YİYECEK-İÇECEK İŞLETMELERİ
SAHİPLER
1.8 Yiyecek-İçecek Yönetiminin Temel Fonksiyonları
Yiyecek-içecek bölümü yöneticisi, departmanını yönetirken para, insan, zaman, enerji, ekipmanlar, ürünler ve işletim sistemi gibi kaynaklara sahiptir. Ancak, bu kaynaklar çoğu zaman sınırlıdır; her zaman elinde yeterli miktarda işletme sermayesi, yeterli sayıda kalifiyeli eleman ve yeterli düzeyde ekipmanlar olmayabilir. Örneğin; bir düğün ziyafetinde, pastanın salona getirilişi esnasında yere düşürülmesi, ziyafetlerin belki de en büyük handikaplarından birisini ortaya çıkarabilir. Çünkü, ziyafet yiyeceklerinin faaliyetlerden belirli bir süre önce hazırlanması belki de o pastayı yapan ustasının işletmede bulunmamasına neden olabilir. Yiyecek-içecek yöneticisi, sınırlı kaynakları işletmenin amaçları doğrultusunda etkin bir şekilde kullanmak zorundadır. Yönetici, bir bakıma kaynakları geçmişteki tecrübelerine göre dağıtan ve kritik durumlarda problemleri çözmede başarılı kararlar alan bir kişidir.54 Yiyecek-içecek bölümünde oluşan bütün etkinlikler yöneticinin bilgisi dahilinde gerçekleşir. İşletme bilim dalının ilgilendiği bütün alanlarda olduğu gibi konaklama işletmelerinde ve yiyecek-içecek departmanlarında yönetimin temel fonksiyonları şunlardır.
• Plânlama,
• Örgütleme (organizasyon), • Yöneltme,
• Koordinasyon (düzenleştirme), • Kontrol (denetim).55
1.8.1 Yiyecek-içecek departmanlarında plânlama faaliyetleri
Plânlama; yönetimin amaçlar, hedefler ve bunlara ulaşacak eylem programlarını yaratma görevidir. Amaçlar ve hedefler ne yapılmak istendiğini gösterir; eylem plânları bunun nasıl yapılacağı konusundaki önerileri sunar. Plânlama yönetim sürecinin birinci basamağıdır ve diğer yönetsel faaliyetlerden önce yapılmalıdır. Her yönetici plân yapmak zorundadır. En üst kademedeki yöneticiler, uzun dönemli hedeflere ulaşmak
54 Denizer, (2005), a.g.e., s.23 55
Meryem Akoğlan Kozak, (1999), Otel İşletmelerinde İnsan Kaynakları Yönetimi ve Örnek
için gerekli stratejileri geliştirirler ve uzun vadeli plânlama yaparlar. Orta yönetim düzeylerinde, kısa dönemli hedeflere ulaşmak için eylem plânları geliştirilir. Daha alt yönetim düzeylerinde plânlama, günlük işlerle ilgilidir. Görüldüğü gibi planlama yukarıdan aşağıya doğru yayılır. Etkili bir plânlamayı gerektiren diğer faktörler şunlardır:
- Bilgi: Etkin bir plânlama yapabilmek için eksiksiz bilgiye ulaşmak gerekir. Bilgi çeşitli şekillerde ve çeşitli kaynaklardan sağlanabilir.
- İletişim: Plân geliştirme aşamasında, her seviyedeki yöneticinin katılımı ve koordinasyonu gereklidir. Bu açıdan iyi bir iletişim ağı oluşturulmalıdır.
- Esneklik: Plânlar esnek olmalı ve değişen koşullara uygun olarak gözden geçirilmeli ve gerektikçe yenilenmelidir.
