T.C.
İZMİR KARABAĞLAR BELEDİYESİ Yazı İşleri Müdürlüğü
2012 YILI FAALİYET RAPORU
Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48. Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir. Evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen toplantı hazırlıklarının yapılması, alınan kararların yazılması ve ilgili yerlere iletilmesi işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir.
TEŞKİLAT YAPISI :
PERSONEL DURUMU :
Müdür : Azime Melika UYSAL BAŞEĞMEZ
Birim Yetkilisi : 2
Memur : 2
Şirket Elemanı : 7
BELEDİYE BAŞKANI
BAŞKAN YARDIMCISI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ
YAZI İŞLERİ BİRİMİ KARARLAR VE
TUTANAKLAR BİRİMİ
Personelin Kadro Durumu
Memur Şirket 42%
Personeli 58%
Personelin Öğrenim Durumu
Ortaokul Mezunu
17%
Lise Mezunu
33%
Yüksekokul Mezunu
17%
Fakülte Mezunu 33%
Personelin Yaş Durumu
21 - 30 Yaş 41%
31 - 40 Yaş 17%
41 - 50 Yaş 42%
TEKNOLOJİK DURUM :
Bilgisayar : 11 Adet
Notebook : 1 Adet
Yazıcı : 3 Adet
Fotokopi Makinesi : 1 Adet
Projeksiyon Cihazı : 1 Adet
Ses Kayıt Cihazı : 1 Adet
Telefon : 6 Adet
Faks : 1 Adet
Müdürlüğümüz bünyesinde yapılan faaliyetleri şu şekilde sıralayabiliriz:
Meclisle İlgili Görevler:
1. 5393 Sayılı Yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar.
2. 5393 Sayılı Yasanın 21. maddesi gereğince Belediye Başkanınca hazırlanmış olan meclis gündemini yasada belirtildiği gibi en az üç gün önceden üyelere bildirir ve ilan edilmesini sağlar.
3. 5393 Sayılı Yasanın 20. maddesi gereği meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların çözümlemesini yapar ve tutanağa dökerek Meclis Başkanı ve Katiplere imzalatarak arşivler.
4. 5393 Sayılı Yasanın 23. maddesi gereğince yasal süresi içerisinde meclis kararlarını yazar, Başkan ve Katiplere imzalatarak, kararların kesinleşmesini müteakip ilgili birimlere gönderir ve birer nüshasını arşivler.
5. Yine 5393 Sayılı Yasanın 21. maddesi gereğince kesinleşmiş olan meclis kararlarının özetlerinin Belediyemiz internet yayınlanmasını sağlar.
Encümenle İlgili Görevler:
1. 5393 Sayılı Belediye Kanunun 33, 34, 35 ve 36. maddeleri ile Belediye Encümenine verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlar.
2. Raportörler aracılığı ile encümen kararları yazılır, başkan ve üyelere imzalatır.
3. Yazılan kararları kayıt defterine karar numarası vererek kaydeder ve karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır.
4. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler.
Gelen ve Giden Evrak Kayıt ve Evlendirme İle İlgili Görevler:
Belediyeye vatandaşlar ile resmi ve özel kurum ve kuruluşlardan gelen yazıları teslim alınır, kontrol edilerek ilgili birimlere havale edilen evrakların bilgisayar kayıtları yapılarak zimmet defterine kaydedilir ve ilgili birimlere ulaştırılır. Belediyemiz birimlerinden de vatandaşa ve resmi veya kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrak ve zarflar da teslim alınarak bu evraklar bilgisayar kayıtlarına işlenir ve zimmet defteri karşılığında P.T.T.’ye teslim edilir.
Yazı İşleri Müdürü
Müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlar, birim sorumluları arasında görev bölümü yapar, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan birim sorumlularının yerine bir başkasını görevlendirir ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır.
Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar. Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurar. Müdürlük içerisindeki servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamının kurulmasını sağlar ve çalışmalarını izler ve denetler.
Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenler, çalışmaları değerlendirir ve gerek görürse yeni düzenlemeler için direktif verir. Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevlere ilişkin ileriye dönük hedefler gösterir. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin ve son kararları verir, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçimi yapar.
Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
Yazı İşleri Birimi
Yazı İşleri Birimi, Belediyemize dışarıdan gelen bütün yazışmaların kayıt altına alınmasını, ilgili birimlere iletilmesini, cevap verilmesini, belediyenin diğer birimlerinden dışarıya gönderilecek evrakların kayıt altına alınmasını ve postalanmasını yapar.
Yazı İşleri Biriminde yürütülen işleri iki gurupta değerlendirmemiz gerekmektedir.
Genel Evrak İşleri İdari İşler
Genel Evrak İşleri :
Belediyemize dışarıdan gelen bütün yazışmaların kayıt altına alınması, ilgili birimlere iletilmesi, belediyenin diğer birimlerinden dışarıya gönderilecek evrakların kayıt altına alınması ve postalanması işlemleri bu birimde yapılmaktadır. Belediyemizin 2011 yılına ait evrak ve posta sayısı ve istatistiği aşağıya çıkarılmıştır.
