metinde veya belgede yer alan paragraftaki kelimelerle ne anlatılmak istendiğini, paragraflarla paragraflar arasında ve bir paragrafta ise cümleler arasında var olan ilişkiyi görmeli ve kavramalıdır. Okuma eylemi bittiğinde, metinde veya belgede anlatılmak istenen mesaj ile sahip olduğu geçmiş deneyimlerinden kazandığı bilgi ile arasında bir köprü kurar ve bu aşamada eleştirel düşünme başlamış olur. Okuduğunu anlama düşünme ile ilgilidir. Okuduğunu anlama eylemi okunan her belge ve metin içerisindeki ana fikir her okuyucu tarafından sahip olduğu zengin ve geniş bilgiler çerçevesinde farklı yorumlanarak değerlendirilir. Okuduğunu anlama eylemi okuyucunun kelime dağarcığına, tecrübesine, Türkçe dil bilgisi ve gramer yapısını bilmesine bağlıdır.

Ünlü Alman edebiyatçı, siyasetçi, doğa bilimci ve ressam Goethe “Okumayı öğrenmek sanatların en güç olanıdır. Ben bu işe hayatımın seksen yılını verdim yine de tam olarak öğrendiğimi söyleyemem.” diyerek okumak ve okuduğunu anlama eyleminin yaşam boyu devam eden bir süreç olduğunu vurgulamıştır.

(32)

21

Arşiv belgelerinde okuduğunu anlama sürecinin etkili bir şekilde gerçekleştrildiğini belge ile ilgili olarak anlatılmak istenen mesajla özetleme stratejileri içerisinde yer alan önemli ifadenin alt başlıklarını oluşturan kim, neyi, nerede, ne zaman, niçin ve nasıl gibi sorulara cevap verilmesi ile anlatılmak istenen mesajın ve mesaja ait yardımcı fikirlerin bulunması ile orijinal belgeden bağımsız olmamak koşuluyla Türkçe dilbilgisi ve gramerine uygun bir şekilde belgenin özetlenmesi sağlanmış olacaktır.

Yazılı, basılı ve görsel sunulardan oluşan belge ve metinlerin duygu ve düşüncelerinin anlaşılabilmesi için hangi türdeki belge ve metinlerin nasıl okunması gerektiği konusu üzerine birtakım düşünceler geliştirilmiş ve paylaşılmıştır.

II.5. Okuduğunu Anlama Stratejileri

Okuyucuların, özellikle ilkokul çağlarındaki öğrencilerin okuma ve okuduğunu anlama eylemini verimli ve etkili bir şekilde gerçekleştirebilmeleri için, gerek eğitim öğretim programlarınca ve gerek öğretmenlerce çeşitli anlama stratejileri geliştirilmiştir.

Okumanın özü ve ruhu anlamada saklıdır. Anlamanın gerçekleşmediği bir okuma eylemi bireyin öğretim sürecine ve yaşamına katkı sağlamaz. Bu nedenle anlama yeteneğini geliştirmek için pek çok strateji, teknik, yöntem kullanılmaktadır. Okuma sürecinde kullanılan bilinçli ya da bilinçsiz strateji ve yöntemlerin tümünün okuduğunu anlama eyleminin etkisini ve verimliliğini arttırdığı yapılan araştırmalar sonucunda ortaya konulmuştur.

Okuma-anlama sürecinde okuma ve öğrenme stratejilerinde olduğu gibi okuma stretejileri de görev yapmaktadır. Okuma stratejileri, okuyucunun bir belgeyi, metni nasıl kavradığına, okuduklarından nasıl anlam çıkardığına ve okuduklarını anlamadırdığında ne yaptığına ve ne yapmaları gerektiğine işaret etmektedir. Bu strateji

(33)

22

okuyucu tarafından okunanın anlanması ve kavranmasındaki başarısızlıkların nasıl üstesinden gelmesi gerektiğini anlatmak için kullanılır (Kıroğlu, 2002, s. 17).

