HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU

YÖNETİM ve ORGANİZASYON BÖLÜMÜ İŞLETME YÖNETİMİ PROGRAMI

HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU

İŞL 225 HALKLA İLİŞKİLER

Öğr. Gör. Cüneyt MUMCU

HALKLA İLİŞKİLERDE ORTAM ve ARAÇLARI

Hafta 8

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Kurumun varoluş nedeni doğrultusunda, çalışanların kurum vizyonu ve değerleriyle bütünleşerek

çalışmaları, ancak güçlü ve etkin bir iletişim sisteminin yapılandırılarak işletilmesine bağlıdır. Kurumun en

önemli sosyal paydaşları arasında yer alan

çalışanların, her konuda bilgilendirilmesi, kurumsal karar ve uygulamalara ilişkin öneri ve eleştirilerinin öğrenilmesi amacıyla gerçekleştirilen iç halkla ilişkiler çalışmaları, örgütsel iletişimin çok önemli bir boyutunu oluşturmaktadır. İç halkla ilişkiler çalışmalarında

kullanılan iletişim araç ve ortamlarını sözlü, yazılı,

görsel-işitsel ve diğer başlıklar altında inceleyebiliriz.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ İletişim teknolojisindeki inanılmaz gelişmelere

karşın, yüz yüze iletişim teknik ve yöntemleri, diğer tüm iletişim ortam ve araçlarından çok daha

etkilidir. Çünkü yüz yüze iletişimde, iletişim

doğrudan, aracısız bir şekilde gerçekleşmektedir.

Diğer yandan, konuşma, giyim biçimi, jestler ve mimiklerle gerçekleşen beden dili de, yüz yüze iletişimin etkisini güçlendirmektedir. İç halkla

ilişkilerde yararlanılan sözlü ortam ve araçlar, şu

şekilde gruplandırarak açıklanabilir:

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

Toplantılar

Toplantı, insanların bir araya gelerek iletişim kurmalarını

sağlayan son derece etkin bir iletişim ortamdır. Toplantılar, beş kişiyle olabileceği gibi, binlerce kişinin katılımıyla da

gerçekleşebilir. Toplantının ne zaman ve nerede olacağı, kimlerin katılacağı, nelerin konuşulacağı, bir başka deyişle toplantının

gündemi önceden belirlenerek, katılımcılara bildirilir. Bir kurumda toplantı, çok çeşitli nedenlerle düzenlenebilir. Örneğin yöneticiler, işgörenlerin beklentilerini, eleştirilerini öğrenmek, kurumdaki yeni gelişmelere ilişkin bilgi vermek ya da işgörenlerin de katılımıyla yönetsel kararlar almak amacıyla toplantı yapabilir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

Danışma ve İşgörenlerle İlişki Büroları

Kurumda halkla ilişkiler birimine bağlı olarak görev yapan bu bürolar, kuruluşa yeni gelen işgörenlerin kuruma

uyumlarını kolaylaştırmak ve işgörenler arasında iyi ilişkiler sağlamak amacıyla kurulurlar. Bu büroların görevlerinin başında, işgörenlerin kuruluşla ilgili bilgi gereksinimlerinin tek elden ve doğru bir şekilde

karşılanması gelmektedir.

İşe yeni giren işgörenlerin diğer işgörenlerle tanışmasını

sağlayarak, olumlu ilişkiler kurmalarını kolaylaştırmak

amacıyla yapılacak çalışmalar da bu büroların görevleri

arasında yer alır.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

Üst Düzey Yöneticilerin Bölümleri Ziyaretleri

Zaman zaman üst düzey yöneticilerin programsız, yani önceden haber vermeden, bölümleri ziyaret etmeleri iç halkla ilişkiler açısından son derece önemli olmaktadır.