Gelen Evrak Sayısı : 17024 Adet
Giden Evrak Sayısı : 21103 Adet
Gelen – Giden Evrak Sayısı : 8613 Adet
Toplam Evrak Sayısı : 46740 Adet
Postalanan Evrak Sayısı : 50456 Adet
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000
Ocak Şub
at Mar
t
Nisan May
ıs
Haziran Temmm
uz Ağu
ustos Eylül
Ekim Kas
ım
Aralık
Gelen Evrak Sayısı Giden Evrak Sayısı Gelen-Giden Evrak Sayısı
Postalanan Evrak Sayısı
Tablo – 1: Gelen – Giden ve postalanan evraklara ait istatistik.
İdari İşler :
Bu birimde Müdürlüğümüzde çalışan personelin özlük işleri (İzin, hastalık, rapor, ödül, ceza, vs.) ile demirbaş, ambar takip işleri ve diğer işler takip edilir. Yazı İşleri Müdürlüğünce cevap verilmesi gereken konularda yazışmalar hazırlanır, birimde kalan evrakların yönetmeliklere göre dosyalaması yapılır. Sonuçlanmayan evrakları takip edilir ve yasal süresi içinde sonuçlandırılması sağlanır.
Kararlar ve Tutanaklar Birimi
Kararlar ve Tutanaklar Birimi ise belediyemizin karar organları olan Meclis ve Encümenin toplanması, gündemin oluşturulması ve karar alınması süreçlerinin yasa, yönetmelik ve tüzük esaslarına uygun şekil ve koşullarda, belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli işlemler yürütülür. Karar organlarının birbirleriyle, belediye başkanı ve belediyenin diğer birimleri ile olan iletişiminin düzenli olarak yürütülmesi sağlanır.
Meclis Çalışmaları :
Belediye meclisimiz 37 belediye meclis üyesi ve belediye başkanı olmak üzere 38 kişiden oluşmaktadır. Belediye meclis üyelerinden 24 kişi Cumhuriyet Halk Partisine, 12 kişi Adalet ve Kalkınma Partisine 1 kişi de Büyük Birlik Partisine mensuptur.
Belediye Meclisimiz çalışmalarını sağlıklı yürütmek için 09.10.2005 tarih ve 25961 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Meclis Çalışma Yönetmeliği ve 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine uygun olarak meclis l. ve 2. başkan vekilleri, üçü asil üçü yedek olmak üzere meclis divan kâtipleri ve 13 ihtisas komisyonunu seçimle belirlemiştir.
İhtisas Komisyonları; İmar, Plan ve Bütçe, Hukuk, Sağlık, Çevre, Yerel Gündem 21, Esnaf, Pazaryerleri, Engelliler, Burs ve Eğitim, Spor, Kadın – Erkek Eşitliği ve Kentsel Dönüşüm
Komisyonlarından oluşmaktadır. Belediye meclisimiz 5393 sayılı yasa hükümleri çerçevesinde her ayın ilk haftası toplanmaktadır.
Karabağlar Belediye Meclisinin çalışma istatistiği aşağıda verilmiştir.
Konu 2012
Toplantı Sayısı 24
Verilen Önerge Sayısı 219
Komisyonlardan Gelen Rapor Sayısı 183
Karara Çıkan Rapor Sayısı 178
Komisyonlara Havale Edilmeden Karara Çıkan Önerge Sayısı 38
Verilen Mazeret Kararı Sayısı 24
Bir Sonraki Yıla Devreden Önerge Sayısı 36
Komisyonlara Havale Edilen Önergelerin Dökümü
Komisyon Adı 2012 Yılı
İmar Komisyonu 141
Hukuk Komisyonu 145
Plan ve Bütçe Komisyonu 30
Çevre Komisyonu 43
Kentsel Dönüşüm Komisyonu 2
Spor Komisyonu 3
Burs ve Eğitim Komisyonu 5
Yerel Gündem 21 Komisyonu 2
Pazaryerleri Komisyonu 1
Esnaf Komisyonu 4
Sağlık Komisyonu 10
Engelliler Komisyonu 1
Kadın – Erkek Eşitliği Komisyonu 2
Meclisçe Karara Bağlanan Konuların Dökümü
Konu 2012 Yılı
Hisse Satışları 80
İmar Affından Satış 11
Yardım 4
Trafo Yeri Ayrılması 15
Plan Değişikliği 23
Gayrimenkul Satış, Kiralama, Tahsis, Devir 3
Yönetmelikler 6
Kamulaştırma (İmar Programı) 3
Yetki Verilmesi 5
Kat Karşılığı Satış 1
Seçimler 7
Kadro İşlemleri 6
Cadde, Sokak, Park vs. isim verilmesi 4
Kardeş Şehir 3
Araç Alımları 2
Yurtiçi ve Yurtdışı Araştırma Gezileri 3
Ücret Tarifeleri 4
Sözleşmeli Personel 5
Devir 5
Kesin Hesap 1
Bütçe 1
Performans Programı 1
Faaliyet Raporu 1
Tashih-i Karar 3
Mazeret Kararı 24
Diğerleri 19
Toplam 240
Resim – 4: Karabağlar Belediye Meclisi
Resim – 5: Karabağlar Belediye Meclisi
Resim – 6: Karabağlar Belediye Meclisi
Resim – 7: Karabağlar Belediye Meclisi
Encümen Çalışmaları :
Belediyemiz Encümeni, belediye başkanının başkanlığında, katılamadığı toplantılarda ise görevlendirdiği başkan yardımcısı veya encümen üyesi başkanlığında, belediye meclisince seçilen üç meclis üyesi ve belediye başkanının biri Mali Hizmetler Birim Amiri ikisi diğer birim amirlerinden atadığı toplam yedi kişiden oluşmaktadır. Belediye Encümen üyeleri bir yıllık süre ile görev yaparlar. Encümen aldığı karara göre her hafta Perşembe günü saat 10:00 da toplanmaktadır.