Okuduğunu anlama stratejileri:

1. Okuma Öncesi Stratejiler

 Göz gezdirme, göz atma

 Okumaya ilişkin hedef belirleme

 Ön bilgilerin kullanılarak, okumaya dahil edilmesi

 Metnin konusuna ilişkin tutarlı tahminler yapabilmek adına görsel öğelerin ve başlıkların kullanılması

2. Okuma Esnasında Uygulanacak Teknikler

 Düzgün ve akıcı okuma

 Anlamanın kontrol edilmesi

 Yardımcı tekniklerin kullanılması

 Yardımcı fikirlerin irdelenmesi

 Yardımcı fikirlerin not alınması

 Okunanların zihnen canlandırılması

3. Okumadan Sonra Uygulanacak Teknikler

 Özetlemenin yapılması

 Sentezlerin yapılması

 Çözümlemelerin ve değerlendirmelerin yapılması

 Yardımcı ve ana düşüncelerin belirlenmesi

 Tablo, grafik ve kavram haritalarının oluşturulması

 Sorulara uygun yanıtların hazırlanması

 Eleştirel bakış açısının sağlanması (Akyol, 2006, s. 483).

(34)

23

Anlama becerilerini geliştirmek için pek çok stratejiler kullanılmaktadır. Bu stratejilerden en önemlileri şu şekilde sıralanabilir (Epçaçan, 2018, s. 622):

1. Tahmin Etme: Görselleştirme ve bağlantı kurmaya dayanan bu strateji, metnin başlığından, konusundan, anahtar kelimelerden, metindeki ana fikir ve yardımcı fikirlerden, yazının türünden, metindeki resimlerden yola çıkarak metin ile ilgili ilgi uyandırmak, katılımı sağlamak ve çıkarımda bulunmak için kullanılır.

2. Sorgulama: Okuyucunun metinde geçen bilgiyi veya ana fikri sorgulaması, metni eleştirel bir tarzla analiz etmesi, metin okunurken çeşitli sorular sorularak metindeki neden-sonuç, amaç-sonuç, koşul-sonuç gibi anlam ilişkilerinin belirlenerek, metni analiz etmektir. Bireyin metni okurken zihinsel çağrışımların etkisiyle metnin anlamı üzerinde durarak sorgulamalarda bulunmasıdır.

3. Özetleme: Okunan bir metnin ana fikrine ve temel yapısına bağlı kalmak koşuluyla, metinde gereksiz görülen ayrıntıların atılması, metnin kısaltılarak tekrar kaleme alınmasıdır. Özetleme yapılırken ana fikir tespit edilir ve bu ana fikir etrafında oluşturulan alt ve yardımcı fikirler tek bir görüş şeklinde ve yargı cümlesi halinde şekillendirilir.

4. Açıklama: Açıklayıcı okuma modeline dayanılarak uygulanan bir tekniktir.

Okunan bir metinde; kim, ne zaman, niçin, nasıl vb. soruların sorulması ve bu doğrultuda açkıklayıcı bilgilerin elde edilmesi metnin açıklanması sağlanır. Bu doğrultuda metnin okuyucu tarafından anlaşılması amaçlanır.

5. Göz Gezdirme: Anlamanın gerçekleşmesi için kullanılan tekniklerden biri de göz gezdirmedir. Metin okunmadan önce metnin önsöz, içindekiler ve şekil yapısı incelenerek metnin; başlığı, yayım tarihi, giriş, gelişme, sonuç bölümü için okurun bir fikre sahip olması amaçlanır.

(35)

24

Okuma ve okuduğunu anlama sürecini ve başlıca şartlarını şu başlıklar altında sıralayabiliriz:

1. Anlamı bulma süreci; metinde veya belgede verilmek istenen anlamı kavrama ve değerlendirme süreci olarak açıklanmaktadır. Bu süreç:

 Kelimelerin manasını bulmak

 Cümlenin, paragrafın ve bütün olarak metnin manasını bulmak

 Mecaz cümle ve kelimelerin anlamını bulmak

 Dil bilgisini, imla ve noktalama kurallarını bilmek olarak dört aşamada

incelenmektedir.