Ziyaretler, işgörenlerin yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletmelerini sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam yaratır. Üst düzey yöneticilerin, işgörenleri denetlemek için değil,

onlarla işlerinin başında tanışmak ve birbirlerini yakından tanımak amacıyla yaptıkları bu ziyaretler, işgörenlerin

üzerinde son derece olumlu bir izlenim yaratmaktadır.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

İşgörenlerin Ailelerine Yönelmek

İşgörenlerin aileleri de iletişim sürecinin içinde yer alan önemli gruplar arasındadır. Sadece işgörenlerin değil, işgören ailelerinin de kuruluş için önemli olduğu duygusunu yaratacak çalışmaların yapılması gerekir. Bu çalışmaların başında; kurum içi yayın

organlarında, ailelerin kuruluş hakkında bilgilenmesini sağlayıcı yazılar hazırlamak ve yayınlamak, işgörenlerin çocuklarının

çeşitli başarılarını, kutlamak ve bunların kurum içinde

duyurulması gibi etkinlikler gelmektedir. İşgörenlerin ailelerinin de katılacağı gezi, piknik gibi organizasyonlar da

düzenlenmelidir. Ayrıca, işgörenlerin doğum, sünnet ve evlenme gibi mutlu, hastalık veya ölüm gibi kederli günlerinde de kurum yöneticilerini aralarında görmelerini sağlayıcı organizasyonlara önem verilmelidir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

Kurum İçi Süreli Yayınlar

Günümüzde halkla ilişkiler birimi olan her kuruluşun, hemen hemen tamamında gazete, dergi gibi süreli yayınlar

çıkartılmaktadır. Haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık sürelerle çıkartılan bu yayınlar, kurum içi iletişimi sağladığı gibi, kurumun çevresiyle iletişiminde de önemli bir işleve sahiptir. Ulaşılmak istenen hedef kitle açısından bu tür yayınlar; kuruluş içi, kuruluş dışı, hem kuruluş içi hem de kuruluş dışı olmak üzere üç grupta toplanabilir.

Kuruluş içi gazete, dergi gibi yayınların içeriği, kuruluşun

özelliğine göre değişebilir. Bununla birlikte, bu tür yayınlarda yer alabilecek haber ve yazıların konuları şu şekilde sıralanabilir:

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

Çalışma Yaşamına İlişkin Konular

Kuruluşun yeni tesis ya da ünitelerine, yeni sahip olduğu

teknolojilere ve genişleyen pazar ya da faaliyet alanlarına ilişkin bilgiler.

Çalışma grupları ya da komisyonlarının iş tanımları ve

çalışmalarına ilişkin bilgi ile bu grup ya da komisyon üyelerinin tanıtılması.

İşgörenlerin toplu olarak yararlandığı kantin, kafeterya, park yeri ve benzeri diğer tesis ya da organizasyonlara ilişkin bilgiler.

Ücretler, çalışma saatleri, nöbetler, verimliliği artırmaya yönelik projelere ilişkin yapılan görüşmeler ve bu konularda alınan

kararlar.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Kuruluşun Ürettiği ya da Sunduğu Ürün ve Hizmetlere İlişkin Bilgiler

▪ Alınan büyük siparişler ve ihracat sözleşmeleri (özellikle bu iş bağlantıları bazı birimlerin fazla mesai yapması anlamına

geliyorsa).

▪ İşgörenler ürettikleri ürünlerin, tüketicilerin sorunlarını nasıl çözdüğünü, tüketicilerin bu ürünlerden memnun olup

olmadıklarını bilmek isterler. Bu nedenle kurum içi yayınlarda tüketicilerin ürün ya da hizmet hakkındaki duygu ve

düşünceleri, işgörenlerin ilgisini çeker.

▪ Üretim, ihracat, vergi gibi konulardaki başarılar.

▪ Kuruluşun kısa, orta ve uzun dönemli üretim ya da pazar planlarına ilişkin bilgiler.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Güvenlik

▪ İşgörenlerin ve iş yerinin güvenliği ile ilgili giysi ve araçların kullanılmasını teşvik edici bilgiler.

Sözgelimi, yangın ve deprem durumunda alınması gereken güvenlik önlemleri gibi.

▪ Sosyal Etkinlikler

▪ Kuruluş içi spor takımlarının tanıtımı, karşılaşmalara ilişkin bilgiler.

▪ Kurumda gerçekleştirilen ya da desteklenen konser, tiyatro, sergi, panel, seminer, konferans gibi sanatsal ve kültürel etkinliklere ilişkin bilgiler.

▪ İşgörenlerin başarılarını ve hobilerini tanıtıcı yazılar.

▪ Tüm çalışanların, mutlu ve kederli günlerine ilişkin haberler.

▪ Kuruluşun toplumsal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği hizmetleri hakkında bilgiler.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Genel

▪ Kuruluşu ya da kuruluşun bulunduğu bölgeyi ziyaret edecek önemli kişiler hakkında bilgi.

▪ Kuruluş çalışanlarının yapacağı özel ya da resmi fakat ilginç seyahatlere ilişkin bilgi.

