ERZURUM VALĠLĠĞĠ
PROJE KOORDĠNASYON MERKEZĠ
ile PROJE OFĠSLERĠNĠN KURULUġ, GÖREV VE ÇALIġMA YÖNERGESĠ
BĠRĠNCĠ BÖLÜM GENEL ESASLAR
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Erzurum ilinin başta AB kaynakları olmak üzere yerel, bölgesel, ulusal ve uluslarlarası fon ve imkanlardan yararlanmak suretiyle ülkemizde ve uluslararası platformda her yönüyle temayüz etmesi ve marka il olması için AR-GE çalışmaları yapmak, Avrupa Birliği Müktesebatı, İl/Bölge ve Ulusal Planlar ile uyumlu çalışmalar yapmak, kamu, sivil ve özel kesim arasında işbirliği ile farkındalıkları artırmak, eğitim vermek, projeler üretmek ve bu projelere ulusal ve uluslararası fon ve hibelerden kaynak elde etmek, Erzurum ilinde yürütülmekte olan projeleri desteklemek ve il genelinde AB konusunda koordinasyonu sağlamak,
Madde 2- AB’ye katılım sürecinde gerçekleştirilen yasal reformların yerel düzeyde tam olarak hayata geçirilmesi ve takibinin sağlanması, yerel kamuoyu nezdinde AB’ye üyelik sürecimizin daha sağlıklı ve doğru olarak anlatılabilmesi, AB mali kaynaklarının kullanımı konularında Erzurum ilinin daha etkin rol üstlenebilmesi,
Madde 3- AB katılım sürecinde yapılan çalışmaların etkin yürütülmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve bu sürede kamuoyunun ve ilgili kurum ve kuruluşların katkısının arttırılması yönünde çalışmalar yapmak.
1- İlçe Kaymakamları, Belediyeler, üniversiteler, ticaret ve sanayi odaları, sivil toplum kuruluşları ve diğer ilgilileri AB katılım sürecine yarar sağlayacak çalışmalar yapmak, ilgilileri harekete geçirmek.
2- Erzurum ilinde kurumların ve ilgili diğer yerel aktörlerin katkıları, Bakanlıkların desteği ile yerel televizyon, radyo ve gazetelerde AB süreciyle ilgili bilgilendirici ve ön yargıları giderici programlar gerçekleştirmek.
3- Erzurum ilinde gerçekleştirilen AB, SODES ve diğer hibe projelerine aktif destek sağlamak, proje sahiplerinin karşılaştıkları sorunları çözme konusunda kendilerine yardımcı olmak ve projelerin, imkânlar ölçüsünde görsel ve basılı araçlarla tanıtımını sağlamak.
4- Valilik internet sitesinde, ilin yararlanabileceği hibe Projelerine ilişkin bilgilendirmeler yapmak.
Madde 4- 1- AB müktesebatı doğrultusunda gerçekleştirilen mevzuat düzenlemelerinin il düzeyinde uygulama sonuçlarını izlemek, sorunlarını tespit etmek, sorunlarla ilgili, mevzuat değişikliği de dâhil, çözüm önerilerini tespit ederek Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığına bildirmek,
2- AB fon ve mali kaynaklarından azami ölçüde yararlanılması amacıyla kurum ve kuruluşların proje faaliyetlerini teşvik etmek, gerekli desteği sağlamak, yürütülmekte olan AB projelerinin koordinasyonunu, tanıtımını ve kamuoyu ile paylaşımını sağlamak ve ortaya çıkan tıkanıklıkları çözmek, il düzeyinde çözüm bulunamayanları üst mercilere bildirmek,
3- Proje süreçleri için gerekli idari ve insan kaynakları kapasitesinin oluşturulmasına ve bu alanda sürekliliğin sağlanmasına yönelik tedbirleri geliştirmek,
4- AB’ye üyelik sürecimizle ilgili olarak, AB iletişim Stratejisi çerçevesinde sağlıklı bir kamuoyu oluşumuna katkı sağlamak,
5- İhtiyaç duyulması halinde çalışma grupları oluşturmak ve bu çalışma gruplarının hazırladığı raporları değerlendirmek,
6- AB ile ilgili yürütülen çalışmalar hakkında Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığı ile iletişim içinde olmak; değerlendirme ve önerileri de içeren faaliyet raporunu istenildiği takdirde Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığına göndermek.
