Tahsilâtlar

Nakit tahsilâtı ile ilgili etkin bir iç kontrolün temel koşulu iyi bir örgüt yapısına sahip olmaktır. Örgüt içindeki her bölümün görev ve sorumluluğu açıkça tanımlanmış olmalıdır. Bir bölüm diğer bir bölümün faaliyetlerine karışmamalı, her bölümün yetki ve sorumluluk sınırları kesin olarak belirlenmelidir. Nakit tahsilâtı açısından böyle bir ayrımın sağlanabilmesi nakit alınması, saklanması, korunması ve muhasebe kayıtlarına

102

geçirilmesi ile ilgili faaliyet ve sorumlulukların birbirlerinden ayrılmış olmasına bağlıdır (Güredin, 2000: 221). Muhasebe bölümünde iyi bir organizasyonun kurulmuş olması gereklidir.

Organizasyon sağlanırken, paranın korunması finansman bölümüne bağlı olarak çalışan veznedara ait olmalıdır. Buna karşılık muhasebe kaydı, varlığa elini sürmeyen muhasebe bölümü tarafından yapılmalıdır. Ayrıca muhasebe bölümündeki alacakları kontrol eden kişi ile alacaklar yardımcı hesabını tutan kişilerin ayrılmış olması gereklidir. Para tahsilâtı için bir iç kontrol yapısının işleyişi, tüm alacakların tahsil edildikçe kayıt edilmesini ve alınması gerekli tüm paraların tahsilini güven altına alacak biçimde olmalıdır (Aksoy, 2007: 520). Paranın alındığını gösteren bir kayıt yapılmadan önce, para çalınması hali, paranın alınması ve kaydedilmesi, arkasından çalınması ve kayıtlarda sahtecilik yapılması haline göre, izlenmesi daha zor bir durumdur (Gürbüz, 1995: 144).

Para tahsilâtlarıyla ilgili olarak dikkate alınması gereken iç kontrol sistemiyle ilgili diğer önemli noktalar aşağıda gibidir;

Yetki Ayrımı;

Tahsilâtlara ilişkin olarak ortaya çıkan hilelerin en önemli noktasını, bu tahsilâtların muhasebe hileleri ile gizlenmesi oluşturmaktadır. Bu nedenle muhasebe servisinde görevli kişilere tahsilât yetkisi verilmemesi veya tahsilât yetkisi verilen personelin muhasebe kayıtlarından sorumlu olarak istihdam edilmemesi gereklidir (Kayım, 2006: 125).

Para Havaleleri;

Havale ile gelen tüm paralar ayrıntılı bir biçimde cetvele geçirilmeli ve bir kopyası kasa hesaplarında gerekli kayıtlar ile bankaya tevdi mektubunun hazırlanması için kasadan sorumlu personele, bir diğeri alacak defterine ve defter-i kebire gerekli kaydı yapmak üzere muhasebe departmanına ve biri de kontrollü banka tevdiat mektubunun ikinci kopyası ile karşılaştırma yapmak üzere kasadan sorumlu personele gönderilmelidir. Bankalar arası hesap aktarmalarının, banka işlemlerinde sahteciliği önlemek için özel olarak onaylanması gereklidir (Kepekçi, 1998: 196). Veznedar, alınan fiş ile tevdiat fişini karşılaştırdıktan sonra tevdiat fişlerini onaylamalı ve kayıtlarla banka dekontlarının karşılaştırılmasını sağlamak için iç denetim departmanına göndermelidir. İç denetim departmanı, tüm verileri bağımsız denetçi için

103

saklamalı, iç denetim departmanı bulunmadığı yerlerde veznedar kontrollü çift kopyalı fişlerini bağımsız denetçi için saklamalıdır. Kasadan sorumlu kişiler, hiçbir zaman müşteri hesaplarına yaklaştırılmamalıdırlar (Koyuncu, 1999: 25).

Para Geçme Noktası;

Tüm para tahsilâtı, kuruluşun belli bir yerinden geçmelidir. Para toplayan şubeler varsa; para, şube tarafından yerel olarak yatırılmalı ve merkez büroya zamanında bilgi verilmelidir. Şubeye ödeme yapma izni verilmemelidir (Özer, 1997:

354).

Paranın Bankaya Devri;

Tahsilât yetkisi olan kişiler üzerinde fazla para bulundurulmamalıdır. Gerek kasada ve gerekse tahsildarlarda belirli bir tutarın üzerinde para bulundurulmamalı ve paranın belirli bir tutarı aşması veya belirli bir zaman periyodu içerisinde banka hesaplarına aktarılması sağlanmalıdır (Gönen, 2007: 55).