▪ Bayram, yeni yıl kutlamaları vb.

▪ Kuruluş gazetelerinin hazırlanmasında aşağıdaki ilkelere uyulması gerekir:

▪ Haberler tam ve doğru olarak verilmelidir.

▪ Abartılı haber başlıklarından kaçınılmalıdır.

▪ Haberler elden geldiğince güncel olmalı, olayların gerisinde kalmamalıdır.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Mektuplar

▪ Üst düzey yöneticilerin, işgörenleri bilgilendirmek amacıyla, özel olarak kendilerinin kaleme aldığı

mektuplar, işgörenler üzerinde son derece olumlu bir etkiye sahiptir. Mektuplar yalnızca işgörenlere değil, zaman zaman onların ailelerine de yazılmalıdır.

▪ Böylece, kurumun işgörenlerine olduğu kadar

ailelerine de önem verdiği gösterilerek, olumlu bir duygu yaratılır. Mektubun etkili olabilmesi için,

inandırıcı, içten, açık ve anlaşılır bir şekilde kaleme

alınması gerekir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Diğer Basılı Yayınlar

▪ Kuruluşun çalışma düzenini tanıtmak, sağlık, izin ve benzeri konulara ilişkin konulardan işgörenleri haberdar etmek

amacıyla çeşitli yayınlar hazırlanabilir. Kuruluş yıldönümleri, emeklilik törenleri ve benzeri konularda kitapçıklar, andaçlar yayınlanabilir. Kuruluşun toplumsal sorumluluğu ile ilgili;

işgörenlerin çevre bilincini geliştirici, aile planlaması, sigara gibi zararlı alışkanlıklardan kurtulmalarını sağlayıcı ve daha pek çok bu tür konuda da, afiş, pankart, broşür gibi yayınlar hazırlanabilir.

▪ Sözlü ve yazılı iletişim ortam ve araçları dışında kalan diğer iletişim ortam ve araçlarından da kısaca şu şekilde söz

edebiliriz:

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Çeşitli Etkinlikler

▪ İç halkla ilişkiler çalışmaları arasında, işgörenlerin dayanışmasını ve kurum kültürünü güçlendirmeyi amaçlayan faaliyetler önemli bir yer tutar. Bunların arasında, belirli hizmet yılını tamamlamış olanlara ödül, emekli olanları uğurlama törenleri en çok

gerçekleştirilen çalışmalardır.

▪ İşgörenlerin, eşlerinin ve çocuklarının resim ya da benzeri yaratıcı çalışmalarının değerlendirildiği

sergiler ve konserler de işgörenlerce ilgiyle

karşılanmaktadır.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Eğitsel Faaliyetler

▪ Kurumlarda, hizmet içi eğitim programları genellikle kuruluşun insan kaynakları bölümüne bağlı eğitim birimi tarafından

gerçekleştirilir. Bununla birlikte bu tür faaliyetler, iç halkla ilişkiler çalışmaları açısından da bir fırsat olarak

değerlendirilmelidir. Hizmet içi eğitim programlarının, kurum dışında, özellikle de tatil yörelerinde düzenlenmesi; eğitim, eğlence ve dinlenmenin birlikte gerçekleştirilmesi, hem

eğitimin daha etkin bir şekilde gerçekleşmesini hem de iç halkla ilişkiler açısından olumlu yansımaların alınmasını sağlar. Bu nedenle, hizmet içi eğitim programları, elden

geldiğince ilgi çekici olacak şekilde, eğitim ve halkla ilişkiler birimleri tarafından işbirliği yapılarak düzenlenmelidir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Duyuru Panoları

▪ İç halkla ilişkiler çalışmalarında sıkça kullanılan etkili araçlardan biri de duyuru panolarıdır. Duyuru panoları, az masraflı fakat hızlı bir kurum içi iletişim olanağı

sağlar. Kuruluşta herkesin görebileceği belirli yerlere konulan bu panoları etkili şekilde kullanabilmek için, buralardaki duyuruların güncellenmesi gerekir. Uzun süre asılı kalan kirli ve yıpranmış duyurular, kurum

hakkında hiç iyi bir izlenim yaratmaz. Duyuru panoları, renkli kâğıtlar, fotoğraflar, karikatürlerle ilgi çekici

kılındığında daha etkili olur.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Kapalı Devre Radyo ve Televizyon