Kapsam
Madde 5- Bu yönerge, Erzurum ilinde bulunan tüm kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarını, AB Birimleri, SODES Proje Birimleri ve Proje Koordinasyon Merkezleri ile Sivil Toplum Kuruluşlarını bünyesinde kurulacak proje ofis ve büroları görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki Dayanak Madde 6- Bu yönerge;
1- 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
2- 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun
3- 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun 4- Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği
5- İçişleri Bakanlığı’nın 26.01.2010 tarih ve 115 sayılı (2010/6 no’lu genelge) yazısı.
6- İçişleri Bakanlığı İller İdaresi Genel Müdürlüğünün 28/08/2015 tarih ve 4509 sayılı yazısı 7- SODES Usul ve Esasları
8- Valilik Makamının 25/11/2014 tarih ve 10158563/30 sayılı onayı
Tanımlar
Madde 4-Bu yönergede geçen,
Yönerge: Erzurum Valiliği Proje Koordinasyon Merkezi ile Proje Ofislerinin Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi
Vali: Erzurum Valisini, Valilik: Erzurum Valiliğini,
Merkez: Valilik Proje Koordinasyon Merkezini ve bağlı birimleri
Koordinatör Vali Yardımcısı: Erzurum Valiliği Proje Koordinasyon Merkezi ve Merkez bünyesinde yürütülmekte olan diğer bağlı birimler, kurumlar ve ilçeler bazında kurulacak olan proje ofislerinin koordinasyonundan sorumlu Vali Yardımcısını,
Merkez Koordinatörü: Erzurum Valiliği Proje Koordinasyon Merkezi ve Merkez bünyesinde yürütülmekte olan diğer bağlı birimler ile kurumlar ve ilçeler bazında kurulacak olan proje ofislerinin koordinasyonundan sorumlu (uzman) personel,
Proje Ofisi Koordinatörü: Merkez, kurumlar ve ilçeler bazında kurulacak olan proje ofislerinin her birinin genel işleyişinden sorumlu (uzman) personel,
Proje Ofisi: Kurumlar ve ilçeler bazında kurulacak ve faaliyet gösterecek olan proje ofislerini,
Proje Uzmanı: Valilik Proje Koordinasyon Merkezi kurumlar ve ilçeler bazında kurulacak olan proje ofislerinde proje tasarımı, yazımı ve uygulaması işlerinde çalışan kişileri,
ĠKĠNCĠ BÖLÜM TEġKĠLATLANMA Madde 7- Sekretarya görevi
Kurulun sekretarya görevini sekretarya faaliyetlerinin gereğince ifası için ihtiyaç duyulması halinde diğer kamu kurum ve kuruluşlarından görevlendirme suretiyle personel ve araç-gereç takviyesi yapılabilir.
Merkez ve Proje Ofislerinin KuruluĢu
Madde 8- Merkez valilik bünyesinde, kurum proje ofisi ilgili kurum bünyesinde ve ilçe proje ofisleri her ilçede Kaymakamlık bünyesinde kurulur. Milli Eğitim, Sağlık, Tarım ve emniyet gibi personel ve teşkilatlanma kapasitesi geniş olan kurumlar hem kendi hem de kendilerine bağlı alt birimleri bünyesinde proje ofisleri oluşturabilirler. Sivil Toplum Kuruluşlarında Proje Ofislerinin kurulması, teşkilatlanmasını kendi mevzuatlarına tabidir. Merkez, talep edilmesi durumunda her türlü desteği sağlayabilir.
Personel Ataması ve Özlük Hakları
Madde 9- Merkez ve proje ofislerinde öncelikle kamu kurum ve kuruluşlarından ihtiyaç halinde özel kesimden geçici görevli veya sözleşmeli personel istihdam edilir.
Merkezin personel sayısı ihtiyaç durumuna göre biri mali işlerden sorumlu olmak üzere göre en az 3 uzmandan, Proje Ofisleri ise koordinatör dâhil en az 2 proje uzmanından oluşur. Proje Ofislerine uygun nitelikte yeteri miktarda personel görevlendirilmesi yapılır.
Yönergenin yürürlüğe girmesinden itibaren onbeş gün içerisinde Merkez, Kurum Proje Ofisleri ve İlçe Proje Ofislerinin teşkilatlanması tamamlanır, Proje Koordinasyon Merkezine bilgi verilir.