2. Anlamı kavrama süreci, bireyin okuduğunu anlama eylemini tam anlamıyla gerçekleştirdiği aşamadır. Bu süreç:

 Anlamın bir şekil, kroki, resim veya sembol ile ifade edilmesi,

 Anlamın yorumlanması, anlamı bireyin metne/belgeye bağlı kalarak ifade etmesi ve cümleleri açıklaması,

 Anlamdan sonuç çıkararak, özetlemenin yapılması, anlamın genişletilmesi, ötelenmesi olarak üç aşamada incelenmektedir.

3. Anlamı değerlendirme süreci, okuduğunu anlama sürecinin son aşamasıdır. Bu süreç:

 Metinde ileri sürülen kaynak ve delillerin analiz edilmesi,

 Metne ilişkin bütünlüğün ortaya çıkarılması için anlamın sentezinin yapılması,

 Metindeki düşünce ile okuyucunun düşüncesi arasında karşılaştırmanın yapılarak anlamın değerlendirilmesi (Güneş, 2004, s. 61-62).

Okuduğunu anlama süreçlerinden hiçbiri tek başına okuduğunu anlama eylemini tanımlayamaz; çünkü bu süreçlerin her biri birbirinin devamı niteliğinde olup bir bütün

(36)

25

olarak değerlendirildiğinde ve süreç tamamlandığında “okuduğunu anlama” eylemi ortaya çıkmış olur. Okuduğunu anlamayı sağlayan bu süreçler, okuma eyleminin amacını, etkisini, süreçlerin birbirleriyle ilişkisini, uyumlu ve dengeli bir şekilde ortaya çıkmasını sağlayan dilbilimsel süreçler olarak anlatılabilir. Okuduğunu anlama teknikleri okurun verimli ve etkili bir şekilde anlayabilmesine ve aktarabilmesine yardımcı olmaktadır.

Bu araştırmanın amacını oluşturan özetleme stratejisi ise okuma sırası ve okuma sonrası kullanılan stratejiler arasına girmektedir. Okuma sırasında anlamanın yönünü belirlemek ve düzenlemek için kullanılırken, okuma sonrasında anlamanın gerçekleşip gerçekleşmediğini tespit etme ve değerlendirme aşamasında kullanılır (Epçaçan, 2018, s. 16).

III. BÖLÜM: ÖZETLEME VE ÖZETLEME KURALLARI III.1. Özetleme

İnsanlar, düşüncelerini ifade edebilmek, kalıcı eserler ortaya koyabilmek ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak için “yazma” eylemini kullanırlar. Yazma eylemi, kişilerin anlatmak istediklerini ifade etme biçimlerinden sadece biridir. Bu eylemin, anlaşılırlığı ve etkinliğinin olabilmesi için düşüncelerin gelişigüzel ifade edilmemesi gerektiği, belirli bir sıra ve düzen içerisinde ifadenin anlatılması, aktarılması gerekmektedir. Anlatma becerileri kapsamında yer alan “yazma eylemi” ile bireylerin bilişsel gelişimi arasında birbiriyle ilişkilendirilmesi hedeflenmektedir. Bilişsel gelişim, bireyin yaşına bağlı olarak değişen akıl yürütme, düşünme ve bilgi tecrübelerini kapsayan süreç olarak ifade edilebilir. Örneğin metin/belge üzerinde düşünme, biçim, anlam, cümle yapısı, sözdizimi bileşenleriyle ilgili birçok zihinsel gelişim eylemleri birbiri ile neden-sonuç bağlamında ilişkilendirilebilir. Bu hedef, kişisel bilgi ve

(37)

26

becerilere ayrıca çevreye göre değişmekte, doğal olarak ana dili eğitimini de etkilemekte ve bu eğitimin önemini bir kez daha vurgulamaktadır.