▪ Kapalı devre radyo ve televizyon yayınları, kurum içi bilgi akışının sağlanması, dayanışma ruhunun geliştirmesi

bakımından son derece yararlıdır. Kapalı devre radyo ve

televizyondan yayınlanacak programlar; işgörenlerin yeni bir teknolojiyi uygulamadaki başarılarını, işe yeni başlayan bir işgöreni tanıtmayı, kurumun yeni iş ya da ihracat

bağlantılarını, eğlence ve moral toplantıları gibi pek çok değişik konuda hazırlanabilir. Kapalı devre radyo ve

televizyon yayınlarından yalnızca yöneticilerin görüş ve

beklentileri, emir ya da talimatları değil, işgörenlerin de çeşitli konulardaki görüşlerinin, beklentilerinin yayınlanmasına özen gösterilmelidir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ İnternet Teknolojileri (İntranet ve Extranet)

▪ İnternet, özellikle 90’lı yılların başından itibaren gündelik hayatımızın vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. İnternet üzerinden sonsuz

denebilecek ölçüde bilgiye ulaşmak ve dünyanın her yerindeki insanlarla iletişim kurmak mümkün olmaktadır. Diğer birçok iletişim aracı ile

karşılaştırıldığında oldukça ucuz bir araç olan

internetten iç ve dış halkla ilişkiler çalışmalarında

çok yönlü bir şekilde yararlanılmaktadır.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ İntranet

▪ İntranet, kurum içi küçük bir internet ağı olarak tanımlanabilir.

İntranet üzerinden yöneticiler; iş akışını denetleyebilir,

süreçleri yönetilebilirler. Bir yönetici bilgisayarının başından kalkmadan tüm iç iletişim süreçlerini intranet üzerinden

yürütebilir. Çalışanlar da intranet aracılığıyla yöneticileriyle görüşebilmek için kısıtlı randevu seanslarına ihtiyaç

duymaktan kurtulur. Çalışanların kurumlarına aidiyetlerinin

yaratılmasında da intranet önemli bir görev üstlenir. Çalışanlar kurumla ilgili finansal bilgilere, iş takvimlerine, kendilerine

yollanan mesajlara intranet üzerinden ulaşabilir, iş arkadaşları ile haberleşebilirler. Günümüzde, bilgisayarlar ve intranet

teknolojisi, etkin bir iç halkla ilişkiler aracı olarak giderek artan bir öneme sahiptir.

İç Halkla İlişkilerde Ortam Ve Araçlar

▪ Extranet

▪ İç halkla ilişkiler kavramı sadece kurum çalışanlarına yönelik düşünülmemelidir. Kurum, tedarikçileri, bayileri, dış

ülkelerdeki iş ortakları ve yatırımcıları gibi pek çok kişi ve kurumla da, birer sosyal paydaş olarak iletişim içinde olması gerekir. Bu paydaşların kurum hakkında bilgilenmeleri ve kuruma ilişkin görüş ve önerilerinin alınması iç halkla ilişkiler açısından son derece önemlidir. Extranet, dışarıdan, yani

internet üzerinden ulaşım anlamına gelir. Burada önemli olan güvenlik kavramıdır. İnternet üzerinden kurulan iletişimin

istenmeyen kişilerce görülmesinin engellenmesi, bahsi geçen kitlelerin kendilerini güvende hissetmeleri için oldukça

önemlidir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ BASILI ARAÇLAR

▪ Gazeteler

▪ Geniş halk kitlelerine, kurumların faaliyetleri ile ilgili haberlerin

gönderilmesinde yararlanılan basılı araçların başında günlük olarak yayınlanan gazeteler önemli bir yer tutmaktadır. Kurum ile ilgili

olumlu haberlerin gazetelerde yer alması, halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Basın İlan Kurumunun 2005

verilerine göre, Türkiye genelinde toplam 821 günlük gazete

yayınlanıyor. Bu rakamın 521’ini yerel günlük gazeteler oluşturuyor.