İlçe Proje Ofisleri, ilçenin adından sonra Proje Ofisi yazılmak suretiyle adlandırılırlar.
Personel ve Nitelikleri
Madde 10- Bu Yönergenin yürürlüğü girdiği tarihten itibaren görevlendirilecek olan geçici veya sözleşmeli personelde yabancı dil yeterliliği, proje hazırlama ve yönetimi gibi alanlarda deneyim ve bireysel kapasitesi yüksek olanlar tercih edilir.
Koordinatör Vali Yardımcısı: Merkezin bağlı olduğu İl koordinasyonundan sorumlu olan vali yardımcısıdır. Atanacak vali yardımcısının, bireysel kapasitesi, yabancı dil bilgisi gibi görevin özelliğine uygun olanlar arasından seçilmesi esastır.
Merkez Koordinatörü: Erzurum Valiliği bünyesinde kurulan Valilik Proje Koordinasyon Merkezinde, lisans düzeyinde 4 yıllık fakülte veya yüksek okul mezunu, Proje döngüsü yönetimi (PCM) sertifikasına sahip, yabancı dil bilgisi, proje hazırlama, uygulama ve yönetimine ilişkin bilgisi/tecrübesi olan, seyahat etmesine mani bir hali olmayan, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanabilme becerisine sahip proje uzmanları arasından; Merkez Ofisin, kurum ve ilçe proje ofislerinin genel işleyişinden sorumlu olmak üzere Koordinatör Vali Yardımcısı tarafından seçilir. Ancak uygun nitelikte personel bulunamaması durumunda Koordinatör Vali Yardımcısı teklifi ve il Valisinin onayı ile merkez görevlileri arasından atanır/görevlendirilir.
Proje Ofisi Koordinatörleri: Merkezde, kurumlarda ve ilçelerde kurulacak proje ofislerinde yer almak üzere, lisans düzeyinde 4 yıllık fakülte veya yüksek okul mezunu, Proje döngüsü yönetimi (PCM) sertifikasına sahip, yabancı dil bilgisi ile proje hazırlama, uygulama ve yönetimine ilişkin bilgisi/tecrübesi olan, seyahat etmesine mani bir hali olmayan, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanabilme becerisine sahip, proje uzmanları arasından; Ofisin genel işleyişinden sorumlu olmak üzere İl merkezi kurumlarda kurum amirinin, ilçelerde ilçe kaymakamının teklifi ile Koordinatör Vali Yardımcısının uygun görüşü ve Valinin onayı/oluru ile atanır/görevlendirilir. Ancak uygun nitelikte personel bulunamaması
durumunda Koordinatör Vali Yardımcısının onayı ile ofis görevlileri arasından görevlendirilir.
Proje Uzmanı: Merkezde, Kurumlarda ve İlçelerde kurulacak proje ofislerinde yer almak üzere, lisans düzeyinde 4 yıllık fakülte veya yüksekokul mezunu, Proje döngüsü yönetimi (PCM) sertifikasına sahip, seyahat etmesine mani bir hali olmayan ve Bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanabilme becerisine sahip olması gerekmektedir. Ancak uygun nitelikte personel bulunamaması durumunda proje uzmanı olarak merkezde Merkez proje ofisi koordinatörünün, illerde kurum amirinin, ilçelerde ilçe kaymakamının teklifi ve Koordinatör Vali Yardımcısının onayı ile yeteri kadar personel görevlendirilir.
Özel kesim Proje Ofisi Koordinatörünün ve Proje Uzmanlarının atanmasında/görevlendirmesinde yukarıdaki özelliklerin aranması esastır. Ancak PCM eğitimi alan yeteri kadar personel bulunamaması durumunda diğer nitelikleri uygun personel ataması/görevlendirmesi yapılır ve en kısa zamanda merkez tarafından gerekli eğitimler verilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV YETKĠ VE SORUMLULUK Merkezin Görev ve Yetkisi
Madde 11- Merkez;
1. Proje ofisleri arasında, iletişim, işbirliği ve eşgüdümü sağlamak
2. Erzurum ilinin ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
3. AB müktesebatına ve kalkınma planlarına uygun, valilik ana ve bağlı birimlerinde bireysel ve kurumsal kapasite oluşturmak ve geliştirmek
4. İlgili kuruluşlarca ilan edilen ulusal ve uluslararası proje teklif dönemleri ile SODES projeleri teklif dönemlerinde il genelinde ilgili kurumlara duyurmak, eğitimini vermek, proje hazırlanmasına önderlik etmek.
