Özetleme stratejilerinin, arşiv belgelerinde özetleme çalışması için bilgi erişim ucu olarak belirlenen parametrelerin başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, tutarlı yazma, genelleme, kısaltmanın sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi aynı zamanda bu parametrelere göre düzenlenen arşiv belgelerine erişimin nasıl sağlanması gerektiği sorusunun cevabını da bünyesinde barındırmaktadır.
Arşiv belgelerine erişilebilmesi için gerekli tanımlama süreci, belgeyi niteleyecek üst veri standartlarının belirlenmesi ve aynı zamanda özetleme çalışması yapılacak olan belgenin kullanıcının erişim sağlayabileceği dil ve içerikte özetleme, indeks terimleri çıkarma, kavramsal dizin ile otorite dizinlerin hazırlanması, thesaurus oluşturma ve geniş anlamda belge/fon/koleksiyon katalogları oluşturma adımlarından oluşmaktadır (Anameriç, 2019, s.16).
Belge özetleme çalışmaları arşiv belgelerine erişim süreçlerinden birisidir.
Özetlemede temel amaç, okunan veya dinlenen bir metni/belgeyi, izlenen bir görsel sunuyu/içeriği, anlatılmak, verilmek istenen düşünceyi yansıtacak bir şekilde, bu düşünceyi kısa ve anlaşılabilir nitelikte vermek istediği mesajı aktaracak biçimde yazılı ve/veya sözlü bir biçimde ifade etme eylemi olarak tanımlanabilir.
Belge erişimini kolaylaştıracak bir diğer süreç, belgelerin türlere göre sınıflandırılmasıdır. Bu sınıflandırmanın en önemli amacı, belge arayan kullanıcıların kısa sürede aradıkları belgeye erişimlerini sağlayacak kişi (şahıs), yer ve konu başlıklarının yanı sıra farklı bir erişim ucu sağlamasıdır. Bunun için belge türünün ne olduğunu belirlemek bizlere arşivci ve belge kullanıcısı için farklı ve alternatif erişim ucu yollarından hangi başlıklardan yararlanılması gerektiğinde yardımcı olacaktır.
(Çiçek, 2005, s. 8).
51
Belge türü, belge kapsamının nelerden oluştuğunu gösteren bu bilgiler doğrultusunda belgenin sınıflandırılmasında da etkin bir rol üstlenir. Belge türü özel-tüzel kişi ve/veya kişiler, konu, tarih, yer, kurum ve/veya kuruluş bilgilerini doğrudan içermese de, belgenin içerisinde bulundurduğu bilginin nitelikleri ve özellikleri hakkında kullanıcının bir fikir sahibi olmasına katkı sağlamakta böylece kullanıcı tür başlığı listesi ile belgeyi inceleyip incelememe kararını verebilmekte ve belge hakkında belgenin içeriği ile ilgili bilgi sahibi olabilmektedir. Bu sebeple arşiv belgelerine erişim uçlarından biri olan belge türünün belirlenmesi ile kullanıcının aradığı bilgi ve belgeye erişmesinde yardımcı olduğu ve böylece kullanıcı odaklı olduğu görülmektedir.
Belge özetleme, indeks hazırlama/oluşturma ve katalog yapma; arşivler açısından arşivciler ve araştırmacılar için belgeye erişim uçları olarak kabul edilmektedir. Her üç süreçte de anahtar kelimeler aracılığıyla gereksinim duyulan belgeye erişim hedeflenmekte ve bu süreçler araştırmacıların “doğal dil” ile tarama yapabilecekleri düşüncesiyle hazırlanmaktadır. Bu çıkarım aslında kayıtlı bilginin organizasyonundaki üç temel bileşenin göz önünde bulundurulması gerektiğini göstermektedir; yazar adı/bilgi kaynağını üreten, eser adı/bilgi kaynağını üretenin ona verdiği isim ve konu/bilgi kaynağının barındırdığı içeriğin genel olarak kapsamı (Anameriç, 2019, s.17).