Gazetelerin 122’si ilçelerde yayınlanıyor. Türkiye’de günlük yerel gazete yayınlanmayan sadece iki ilimiz bulunuyor. Yüksek tirajlı gazetelerimizin büyük bir kısmının merkezi İstanbul’dadır. Ancak bu gazetelerin başta Ankara ve İzmir olmak üzere birçok kentte

temsilcilikleri ve matbaaları ve yurt dışında da büroları bulunmaktadır.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Dergiler

▪ Aktüalite, kadın, gençlik, çocuk, sağlık, spor, politika,

reklamcılık, pazarlama ve daha pek çok konuda yüzlerce dergi yayınlanmaktadır. Her bir derginin okuyucusu bir

diğerine göre farklı olabilir. Gazetelere oranla güncel bir olayı daha derinlemesine inceleme olanağına sahip dergiler

genellikle haftalık, aylık ve üç aylık olarak yayınlanırlar.

Dergiler gazetelere oranla bazı avantajlara sahiptirler.

Öncelikle, dergilerin baskı kalitesi, gazetelerin baskı kalitesine oranla daha iyidir. Çoğunlukla renkli ve kaliteli kâğıda

basılırlar. Bu yüzden fotoğraflar, şekiller, grafikler ve benzeri görsel öğeler dergilerde daha güzel görünür ve okuyucu

üzerinde daha etkili olur. Ayrıca dergiler gazetelerden daha uzun süre elden ele dolaşır.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

Kitaplar

Kurumların bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı

çalışmaları için yararlandıkları kitaplar, basılı halkla ilişkiler araçları arasında önemli yer tutmaktadır.

Kitaplar, kuruluşların yıldönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, kuruluşun sunduğu mal ya da hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanabilir.

Kurum tarafından bastırılan bu kitaplar, hedeflenen

gruplara, kütüphanelere ücretsiz dağıtılabileceği gibi

çok düşük fiyatlarla satışa da çıkarılabilir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ El Kitapları

▪ El kitapları, kurumun uğraşı alanları ile ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan

sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek

düzenlenen yayınlardır. El kitapları, her an

başvurulabilecek bir kaynak olma özelliği

nedeniyle elden geldiğince öz bir şekilde,

herkesin anlayacağı bir dille yazılmalıdır.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Broşürler

▪ Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak

hazırlanan broşürler genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir.

Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları çarpıcı bir şekilde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak

kurumun ihracat hacmi, üretim teknolojisi, yeni ürün çeşitleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar. Bir

broşürün en önemli sayfaları, ön ve arka kapakları ile ortadaki iki sayfadır. Broşür ele alındığında okuyucuların dikkati bu

sayfalarda toplanmaktadır.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Bültenler

▪ Kurumun çalışmalarından, ilgili kişi ve grupları bilgilendirmek amacıyla, belirli

zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar, bülten olarak adlandırılır. Bültenler, kurumun dış halkla ilişkiler kadar, iç halkla ilişkilerinde de kullanılmaktadır. Bültenler, iç halkla ilişkiler çalışmalarında işgörenlerin kendileri ve

kurumlarıyla ilgili haberleri, çalışmaları, alınan

kararları öğrenmelerine yardımcı olurlar.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Yıllıklar

▪ Yıllıklar, kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Kurumun açıklık politikası

bağlamında bilançosu, kar ve zarar tablosu gibi muhasebe kayıtlarının yanı sıra kurumun tarihçesi, yöneticileri, üretim

teknolojisi gibi kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler de yıllıklarda yer alabilir. Kurumun ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara

ücretsiz olarak gönderilen yıllıklar, aynı zamanda basın

kuruluşlarının da yararlanacağı önemli bir haber kaynağıdır.

Bu nedenle, yıllıkların doğruluk ve dürüstlük ilkelerinden

ayrılmaksızın yazı, fotoğraf, tablo, şekil gibi unsurların çarpıcı bir grafik tasarımı ile abartıya kaçılmadan sunulmasına dikkat edilmesi gerekir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Raporlar

▪ Raporlar; kurumların, faaliyet gösterdikleri

sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi-işveren ilişkileri gibi konularla ilgili

görüşlerin, araştırmaların yer aldığı bir yayın

türüdür. Kurumların sosyal sorumluk anlayışı

doğrultusunda geliştirdiği çalışmalarının bir

uzantısı olan raporlar, halkla ilişkiler organı

olarak oldukça etkilidir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Mektuplar

▪ Mektuplar, kişisel ve iş olmak üzere iki sınıfta toplanır. Halkla ilişkiler çalışmalarında daha çok iş mektupları kullanılır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin

sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınır.

