MALİYE BAKANLIĞI İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI İZLEME CETVELİ (Ekim-Aralık 2011)

(1)

BİRİM:

Kod Kod Eylem Sorumlu

BİS 13.3 13.3.1

Yönetim bilgi sistemlerinde üretilen bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olarak aylık bazda internete konması

Tüm Birimler

RDS 5.4 5.4.2 Faaliyetlerin 3'er aylık dönemler halinde

izlenmesinin sağlanması

Tüm Birimler

KOS 3.2 3.2.1 Kariyer mesleklerde mesleki yeterliliğin

sürekliliğinin sağlanması İlgili Birimler

KOS 2.7 2.7.2 Operasyonel planları olmayan birimlerin

operasyonel planlarını oluşturması

RDS 5.4 5.4.1 2.7.2'te öngörülen Operasyonel Planlarda bu

şarta yer verilmesi

RDS 5.5 5.5.1

İdare Performans Programı kapsamında birimlerin özel hedeflerinin belirlenmesi ve duyurulması

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Birimlerdeki işlem süreçlerinde bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlayacak kontrollerin belirlenmesi

Tüm Birimler

4.1.1

Birimlerde işlem süreçlerinin ve bu süreçlerde imza ve onay mercilerinin belirlenmesi ile işlem süreç haritalarının çıkarılması

İlgili Birimler

4.1.2 İşlem süreçlerinin e-doküman olarak portalda yayınlanması

Tüm Birimler

BİS 13.1 13.1.1 4.1.1'de öngörülen eylem kapsamında İletişim

Akış Şeması oluşturulması

2.6.2 Bakanlığımız ile birimlerinin hassas görevlerinin belirlenmesi

Tüm Birimler

2.6.3 Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi

Tüm Birimler

2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

Birimlerin önemli faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini kapsayan yazılı prosedürler belirlenmesi

KFS 8.2 8.2.1 8.1.1'de öngörülen İşlem Yönergesinde bu

hususlara da yer verilmesi

KFS 11.1 11.1.2

8.1.1'de öngörülen İşlem Yönergesinde faaliyetlerin sürekliliğini temin etmeye ve kurumsal hafıza oluşturmaya yönelik düzenlemelere de yer verilmesi

Eylem gerçekleştirilmiştir. Çalışmalar devam etmektedir.

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

KOS 2.6

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

İşlem Yönergeleri Duyuru Birim Hassas Görevler Listesi Her Hassas Görev

İçin Süreç Akış Şemaları Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik

plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

İlgili Birimler

İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

KOS 4.1

İşlem Süreçleri

*Birim Özel Hedefleri Dokümanı

*Duyuru

* Portal Sayfası

*e-doküman İşlem Süreçleri İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler

doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Tüm Birimler

İşlem süreçleri çalışmaları tamamlanamadığından bu eylemler gerçekleştirilememiştir.

Çalışmalar devam etmektedir.

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Süreç modelleme ve analiz tablolarının oluşturulması aşaması tamamlanmıştır. Süreçler onay aşamasındadır.

İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Operasyonel Planlar Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik

2011 Yılı 2. Çeyreğinden Kalan Eylemler

İzleme ve Değerlendirme

Raporu

Strateji Geliştirme Başkanlığı Operasyonel Planı tamamlanmıştır.

Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

2011 Yılı 3. Çeyrek (Temmuz-Eylül) dönemine ait "SGB Faaliyet İzleme ve Değerlendirme Raporu" SGB.Net sisteminde hazırlanmıştır.

Yönetmelik Değişiklik Taslağı

02/11/2011 tarihli ve 28103(mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 666 sayılı Kanun Hükmünde kararname uyarınca tüm uzmanlıklar Maliye Uzmanlığı adı altında birleştirilmiş olup, söz konusu Kanun Hükmünde Kararname uyarınca Yönetmelik çalışması PERGEN'in koordinatörlüğünde yürütülmektedir.

Aralık 2011 Genel Şart

İnternet Sayfası Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve

anlaşılabilir olmalıdır.

Süreklilik Arzeden Eylemler

Sistemdeki bilgilerin doğru, tam, kullanışlı ve anlaşılır olması sağlanmaktadır.

