Özetleme Kuralları

Etkili öğrenme tekniklerinden biri olan özetleme tekniği kavramaya da etki etmektedir. Özetleme yapılırken, metindeki genel planın korunmasına, metnin temel amacının değiştirilmemesine, bununla birlikte diğer alt unsurların ve düşüncelerin ortaya konulmasına ve anlamdaki bütünlüğün ifade edilmesine önem verilmelidir.

Özet yapılırken dikkat edilmesi gerekenleri Görgen (1997, s. 23-28) üç aşamada aşağıdaki şekilde sıralamıştır:

 Özete başlamadan önce yapılması gerekenler: Öncelikle ilgli metin/belge okunmalı, okuduğunu anlamaya yönelik metin/belge ile ilgili “Metni anladım mı?”, “metinde bahsedilen konu nedir?” gibi sorulara cevap aranmalı, metne ait ana fikrin çıkarılması için başlığın ve bununla birlikte anahtar kelimelerin incelenmesi gerekir.

 Özete başlanınca uyulacak ilkeler: Özet yapılırken verilen metne/belgeye bağlı düşünceler listeler halinde oluşturulmalı, tekrardan kaçınılmalı, konuyla ilgisiz olduğu düşünülen ifadeler ayıklanmalıdır.

 Özetin gözden geçirilmesi: Bu aşamada, özetleme sürecinde yapılacak son şekil belirlenir. İlgili metnin gözden geçirilmesi ve özetle karşılaştırılması önemlidir.

Metin ile özet arasındaki farklılıklar, metinde yer alan ama özete alınmayan

32

önemli görülen düşünceler varsa eklenmeli, orijinal belge ile özet metin uygunluk ve tutarlılık açısından karşılaştırılmalıdır.

Yukarıda sıralanan aşamalara ek olarak özet aşağıdaki şu özellikleri de taşımalıdır (Epçaçan, 2018, s. 22-23).

 Metin/belge bir yargı niteliğinde oluşturulmalıdır. Yargı niteliğini bulamadığımız yazıların bir belgeye ait özet olduğunu söylemek mümkün değildir. Özeti çıkarılan belgenin önemli bir bilgiyi barındırdığı net olmalıdır.

 Özet ile bir bilginin anlaşılmasına ya da bir olayın ortaya konulmasına çalışılmalıdır. Çünkü özetleme yapan bireylerde anlama ve kavrama yeteneklerinin gelişmiş olması beklenmektedir.

 Özeti çıkarılan metin/belge içerisinde gereksiz söz ve ifadelerin ayıklanması gerekmektedir. İyi bir özetin gereksiz ifade ve tekrarları içermemesi önemlidir.

 Her metin/belge belirli bir konuyla ilgilidir. Ana fikir ile konu özet metni içerisinde bir bütünlük gösterecek şekilde yer almalıdır.

 Özet metinde/belgede ana fikir açıkça belli olmalıdır. İlgili özette yardımcı fikirlerin yer alması işlenen ana fikri pekiştirecek, destekleyecektir.

 Bir özetin içeriğinde, asıl metinle bireyin daha önceki bilgilerinin birleştirilmesi ve ana metnin özünün yansıtması beklenir.

 Bir özetin, ana metindeki olay örgüsünden bağımsız olmadan, aynı hiyerarşik düzende kaleme alınması gerekmektedir.

 Bir özetin asıl metindeki cümle yapısının kullanılarak, yalnızca kopyalanması ya da tekrar edilmesi doğru değildir. Olması gereken asıl metne bağlı kalınarak ele alınması gerekliliğidir.

 Özetin içeriğinde asıl metne ait ana fikir net bir şekilde vurgulanmış, ifade edilen düşünce açıkça ortaya konulmuştur.

33

Özetleme kurallarının arşivlerdeki belge erişimini kolaylaştırması ve bilgi erişim açısından ifade edilmesinde de kullanılması bu kurallara ek olarak şu özellikleri de bünyesinde bulundurması gerekmektedir:

 Bir belge/metin özetlenirken anadile, Türkçe dilbilgisi kurallarına ve gramer yapısına hakim bireyler tarafından özetleme teknikleri kullanılarak öz çıkarma işlemi yapılmalı,

 Bir özet belgenin/metnin tarihinin olup olmadığı saptanmalı, belge dikkatli gözlerle incelenmeli ve belge içerisinde geçen tarihler kronolojik olarak bir sistem içerisinde sıralanmalı,

 Özeti çıkarılan belge/metin içinde gereksiz, aşırıya kaçılmış ifadeler ve açıklamalar olmamalı,

 Özeti çıkarılan belgenin konusu açık ve net bir dille ifade edilmeli, cümle yapısı dilbilgisi kurallarına uygun olmalı ve anlatılmak istenen esas konu kesin bir dille ifade edilmeli, belge bir yargı niteliği taşımalı,

 Orijinal belgede yer alan kişi adlarının kısaltma yapılmadan, kamu kurum ve kuruluşların da açık adlarının özet belgede yer alması sağlanmalı,

 Bir belgeyi anlamak için arşivcilerin belgede geçen yabancı kelimelerin (Arapça, Farsça, İngilizce, Osmanlıca vb.) anlamlarını bilmesi ve bu terimlerin varsa eş anlamlı, eş sesli karşılıklarının da verilerek okuyucuya gerekli yönlendirmelerin yapılması sağlanmalı,

 Özetleme stratejileri içerisinde yer alan önemli ifadenin içeriğinde bulunan kim, neyi, ne zaman, nerede, nasıl, niçin gibi sorulara verilen cevabın özet metinde de yer alması sağlanmalı,

 Özetlenen belgenin konusu araştırılırken, konu otorite dizinleri ve doğal dil ile sorgulama yapısı düşünülmeli ve bu yapı incelenerek konu başlıklarında standartlaşma sağlanmalı,

34

 Bir özet belge/metin içerisinde geçen kişiler(gerçek/tüzel), belgedeki olay, durum ve bilgi sırasına göre yer almalı, metin çözümlemesi yapılmalı,

 Orijinal belge/metin üzerinde geçen belge türünün (tezkire, kararname, arzuhal, rapor, bilgi notu, davetiye vb.) özet metinde de yer alması sağlanmalı,

 Özeti çıkarılan belgenin hangi coğrafi sınırlar içerisinde geçtiği, olayın geçtiği yer/mekan ifadelerine dikkat edilmeli, bu bilgilere olabildiği kadar ulaşılmaya çalışılmalı,

 Bir özet belge oluşturulurken yukarıda sıralanan özelliklerin tamamı göz önünde tutulmalı ve bu hususlar yardımıyla özgün ve orijinal cümlelerle belge/metin yeniden yorumlanmalı; ancak verilmek istenen düşünceden ve belgede bulunmayan bilgilerden bağımsız olmamalıdır.

Yukarıda sıralanan özelliklere bakıldığında belge özetleme sırasında dikkat edilecek birçok husus bulunmaktadır. Özetleme yapılırken bu hususlara dikkat edilmesi ortaya çıkarılan özetlerin daha nitelikli ve başarılı olması konusunda özetleyen kişilere yol gösterici olabilir. Doğru bir özet yapabilmek için doğru özetleme strateji ve tekniklerinin kullanılması ve bunun belgelere uyarlanması gerekmektedir.