Paranın Tahsili ve Kayda Geçirilmesi Birbirinden Ayrılmalıdır;

Para tahsili ve muhasebe kayıtları ile ilgili görevler, iki ya da daha fazla personel tarafından yürütülürse, hile yapma olanakları azaltılmış olur. Para tahsil eden kimse muhasebe kayıtlarına, yardımcı ya da kontrol edici olarak yaklaşmamalıdır. Satış hesapları ve alacak hesapları alacak sütunları toplamı, kasa hesabı ve satış iskontoları hesabı borç sütunları ve diğer borç sütunlarıyla uyum halinde olmalıdır (Azaltun, 1999:

35).

Belgelendirme;

Yapılan tüm tahsilâtlar belgelendirilmeli ve belge karşılığında yapılmalıdır.

Tahsilât yetkisi verilen kişilere onaylı, seri ve sıra numarası taşıyan tahsilât makbuzları verilmeli, bütün tahsilâtlar bu makbuz karşılığında yapılmalıdır. Makbuzda tahsilâtı yapan kişinin açık adı ve imzası bulunmalıdır. Yapılan tahsilâtın neye ilişkin olduğu da makbuzda açıklanmalıdır. Aynı zamanda bu makbuzlar muhasebe işlemleri için dayanak belge niteliği taşımalıdır (Yılancı, 2001: 100).

Muhasebe Kayıtları;

Muhasebe bilgisi elle veya elektronik olarak işlenebilir. Yapılan tüm tahsilât işlemleri anında muhasebe kayıtlarına geçirilmelidir. Muhasebe kayıtları mutlaka belgeye dayandırılmalıdır (Azaltun, 1999: 28).

Posta Yoluyla Gelen Belgeler;

104

İşletmeye posta kanalıyla gelen tüm belgeler tahsilât yetkisi olan kişilere ulaşmadan önce mutlaka ayrı bir birim tarafından kayıtlara alınmalıdır. Posta yoluyla gelen havale ve çeklerin kayıtlara alınmadan tahsilât yetkisi olan kişilerin eline ulaşması durumunda bunlar üzerinde hileli işlemler yapılması mümkün olacaktır (Güven, 2008: 95).

Tahsilât Yetkisinin Bir Merkezde Toplanması;

Birden fazla kişide tahsilât yetkisi olabilir. Ancak tüm tahsilâtların günlük olarak bir merkezde toplanması sağlanmalıdır. Birden fazla kişi veya şube tarafından yapılacak tahsilâtlar anında belirli bir merkeze bildirilmeli ve bu merkezden izlenmeli, kimin üzerinde ne kadar para olduğu bilinmelidir (Güredin, 2000: 185).

Çalışma Planları;

Mutlaka önceden bilinen olaylar için yazılı bir çalışma planı hazırlanmalı ve bu plan yönetim veya yönetimin yetki verdiği kişiler tarafından bilinmeli ve bu plan doğrultusunda hareket edilmelidir. Bu sayede o gün içerisinde yapılacak tahsilâtlar önceden bilineceği için bu tahsilâtlar üzerinde yapılacak hileli işlemler en aza indirilmiş olacaktır (Gürbüz, 1995: 56).

Harcama ve Ödeme Yetkisi;

Tahsildarlara veya tahsilât yetkisi olanlara özel haller haricinde harcama ve ödeme yetkisi verilmemelidir. Bu hallerde dahi, tahsil edilen para üzerinden harcama ve ödeme yetkisi verilmemeli, ödemeler çek kullanılarak yapılmalıdır (Yağcı, 2006: 100).

Sonuç olarak, işletmelerde nakit tahsilât ile ilgili etkin bir iç kontrol sistemi için uyulması gereken temel ilkeler aşağıdaki gibi özetlenebilir (Özer, 1997: 360);

 Nakdi koruma görevi, kayıt tutma ve diğer muhasebe görevlerinden ayırt edilmeli,

 Nakdin yanına girme yetkisi sınırlı sayıdaki personele verilmeli,

 Belirli zaman aralıklarıyla nakit bakiyesi (kasa-banka), parayı koruyan ve muhasebe kayıtlarıyla ilgili olmayan bağımsız biri tarafından gözden geçirilerek doğrulaması yapılmalı,

 Nakit tahsil yetkisi mümkün olduğunca tek bir merkezde toplanmalı,

 Nakdin fiziki olarak korunması amacıyla, kilitli kasa veya yazar kasa kullanılmalı,

 Nakit tahsilâtları günlük olarak ve eksiksiz bir şekilde bankaya yatırılmalı,

 Personel izinleri zorunlu olarak uygulanmalı ve düzenli aralıklarla görev değiştirme uygulamasına başvurulmalı,

105

 Nakit yerine çek tahsilinden kaçınılmalı.