İşlem süreçlerinde hassas görevlerin ve prosedürlerin belirlenmesi amacı ile hassas görev belirleme tablosu oluşturulmuştur. Hassas görevlere ilişkin önceliklerin belirlenmesi amacı ile Başkanlık birim yöneticileri yürütülen görevlere ilişkin anket yöntemiyle puanlama yapılmıştır.

İşlem süreçleri tamamlanması beklenmektedir.

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Eylem yada bildirim yok

(Ekim-Aralık 2011)

Çıktı Açıklama

Strateji Geliştirme Başkanlığı

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

Operasyonel Plan hazırlanırken özel hedefler de belirlenmiştir.

(2)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

BİS 13.7 13.7.1 İdari personel için paylaşım platformu

oluşturulması

Tüm Birimler (Bilgi İşlem Merkezleri)

BİS 14.4 14.4.1 Yatay ve dikey raporların birimler içindeki

akışının belirlenmesi

Tüm Birimler

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1

İlgili Birimler

Tüm Birimler

2.6.3 Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi

Tüm Birimler

2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

Yatay ve dikey raporların akışı belirlenmiş olup, hazırlanan akış tabloların Onay'a sunulması aşamasında çalışmalar devam etmektedir.

İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

Paylaşım Platformu

İdarenin yatay ve dikey iletişimi için paylaşım platformu oluşturulmuş ve duyuru ve geri bildirim mekanizmaları aktifleştirilmiştir.

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

Onay

Tüm Birimler

Birim Hassas Görevler Listesi

Duyuru

İşlem Yönergeleri

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve

İşlem Süreçleri

Her Hassas Görev İçin Süreç Akış

Şemaları

* Portal Sayfası

*e-doküman İşlem Süreçleri Süreklilik Arzeden Eylemler

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

İlgili Birimler

İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

KOS 2.6

KOS 4.1

(Ekim-Aralık 2011)

Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı Genel Şart

Operasyonel Planlar

Başkanlığımız yönetim bilgi sisteminde üretilen bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olarak Başkanlığımız internet sitesine konulmuş olup bu faaliyete 2011/Ekim-Kasım-Aralık aylarında da devam edilmiştir.

2011 Yılı 3. Çeyrek (Temmuz-Eylül) dönemine ait "SGB Faaliyet İzleme ve Değerlendirme Raporu" SGB.Net sisteminde hazırlanmıştır.

Raporu

İş süreçlerinin tanımlanması ve iş akış şemalarının çıkartılması faaliyetleri tamamlanmış olup, hassas görevlerin belirlenmesinin akabinde personelin bilgilendirmesi için duyuru yapılacaktır.

İş akış sütreçlerinde imza ve onay mercileri belirlenmiş ve işlem süreç haritaları çıkarılmış olup, e-doküman olarak portalda yayınlanması hususunda çalışmalar devam etmektedir.

Aralık 2011

Eylem yada bildirim yok Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin

hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

*Duyuru

Çalışmalar devam etmektedir.

Masak Operasyonel Planı'nın oluşturulduğunu bildirdi.

İş süreçlerinin tanımlanması ve iş akış şemalarının çıkartılması faaliyetleri tamamlanmış olup, hassas görevlerin belirlenmesi çalışmaları devam etmektedir.

İş süreçlerinin tanımlanması ve iş akış şemalarının çıkartılması faaliyetleri tamamlanmış olup, hassas görevlerin belirlenmesi ve bunlara ilişkin prosedürlerin belirlenmesi çalışmaları devam etmektedir.

(3)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

BİS 16.1 16.1.1 Farklı mevzuatlarda var olan düzenlemeleri

konu alan bir genelge çıkarılması

PERGEN BAHUM ve revize ile TEFKU

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1

İlgili Birimler

Tüm Birimler

Akış Şeması oluşturulması 2.6.2 Bakanlığımız ile birimlerinin hassas

görevlerinin belirlenmesi

Tüm Birimler 2.6.3 Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin

belirlenmesi

Tüm Birimler 2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim

Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

2.3.2

Taşra birimlerinde görevlerin belirlenmesi ve görevlerin çerçevesinin değerlendirilmesi için ilgili merkez birimlerinde çalışma yapılması

PERGEN BAHUM MUH MİLE

2.3.3 Görev tanımlarının hazırlanması için taşra birimlerine duyuru yapılması

Eylem gerçekleştirilmiştir. Taslaklar hazırlanmış, Onay aşamasındadır. Çalışmalar devam etmektedir.