5. Erzurum ilinde bulunan kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, üniversiteler, meslek ve sivil toplum kuruluşları ve diğer kurumların, ilin ihtiyaçları ile projenin amacına uygun olarak dezavantajlı kesimlerine yönelik ve hedefleri doğrultusunda ekonomik, toplumsal ve sosyal dengelerin sağlanması ve sürdürülebilmesi amacıyla AB, SODES vb. projeler üretebilmesini teşvik, bilgilendirme, eğitim, tanıtım, rehberlik, bilgi kaynaklarına ulaşım ve benzeri konularda danışmanlık yapmak, ihtiyaç halinde merkez tarafından belirlenen konularda ilgili kurumlara danışmanlık yaptırmak,
6. Erzurum Valiliğinin iç ve dış paydaşlarıyla birlikte proje hazırlamak, uygulamak, izlemek, değerlendirmek ve yaygınlaştırmak,
7. Valilik adına çalışma grupları oluşturmak ve projeler hazırlamak,
8. Ulusal ve uluslararası düzeyde gerçekleştirilecek; Merkezin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek, 9. Proje Ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için bizzat
eğitim vermek, ulusal ve uluslararası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılmak ve katılımı teşvik etmek.
10. Projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detaylarının yer aldığı veri tabanın oluşturulmasını sağlamak,
11. Başbakanlık, Avrupa Birliği Bakanlığı ve bağlı birimleri, AB Türkiye Temsilciliği ve İçişleri Bakanlığı Dış İlişkiler ve AB Koordinasyon Dairesi Başkanlığı, Kalkınma Bakanlığı ile yurtiçi ve yurtdışı program otoritesi bakanlıklarla doğrudan işbirliği ve koordinasyon sağlamak,
12. Merkez tarafından verilmesi kararlaştırılan belgeleri tanzim etmek.
13. Koordinatör Vali Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Kurum Proje Ofislerinin Görev ve Yetkisi Madde 12-Kurum Proje Ofisleri;
1. Kendi kurum ve kuruluşunun merkez ile işbirliği içerisinde çalışmasını sağlamak 2. Kendi kurumunun görev alanı için ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi
doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
3. Kurum bünyesinde kurumsal kapasitenin artırılması için proje hazırlayan kurum personeline danışmanlık ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmek
4. İlgili kuruluşlarca ilan edilen AB, SODES vb. ulusal ve uluslararası proje teklif çağrıları için proje hazırlamak.
5. Kurum adına yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak, 6. Merkez ile işbirliği içerisinde AB, SODES vb. ulusal ve uluslararası düzeyde; çalışma
alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,
7. Potansiyel yararlanıcı kitlesi için, kurum proje ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslararası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımını sağlamak,
8. Kurumunda kurumunun proje haritası, projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detayların yer aldığı bilgi tabanın oluşturulmasını sağlamak,
9. Vali Yardımcısı ve kurum amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Ġlçe Proje Ofisleri Görev ve Yetkisi Madde 13-Ġlçe Proje Ofisleri;
1. İlçe Proje Ofisleri Merkez ile işbirliği içerisinde çalışır.
2. İlçe Proje ofisleri ilçenin ihtiyaç analizini gerçekleştirmek ve ihtiyaç analizi doğrultusunda stratejiler, alternatif çözümler ve projeler geliştirerek yol haritasını belirlemek.
3. Kurum bünyesinde kurumsal kapasitenin artırılması için ilçede proje hazırlayan kurumlar ve kurumların personeline danışmanlık ve eğitmenlik faaliyetlerini gerçekleştirmek.
4. İlgili kuruluşlarca ilan edilen AB, SODES vb. ulusal ve uluslararası proje teklif çağrılarını için proje hazırlamak.