Yazma eylemi, bireyin sadece anlatma becerilerinin değil aynı zamanda anlama becerilerinin gelişimi için önemli yere sahiptir. Anlama becerileri arasında yer alan okuma eylemi ile okuduğu veya dinlediği bir metni/belgeyi tam olarak anlayabilen kişiler doğru, tam ve eksiksiz bir özet çıkarabilirler. Düşüncelerimizi kontrol altına almak ve düzenli bir şekilde sıralamak için yazma ve yazarak düşünme eylemini öğrenim hayatımızın ilk başlarından bu yana sıklıkla kullanılması bireyde üst zihinsel düşünme becerisinin geliştirilmesine katkı sağlamakta ve bu becerinin akademik ve gündelik hayatımızda kullanılmasına “özetleme” çalışmaları kaynaklık etmektedir.

Okunanın anlanması noktasında mevcut becerilerin geliştirilmesinde etkili bir yöntem olan özetleme tekniği, öğrencilik ve iş hayatının bütün aşamalarında kullanılan strateji ve tekniklerden biridir.

Özetleme/ öz çıkarma ile ilgili literatür incelendiğinde, özetlemenin birbirinden farklı ama özünde aynı anlamlara gelebilecek tanımlar yapılmıştır. Buna göre ilgili tanımlar aşağıdaki gibidir:

Türkçe Sözlük’te: “bir yazı, konu, söz veya filmin içeriğini daha az sözle anlatmak, özünü vermek, kısaltmak, hülasa etmek” (2011, s. 1868) olarak tanımlanmaktadır.

Önemsiz ifadelerin çıkarılması, temel düşüncenin belirlenmesi, kafa karıştırıcı tekrarlardan uzak durulması gibi süreçleri içeren özetlemede metni/belgeyi özetleyen kişinin okuduklarını doğru şekilde anlamlandırması önemlidir. Okuma ve okuduğunu anlama çalışmalarının ardından gerçekleştirilecek özetleme çalışmaları, okunan yazıyı en iyi şekilde temsil edecek, gerçek yazıdan daha kısa bir yapıya sahiptir. Bu noktada

(38)

27

özetleme, hem yazma hem de okuma becerilerini bağlamaktadır (Okuyan ve Gedikoğlu, 2011, s. 1008).

Özet; okunan bir bilgi kaynağının ruhunu ve amacını ortaya koyan kayda değer bölümlerinin alınarak kısaltılmış bir şekilde yeniden ifade edilmesi (Epçaçan, 2018, s.

17), metnin/belgenin ayrıntılarının atılıp önemli noktalarının korunarak yazılı veya sözlü, daha kısa bir şekilde ifade edilen anlatım (Dilidüzgün, 2008, s. 104) olarak tanımlanmaktadır.

Özetlemek, okunan veya dinlenen bir metni/belgeyi, izlenen bir görsel sunuyu/içeriği, var olan bir düşünceyi yansıtacak bir şekilde, bu düşünceyi olduğundan daha kısa ve net ortaya koyacak biçimde sözlü veya yazılı olarak ifade etme eylemi olarak tanımlanabilir. Özetleme, genellikle okunan veya dinlenen metinler/belgeler için kısa bir özet çıkarma eylemi olarak algılansa da aslında özetleme eyleminin günlük hayatın bir parçası olduğu gerçeğinin fark edilmesi gerekmektedir. İnsanlar bir kavramı, olayı anlatırken anlam aktarımının daha genel ve kısa anlamını ortaya koyabilecek iletişim unsurlarını seçmekte bu durumda da anlama becerileri arasında yer alan özetleme strateji ve tekniklerinden yararlanmakta ve böylece sağlıklı iletişimin sağlanmasında önemli bir yer tutmaktadır.