Yatay ve dikey raporların birimler içindeki akışına dair 18/7/2011 tarihli onay alınmıştır.

İşlem Süreçleri Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim

yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Genelge

Farklı mevzuatlarda var olan düzenlemeleri konu alan bir genelge çıkarılması eylemi kapsamında Bakanlığımız birimlerinden gelen bilgiler de değerlendirilmek suretiyle genelge taslağı oluşturulmuş, PERGEN tarafından makama sunulmuştur. Ancak genelge ekinde yer alacak bilgilerin broşür halinde çıkarılmasının daha uygun olacağı bildirilmiş ve izleme komitesinde alınan karar gereği TEFKU Başkanlığında çalışmalara devam edilmiştir.

TEFKU'dan Mehmet ABANOZ başkanlığında yapılan çalışma sonucunda hazırlanan "Doğru Eylem Adımları Bildirgesi" nin TEFKU'ya teslimini müteakip Genel Müdürlüğümüz tarafından genelge taslağı hazırlanarak Makama sunulmuş, ancak yeni bir çalışma yöntemi belirlenmek üzere dosya iade edilmiştir, Bütçe çalışmaları nedeniyle görüşme Ocak ayına ertelenmiştir.

Aralık 2011

İşlem süreçlerine ilişkin çalışmalar devam etmektedir.

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

KOS 2.3

Operasyonel planlar hazırlanmıştır. Ancak izleme raporları için bilgi işlemdeki teknik çalışmalar devam etmektedir.

İlgili Birimler

Genelge

659 sayılı KHK sonrasında Genel Müdürlüğün görev ve işleyişindeki yeniden yapılanma çalışmaları dolayısıyla bu çalışmalar tamamlanamamıştır.

Taşra Görev Değerlendirme

Raporu

Taşra görev tanımlarının hazırlanması için 2011/5 sayılı Genelge ekinde yer almak üzere Taşra Görev değerlendirme raporu hazırlanmış ve SGB'ye gönderilmiştir.

İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

KOS 2.6

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

İnternet Sayfası

METOP'ta yer alan ve BAHUM PORTAL'da idari istatistikler bu genel şart kapsamında güncellenmekte olup bilgilerin yayınlanmasına devam edilmektedir.

KOS 4.1

İşlem Süreçleri Operasyonel

Planlar Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin

sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

* Portal Sayfası

*e-doküman

(Ekim-Aralık 2011)

Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü Genel Şart

İzleme ve Değerlendirme raporu için bilgi işlemdeki teknik çalışmalar devam etmektedir.

Raporu

Hassas görevlerle ilgili çalışmalar devam etmektedir.

Duyuru

İşlem süreçleri çıkarıldıktan sonra kesinleştirilmek üzere çalışmalar devam etmektedir.

İşlem Yönergeleri Her Hassas Görev

İçin Süreç Akış

Birim Hassas Görevler Listesi İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde

hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Onay

Raporu 2011 Yılı 2. Çeyreğinden Kalan Eylemler

Eylem yok Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin

*Duyuru

Tüm Birimler

(4)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1

İlgili Birimler

Tüm Birimler

belirlenmesi

Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

Hassas görevler işlem süreçlerinin onaylanmasını müteakip personele duyuru yapılacaktır.

Genel Müdürlüğümüz İşlem Süreçlerine ilişkin süreç modelleme dokümanları hazırlanarak İç Kontrol Uygunluk Seviyelerinin gözden geçirilmesi amacıyla Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmiştir.

İlgili Birimler

KOS 2.6

KOS 4.1

Aralık 2011

İnternet Sayfası

Raporu Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve

Genel Müdürlüğümüz İnternet sayfası, yapılması gereken rutin güncellemelerin yanı sıra mevzuatla öngörülen bilgi ve belgelerin zamanında yayımlanabilmesi amacıyla periyodik olarak güncellenmektedir.

