Yönetsel Bilgi Sistemleri

Bir işletmede yer alan işlerin yönetimi, analizi, karar destek fonksiyonları için bilgi sağlayan, bilgisayar ve bu bilgisayarların kullanıcılarından oluşan bütünleşik sistemlerdir (Gordon ve Olson, 1985). Günümüz organizasyonlarında hiçbir yönetici yönetim bilgi sistemlerinin üstlendiği rolü reddedememektedir. Yönetim bilgi sistemi 1950’li yıllarda faturalandırma ile kendini gösterirken, 1970’lerde yönetsel seviyede 1980’li yıllarda ise stratejik seviyede önemli roller üstlenmiştir (Işık, 2009). Loudon ve Loudon (1993)’e göre yönetim bilgi sistemi, bir yönetim için destek sistemdir. İşletmenin faaliyetlerini planlaması, kontrolü sonucunda gelecekteki performansının da tahminini ve raporlarının hazırlanmasını olanaklı kılan bir sistemdir. Lee ve arkadaşları (1995) yönetim bilgi sistemlerinin işletmeler için hayati önem taşıdığını başarı için bilgiyi toplayıp, depolayan ve ileten sistemler bütünü olduğunu savunmuştur. Yönetim bilgi sistemleri etkili bir şekilde karar verme adına bilgi teknolojilerine dayalı bir sistemdir (Daft, 2003).

Yönetim bilgi sistemlerinin başarılı olabilmesi için bazı temel faktörler bulunmaktadır. Bu faktörler (Bensghir, 1996);

 Sistemin oluşturulup uygulanmasından sorumlu bir yöneticinin var olması  İç ve dış kaynaklara güvenilir bir şekilde ulaşmak için etkin veri yönetimi  Uygun teknoloji seçimi

 İş alanının yanında teknik konuları da bilen personelin varlığı  Sistemin işletme amacı ile uygunluğu

Yönetim bilgi sistemi yönetim, sistem ve bilgi olmak üzere üç ana unsurdan oluşmaktadır. Bunun yanı sıra belli başlı özelliklere sahiptir. Bu özelliklerden bazıları şöyle sıralanabilir (Turunç, 2006).

 Veri kayıt işleme fonksiyonlarını destekler  Tüm düzeylere hizmet sağlar

 Bilgi ihtiyacı online olarak giderilir

 Yapısal nitelikli kararlara etkili destek sağlar  Örgütsel kontrol ve raporlama sistemidir  Göreceli olarak esnek değildir

 Günlük operasyonlarla ilgilenmez  Genellikle örgüt içine yöneliktir

4.3.1.2. Karar Destek Sistemleri

Örgütün yönetim düzeyine hizmet sunar. Karar destek sistemleri, ileri düzeyde kolayca tanımlanamayan, çabuk değişen, yapısal ve yarı yapısal nitelikteki ek kararların alınmasında yöneticilere destek verir. Karar destek sistemlerinin amacı, büyük ölçüde ve sık rastlanmayan problemlerin çözümünde yöneticilere yardımcı olabilmektir (Akgül, 2008).

Karar destek sistemlerinin yapısı gereği bazı özellikleri taşıması gerekir ki bu şekilde etkili ve verimli bir karar destek sistem, neden bahsedebilir. Bir karar destek sisteminin taşıması gereken özellikleri şu şekilde sıralamak mümkündür (Çetinyokuş ve Gökçen, 2002):

 Yarı-yapısal ve yapısal olmayan kararlarda kullanılır.

 Karar vericinin yerine geçmekten ziyade, ona karar vermesinde yardımcı olur  Karar verme sürecinin tüm aşamalarını destekler

 Model kullanılır  Kullanıcı etkileşimlidir

 Destek vererek karar verme desteği sağlar  Kullanıcının hakimiyeti altındadır

 Kullanımda esneklik sağlar

 Bireysel ve grup tabanlı karar verme desteği sağlar

Karar destek sistemlerinin unsurları ise; yönetici, bilgi, karar ve sistemdir (Turunç, 2006).

4.3.1.3. Ofis Otomasyon Sistemleri:

Ofislerde rutin işlerin yapılması, bilginin yayınlanması ve dağıtılması süreçlerinde işlevlerin otomatik hale gelmesine yardımcı olan bilgi teknolojileridir (Çakır, 2011). Krober ve Watson (1987)‘a göre ofiste çalışanların verimliliğinin artırılması ve çeşitli ofis faaliyetlerini desteklemek için kullanılmakta olan bir sistemdir. Frolick (1994) bilginin iletimini kolaylaştırarak e-posta, kelime, işlemci, faks ve toplantı düzenleme gibi durumları içerdiğini ve temel amacının, çalışanlara bir plan çıkararak belirtilen iletişim kaynakları sayesinde bilginin çalışanlar arasındaki iletişimini kolaylaştırmak şeklinde ifade etmiştir.

Ofis otomasyon sistemlerinin özelliklerini de şu şekilde sıralamak mümkündür (Turunç, 2006):

 Bilgi teknoloji temelli sistemler olup, bilgi teknolojilerindeki gelişmeleri en çabuk ve net hisseden sistemlerdir

 Sürekli gelişme içindedirler

 Çalışan verimliliğini artırıcı bilgi teknolojilerini uygularlar

 Müşteri-aracı kurumlar ve işletme dışı örgütler ile iletişim bilgi akışı için hizmet veren sistemlerdir.