Özetlemede belgeye erişimi kolaylaştırmak için belgede geçiyorsa veya belirlenebiliyorsa aşağıdaki erişim uçları veya parametreler kullanılmalıdır (Anameriç, 2019, s.17).
Yer (toponymy - gazetteer )
Zaman / tarih / tarihsel dönem (chronology - kronoloji)
Kurum / kuruluş / organizasyon (agency - organization - firm)
Kişi (anthroponimi - person)
52
Konu (subject - topic)
Yukarıda belge erişimini kolaylaştırmak için belge içerisinden süzülüp alınan erişim uçlarına ek olarak arşiv belgelerine erişim sürecinde bilgi erişim parametreleri aracılığıyla gerçekleşen belge özetleme sürecinde kullanılması gereken özetleme strateji ve teknikleri alt başlığında incelenen başlık yazma, önemli ifadeyi seçme, önemsiz ifadeyi silme, anlatım kipini doğru kullanma, tutarlı yazma, genelleme, kısaltma süreçlerinin hangi temel özelliklere sahip olduğu ve arşivcilere belge özetleme esnasında nelere dikkat etmesi gerektiği konusu üzerinde durulmuş olup kim, neyi, ne zaman, nerede, nasıl, niçin gibi sorulara verilen cevaplar önemli ifadeyi seçme sürecinin içeriğini, başlık yazma parametresi de belge erişim sürecinde kullanılması gereken erişim ucu olarak önerilmiştir.
V.1.1. Arşiv Belgeleri Örnekleri
Arşiv belgelerinden seçilen örnek metinler üzerinde özetleme çalışmaları şu şekildedir:
53
Belge Özeti: İngiltere ile yapılacak ticaret ve kliring anlaşması müzakeresi için Londra’ya heyet gönderilmesi.
Yer Bilgisi : 66 - 60 - 6 Dosya Ek :
Belge Tarihi : 14.07.1936-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Dili : Türkçe
Örnek 1
54
Yurtdışı Görevlendirme Ücreti
Faik Kurdoğlu ve Halid Nazmi Keşmir’in İngiltere Hükümeti ile ticaret ve kliring anlaşması müzakeresi için Londra’ya gönderilmesi ve 7,000 liralık döviz ile diplomatik pasaport verilmesi hakkındaki kararname.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Faik Kurdoğlu ve Halid Nazmi Keşmir’in, Londra’ya İngiltere Hükümeti ile ticaret ve kliring anlaşması için görevlendirilmesi, döviz ve pasaport verilmesi hakkında Reisicumhur (Cumhurbaşkanı) M. Kemal Atatürk imzalı, İktisat Vekilliği, Maliye Vekilliği, İcra Vekilleri Heyetince alınan kararname örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan diplomatik pasaport günümüzde siyasal pasaport olarak ifade edildiği, adı geçen vekilliklerin günümüz karşılıkları Maliye Bakanı, Ekonomi Bakanı ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
55
Belge Özeti : Mülga Şura-yı Devlet Arşivi'nin düzeni ve tasnifi hakkında bilgi vermek üzere görevlendirilen Şura-yı Devlet Kütüphane memuru Bahattin Demircigil'in raporu.
Yer Bilgisi : 17 - 96 – 1 Dosya Ek : 17
Belge Tarihi : 29.01.1940-00.00.0000
Kurum : 30-10-0-0 / MUAMELAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Dili : Türkçe
Örnek 2
56
Şura-yı Devlet Arşivi Hakkında Rapor
Kapatılan Şura-yı Devlet Arşivi’nin durumu ve dosyaları hakkında bilgi vermek üzere görevlendirilen Şura-yı Devlet Kütüphane memuru Baha Demircigil ve Ziya Öğünç’ün bu konudaki raporları.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Baha Demircigil ve Ziya Öğünç’ün, Kapatılan Şura-yı Devlet Arşivi’nin durumu ve dosyaları hakkında bilgi vermek üzere görevlendirilmesi, bu konu hakkındaki Arşiv Dairesi Müdürü imzalı rapor örneği olduğu, hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan mülga sözcüğü günümüzde kapatılan, feshedilen olarak ifade edildiği için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
57
Belge Özeti : Halkevleri kütüphanelerinden el yazısı ve taş basması kitaplar hakkında bilgi istenmesi.