1. 2. ve 3. dönem İzleme ve Değerlendirme Raporu oluşturulmuş olup, üçer aylık periyotlarla eylem devam etmektedir.

(Ekim-Aralık 2011)

Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Genel Şart

İşlem Süreçlerinin onayını müteakip işlem yönergesinin çalışmalarına başlanacaktır.

* Portal Sayfası

*e-doküman İşlem Süreçleri

*Duyuru

İşlem Süreçleri

Birim Hassas Görevler Listesi İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri

belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Duyuru

Tüm Birimler

Her Hassas Görev İçin Süreç Akış İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve

etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Operasyonel Planlar

Onay

Yatay ve dikey raporların birimler içindeki akışının belirlenmesi amacıyla Makam Onayı alınmış ve eylem tamamlanmıştır. Onay İntranet sayfamızda yayımlanmıştır.

2012 yılı Operasyonel Plan çalışmaları devam etmektedir.

Onayı müteakip işlem süreçleri e-doküman olarak portalda yayınlanacaktır.

Bu eylem 2012 yılı Ocak ayı içerisinde operasyonel plan ile birlikte gerçekleştirilecek.

(5)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

2.2.2

Tüm Birimlerin ve alt birimlerinin görev tanımlarının yapılması, mevcut olanların gözden geçirilmesi

Tüm Birimler

2.2.3 Birim Yönergelerinin elektronik olarak yayınlanması

Tüm Birimler

KOS 2.4 2.4.1

Birim Yönergelerinin hazırlanması sırasında Birimlerin ve alt birimlerinin teşkilat şemalarının ve fonksiyonel görev dağılımlarının da oluşturulması

Tüm Birimler

KOS 2.5 2.5.1

Birim Yönergelerinin hazırlanması sırasında idarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisinin dikkate alınması

Tüm Birimler

KOS 2.7 2.7.1

Yöneticilerin belirli periyotlarla yürütülen işler hakkında bilgi almasını ve izlemesini sağlayacak yöntemlerin belirlenmesi

Tüm Birimler

KOS 3.2 3.2.2

Yönetmeliği bulunmayan görevliler için mesleki yeterliliklerinin sürekliliğinin sağlanması

Tüm Birimler

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1

İlgili Birimler

Tüm Birimler

belirlenmesi

Tüm Birimler 2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

2.3.2

Yönetmelik Değişiklik Taslağı 2011 Yılı 2. Çeyreğinden Kalan Eylemler

Birim yönerge çalışmaları tamamlanmış olup onay aşamasına gelinmiştir.

Operasyonel Plan dokümanına hedef bölümü eklenerek, Genel Müdürlüğümüz 2012 yılı Operasyonel Planı ile birlikte yürürlüğe konulmuştur.

2011/3 sayılı İç Kontrol Eylem Planı İşlem Süreçleri Genelgesi uyarınca İşlem Süreçlerinin çıkarılmasının koordinasyonunu sağlamak üzere Muhasebat Genel Müdür Yardımcısı Haydar KULAKSIZ görevlendirilmiştir. Süreç çalışmalarında görevli personele ilave olarak Strateji Geliştirme Başkanlığının koordinasyonunda düzenlenen temel bilgilendirme eğitimine katılacak personel belirlenerek, 17-18 Kasım 2011 tarihlerinde yapılan eğitime 2 grup halinde katılım sağlanmıştır. İşlem süreçlerinin iç kontrol olgunluk seviyesini tespit etmek ve süreçleri değerlendirmek amacıyla danışman firma ve ilgili SGB uzmanının katılımıyla değerlendirme toplantısı yapılmıştır. Eğitim ve yapılan toplantılar neticesinde alınan bilgiler doğrultusunda işlem süreç çalışmalarının revize çalışmalarına başlanılmıştır.Yapılan revize çalışmaları sonucunda tamamlanan işlem süreç çalışmaları SGB'ye değerlendirilmek üzere gönderilmiştir.

Birim Hassas Görevler Listesi Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin

*Duyuru İnternet Sayfası

KOS 2.3

Genel Müdürlüğümüz 2012 yılı Operasyonel planı hazırlanarak, 05/01/2011 tarihli Genel Müdürlük Makam Onayı ile yürürlüğe konulmuştur.

