ULUSLARÜSTÜ DÜZENLEMELER

comunidade académica e utilizadores, em virtude da participação destes ser fundamental para a manutenção da plataforma, porque só assim é que fornecem conteúdos para os repositórios e acedem à informação neles depositados (Marques e Maio, 2007).

Todavia, para que possa existir este compromisso, em particular com os autores, o estabelecimento de uma política institucional de depósito de documentos e uma estratégia de promoção dos repositórios podem ser facilitadores decisivos.

1.3.1. Política de depósito de documentos e estratégia de promoção dos repositórios

Para múltiplos especialistas, mormente Batista et al. (2007), Swan e Carr (2008), Carmargo e Vidotti (2009), Rodrigues (2010) e Rodrigues et al. (2013), o cerne do sucesso de um RI reside na definição de uma política institucional de depósitos de documentos.

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Na opinião de Batista et al. (2007), o estabelecimento de uma política de depósito é uma reação aos baixos depósitos voluntários que tem resultado em índices de adesão considerados pequenos e que deve constituir-se na solução para que sejam obtidos índices de arquivamento (depósito) significativos. Para os mesmos autores, a política deve basear-se no depósito facultativo ou, caso não esteja a dar os resultados esperados, avançar para um depósito compulsório de todo trabalho aceite para publicação ou já publicado (Batista et al., 2007). Encaram ainda a possibilidade de existir a obrigatoriedade, especialmente nos trabalhos financiados por entidades públicas, para que todos tenham acesso aos resultados (Batista et al., 2007).

Para Swan e Carr (2008), muitas instituições possuem repositórios, mas estes encontram-se a ser mal geridos estando aquém do esperado a nível de documentos depositados:

"The main reason for a repository is to maximise the visibility of the institution’s research outputs (provide Open Access), yet few contain a representative proportion of the research produced by their institutions (…). So what are repositories for? What place do they occupy in the life of the institution? What place should they occupy? So far, repositories are not being used to their full potential (…)"(Swan e Carr, 2008:1).

Na pesquisa efetuada a gestores de repositórios europeus, Swan e Carr (2008) notaram que a maioria destes profissionais são da opinião que é difícil convencer os autores a disponibilizarem documentos nos repositórios devido a dificuldades de depósito dos documentos. Um terço dos inquiridos diz que foi difícil ou muito difícil este processo. Os dois investigadores chegam à conclusão de que a boa vontade dos gestores dos serviços bibliotecários não chega, sendo necessária uma política de mandato institucional. Chegam a dar o exemplo do repositório da Universidade de Southampton para dizer que, sem um mandato estabelecido, em 2004 o repositório não estaria cheio de documentos (Swan e Carr, 2008).

Carmargo e Vidotti (2009) referem igualmente a necessidade de se definir uma política de depósito institucional, em que essa influenciará o processo de autoarquivo, as

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escolhas das comunidades a fazerem parte do RI e das suas coleções e etapas para carregar, verificar, licenciar e completar (Camargo e Vidotti, 2009).

Opinião semelhante à de Batista et al. (2007) possuem Neves e Borges (2009). Tendo por base os resultados obtidos num inquérito realizado aos investigadores das unidades de investigação da Universidade de Coimbra em 2006, os autores indicam que a maioria dos investigadores aceitam sem problemas um mandato obrigatório para depositar documentos. Comparando este resultado com dados de universidades norte- americanas, constatam que nas universidades onde o autoarquivo é obrigatório, o número de documentos depositados é superior aos repositórios de universidades onde a disponibilização é facultativa (Neves e Borges, 2009). Estes estudiosos concluem assim, que a sensibilização dos autores e as políticas de incentivo não estão a ser suficientemente eficazes (Neves e Borges, 2009).

Indo também ao encontro do defendido por Batista et al., (2007) e por Neves e Borges (2009), Rodrigues (2010) reconhece que um elemento determinante é o estabelecimento de uma política que encoraje ou torne obrigatório o depósito da produção científica nos repositórios. Dando o exemplo do RepositóriUM da Universidade do Minho, o autor conclui que se não tivesse existido a definição de uma política institucional em 2004, a história deste repositório teria sido bem diferente (Rodrigues, 2010).

A obrigatoriedade do depósito é uma ideia também defendida por Harnad (2011b). O autor enuncia que são produzidos e divulgados anualmente vinte e cinco milhões de artigos em peer-review em vinte e cinco mil periódicos, mas só uma pequena parte deles (cerca de 15%) é que é disponibilizada em livre acesso. Considera este valor baixo se comparado com o facto de existirem cerca de duas mil universidades com repositórios. Pelo que refere o autor, a solução pode estar na política de mandato das universidades, porque muitos académicos só depositam em livre acesso quando existe um mandato na sua instituição para o fazerem, sendo desta forma "obrigados" a isso (Harnad, 2011b).