Yer Bilgisi : 5 - 24 – 9 Dosya Ek :
Belge Tarihi : 12.05.1941-0.0.0
Kurum : 490-1-0-0 / CUMHURİYET HALK PARTİSİ Dili : Türkçe
Örnek 3
58
Erzurum Halkevi Reisliği Kütüphanesi
Erzurum Milletvekili Dr. A. F. Tuzer’in el yazısı ve basma kitaplar hakkında bilgi verilmesi için Erzurum Halkevi Reisliği Kütüphanesi’ne gönderilen istek yazısı.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Dr. A.
F. Tuzer’in, kendilerinin Erzurum milletvekili olduğu ve kütüphanemizde ifadesinin yer alması dolayısıyla Erzurum Halkevi Reisliği’ne kütüphanelerinde bulunan el yazısı ve basma kitaplar hakkında bilgi talep ettiği istek yazısı örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan C.H.P. Erzurum milletvekili için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
59
Belge Özeti : 1949 Yılı Bütçe Kanunu'na bağlı B işaretli cetvelin özel bölümüne gelir kaydedilen 625 000 liranın Darüşşakaya, Milli Kütüphane Yardım Derneği ve Cami Yaptırma kanununa taksimi.
Yer Bilgisi : 121 - 96 – 3 Dosya Ek : 76-736
Belge Tarihi : 12.01.1950-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Dili : Türkçe
Örnek 4
60 Ödenek Tahsisi
Ticaret Ofisi’ne 1942-1946 yıllarında ithal olunan malların sigorta primlerinden iade olunan 625.000 liranın Darüşşafaka’ya, Milli Kütüphane Yardım Derneği’ne ve Ankara Yenişehir’de Cami Yaptırma Kurumu’na eşit olarak ödenmesi hakkındaki karar.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Ticaret Ofisi’ne iade olunan 625.000 liranın, Darüşşafaka’ya, Milli Kütüphane Yardım Derneği’ne ve Ankara Yenişehir’de Cami Yaptırma Kurumu’na eşit olarak ödenmesi hakkında Cumhurbaşkanı İsmet İnönü imzalı alınan Bakanlar Kurulu karar yazısı örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan mütesaviyen sözcüğü günümüzde eşit olarak ifade edildiği için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
61
Belge Özeti : Ankara İmar Müdürlüğü'nde, Avusturyalı M. M. Mari Graf'ın harita arşiv memuru olarak çalıştırılmasına izin verilmesi.
Yer Bilgisi : 42 - 10 – 19 Dosya Ek : 243-158
Belge Tarihi : 27.02.1934-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Dili : Türkçe
Örnek 5
62
Ankara İmar Müdürlüğü Personel Alımı
Avusturyalı uzman M. M. Mari Graf’ın Ankara İmar Müdürlüğü Harita Arşiv Memurluğu’nda aylık 120 lira ücret karşılığında çalıştırılması hakkındaki kararname.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Avusturyalı uzman M. M. Mari Graf’ın Ankara İmar Müdürlüğü Harita Arşiv Memurluğu’nda aylık 120 lira ücret karşılığında çalıştırılması hakkında Reisicumhur (Cumhurbaşkanı) M. Kemal Atatürk imzalı, Dahiliye Vekilliği, Maliye Vekilliği, İcra Vekilliği Heyetince alınan kararname örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan mütehassıs sözcüğü günümüzde uzman olarak ifade edilmekte, adı geçen vekilliklerin günümüz karşılıkları, İçişleri Bakanı, Maliye Bakanı ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
63
Belge Özeti : Dolmabahçe Sarayı'nda, tarihi itibarıyla önemli olan eşyaların, Topkapı Müzesinde teşhiri için Maarif Vekaletine devri.