İlgili Birimler

Genelge Taşra Görev Değerlendirme

Raporu İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu

görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

KOS 2.6

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

Genel Müdürlüğümüz web sayfasında merkezi yönetim, mahalli idareler ve sosyal güvenlik kurumları mali istatistikleri yayımlanmaktadır. Verilerin doğruluğunu sağlamak üzere mali veriler üzerinde incelemeler yapılmakta ve tespit edilen hatalar düzelttirilmektedir.

(Ekim-Aralık 2011)

Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Şart

* Birim Yönergesi e- Kitabı

Planlar Aralık 2011

Tüm Birimler

İşlem Yönergeleri İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler

Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Raporu

KOS 2.2

KOS 4.1

* Birim Yönergeleri

* Görev Dağılım Çizelgesi

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Temmuz-Eylül dönemini içeren üçüncü 3 aylık Operasyonel Plan İzleme ve Değerlendirme Raporu 10/10/2011 tarih ve 12033 sayılı yazı ile ilgili Genel Müdür Yardımcılarına gönderilmiştir.

İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Birim Yönergeleri İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı,

temel yetkİ, ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

Strateji Geliştirme Başkanlığının 2011/5 sayılı Taşra Görev Tanımları Genelgesi uyarınca, Bakanlığımız merkez birimlerinde hazırlanmış olan görev tanımlarının Genel Müdürlüğümüz muhasebe birimlerinde de, belirli norm, standart ve prensipler çerçevesinde hazırlanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere hazırlanan “Muhasebe Birimleri Görev Tanımı Hazırlama Kılavuzu” Genel Müdürlüğümüz internet sitesinde yer alan Uygulama Kılavuzları bölümünde yayımlanmıştır.

İşlem Süreçleri

Duyuru Her Hassas Görev

İçin Süreç Akış

* Portal Sayfası

*e-doküman

İşlem yönergeleri çalışmaları başlatılmış olup, süreç çalışmaları tamamlandığında işlem yönerge çalışmaları başlatılacaktır.

(6)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

2.2.2

Tüm Birimler

KOS 2.4 2.4.1

Tüm Birimler

KOS 2.5 2.5.1

Tüm Birimler

KOS 2.7 2.7.1

Tüm Birimler

KOS 3.2 3.2.2

Yönetmeliği bulunmayan görevliler için mesleki yeterliliklerinin sürekliliğinin sağlanması

Tüm Birimler

KFS 9.1 9.1.1

Birimlerin fonksiyonel görev dağılımları dikkate alınarak varsa faaliyet - görev çakışmalarını tespit etmek ve görev ayrılığı ilkesini sağlayacak önerileri geliştirmek üzere çalışma grubu oluşturulması

Tüm Birimler

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1

İlgili Birimler

Tüm Birimler

belirlenmesi

Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

Eylem gerçekleştirilmiştir. Çalışmalar devam etmektedir. Başka çıktı

Genel Müdürlüğümüz Birim Yönergesi tamamlanmış olup, Birimlerin görev tanımlarına yönergede yer verilmiştir. Ayrıca internet sitemizde de yayınlanacaktır.

Genel Müdürlüğümüz Birim faaliyetlerinin aylık olarak takip edilmesi ve raporlanmasına ilişkin evrak programımızda düzenleme yapılmıştır. Bu sistem aracılığı ile gerek duyulduğunda aylık ve 3 aylık faaliyetlerin izlenmesi sağlanabilmektedir.

Genel Müdürlüğümüzün internet sitesinde periyodik olarak takip edilen istatistiklere yer verilmektedir.

Raporu İnternet Sayfası

Görev tanımları yapılmıştır.Gerektiğinde MAYEM tarafından düzenlenen eğitimlere katılım sağlanmaktadır. Birim Yönergesinde bu hususa değinilmiştir.

Genel Müdürlüğümüz Birim Yönergesinde birim amirinin 3 aylık periyodlarla toplantı yapacağı hususu düzenlenmiştir.

* Birim Yönergesi e- Kitabı İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve

buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Rapor tespit tablosu oluşturulmuş, onay aşamasındadır.