5. İlçede yapılması muhtemel projeler ile ilgili çalışma grupları oluşturmak,
6. Merkez ile işbirliği içerisinde AB, SODES vb. ulusal ve uluslararası düzeyde gerçekleştirilecek; merkezin çalışma alanı ile ilgili konferans, seminer, bilgi şöleni, panel, toplantı, tartışma platformları, bilgi paylaşım ortamlarına aktif olarak katılmak, görüş bildirmek ve gerektiğinde organize etmek,
7. Potansiyel yararlanıcı kitlesi için, ilçe proje ofisi personelinin bilgi, deneyim ve ihtiyaçların karşılanabilmesi için ulusal ve uluslararası düzenlenen eğitim ve seminerlere katılımını sağlamak,
8. İlçede ilçe proje haritası, projeler için personel havuzu ve projelerin teknik detayların yer aldığı bilgi tabanın oluşturulmasını sağlamak,
9. Vali Yardımcısı ve İlçe Kaymakamı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Sorumluluk
Madde 14- Bu yönergenin uygulanmasından; Vali Yardımcısı Valiye, Merkez Koordinatörü Vali Yardımcısına, Kurum proje ofisi Koordinatörü Kurum Amirine ve Proje Koordinasyon Merkez Koordinatörüne, İlçe Proje Ofisi Koordinatörü İlçe Kaymakamına ve Proje Koordinasyon Merkez Koordinatörüne karşı sorumludur.
Ayrıca; Bu yönergenin uygulanması aşamasında; yönergenin amaçları çerçevesinde ve yürütülecek hizmetler doğrultusunda talep edilecek bilgi belge ve personelle ilgili olarak, ilgili kurum amirleri ve Kaymakamlar Valiye karşı sorumludur.
Kurum ve ilçe ofislerinin teşkilatlanmasından ilgili kurum amirleri ve Kaymakamlar sorumludur.
Koordinatör Vali Yardımcısının Görev ve Sorumluluklar Madde 15- Koordinatör Vali Yardımcısı;
1. Merkezde görev yapanlardan birini Merkez Koordinatörü olarak görevlendirir.
2. Merkezde çalışan uzmanların arasından görevlilerin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar yapılan görevlendirme sonucu iş bölümüne göre ilgililer sorumlu olur,
3. Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
4. Gerek duyduğu hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir.
5. Gerek kamu gerekse özel kesim ve sivil toplum kuruluşları ile projelerin teknik detay ve alt yapıları ile ilgili olarak “Vali adına” yazışmalar yapabilir.
6. Teklif çağrıları yayınlanan projeler ile ülkemizin istifade edebileceği her türlü AB, SODES, ulusal ve uluslararası program ve fonlarla ilgili olarak, kamu kuruluşlarını, sivil toplum örgütlerini, yerel ve ulusal basını bilgilendirmek amacıyla toplantı, seminer vb. etkinlikler düzenleyebilir.
7. Erzurum Valiliği adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
8. Proje çalışma gruplarına başkanlık eder.
9. Merkezde çalışacak geçici personel görevlendirmesi ile sözleşmeli personel alımını Valiye teklif eder.
10. Merkez gelirlerini tahsil, giderlerini tahakkuk ve tediye eder.
11. AB ve diğer uluslararası kurum ve kuruluşlarca verilen ve denklik onay süreci belirlenmemiş belgeleri tasdik eder.
12. Projeler veya bu Yönerge kapsamında yurtdışına çıkacak görevlilere görev pasaportu verilebilmesi için gerekli belgeleri imzalar
13. Merkezde ve proje ofislerinde çalışanları toplantıya çağırabilir.
14. Vali tarafından verilen benzer görevleri yapar.
Merkez Koordinatörü Görev ve Sorumlulukları
Madde 16- Merkez Koordinatörü Vali Yardımcısının talimatları doğrultusunda merkezin ve proje ofislerinin etkili ve verimli çalışması için gerekli önlemleri alır.
1. Merkezde görevlendirilenler ile diğer görevlilerin çalışma, işbölümü ve ofisin genel idari düzenini takip eder ve Vali Yardımcısına karşı sorumludur.
2. Merkezin işleyişi ile ilgili konularda Vali Yardımcısı tarafından yetkilendirilebilir.
3. Vali Yardımcısının verdiği görevleri yapar.
Kurum Proje Ofisi Koordinatörünün Görev ve Sorumlulukları;
Madde 17- Proje Ofisi Koordinatörü
1. Vali Yardımcısının talimatları doğrultusunda proje ofisinin etkili ve verimli çalışması için gerekli önlemleri alır.
2. Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
3. Gerek duyduğu hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir.
4. Koordinatör veya ortak olarak kurumu adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
5. Vali Yardımcısının/Kurum amirinin verdiği diğer görevleri yapar.
Ġlçe Proje Ofisi Koordinatörünün Görev ve Sorumlulukları;
Madde 18- Proje Ofisi Koordinatörü
1. Koordinatör Vali Yardımcısı talimatları doğrultusunda ve proje ofisinin etkili ve verimli çalışması için gerekli önlemleri alır.