Yer Bilgisi : 4 - 39 – 1 Dosya Ek : 132-76
Belge Tarihi : 03.07.1929-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Dili : Türkçe
Örnek 6
64
Dolmabahçe Sarayı
Dolmabahçe Sarayı’nın Beşiktaş deposunda bulunan saltanat arabaları, arabacı ve seyis elbiseleri ile eğer takımlarının Topkapı Müzesi’nde sergilenmesi için Maarif Vekaleti’ne devredilmesi hakkındaki kararname.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Dolmabahçe Sarayı’nın Beşiktaş deposunda bulunan saltanat arabaları, arabacı ve seyis elbiseleri ile eğer takımlarının Topkapı Müzesi’nde sergilenmesi için Maarif Vekaleti’ne devredilmesi hakkında Reisicumhur (Cumhurbaşkanı) M. Kemal Atatürk imzalı, Maliye Vekilliği, İcra Vekilliği Heyetince alınan kararname örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede adı geçen Maliye Vekaleti günümüz karşılığı Maliye Bakanı, Maarif Vekaleti günümüz karşılığı Milli Eğitim Bakanlığı olarak ifade edildiği için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
65
66
Belge Özeti : Bir Filistinli mütehassısa, Filistin'deki gayrimenkuller ve vakıflara ait belgeler üzerinde Başbakanlık Arşivi'nde araştırma yapma izni verildiği.
Yer Bilgisi : 19 - 107 - 22 Dosya Ek : 18
Belge Tarihi : 23.02.1945-00.00.0000
Kurum : 30-10-0-0 / MUAMELAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Dili : Türkçe
Örnek 7
67
Araştırma İzin Belgesi
Filistinli uzman El Hasid’in İngiltere Dış İşleri Bakanlığı aracılığıyla İstanbul Başbakanlık Arşivi’nde Filistin’deki gayrimenkul ve vakıflara ait resmi kayıtların inceleyebilmesi için araştırma izni istek yazısı.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Filistinli uzman El Hasid’in İngiltere Dış İşleri Bakanlığı aracılığıyla İstanbul Başbakanlık Arşivi’nde Filistin’deki gayrimenkul ve vakıflara ait resmi kayıtların inceleyebilmesi hakkında Hariciye Bakanı (Dış İşleri Bakanı) imzalı araştırma izni istek yazısı örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan mütehassıs sözcüğü günümüzde uzman olarak ifade edilmekte, adı geçen İngiltere Sefareti Bakanlığı günümüz karşılığı, İngiltere Dış İşleri Bakanlığı, Hariciye Bakanı günümüz karşılığı Dış İşleri Bakanlığı olarak ifade edildiği için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
68
Belge Özeti : Hitit Sanatı Sergisinde teşhir edilmek üzere yurt dışına çıkarılmasına izin verilmiş olan müze eserlerinin bazı yabancı ülkelerde sergilenmesine izin verilmesi.
Yer Bilgisi : 158 - 46 – 11 Dosya Ek : 136
Belge Tarihi : 27.02.1961-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Örnek 8
69 Hitit Sanatı Sergisi
Alman Güzel Sanatlar Konseyi tarafından Almanya’nın Kolonya (Köln), Berlin ve Darmstad şehirlerinde düzenlenecek Hitit Sanatı Sergisi’nde teşhir edilecek yurt dışına çıkarılmasına izin verilen müze eserlerinin Hollanda ile İsviçre’de de sergilenmesi hakkında kararname.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken Alman Güzel Sanatlar Konseyi tarafından Almanya’nın Kolonya (Köln), Berlin ve Darmstad şehirlerinde düzenlenecek Hitit Sanatı Sergisi’nde teşhir edilecek yurt dışına çıkarılmasına izin verilen müze eserlerinin Hollanda ile İsviçre’de de sergilenmesi hakkında Bakanlar Kurulunca imzalı kararname örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca adı geçen Almanya’nın Kolonya adında bir şehri olmadığı, Köln şehri olarak araştırıldığı ve belge özetinin bu şekilde oluşturulduğuna dikkat edilmelidir.