Birim yönergesi hazırlanırken faaliyet-görev çakışmalarının olmadığı tespit edilerek bu husus toplantı tutanağıyla not edilmiştir.

Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Rapor

02/11/2011 tarihli ve 28103(mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 666 sayılı Kanun Hükmünde kararname uyarınca tüm uzmanlıklar Maliye Uzmanlığı adı altında birleştirilmiş olup, söz konusu Kanun Hükmünde Kararname uyarınca Yönetmelik çalışması PERGEN'in

koordinatörlüğünde yürütülmektedir.

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

KOS 2.6

* Portal Sayfası

*e-doküman İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri

Duyuru

(Ekim-Aralık 2011)

Gelir Politikaları Genel Müdürlüğü Genel Şart

KOS 2.2

KOS 4.1

Planlar Aralık 2011

Onay

Genel Müdürlüğümüz 2012 yılı Operasyonel Planı hazırlanmıştır.

İlgili Birimler

Tüm Birimler

Birimlerde hassas görev belirleme çalışmaları devam etmektedir.

İşlem süreçlerinin hazırlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir.

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

*Duyuru

İşlem Süreçleri İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler

İş akış süreçlerinin net olarak belirlenmesi ile işlem yönergesi hazırlanacaktır.

(7)

BİRİM:

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

izlenmesinin sağlanması Tüm

Birimler

2.2.2

Tüm Birimler

KOS 2.4 2.4.1

Tüm Birimler

KOS 2.5 2.5.1

Tüm Birimler

KOS 2.7 2.7.1

Tüm Birimler

KOS 3.2 3.2.2 Yönetmeliği bulunmayan görevliler için mesleki

yeterliliklerinin sürekliliğinin sağlanması

Tüm Birimler

KFS 9.1 9.1.1

Birimlerin fonksiyonel görev dağılımları dikkate alınarak varsa faaliyet - görev çakışmalarını tespit etmek ve görev ayrılığı ilkesini sağlayacak önerileri geliştirmek üzere çalışma grubu oluşturulması

Tüm Birimler

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1

Tüm Birimler

4.1.1 Birimlerde işlem süreçlerinin ve bu süreçlerde imza ve onay mercilerinin belirlenmesi ile işlem süreç haritalarının çıkarılması

İlgili Birimler

Tüm Birimler

belirlenmesi

Tüm Birimler 2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1

KFS 11.1 11.1.2

2.3.2

Eylem gerçekleştirilmiştir. Çalışmalar devam etmektedir. Başka çıktı

İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Yönetmelik

Değişiklik Taslağı Mesleki yeterliliğin sağlanmasına ilişkin Yönetmelik çalışmaları devam etmektedir.

İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

Raporu Operasyonel

Planlar Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin

Aralık 2011 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve

KOS 2.3

Genel Müdürlüğümüzün 2012 yılı operasyonel planlarının hazırlanmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.

İlgili Birimler

Genelge Milli Emlak Taşra Birimleri Görev Tanımı Hazırlama Kılavuzu Genel Müdürlüğümüz internet sayfası olan www.milliemlak.gov.tr adresinde de yayınlanmıştır.

Genel Müdürlüğümüz taşra birimleri görev tanımlarının belirli norm, standart ve prensipler çerçevesinde düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere Milli Emlak Taşra Birimleri Görev Tanımı Hazırlama Kılavuzu oluşturulmuştur.Söz konusu kılavuz 26/12/2011 tarihli ve 35911 sayılı yazımız ekinde Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmiştir

Genel Müdürlüğümüz Yöneticilerine 2011 yılı 3. çeyreğine ait gerçekleşmeler gönderilmiştir.

Raporu

Söz konusu çalışma kapsamında mevcut dağılıma işlevsellik kazandıracak ilkeler dikkate alınarak Genel Müdürlüğümüzdeki her birimin görev dağılımı ayrı ayrı ele alınmış ve bu durum Milli Emlak Genel Müdürlüğü Birim Yönergesi hazırlama çalışmalarında da göz önünde bulundurulmuştur.