Mektupların, kuruluşun üst düzey yöneticileri tarafından

imzalanması, mektup yazılan kişiye verilen önemi göstermesi bakımından önemlidir. Diğer yandan, kişisel ilişkileri

geliştirmek bakımından, mektuplarda resmiyetin yanı sıra,

özel nezaket cümlelerinin de yer alması gerekir. Mektuplar için olduğu kadar diğer basılı her iletişim aracı için “adres” son

derece önemlidir. Bunun için, halkla ilişkiler biriminin ayrıntılı ve düzenli bir adres dosyasına sahip olması gerekir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Afişler

▪ Halkla ilişkiler çalışmalarında çok sık kullanılan basılı

araçlardan birisi olan afiş, kişisel olarak tanımadığımız kişilere mesajımızın en çarpıcı şekilde ulaşmasını sağlar. Afişlerin, genel olarak insanların yürürken ya da taşıtlarıyla hareket halindeyken bir bakışta görebilecekleri ve mesajı

algıladıklarında etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanması gerekir. Afişin ilk amacı, çekici bir görsel

düzenleme ile göze çarpmaktır. Bu nedenle, bir afişte yazıdan çok resim, fotoğraf gibi görsel öğelere ağırlık verilmelidir.

Afişteki görsel öğeler, konu ile ilişkili olmalı, sözler ve görsel öğeler birbirlerini destekleyecek şekilde düzenlenmelidir.

Dış Halkla İlişkiler Ortam Ve Araçlar

▪ Rozetler, Pullar ve Damgalar

▪ Rozet, pul, damga gibi basılı araçlardan da halkla ilişkiler

çalışmalarında yararlanılmaktadır. Rozetler, kurumu simgeleyen amblemden oluşur. Yakaya takılmak için, değişik boyutlarda ve

malzemelerden hazırlanabilen rozetler, çalışanların kurumlarına olan bağlılıklarını çevreye göstermelerinin ve kurum imajına olumlu katkı sağlayan etkili araçlarından biridir. Mektup, yılbaşı kartı, davetiye gibi basılı araçlardaki kurumu simgeleyen damgalar da, kurumun görünürlüğünü ve hatırlanmasını sağlar. Halkla ilişkiler

çalışmalarında pullardan da yararlanılmaktadır. Özellikle, kuruluş yıldönümlerinde ya da benzeri kutlamalar ile ilgili organizasyonlar sırasında yayınlanan pullar, iyi hazırlandığında, meraklıları

tarafından uzun yıllar saklanacağı için, kurum imajı açısından son derece etkili bir araçtır.

Dış Halkla İlişkilerde Görsel Ve İşitsel Araçlar

▪ Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo

▪ Radyo, insanlara sabah uyandıklarında yatak odalarında veya kahvaltı masalarında, işe giderken arabalarında, iş başında, dinlenirken, kitap okurken ulaşabilen son derece etkili bir kitle iletişim aracıdır. Radyodan halkla ilişkiler aracı olarak oldukça yaygın bir şekilde yararlanılabilir. Haber, röportaj ve diğer radyo program türlerinin tümünde kuruluşumuzla ilgili mesajları iletme

fırsatı doğabilir. Günümüzde radyolar ağırlıklı olarak ya müzik ya söz ya da söz ve müziğin birlikte uyumlu bir şekilde harmanlandığı yayın yaklaşımlarına sahiptir. Bununla birlikte, sözden çok müziğe daha fazla ağırlık veren yayın anlayışına sahip radyoların daha yaygın olduğunu görüyoruz. Konuşma sürelerinin kısa olması nedeniyle, radyo programları için hazırlanacak gerek haber gerekse diğer program türleri için, yayınlatılması istenen metinlerin kısa fakat çarpıcı olmasına dikkat edilmesi gerekir.

Dış Halkla İlişkilerde Görsel Ve İşitsel Araçlar

▪ Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon

▪ Günümüzde televizyon, dünyanın pek çok ülkesinde her eve girmiş, en etkili kitle iletişim aracıdır. Televizyon haber

programlarında bir kuruluştan görüntülü olarak olumlu bir

şekilde söz edilmiş olması oldukça önemlidir. Hele bu haber, o günkü ülke ya da dünya gündemiyle ilgili ise etkisi çok daha fazla olur. Televizyonda da tıpkı radyoda olduğu gibi halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanabileceğimiz, haberler,

belgeseller, açıkoturumlar, eğlence ve söyleşi gibi çok değişik program türleri yer alır. Her programın kendine özgü özellikleri dikkate alınarak, tüm bu program türlerinden en iyi şekilde

yararlanılmalıdır.