 Çalışanların iş yükünü azaltarak, kağıtsız ofis işlemlerini yaygınlaştırarak kurumsal işleri bilgisayarlaştırmaktır.

4.3.1.4. Yapay Zeka ve Uzman Sistemler

İnsanlar yaptıkları çalışmalını, önceki deneyimlerini bilgisayara aktaran yapay zeka programlarına uzman sistem denilmektedir. Uzman sistem belirli bir sorunu çözme konusunda uzmanların bilgi edinmesi, analiz ve karar sürecini model alan bilgisayarlı destek programlarıdır (Akgül, 2008). İşletmeler uzman sistemleri şu nedenlerle kullanmaktadırlar (Çakır, 2011):

 Yüksek ücret ödenen uzmanlara olan ihtiyacı azaltmak ya da bu uzmanların daha verimli çalışmalarını sağlamak

 Uzman bilgilerini kopyalayarak örgütün tüm kademelerinde uzman kişilere gerek duymadan bu bilgilerin dağıtımının ve kullanılabilmesinin sağlanması

 İnsan faktörünü ortadan kaldırarak uzman bilgisi gerektiren konularda hata riskini azaltmak

 Alınacak kararlara ilişkin rasyonel açıklamaları yapabilmesi

 Her alınan kararın gerekçesi ve açıklamasını yapabildiğinden acemi yöneticiler için eğitici bir özellik taşır.

Uzman sistemler, belirli konularda uzmanlaşmış bireylerin o konu ile ilgili bilgisayarlara aktarılan bilgilerinin kullanarak sorunlarına çözümler sunan sistemler bütünüdür(Işık, 2009). Yapay zeka ise şu konularla ilgilidir (Özkan ve Gülesin, 1999);

 Makina görme yeteneği  Konuşmayı tanıma  Robotik

 Ses tanıma  Tabi dil işleme  Desen tanıma

 Makinanın öğrenmesi  Uzman sistemler

Uzman sistemlerin işlevlerini yerine getirebilmesi için gerekli bileşenlerin bir araya gelmesi gerekir. Bu bileşenler (Işkın, 2010 );

 Bilgi kazanma  Bilgi tabanı  Çıkarım mekanizması  Çalışma alanı  Kullanıcı arabirimi  Açıklama

 Çıkarım mekanizmasını iyileştirme

4.3.1.5. Elektronik Veri İşleme Sistemleri

Elektronik veri işleme sistemleri örgütün yaptığı bütün faaliyetlerin kayıtlarını izleyen bir sistemdir (Laudon ve Laudon, 1993). Kroeber ve Watson(1987), elektronik veri işleme sistemlerini diğer bilgi sistemlerinin girdisini oluşturup verileri toplayan, sınıflandıran, güncelleyip kayda alınan verilere yeniden ulaşabilmek şeklinde tanımlanmışlardır. Elektronik veri sistemleri farklı isimlerle ifade edilmesine rağmen işlevsel olarak aynı özellikler taşıyan sistemlerdir. Elektronik veri işleme sistemleri ile aynı özellikleri taşıyan ya da benzer özellikler çerçevesinde uygulama alanı bulan faaliyetlerden bazıları şu şekilde sıralanmaktadır (Işkın, 2010 ):

 Kayıt-veri işlem sistemi  Veri işleme sistemi  İşlem süreç sistemi  Bilgi işlem sistemi

 Atomik iş işleme sistemleri  Elektronik veri değişim sistemleri

Elektronik veri işleme sisteminin bazı özellikleri şu şekilde sıralanabilir (Turunç, 2006):

 Operasyonel seviyede bilgi üretir  En gerekli sistemdir

 İşlemlerin kaydedilip yürütülmesi üzerine yoğunlaşır, çıktıları periyodiktir

 Dosya kökenlidir ve katı programlamaya sahiptir

 Yöneticilerin özel bilgi istekleri için sınırlı esnekliğe sahiptirler.

4.3.1.6. Üst Düzey Bilgi Sistemleri

Karar destek ve bilgi toplamanın ortaklaşa kullanıldığı tepe yönetimin stratejik bilgi ihtiyacının karşılanması şeklinde tanımlamak mümkündür. Temel amacı üst yönetimin stratejik amaçlarına ulaşmasında bilgiye de kolay ve hızlı ulaşmasını

sağlar (Çakır, 2011). Üst düzel bilgi sistemleri Akgül (2008)’e göre kritik ve acil kararların alınmasında yöneticilere örgüt içi ve dışı bilgileri özet rapor şeklinde sunan sistemlerdir. Laudon ve Laudon (1993)’e göre bu sistemin bazı özellikleri:

 Tepe yönetici kullanımı için düzenlenir

 Teknik uzmanlık gerektirmeden üst düzey yöneticiler tarafından kullanılabilir  Örgüt dışı bilgilere ihtiyacı vardır

 Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verileri kapsar

 Grafik, metin programları ve iletişim teknolojilerinin birleşmesinden oluşur.