Milli Emlak Genel Müdürlüğü Birim Yönergesi Stratejik Eylem Planında öngörülen formata uygun şekilde hazırlanarak söz konusu Yönerge ve ekleri Genel Müdürlüğümüz internet sayfası olan www.milliemlak.gov.tr anasayfasında yayınlanmıştır.

Genel Müdürlüğümüzün iş, işlem ve işleyişine ilişkin veriler www.milliemlak.gov.tr internet adresinde günlük ve aylık olarak güncellenerek yayınlanmaktadır.

İnternet Sayfası (Ekim-Aralık 2011)

Milli Emlak Genel Müdürlüğü Genel Şart

Söz konusu eylemler birimlerin süreç akış şemalarının oluştulmasıyla paralel yürütüldüğünden çalışmalar devam etmektedir.

Şemaları

* Portal Sayfası

*e-doküman

Duyuru 2011 Yılı 1. Çeyreğinden Kalan Eylemler

KOS 2.2

KOS 4.1

İdare içinde yatay ve dikey raporlama ağı oluşturulmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.

* Birim Yönergesi e- Kitabı

* İnternet / İntranet Sayfası

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır

Onay

İşlem Süreçleri Rapor Her faaliyet veya mali karar ve işlemin

onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

KOS 2.6

Tüm Birimler

*Duyuru

Birim özel hedeflerinin belirlenmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir.

Genel Müdürlüğümüz işlemlerinin süreç haritalarının çıkarılmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.

İşlem Süreçleri

Genel müdürlüğümüzün işlem yönergesi eylem planında da belirtilen hususlar göz önünde bulundurularak tamamlanmış olup, söz konusu işlem yönergesi onay aşamasındadır.

(8)

BİRİM:

KOS 1.3 1.3.4

Etik konusunda haftalık sloganlar belirlenmesi ve Maliye Bakanlığı personelinin e-posta adreslerine gönderilmesi

PERGEN Maliye Bakanlığı

Etik Komisyonu

BİS 13.3 13.3.1

Tüm Birimler

izlenmesinin sağlanması Tüm

Birimler

3.2.1 Kariyer mesleklerde mesleki yeterliliğin

3.2.3 Mesleğe giriş ve görevde yükselmelerde görev- mesleki yeterlik uyumunun gözden geçirilmesi PERGEN

Tüm Birimler

KOS 2.5 2.5.2 Maliye Bakanlığı birimleri arasındaki görev

çakışmalarının bir çalışma grubu oluşturularak tespit edilmesi ve öneriler geliştirilmesi

Seyit Ahmet BAŞ (Müsteşar Yardımcısı)

RDS 5.5 5.5.1

Tüm Birimler

KOS 1.6 1.6.1 Birimlerdeki işlem süreçlerinde bilgi ve

belgelerin doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlayacak kontrollerin belirlenmesi

Tüm Birimler

4.1.1

Birimlerde işlem süreçlerinin ve bu süreçlerde imza ve onay mercilerinin belirlenmesi ile işlem süreç haritalarının çıkarılması İlgili Birimler 4.1.2 İşlem süreçlerinin e-doküman olarak portalda

yayınlanması

Tüm Birimler

görevlerinin belirlenmesi Tüm

Birimler 2.6.3 Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin

belirlenmesi Tüm

Birimler 2.6.4 Hassas görevlerin ilgili personele duyurulması Birim Yöneticisi

KFS 8.1 8.1.1 Birimlerin önemli faaliyetleri ile mali karar ve

işlemlerini kapsayan yazılı prosedürler belirlenmesi

KFS 11.1 11.1.2

2.3.2 Taşra birimlerinde görevlerin belirlenmesi ve görevlerin çerçevesinin değerlendirilmesi için ilgili merkez birimlerinde çalışma yapılması

Eylemle İlgili Mevzuat Düzenleme Şube Müdürlüğü tarafından; 26/12/2011 tarihli ve 32108 sayılı yazı ile Strateji ve Geliştirme Başkanlığına "Personel Genel Müdürlüğü Personel Müdürlükleri ile Mesleki Eğitim Kurs Müdürlükleri Görev Tanımı Hazırlama Klavuzu" gönderilmiştir.