Burada tutarlılık ilkesi belgeye sadık kalınma şartı taşıdığı için Köln şehri parantez () içinde verilmiştir.
70
Belge Özeti : Niğde'ye gönderilmiş olan bir kısım eserler ile kitapların korunduğu kilisenin tamiri ve çevresinin istimlaki ile Ankara müzelerindeki kıymetli eserlerin nakilleri için ödenek tahsisi.
Yer Bilgisi : 95 - 45 - 3 Dosya Ek : 259
Belge Tarihi : 26.05.1941-00.00.0000
Kurum : 30-18-1-2 / KARARLAR DAİRE BAŞKANLIĞI (1928- ) Dili : Türkçe
Örnek 9
71 Ödenek Tahsisi
İstanbul Topkapı Sarayı ile Arkeoloji Müzesi ve Halk Kütüphaneleri’nden Niğde’ye gönderilen kıymetli eserler ile kitapların korunduğu kilisenin tamiri ile önündeki binaların istimlakı ve Ankara Etnografya ve Arkeoloji Müzesi’ndeki eserler için ödenek verilmesi hakkında kararname.
Yukarıdaki belge özetleme örneğinde belge içerisinde ilk dikkatimizi çeken İstanbul Topkapı Sarayı, Arkeoloji Müzesi ve Halk Kütüphaneleri’nden Niğde’ye gönderilen kıymetli eserler ile kitapların korunduğu kilisenin tamiri, binaların istimlakı ve Ankara Etnografya ve Arkeoloji Müzesi’ndeki eserler için ödenek verilmesi hakkında Reisicumhur (Cumhurbaşkanı) İsmet İnönü imzalı, Maliye Vekilliği, İcra Vekilliği Heyetince alınan kararname örneği olduğu hangi tarihler arasında bu kararın alındığı açık bir şekilde belgede yer almaktadır. Arşiv belgelerinin özetlenmesinde yardımcı olabilecek parametreler özetleme strateji ve teknikleri başlığı altında anlatılmış, isim, kurum, tarih, yer, önemli olay/vaka önemli ifadeleri seçme içerisinde yer almış bu bilgiler doğrultusunda (mor renk) belge özeti çıkarılmış ve konuya uygun başlık seçilmiş (kırmızı renk), orijinal belgede yer almayan ifadeler kullanılmayarak tutarlılık ilkesi (turuncu renk), belge türü ifade edilerek genelleme ilkesi (mavi renk), belge özetinde yer almayan bilgiler önemsiz ifadelerin silinmesi ilkesi ile sağlanmış ve belge özeti geniş zaman ile ifade edilmiş ve kısaltılarak özet metin hazırlanmıştır.
Ayrıca belgede yer alan umumi sözcüğü günümüzde umuma ait olan, genel (halk) olarak ifade edilmekte, adı geçen Maliye Vekaleti günümüz karşılığı Maliye Bakanı, olarak ifade edildiği için ayrıca bakınız göndermesi ile konu otorite dizininde yer alması belge erişiminde kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır.
72
Belge Özeti : Türk sporunun tarihini yazmak ve milli sporlarımıza ait bir müze kurmak üzere çalışmalara başlandığı.
Yer Bilgisi : 4 - 17 - 13 Dosya Ek :
Belge Tarihi : 10.05.1938-00.00.0000
Kurum : 490-1-0-0 / CUMHURİYET HALK PARTİSİ Dili : Türkçe
Örnek 10