E-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında, e-yatırım, e-bütçe, e-okul gibi uygulamalarla bilişim teknolojilerini en iyi şekilde kullanan Bakanlığımız bu projelere bağlı olarak merkez ve taşra teşkilatı birimlerinin birçok iş ve işlemlerini web tabanlı yazılımlarla elektronik ortamda gerçekleştirmektedir.
Gerçekleştirilen proje ve uygulamalarla, kırtasiyecilik azalacak, zamandan tasarruf sağlanacak, iş ve işlemler daha süratli, şeffaf, bürokrasiden olabildiğince arındırılacak, istatistiki bilgi isteme amaçlı birçok uygulama sona ermiş olacaktır.(İlköğretim Genel Müdürlüğü, Genelge:2007/74)
Sisteme şu anda, öğrencilerin nüfus bilgileri, sınıfı, şubesi, numarası, devamsızlık bilgileri ve notları, öğrenci gelişim dosyası bilgileri ile anne, baba, kardeş bilgileri girilebilmekte ve fotoğrafı eklenebilmektedir. E-okul uygulamalarında;
1- Öğrencilerimize ait tüm bilgiler elektronik ortamda tutulacak ve sistemde mükerrer öğrenci bulunmayacak,
2- Yapılacak merkezi sınavlarla ilgili iş ve işlemler e-okul üzerinden gerçekleştirilecek,
3- Girilen bilgilere göre karne, diploma, takdir, teşekkür, başarı ve onur belgelerinin basımı yapılıp ilgili çizelgelerin dökümü alınacaktır.
4- Öğrenci devam-devamsızlık ve nakil işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirilecek ve ayrıca resmi yazı ile öğrenci nakil isteme, gönderme belgesi ile öğrenci gelişim dosyası istenmeyecektir. Ancak, internet erişimi olmayan okullar bu
işlemlerini resmi yazıyla yapacaklardır. Daha sonra en yakın internet erişimi olan okula/kuruma giderek e-okul ile ilgili işlemleri gerçekleştireceklerdir.
5- Bu uygulamaya resmi ve özel okul öncesi eğitim kurumları ile özel ilköğretim kurumları da dahil edilecektir.
6- Kesinlikle sisteme başka sistemlerden veri aktarımı yapılmayacaktır. (İlköğretim Genel Müdürlüğü, Genelge:2007/74)
Milli Eğitim Bakanlığı’nın MEBBİS projesiyle kurum ve personel bilgilerinin yönetimi için kurmuş olduğu yapının, okul ve öğrenci bilgileri için de sağlanabilmesi amacıyla e-okul projesi başlatılmıştır.
E-okul projesi ile yaklaşık 37 bin resmi okuldaki yaklaşık 15 milyon öğrencinin bilgileri merkezi bir veritabanında T.C. Kimlik Numarası esas alınmak suretiyle kaydedilecek; öğrenciler okul, sınıf ve şubelerine göre bu sistemde tutulacak, ilk kayıt işleminden mezuniyete kadar nakil, devamsızlık, not, sınıf geçme, karne, diploma, disiplin vb. işlemleri sistem tarafından yapılmaktadır.
Şu an İçişleri Bakanlığı tarafından sunulan servis aracılığıyla öğrenci nüfus bilgileri e-okul sistemine aktarılmaktadır. İstatistik tutulması, öğrenci başarısının izlenmesi, merkezi sınav planlaması, sınav başvurusu, norm kadro tespiti, ücretsiz ders kitabı dağıtımı vb. konularda öğrenci bilgisine ihtiyaç duyulduğunda, bu sistemden üretilecek verilerden yararlanılacak ve öğrenci ile ilgili her türlü bilgi toplama ihtiyacı ortadan kalkacaktır. (http://www.turkcebilgi.net/toplum/egitim/e- okul-nedir-234065. html, Erişim Tarihi: 20.11.2010)
2008-2009 Eğitim-öğretim yılı itibarıyla e-okul uygulaması, ilköğretim okullarında tamamıyla oturmuş bir şekilde uygulanmakta olup, sistemde;
İlköğretim Kurum İşlemleri başlığı altında:
Okul bilgileri, şube işlemleri, kayıt işlemleri, resim işlemleri, nakil alma ve gönderme işlemleri, devamsızlık işlemleri, ders giriş-çıkış saatleri, ders proğramı, ders öğretmenleri, sınav tarihleri girişleri, gelişim raporu işlemleri, davranış notları girişi ve ders notu girişleri, sosyal etkinlikler ve yöneltme işlemleri gerçekleştirilmektedir.
İlköğretim öğrenci işlemleri başlığı altında :
Öğrenci arama, öğrenci dosya bilgileri, öğrenci not bilgileri, okuduğu kitaplar ve öğrencinin aldığı belgeler modüllerine giriş yapılabilmektedir.