2. Projelerin niteliğinin gerektirdiği, teknik ve detaya ilişkin konularda, zaman kaybını önlemek, çalışmalarda sürat ve verimliği sağlamak için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi, belge ve istatistikî tabloları ilgili kuruluşlardan doğrudan talep edebilir.
3. Gerek duyduğu hallerde proje ilgililerini toplantıya çağırabilir.
4. Koordinatör veya ortak olarak kurumu adına yapılacak projelerde paraf ve imza yetkisine sahiptir.
5. Koordinatör Vali Yardımcısı ve İlçe Kaymakamı tarafından verilen diğer görevleri yapar.
Kamu kurum ve kuruluĢlarının Görev ve Sorumlulukları;
Madde 19
1. Merkez ve proje ofislerinin projelerle ilgili bilgi ve belge talepleri ilgili kurum ve kuruluş tarafından 5 işgünü içinde yerine getirilir.
2. Merkez; ilde yapılan yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası projelerin yürütülmesinde karşılaşılan herhangi bir sorunun giderilmesinde ve sonuçlandırılmasında ilgili tüm taraflarla işbirliği yapmak ve projenin hedefine ulaşmasında etkin rol oynamak üzere hakemlik ve yönlendirme görevi üstlenir. İldeki tüm kurum ve kuruluşlar Merkezin bu konudaki çözüm odaklı yaklaşımına kanunlar çerçevesinde katkı vermek ve yardımcı olmak zorundadır. Sorunların çözümünde projelerin yürütülmesinde kayıtsız kalarak projelerin uygulanamamasına sebebiyet veren kurumlar uğranılan zararlardan Valilik Makamına karşı sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
ÇALIġMA USUL VE ESASLARI Madde 20- Merkez ve Proje Ofisleri;
1. İlin ekonomik potansiyeli ve kaynak profilini esas alarak; Özel sektörün rekabet gücünü artıran, istihdam ve kalkınmayı sağlayan, çevre sağlığı ve sosyal dengeyi koruyan bir anlayış içinde çalışmalar yapar.
2. Erzurum İlinin de içinde yer aldığı Bölgesel Programların, izleme, denetleme ve Koordinasyonu yapar ve ilgili kurumlarla işbirliği içerisinde çalışır.
3. Proje üretme sürecinde ilin öncelikleri ve imkânları dikkate alınarak bütüncül bir strateji anlayışı içinde yönlendirme yapar.
4. İş bölümü ve görevlendirme yapılırken personelin eğitim, kariyer ve özel yeteneklerini dikkate alınır.
5. Çalışmalarında ilimizdeki tüm resmi kurumları özellikle eğitim-öğretim kurumlarını, sivil toplum kuruluşları, üniversiteleri, özel sektör işletmelerini hedef kitle kabul ederek eğitici, yönlendirici ve bu bağlamda bilinç oluşturmaya dönük her türlü aktivite içinde yer alabilir.
6. Tüm kullanım ve tasarım hakları Merkeze ait olmak üzere Erzurum Valiliği internet sitesine bağlı veya bağımsız bir internet sitesi oluşturulur.
7. Merkez ve Proje ofislerinin çalışmaları, proje duyuruları, AB, SODES, ulusal ve uluslararası çağrılar, faaliyetlere alt yapı teşkil edecek her türlü bilgi ve çalışmaları Merkeze ait web sayfasında ilgili tüm kurumlara ve vatandaşlara duyurur. Ayrıca basın ve yayın kuruluşları aracılığıyla gerekli duyuruları yapar. Bilinç oluşturmak,
bireysel ve kurumsal kapasiteleri artırmak, farkındalık oluşturmak amacıyla gerekli bilgi ve belgeler basın, yayın, dağıtım kuruluşları ile paylaşılır.
8. Erzurum Valiliği Proje Koordinasyon Merkezi adına alınacak bir elektronik posta adresi iletişimde kullanır.
9. Merkez, Proje Ofisleri ve AB Koordinatör Vali Yardımcısı tarafından uygun görülenler arasında elektronik haberleşme ve bilgi paylaşımına yönelik mail grupları oluşturur.