Uygulama: Plânların etkili olabilmesi için sapma olmadan belirlenen ölçülerde ve belirli prosedürlere göre yürütülmesi/uygulanması gerekir. Bununla birlikte kimi plânlar ya kısmen uygulanır, ya da hiç uygulanmaz. Bu da işletme açısından kaynak israfına neden olur.56
1.8.2 Örgütleme (organizasyon)
Yiyecek-içecek yöneticisinin ikinci temel görevi, belirlenen amaçlara nasıl ulaşılabileceğini kararlaştırmak ve bunun için gerekli insan gücünü, araçları ve imkanları uygun miktar ve niteliklerde bir araya getirmektir. Örgütleme olarak tanımlanan bu görev, planların verimli ve ekonomik bir biçimde uygulanması için gerekli şartları sağlama ve sürdürme ile ilgili tüm çalışmaları kapsar. Özetle örgütleme süreci, yiyecek-içecek deparmanının amaçlarına erişebilmesi için hangi işlevleri yapması gerektiğine ve bu işlevleri yapacak kısımların birbirleriyle ahenkli çalışacak şekilde oluşturulmasına, bu organlarda çalıştırılmak üzere gerekli olan beşeri ve maddi sermaye unsurlarının tedariki ve uyumlu hale getirilmesine ilişkin süreçlerden oluşmaktadır.57 56 Sökmen, (2003), a.g.e., ss. 28-29 57 Batman, (1999), a.g.e., ss. 69-70
1.8.3 Yöneltme
Yöneltme, belirlenen amaçlara ulaşmak için diğerlerinin davranışlarını etkilemektir. Yöneltme insan davranışları hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Temel olarak ziyafet yönetimi, çalışmalardan en yüksek performansı sağlayacak bir iç ortamı hazırlamak zorundadır. Yöneltmenin temel amacı verimliliği artırmaktır. İnsana yönelik iş ortamı verimliliği artırır, buna karşı işe yönelik iş ortamı ise yöneltmenin başarısını artırır. Yöneltme ile amaca yönelik çalışmaların desteklenmesi mümkün olur.58
Kısacası yöneltme tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra yöneticilerin başkalarını çalışmaya sevk etme sürecidir. Daha geniş ifade ile yöneltme; plânlama ve örgütleme ile kurulan düzenin harekete geçirilmesi, emir verme veya başka yollarla astlara ne yapılması gerektiğinin anlatılması, her türlü çabalarında ve uzmanlıklarını geliştirmelerinde onlara önderlik yapılması, verilen görevleri yerine getirebilecek güdülenmesi ve kendileri ile etkili bir iletişim kurulması şeklinde tanımlanabilir. Buna göre yöneltme fonksiyonu emir verme, haberleşme, motivasyon, önderlik konuları ile çok yakından ilgilidir.59
1.8.4 Düzenleştirme (koordinasyon)
Yiyecek-içecek yönetiminde düzenleştirme; personelin çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı, ortaklaşa amaca varmak için faaliyetlerin birbiri ardı sıra gelmelerini ve iç içe geçip, kenetlenerek birbirlerini bütünlemelerini sağlar. Yalnız, yönetim fonksiyonlarının her birinin ayrı ayrı (plânlama, örgütleme, yöneltme, denetim) ve tam olarak yerine getirilmek suretiyle başarılı ve dinamik bir düzenleme fonksiyonu gerçekleştirilmiş olur.
Burada önemli olan gönüllü düzenleştirilmenin özendirilmesi, başka deyişle, iş görenler arasında kendiliğinden düzenleştirmeye gidilebilmesidir. Ayrıca, düzenleştirme sürekli bir işlem olarak düşünülmeli ve düzenleştirmenin sağlanması için, bir yandan iş
58 İnan Özalp, Mehmet Şahin, Güneş Berberoğlu, Ramazan Geylan, (2004), Yönetim ve Organizasyon, TC. Anadolu Üniversitesi Yayın No: 1457, Açıköğretim Fakültesi Yayın No: 774, Eskişehir, s. 8 59
görenler sürekli denetim altında tutulmalı, diğer yandan da iş görenlerin ihtiyaçlarına cevap vermek suretiyle işletme verimliliği artırılmalıdır.60
1.8.5 Kontrol (denetim)
Kontrol; belirlenen standartlara göre performansı ölçmek, hedef performanstan sapmaları keşfetmek, analiz etmek ve düzeltici harekete girişmek için yöneticilerin yaptıkları bir çalışmadır.61 Temel aşamaları şu şekildedir;
- Plânlama aşamasında ölçülebilir performans kriterleri oluşturmak, - Uygulama sırasında kriterlere göre başarıyı değerlendirmek,
- Kriterlerden ve plânlardan sapma varsa, düzeltici önlemleri uygulamaya koymaktır.62
Yiyecek-içecek organizasyonlarına ilişkin denetim süreci genel anlamdaki denetim sürecinde olduğu gibidir;
- Yiyecek-içecek organizasyonuna ilişkin; üretim ve hizmet standartlarından, hizmetin gerçekleştirilmesi ve çalışma sonrası yapılması gereken faaliyetlere yönelik standartların belirlenmesi,
- Belirlenen bu standartların yiyecek-içecek organizasyonu esnasında gerçekleşme durumlarının saptanması,
- Standartlar ile gerçekleşme durumunun karşılaştırılarak saptamaların tespit edilmesi,
Sapmalarla ilgili düzeltici önlemlerin alınması aşamalarını içerir.63
60 Şener , a.g.e., s. 72 61 Met, (1989), a.g.e., s.238 62 http://www.baskent.edu.tr/~msagsan/downloads/Blm_3.ppt , (internet), 14.06.2008. 63 Yılmaz, (2007), a.g.e., s.118