Sınav İşlemleri başlığı altında:
Merkezi sistemle yapılan sınavlara ( PYBS, YİBO, SBS ve Polis Koleji Sınavı) başvuru ve onay işlemleri gerçekleştirilmektedir.
Yönetici modülü başlığı altında iki alt başlık vardır.
a-Kullanıcı işlemleri b-Güvenlik grupları
a- Kullanıcı işlemleri başlığı altında
Tanımlama bilgileri modülünde: e-okul sisteminden yaralanacak kişilere (okul müdüründen başlayarak, müdür yardımcısı ve öğretmenlere bu modülden kullanıcı adı ve şifresi verilir.)
b- Güvenlik grupları başlığı altında;
Kullanıcı adı ve şifresi verilen gruplar (Okul müdürü, müdür yardımcısı ve öğretmen gibi) ve bu grupların yetkileri belirlenmektedir.
Milli Eğitim Bakanlığı, 25 Ocak 2008’de e-okul-Veli Bilgilendirme Sistemini kullanıma açmıştır. Bu sistemde öğrenci ve veliler, T.C.Kimlik numarası ve okul numarasını yazarak sisteme girebilmekte, merkezi sistem sınavlarına ait bilgileri, duyurular, devamsızlık bilgisi, not bilgisi, haftalık ders proğramı, sınav tarihleri, öğrencinin aldığı belgeler, öğrencinin okuduğu kitaplar, öğrenci davranış notları, öğrenci diploma puanı ve öğrenci yıl sonu notlarını görebilmektedir.
2005 yılında kurgusu yapılıp Milli Eğitim Bakanlığı onayı uyarınca çalışmalarına başlanılan e-Okul Projesi; öğrenci kayıtlarının internet ortamından alınması; velilere çocuklarıyla ilgili devam-devamsızlık, karne notları gibi verileri izleme olanağı sunarken, okullarımıza da iş ve işlemlerini bürokrasiden uzak halde daha hızlı yerine getirme imkanları sağlamıştır. Okul öncesi ve ilköğretim okullarında uygulanmasına 2007-2008 eğitim öğretim yılı başında geçilen proje ile; okul öncesi ve ilköğretim öğrencilerinin bütün iş-işlemlerinin elektronik ortamda yapılmaya başlanılmasıyla, öğrencilerle ilgili (kimlik, adres, veli, not, puan, devam-
devamsızlık, okuduğu kitap, haftalık ders proğramı, öğretmen, davranış puanları, duyuru, alınan belge bilgileri gibi) bütün bilgilerin fonksiyonel, anlık ve gerçek veriler olarak oluşması temin edilmiştir.
E-Okul sistemi tüm ilköğretim okullarında standart bir yapı oluşturarak uygulamalardan kaynaklanan hataları büyük oranda ortadan kaldırmış, ders çizelgelerinin oluşturulmasından, karne ve diploma düzenlemeye kadar her alanda standart bir yapı kurulmuştur.(Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü, Genelge:2008/76)
2009-2010 eğitim-öğretim yılından itibaren, ülke genelindeki ilköğretim okullarına öğrenci kayıtları Ulusal Adres Veri Tabanındaki adresler ve çocukların MERNİS nüfus bilgileri esas alınarak MEB. İlköğretim Kurumları Yönetmeliği’nin 16 ve 17’nci maddeleri kapsamında İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından elektronik ortamda yapılmaya başlanmıştır.
E-kayıt uygulamalarında;
1- İlköğretim Kurumları Yönetmeliği’nin 16’ncı maddesi kapsamında öğrenci yerleştirme komisyonu oluşturulacak; Bakanlığımızca e-okul sistemi üzerinden gönderilecek ilçe bazlı numarataj adres bilgileri, komisyon tarafından gruplandırılıp öğrencilerin yerleştirilecekleri ilköğretim okulları belirlenecektir.
2- Özel okullara kayıt yaptıracak çocuklar, şehit ve muharip gazi çocukları ile özel eğitime ihtiyacı olan çocukların kayıtları merkezi sistemle ikametgahlarına en yakın ilköğretim okuluna yapılacaktır. Daha sonra bu öğrenciler nakil yoluyla istedikleri okula gidebileceklerdir.
3- Kayıt ve nakillerde Ulusal Adres Veri Tabanındaki adresler esas alınacaktır. Kayıt ve nakillerde nakil alan ve nakil gönderen okul yönetimleri birlikte sorumlu tutulacaktır. (İlköğretim Genel Müdürlüğü, Genelge:2009/30)
2007-2008 eğitim öğretim yılından itibaren Türkiye genelinde tüm resmi ve özel, okul öncesi eğitim kurumları ile ilköğretim okullarında uygulanmaya başlanan e-okul sistemi Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü’nün 05.11.2008 tarih ve
2008/76 nolu genelgesi ile 2008-2009 eğitim öğretim yılından itibaren orta öğretim