Organizasyon Faaliyetleri

▪ Toplantı

▪ Toplantı iki kişi arasında olabileceği gibi, binlerce kişinin bir araya gelmesi ile de gerçekleştirilebilir. Kuşkusuz, toplantıya katılacak kişilerin sayısı, toplantının düzenlenmesinde farklı tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Bununla birlikte,

toplantının türü ve kapsamı ne olursa olsun, değişmeyen en önemli özelliği; önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüz yüze bir iletişim ortamı olmasıdır. Toplantılarda konuların her yönüyle ele alınması, varılan sonuçların kitle iletişim araçları ile halka

duyurulması, toplantı ile amaçlanan etkinin daha da artmasına yol açar.

Organizasyon Faaliyetleri

▪ Sergiler

▪ Kuruluşun ürün ve hizmetlerini ya da belirli bir konudaki düşüncelerini çarpıcı, akılda kalıcı teknikler kullanılarak

tanıtmak amacıyla düzenlenen organizasyonlardan bir diğeri ise sergilerdir. Beğenilen, ilgi gören sergiler, kuruluşun imajını olumlu yönde etkiler. Bir halkla ilişkiler aracı olarak sergiler, kuruluşların tarihsel gelişimini fotoğraf, belge gibi görsel ve ilginç malzemeler aracılığıyla anlatarak, kuruluşun nereden nereye geldiğini çarpıcı bir şekilde gözler önüne serme

olanağı sağlar. Diğer yandan sergiler, yeni ürünlerin tanıtımı ya da belli bir sürede elde edilen başarıların yine grafik,

fotoğraf gibi malzemelerle en kestirme yoldan anlatılmasında da kolaylık sağlar.

Organizasyon Faaliyetleri

▪ Fuarlar

▪ Fuarlar, kuruluşların ve yeni ürünlerinin/hizmetlerinin

potansiyel müşterilere tanıtılmasına olanak sağlayan etkili iletişim ortamları arasında yer alır. Bölgesel, ulusal ya da uluslar arası olarak gerçekleştirilen fuarlar, bir yeniliğin

sunulmasından, turistik açıdan bir ülkenin tanıtılmasına kadar pek çok konuda düzenlenebilir. Fuar düzenleme, açılış

kokteyli, broşür, hediyelik eşya, çeşitli şovlar, video ve film gösterileri gibi pek çok etkinliği birlikte düşünmeyi gerektiren zahmetli, fakat zevkli bir iştir. Hiç kuşkusuz, fuarda yer alan kurumunuza ait standın hakkında, medyada olumlu haberlerin çıkmasını sağlamak büyük önem taşır.

Organizasyon Faaliyetleri

▪ Festivaller

▪ Şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratır. Sanat, kültür, folklor gibi çok çeşitli konularda düzenlenen festivaller, iyi organize edildiği takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Çeşitli sosyal etkinliklerle renklendirilen festivaller, günümüzde özellikle küçük ve orta büyüklükteki yerleşim merkezlerinin halkla ilişkilerinde birer sembol haline

gelmişlerdir. Festivaller, bir yandan çevrelerini etkilerken, bir yandan da festivale katılan kurumların ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli rol oynarlar. Örneğin, Antalya’da “Altın Portakal”, Adana’da “Altın Koza” film festivalleri, bu kentlerin sanata ve kültüre önem veren kentler olarak tanınmalarını sağlamışlardır.

Organizasyon Faaliyetleri

▪ Yarışmalar

▪ Yarışmalar, kuruluşların ilgi gösterdikleri organizasyonlar

arasında yer alır. Halk arasında düzenlenen yarışmalar, genel ilgiyi kuruluş üzerine çeken kitlesel bir halkla ilişkiler aracıdır.

Yarışmaların, gereğinden fazla zor olmayacak şekilde yapılandırılarak, yarışmacıların bilgi, beceri ve yeteneğini

sınayacak tarzda olmasına özen gösterilmelidir. Çünkü amaç, yarışmaya çok kişinin katılmasını sağlamak, katılmak

isteyenleri ürkütmemektir. Unutulmamalıdır ki; yarışmalar aynı zamanda kuruluşlar için bir araştırma niteliği de taşır.

Katılanların çokluğu, hem halkın kuruluşa duyduğu ilgi ve güveni, hem de yarışmayı halka duyurmakta halkla ilişkiler görevlisinin başarı derecesini gösterir.