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Recentemente, Rodrigues et al. (2013) apresentaram o estudo Os investigadores em

Portugal e a sua relação com o Acesso Aberto à produção científica, como resultado de

um estudo efetuado pelos Serviços de Documentação da Universidade do Minho junto dos investigadores que trabalham em Portugal, no sentido de recolher informações relativamente às suas opiniões, atitude e práticas relacionadas com o acesso aberto31_.

A quase totalidade dos participantes (97%) declarou conhecer e compreender o conceito de AL. A grande maioria dos investigadores, que participou no estudo, considera que o acesso aberto aumenta a acessibilidade e a disseminação das publicações científicas (92%), que irá alterar a comunicação científica na sua área de investigação nos próximos anos (78%) e que pode coexistir com o tradicional modelo de publicação científica (76%) (Rodrigues et al., 2013).

Questionados sobre se existe ou não uma política obrigatória de acesso aberto na sua instituição, 55% dos inquiridos indicou a inexistência de tal política, cerca de um terço (32%) respondeu não saber e apenas 13% confirmou a existência de um mandato institucional. Foram também inquiridos sobre a atitude que tomariam perante a aprovação de uma política mandatária na sua instituição. A grande maioria dos inquiridos (75%) indicou que cumpriria integralmente e com facilidade essa política. Apenas 2% indicou que não o cumpriria de todo (Rodrigues et al., 2013).

A par de uma política geral, Marques e Maio (2007) encaram a hipótese de se optar também por políticas específicas para determinados tipos de documentos, como dissertações de mestrado, teses de doutoramento ou documentos confidenciais, restringindo-se ou dando-se prioridade de acesso a estes. Se a opção a seguir for esta, Marques e Maio (2007) apontam que cada instituto, departamento ou serviço deve determinar e aplicar uma política apropriada para cada tipo de trabalho ou publicação, definindo, se necessário, perfis e níveis de permissões de acesso para a gestão das coleções, não descurando também as responsabilidades dos gestores pelos repositórios, como requisito importante na política de depósito.

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Posto isto, pode-se então afirmar que existem dois tipos de acesso básicos que podem ser implementados: o acesso livre e o acesso restrito, para o caso dos documentos que não são disponibilizados integralmente ou que apenas podem ser consultados pelo pessoal da instituição ou de um programa específico (Marques e Maio, 2007).

Simultaneamente com o estabelecimento de uma política de depósito, as instituições têm de investir na promoção ativa do seu RI. Para Keefer (2007), o marketing promocional deve ser dirigido a autores, mostrando as vantagens do depósito e estabelecendo medidas práticas que incentivem o depósito, introduzindo mecanismos que reduzam o tempo de depósito (por exemplo, através da implementação de um serviço de introdução de trabalhos no RI em substituição do autor), a criação de normas para esclarecer e proteger o direito de autor, e a criação de incentivos financeiros para futuros projetos dos autores que depositem (Keefer, 2007). Posto isto, defendem que a promoção do depósito de documentos deve ser sempre feita com base no voluntarismo dos autores e não através da obrigatoriedade, em virtude da imposição poder suscitar conflitos com os autores (Keefer, 2007).

Harnad (2001b) complementa esta política de marketing com a necessidade de se criar recompensas, incentivos e mais informação para os autores que depositem.

Ante o debatido neste ponto, torna-se evidente que a definição institucional de uma política de depósito é preponderante para o sucesso dos repositórios. A questão que se coloca é de saber que tipo de política: o autoarquivo, voluntário ou obrigatório?

Os dados revelados por Harnad (2001b) e Neves e Borges (2009) parecem tender para a obrigatoriedade, porquanto os autores depositam mais quando são obrigados!

Embora exista esta constatação, no nosso entendimento a política de depósito não deve ser imperativa, mas baseada na colaboração e voluntariado. Advogamos no entanto, que existem documentos cujo depósito deve ser de regime obrigatório. Entre esses documentos destacamos os de apoio às aulas produzidos pelos docentes, os documentos

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produzidos nas instituições no âmbito dos estudos de graduação e pós-graduação (teses de licenciatura, dissertações de mestrado, teses de doutoramento), e documentos resultantes de investigações financiados por fundos públicos. Esta mesma obrigatoriedade não deve ser prorrogada para os restantes trabalhos realizados pelos investigadores ou docentes. Neste âmbito, os repositórios institucionais serão mais uma opção que os autores podem utilizar em igualdade de circunstâncias com as formas tradicionais de publicação.

Para que os repositórios sejam uma plataforma credível para os autores, a criação de medidas promocionais que ajudem a mostrar as vantagens do depósito aos autores, associadas à criação de mecanismos que possibilitem um depósito rápido, sem burocracias e de maneira fidedigna é aconselhável. Desta forma será mais fácil atrair a atenção das diversas unidades orgânicas e académicas de uma instituição para a plataforma, permitindo disponibilizar um RI que reflita a sua estrutura interna e agregue em si todo o conhecimento científico produzido.