Encümene Teklif Getiren Birimlerin Dökümü :
Müdürlük 2012 Yılı
Zabıta Müdürlüğü 1285
Yapı Kontrol Müdürlüğü 328
Plan ve Proje Müdürlüğü 268
Emlak ve İstimlâk Müdürlüğü 159
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 29
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 36
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 43
Mali Hizmetler Müdürlüğü 35
Hukuk İşleri Müdürlüğü 11
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 1
İhale 28
Komisyon Raporu 4
TOPLAM 2232
0 200 400 600 800 1000 1200 1400
Zabıta Md. Yapı Kont.Md.
Plan Proje Md.
Emlak ve İstimlak Md.
Sosyal Yardım İşl.Md.
İmar ve Şeh.Md.
Mali Hizm.Md.
Ruhsat Den.Md. İhale
Hukuk İşleri Md.
Komisyon Raporu
Yazı İşleri Md.
İnsan Kayn. ve Eğt.Md.
2010 Yılı 2011 Yılı 2012 Yılı
Tablo 4: Encümene Teklif Getiren Birimler
Encümence Karara Bağlanan Konuların Dökümü :
Konu Adı 2012 Yılı
Ruhsatsız İşyerinin Kapatılması 767
Ruhsatsız İşyerinin Kapatılması (GSM Ruhsatsız) 304
Ruhsatsız İnşaat (32. Madde) 132
Ruhsatsız İnşaat (42. Madde) 123
Ruhsatsız İnşaat (21. ve 22. Madde) 2
Ruhsatsız İnşaat (Cezası Kesinleşen) 5
Yola Terk – Birleştirme – Ayırma 205
Kapatma Kararının Kaldırılması 115
Belediye Yasakları Yönetmeliğine Aykırı Davranış 82
İmar Affından Satış 52
Tashih-i Karar 49
2886 Sayılı D.İ.K. Göre Yapılan Arsa İhaleleri (İlana Çıkarılması) 34
2886 Sayılı D.İ.K. Göre Yapılan Arsa İhaleleri 18
Hisse Satışları 40
Devir 3
2559 Sayılı P.V.S. Kanununa İdari Yaptırımlar 27
Asker Ailelerine Yardım 17
Asker Ailelerine Yardımın Reddi 17
Asker Ailelerine Çocuk Yardımı 8
Asker Ailelerine Yapılacak Yardım Miktarının Belirlenmesi 1
Muvakkat İnşaat Şerhinin Kaldırılması 10
Şerhin Kaldırılması 16
Parselasyon Planı 26
Kira Sözleşmeleri 14
Muvakkat İnşaat İzni Verilmesi 6
Bütçe İçi Aktarma 28
Ölçü ve Alan Hesabı Hatalarının Düzeltilmesi 21
Düzenleme Sahası Seçilmesi – İptal Edilmesi 15
Kamulaştırma 24
Pazaryerlerine İlişkin Düzenlemeler 1
Komisyon Raporu 4
İhdas 1
Tahsis 3
Encümen Gün ve Saatinin Tespiti 3
Kat Karşılığı Satış 15
Takas 1
İrtifak Hakkı Tesis İşlemi 4
Encümen Kararının İptali 3
Satış Yetkisi Verilmesi 2
Açılış ve Kapanış Saatlerinin Belirlenmesi 2
Hukuk Mütalaası 8
Sözleşmenin Feshi 4
2886 Sayılı D.İ.K. Göre Yapılan Diğer İhaleler 10
Performans Programı 2
Bütçe 2
Memur İkramiyesi 1
Kesin Hesap 2
Encümenin Görevi Olmayan Konu 2
TOPLAM 2230
Resim – 8: Karabağlar Belediye Encümeni
Karabağlar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli ile birlikte yerel hizmet birimi olan Belediyemizin yasal sınırlar içerisinde en iyi hizmeti üreterek vatandaşlarımıza en kolay ve en kısa yoldan, en iyi şekilde ulaştırabilmesi için, plan ve programlar dâhilinde ve diğer birimlerle koordinasyon halinde çalışmalarını sürdürecektir.
A.Melika UYSAL BAŞEĞMEZ Yazı İşleri Müdürü
