Verilerin Kodlanması

Bu tez çalışmasında iş akış şemalarının görevlerrin eş biçimli olarak ifade edilerek örnek olarak seçilen örgütün bütününde veri olarak toplanması ile örgütsel rutinlerin örgütsel bellek türlerini içermelerinden doğan farklılıkları bağlamında ölçülebilmeleri mümkün kılınmıştır. İş akış şemalarının içerdikleri görevlerin ihtiyaç duydukları bellek türlerine göre sınıflandırılabilmesi için ise alan yazındaki kavramlar ile türetilen episodik ve semantik bellek ayrımı kullanılmıştır.

İş akış şemaları içerisinde toplam 1546 farklı görev bulunmaktadır. Bu görevler tüm iş akış şemalarında “Microsoft Excell” bilgisayar programı çalışma tablosu iş akış şablonlarından İşlem, Karar, Belge, Çoklu Belge, Önceden Tanımlı iş, Öteki İşlem, Hazırlık, Girdi Çıktı, Bekleme, Veri Tabanı, Bağlayıcı ve Sonlandırıcı başlıklı şekiller ile eş biçimli olarak kodlanmıştır. Bu sayede her bir iş akışı içerisindeki episodik ve semantik bellek kullanımlarına ait yüzdelik orandaki farklılıklar birbirleri ile kıyaslanabilir şekilde ölçüme hazır hale getirilmiştir.

Bir iş akışı içerisinde bulunan görevlerin her birinin görevi yapan tarafından uygun şekil ile ifade etmesi istenmiştir. Şekiller belirlemek için yapılan ön çalışmada yapılan işe göre kavramsal çerçeve içerisinde değerlendirme yaparak hangi bellek türünün öne çıktığı belirlenmiş ve şekillerin her biri episodik bellek içeren ya da semantik bellek içeren olarak ayrılmıştır. Bunu yaparken kavramsal çerçeve bağlamında hazırlanarak kullanılan episodik

65

ve semantik belleklerin aralarındaki farkları içeren tipolojiye ait Tablo 8 aşağıda görülmektedir.

Tablo 8: İş Akışlarındaki Görevlere Yönelik Semantik ve Episodik Bellek Ayrışımı

Semantik Bellekler Episodik Bellekler

Yanlızca bildirimsel bilgi içerir Bir miktar işlemsel bilgi içerir

Nicel veriler ağırlıklı Nitel veriler ağırlıklı Genel anlamda kullanılabilen bilgiler Bağlama yönelik bilgiler

Alt bilgi olmadan anlam taşımazlar Alt bilgi olmadan da anlamlıdırlar Herkes ya da çoğunluk kullanabilir Belli kesimlerce kullanılır

Bilinçli olarak toplanır Bilinçsizce de toplanabilir

Örneğin Derleme Yayın iş akışında yer alan “Yayın kurulu sekreteryasını yürütmek” görevine yönelik iş akışında makale başvuru sürecinin karara bağlanmasında yer alan “Yayın kurulu kararı” başlıklı iş; Kararların Yazıldığı Dosya, Hakem Raporları, Makale Kabul Koşulları gibi uzmanlar ve yöneticiler tarafından oluşturulmuş “Episodik” bellekten faydalanır şekilde kodlanmıştır. Aynı iş akışında yer alan “Yayın Kurulu Gündem dosyasının kontrolü” başlıklı iş ise “6279 Sayılı Çoğaltılmış Fikir Ve Sanat Eserlerini Derleme Kanunu”, “Kitap Basım Formu”, “Makale Başvuru Dilekçesi”, “Makale Örneği” gibi yasal dayanak ve dokümanlar ile yürüdüğünden “Semantik” bellekten faydalanır şekilde kodlanmıştır. Şekil 9‟da yukarıda bahsedilen iki iş akışının şemadaki gösterimleri verilmiştir.