Eğitim doğrultusunda düşünüldüğünde, özetlemenin daha çok metin odaklı değerlendirildiğini, eğitim öğretim çalışmalarında bireye ilkokul çağlarından itibaren aşılanmaya çalışıldığı görülmektedir. Ülper ve Karagül (2011, s. 145) özetlemeyi bir davranış tavrı olarak görerek, bir kaynak metnin/belgenin üst zihinsel eylemlerin kullanımı sonucunda daha kısa bir metne dönüştürülme süreci olarak tanımlamakta ve bu işlemlerin ardından üretilen yeni metne özet adını vermektedir.

Özetleme; kişinin ne anladığını/öğrendiğini düşünmesi, anlaşılabilir ve mantıksal bir şekilde ifade etmesi ve kendi cümleleriyle anladığını dile dökmesi

(39)

28

(Deneme, 2009, s. 86), bir eserin, metnin, belgenin ya da konuşmanın amacını, yapısını ve özüne zarar vermeden kısaltmak (Milli Eğitim Bakanlığı Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığı, 2004, s. 197) şeklinde ifade edilmiştir.

Özetleme çalışmalarıda beyin; analiz, açıklama, sınıflandırma, değerlendirme ve sonuç çıkarma gibi bir dizi üst bilişsel zihinsel eylemleri gerçekleştirmektedir.

Özetleme karışık zihinsel süreçler barındırmaktadır. Bu sebeple kavrama seviyesinin en üst aşaması olarak nitelendirilebilir ve bu basamak içinde hiyerarşik olarak birçok üst zihinsel işlemin ön koşul olarak gerçekleşmesi gerekir. Özetlemek için, bireyin anlatma ve anlama, metindeki önemli unsurları vurgulama yollarını kavraması, önemli ifadeyi önemsiz ifadeden ayırt edebilmesi, not alması, metnin konusunu tanımlaması, ana fikri bulması ve metindeki yararlı fikirleri değerlendirmesi, metin türünü ve yapısını analiz etmesi gerekir. Sınıflandırma, sıralama, değerlendirme, karar verme becerilerinin bir anlatıyı veya bilgilendirici metni/ belgeyi özetleme sürecinde kullanması beklenmektedir. (Karadağ, 2019, s. 470-471).

Özetleme ile birlikte not alma birbirini tamamlayan ve bağımsız olmayan iki aşamadır. İkinci aşamayı oluşturan özetleme, bir anlamda not alma aşamasında okunan veya dinlenen metin/belgeden alınan notların açık bir şekilde kesilmesi olarak düşünülebilir. Özetleme aşamasında, alınan notların düzenlenmesi, fazlalıkların atılması ve yapılan kısaltmalar ile kullanılan sembollerin anlamlandırılması ve bir bütünlük oluşturması söz konusudur. Metin düzeyinde olmayan notlar bu aşamada metne dönüştürülür (Doğan ve Özçakmak, 2014, s. 154).

Özetleme, öğrencilerin öğrenim faaliyetlerinde başvurduğu ve eğitim-öğretim faaliyetlerini derinden etkileyen çalışmalardandır. Bilginin kazanımını destekleyen ve sıklıkla başvurulan bir teknik olan özetleme, birey için zihinsel beceri ve teknikleri de beraberinde getiren önemli fonksiyona sahiptir (Erdem, 2012, s. 37). Özetlemeyi doğru

(40)

29

bir şekilde ifade edebilmek için metin içinde geçen anlamın tam olarak yakalanması bilişsel anlamda üst düzey dikkat gerektirmektedir. Özetleme yapılacak metnin anlamının kavranarak gerçek niteliğinin aktarılması beceri isteyen bir süreci gerekli kılmaktadır. İlgili metnin yüzeyinin altındaki anlamı ortya çıkarmak, ana düşünceyi yansıtmak zihinsel olarak karmaşıktır. Burada karşılaşılan en önemli zorluk metni hatırlamak, anlamak değil, bireysel anlamda kısaltma becerisine sahip olunması ve bunun uygulanmasından kaynaklanmaktadır (Epçaçan, 2018, s. 18).