10. Merkez ve proje ofislerinde görevlendirilen personel asli görevindeki mali ve özlük hakları açısından hak kaybına uğramaz, görev süresi sona erdiğinde geçici görevlendirmeden önce görev yaptıkları birime dönmeleri sağlanır.
11. Merkez ve proje ofisleri üçünü şahıslarla karşılıklı iyi niyet, işbirliği ve koordinasyon içerisinde çalışır.
12. Proje ofisleri kurum amiri veya Kaymakam başkanlığında en az ayda bir defa değerlendirme toplantıları yapar ve toplantı sonucunda alınan kararları raporlayarak uygulamaya esas teşkil eden ilkeler haline getirir. Bu ilkeleri Merkeze bildirir.
13. Proje Ofisleri tarafından veya koordinesiyle hazırlanıp kabul edilen projelerden bir suretini Merkeze gönderir.
Resmi YazıĢmalar
Madde 21: Merkezin yazışmaları Valiliğin yazışma usul ve esaslarına tabidir. İlçe proje ofislerinin yazışmaları da benzer şekilde Kaymakamlıkların yazışma usul ve esasları doğrultusunda yapılır.
BEġĠNCĠ BÖLÜM MALĠ HÜKÜMLER Mali Hükümler
Madde 22:
1. Merkez harcamaları Erzurum Valisinin uygun göreceği ödenekten karşılanır.
Mahalli idareler ve birlikleri Merkez bütçesine katkıda bulunabilir. Kaynak temini ve harcanmasına yönelik bütçe uygulamaları Valilik onayına tabidir.
2. AB fonları ve diğer projelerde kullanılmak üzere bankalardan açılacak hesaplar üzerindeki hareketlilik valilik onayı ile olur. Merkez tarafından yapılan veya uygulanan projelerden elde edilecek gelirler, Merkez adına açılacak bir banka hesabına yatırılır ve harcamalar öncelikle bu kaynaktan karşılanır. Proje
3. SODES projeleri ile ilgili harcamalar Usul ve Esasları doğrultusunda yapılır
4. Kamu kurum ve kuruluşlarınca hazırlanan proje katkılarının (Eş finansman) kendi bütçelerinden karşılanması esastır.
5. Merkez gelirlerinden (proje uygulama gelirleri dahil) personel, danışmanlık, paydaş payları, yönetim giderleri, kira gibi harcamalar yapılabilir. Merkezde çalışan personele merkez gelirlerinden ek ücret verilebilir. Merkez personelinin kurumlarından ayrı kalmaları ücret kaybına neden olmaz, bu konuyla ilgili gerekli tedbirler personelin bağlı olduğu kurum amiri tarafından alınır.
6. Yurtdışı ve yurtiçi programlar sonunda verilen belgeler merkez tarafından tasdik edilebilir.
ALTINCI BÖLÜM YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Yürürlük
Madde 23- Bu Yönerge hükümleri Erzurum Valisi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Ġptal Madde 24
Bu Yönerge hükümleri Erzurum Valisi tarafından onaylandığı ve yürürlüğe girdiği gün Merkez tarafından hazırlanan ve Erzurum Valisi tarafından onaylanan merkez ile ilgili uygulanmakta olan 25/11/2014 tarih ve 10158563/30 .sayılı onay ile yürürlüğe giren yönerge yürürlükten kalkar.
Yürütme
Madde 25- Bu Yönerge hükümleri Erzurum Valisi tarafından yürütülür.
Ekler:
Ek-1: İl merkezinde ve ilçeler de proje ofisi kuracak olan kurumlar listesi.
Ek-1 Proje Ofisi Kurulacak olan Kurumların Listesi
1- Erzurum BüyükĢehir Belediyesi
2- Ġlçe Kaymakamlıkları
3- Ġlçe Belediyeleri
4- Gençlik Hizmetleri ve Spor Ġl Müdürlüğü
5- Ġl Milli Eğitim Müdürlüğü
6- Aile ve Sosyal Politikalar Ġl Müdürlüğü
7- Sağlık Ġl Müdürlüğü
8- Gıda, Tarım ve Hayvancılık Ġl Müdürlüğü
9- ÇalıĢma ve ĠĢ Kurumu Ġl Müdürlüğü
10- Kültür ve Turizm Ġl Müdürlüğü
11- Ġl Emniyet Müdürlüğü
12- Erzurum Halk Sağlığı Müdürlüğü