Şekil 9: İş Akış Örneği

Yayın Kurulu Kararı

Yayın Kurulu Gündem dosyasının kontrolü (ön kontrol)

66

Araştırmada şekiller ile ifadelerin episodik ve semantik bellek içermeleri ile uyumlu şekilde seçilmeleri sağlanmış ve sorumlu personele bu şekilde seçilerek kullanılması ile ilgili bilgilendirme yapılmıştır. Ancak kimi zaman şekil ve içeriğin uyumsuz olduğu gözlemlendiğinde ilgili personel ile konu yeniden değerlendirilerek kodlama yapılmıştır. Son haliyle İşlem, Belge, Çoklu Belge, Girdi Çıktı, Veri Tabanı gibi şekiller semantik bellekleri öncelikli gerektiren görevleri tanımlamak için kullanılmış, Karar, Öteki İşlem, Hazırlık, Bekleme, Önceden Tanımlı iş gibi şekiller ise episodik belleği öncelikli gerektiren görvleri temsil edecek şekilde kodlanmıştır. Örneğin şekil 9‟da verilen üst şekil işlem ifade etmekte ve semantik bellek öncelikli kabul edilmektedir. Altta bulunan şekil ise karar ifade etmekte ve episodik bellek öncelikli olarak sınıflandırılmaktadır.

Bağlayıcı ve Sonlandırıcı şekilleri ise iş akışlarının başka bir iş akışına olan bağlantısının var olup olmadığını göstermede kullanılmıştır. Eğer bir iş akışı tablosu son şekil olarak sonlandırıcı içeriyorsa daha sonra başka bir akışında yer alacak bir göreve bağlanmıyor anlamına gelmektedir. Eğer bağlayıcı kullanılmışsa bu bağlayıcının üzerine bağlantı yaptığı iş akışına atanan kod yazılarak hangi görev ile bağlantılı olduğu belirtilmektedir. Bağlayıcılar iş akışının sonunda yer almak zorunda değildir. Herhangi bir görev ile diğer bir iş akışına bağlantı yapabilir. Bu durum iş akış şemasında bir görevin sağ ya da sol tarafa uzanan bir ok ile bağlayıcı işaretine yönlenmesi ile gösterilmiştir. Şekil 9‟da böyle bir bağlayıcı şekli temsili gösterilmektedir. Bu bağlayıcılar sayesinde görevlerin birbirleriyle olan yönlü bağlantıları ağ-bağ analizine olanak sağlamaktadır.

236 iş akış şemasının 14 adedi içerdikleri görevlerin değişiklikleri sebebiyle güncelliğini yitirdikleri ya da sorumlusu tarafından detaylı olarak görevlerin hâlihazırda uygulanan şekillerini yansıtacak şekilde doldurulmadığı için elenmiştir. 222 adedi kodlanan iş akışları sonucu görevlerinin göreli olarak episodik ve semantik bellek içerme durumları yüzde değer üzerinden hesaplanmıştır. Buna göre örneğin bir iş akışında eğer 10 ayrı görev temsili şekil bulunuyorsa bunlar şekillerin sınıflandırılmasına göre episodik ya da semantik bellek önemli olarak sınıflandırılmakta, örneğin 6 şekil semantik olarak kodlanmış ise bu iş akışında %60 semantik bellek %40 episodik bellek içeriği bulunmaktadır tespiti yapılabilir. Bu şekilde toplanan yüzdesel veriler EK-1‟de gösterilmektedir.

67 3.3.1. Araştırmanın Kısıtları

Veri kodlanma süreci boyunca şemaların eşbiçimli olması ve temsil niteliğinin yüksek olması için özen gösterilmiştir. İş akış şemalarındaki süreçlerde sorumlu personel tarafından atlanmış ya da gereğince detaylandırılmamış iş kalemleri olabilmesi yine de ihtimal dâhilindedir. Araştırma temsil düzeyi yüksek bir örgüt üzerinden yapılmış olduğu halde pek çok örgüt biçiminden farklılık göstermesi de olasıdır. Hipotezlerin geçerli bir kuram niteliği kazanabilmesi için bu araştırmaya benzer sonuçların farklı örgüt biçimlerinde ve farklı zaman aralıklarında tekrarlanarak geçerliliğinin kısıtlılığı azaltılabilir.