Eylemle İlgili Mevzuat Düzenleme Şube Müdürlüğü tarafından; 30/12/2011 tarihli ve 32424 sayılı yazı ile Strateji ve Geliştirme Başkanlığına İşlem Süreçleri ve Hassas Görevlere ilişkin hazırlanan CD gönderilmiştir.

Tüm Birimler KOS 2.6

Operasyonel Planlar

Eylemin çıktısı olan "Genelge" Strateji Geliştirme Başkanlığınca hazırlanarak 81 İl Valiliğine (Defterdarlık) gönderilmiştir.

Raporu İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu

görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

* Portal Sayfası

*e-doküman

KOS 2.3

İlgili Birimler

Genelge İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde

hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

KOS 4.1

İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

Görev Çakışmaları Tespit ve Değerlendirme

Raporu Ekim 2011

Onay Eylem ile ilgili taslak çalışma tamamlanmış olup, değerlendirme aşamasına gelinmiştir.

Eylemle ilgili olarak Mevzuat ve Düzenleme Şube Müdürlüğünce 16/06/2011 tarihli ve 16171 sayılı yazı ile Bakanlık Merkez Birimlerine; birimleri ile diğer birimler arasında görev çakışması olduğu düşünülen konuların tespit edilerek bu hususların forma aktarılması ile oluşturulacak çalışma gruplarında yer alması düşünülen en az Daire Başkanı düzeyinde birim temsilcisinin bildirilmesi istenilmiş olup, Birimlerden cevaplardan gelmeye başlamıştır.

Mevzuat ve duyurular konularında sistem güncellenmekte, atamalar ve emekli olanların duyurulması ise sistem dışarıdan müdahalelere karşı daha güvenli hale getirilme çalışmaları bitirilince yayınlanacaktır.

09.08.2011 tarihli ve 21356 sayılı yazı ile Bakanlık Merkez Birimlerine; özel yönetmeliği bulunan unvanların mesleki yeterliliklerinin devamını sağlamaya yönelik hazırlanacak yönetmelik taslaklarının bildirilmesi istenilmiştir. Bu arada 659 ve 666 sayılı KHK'lar Yayımlanarak Maliye Bakanlığında Kariyer Unvanlar "Maliye Uzmanı" Unvanı Altında Birleştirilmiş olup, Bunlara Yönelik Yönetmelik Çalışması Birim Temsilcilerinin Katılımıyla ve Bakanlık Makamının Koordinasyonunda Yürütülmektedir.

Eylemin çıktısı olan "İzleme ve Değerlendirme Raporu"

düzenlenmiştir.

KOS 3.2 / 3.3

Raporu Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik

Bakanlığımız Etik Komisyonu Başkanlığının 10/01/2012 tarihli ve 2012/1 sayılı Kararı ile "… belirlenen etik sloganların, her hafta Bakanlık çalışanlarının e-posta adreslerine iletilmek üzere Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına gönderilmesine" karar verilmiştir.

Bu doğrultuda belirlenen sloganları belirtilen tarihlerde Bakanlık personeline e-posta olarak gönderilmesi hususunda Disiplin ve Soruşturma Şube Müdürlüğünce (I) 12/01/2012 tarihli ve 972 sayılı yazı ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına gönderilmiştir.

Atama ve Görevde Yükselme Yönetmeliğinde Değişiklik Taslağı

Maliye Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik 06/10/2011 tarihli ve 28076 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu

kurallara uyulmalıdır. Etik Sloganı e-

postası

(Ekim-Aralık 2011)

Personel Genel Müdürlüğü Genel Şart

*Duyuru

İşlem Süreçleri İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri

İşlem Süreçleri Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin

Aralık 2011

Genel Müdürlüğümüzde 2011yılında uygulanan operasyonel plan 2012 yılında da uygulanacaktır.

Şart sağlanmıştır.

Eylemle İlgili Mevzuat Düzenleme Şube Müdürlüğü tarafından; 30/12/2011 tarihli ve 32424 sayılı yazı ile Strateji ve Geliştirme Başkanlığına İşlem Süreçleri ve Hassas Görevlere ilişkin hazırlanan CD gönderilmiştir.

Duyuru

Eylem ile ilgili çalışmalar belli bir aşamaya getirilmiş olup, çalışmalara devam edilmektedir.