Özetleme hem öğrenim hem de öğretim ve değerlendirme süreçleri bakımından zor bir beceri olarak görülmektedir. Sağlıklı bir özetlemenin yapılabilmesi için bireyin eleştirel okuma becerisine, konuyla ilgili ön bilgi seviyesine, analiz edecek seçici bir anlayışa ve her şeyden önemlisi okuma alışkanlığına sahip olması gerekmektedir.

(Karatay ve Okur, 2012, s. 403).

Diğer yandan kazanılan bilgilerin sınıflandırılarak, düzenlenmesi de özetlemeyi kapsamaktadır. Özet, metne ait ana fikrin az ve öz kelime ile ortaya çıkarılmasında ifade bulur. Beynin edinmiş olduğu bilgileri daha etkili bir şekilde sınıflandırabilmesiyle bilgiye erişim kolaylığı açısından özetleme bir gereklilik olarak ortaya çıkmaktadır (Erdem, 2012, s. 36).

Özetleme yapmanın nedenlerini şöyle sıralayabiliriz:

 Bir şeyin söylenmesi ya da düşünülmesi özet yazma kadar etkili değildir.

 Herhangi bir alanda geriye dönük olarak daha kalıcı kayıtların oluşturulmasını sağlar.

 Özetlenenlerin gözden geçirilmesi ile konuyla ilgili bilgi eksikliği ya da bilgi ihtiyacı tanımlanmış olmaktadır.

(41)

30

 Kişiler arası paylaşımla konuyla ilgili yeni bilgilerin edinilmesi, farklı bakış açıların edinilmesi ve paylaşılması sağlanır (Kiewra ve Dubois, 1998; Belet, 2005, s. 35).

Özetleme tanımlarının daha geniş bir kapsamda arşiv belgelerinde de kullanılabilmesi için şu ayırıcı özellikleri bilmemiz gerekmektedir. Dictionary of Library and Information Science (ODLIS), özetlemek terimini İngilizce karşılıklarına göre tanımlamıştır. “Summary” başlığı altında; bir eserin genel amaç ve/veya genel fikrini ifade eden, genellikle sonunda verilen ana noktalarını, bulgularını ve sonuçlarını özetleyen kısa bir ifade, “abstract” başlığı altında; bir kitabın, makalenin, konuşmanın, raporun, tezin, patentin, standardın veya başka bir eserin temel içeriğinin kısa, objektif bir şekilde temsil edilmesi, ana düşüncenin metin/belge ile aynı anlama gelecek şekilde sunulması ancak bağımsız bir değere sahip olmaması anlamındadır. İyi hazırlanmış bir özet, okuyucunun belgenin temel içeriğini hızlı bir şekilde tanımlamasını, ilgi alanlarına uygunluğunu belirlemesini ve belgenin tamamını okumak için zaman ayırmaya değer olup olmadığına karar vermesini sağlar. “Brief” başlığı altında; genel anlamda, yazılı olarak herhangi bir özlü ifade, “synopsis” başlığı altında; uzun bir yazarlık çalışmasının (roman, oyun, opera, epik şiir vb.) taslağının kısa bir biçimde açıklanmasıdır.

A Glossary of Archival and Records Terminology de özetlemek terimini İngilizce karşılıklarına göre tanımlamıştır. “Summary” başlığı altında; her koleksiyonun başlığı, serileri, tarihleri ve kapsamı hakkında kısa bir açıklama, “brief” başlığı altında;

bir belgenin kısa bir özeti, “abstract” başlığı altında; daha büyük bir çalışmanın kilit noktalarının yani ana düşüncesinin kısa bir özeti, çoğu zaman okuyucunun bu çalışmanın kullanılıp kullanılmayacağını belirlemesinde yardımcı olmak için kullanılır (Society of American Archivists A Glossary of Archival and Records Terminology, 2019).