İç Kontrol Sisteminin Amaçları

İç kontrol sistemi, belirli risk faktörlerini elemek için oluşturulmuştur. Yapılan düzenlemeler, iç kontrole yeni bir bakış açısı getirerek işletmelerin misyonlarını ortaya koymaları, stratejik ve yıllık performans hedeflerini belirlemelerini ve bu hedefler doğrultusunda performans ölçümü ve raporlaması yapmalarını önermektedir (Erdoğan, 2005: 88). Diğer yandan; kontrol amaçları, denetim amaçlarının aynısı değildir.

Denetim amaçları, kontrol amaçlarının yeterli olup olmadığını ve bu amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını değerlemeyi içerir. Kontrol amaçları yönetim amaçlarının aynısı olarak düşünülmelidir.

Bu durum özellikle, iç denetim çalışmalarında doğrudur. Aslında kontrol amaçlarının doğru tanımlanması, kaliteli bir denetim çalışmasının da ön koşuludur. İç kontrol sistemi işletmenin gerek yönetsel gerekse finansal bakımdan karşılaşabileceği veya karşılaştığı riskleri en aza indirmek ya da önlemek için kurulmaktadır. Ayrıca risklerin genelde ve ayrıntıda ele alınışına göre iç kontrol sistemin amaçları üç başlık altında incelenebilir. Bunlar (Demir, 2002: 4); iç kontrol sisteminin genel amaçları, iç kontrol sisteminin özel amaçları, iç kontrol sisteminin esas amaçları.

80

1.2.1. İç Kontrol Sisteminin Genel Amaçları

İç kontrol sisteminin genel amaçları, bir işletmenin belirli işlem gruplarını yürütmek için gerekli kontrol usül ve yöntemlerine sahip olup olmadığının göz önünde bulundurulmasında genel bir çerçeve oluşturur (Tesmer, 2006: 545). Muhasebe kontrol sisteminin tanımında işlemlere ve varlıklara ilişkin genel iç kontrol sistemi amaçları aşağıdaki gibi belirtilmiştir (Uzay, 2003: 21-25);

 İşlemler, yönetimin devrettiği genel ve özel yetkilere uygun olarak yürütülmelidir.

 İşlemler, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak ve hesap verme yükümlülüğünü yerine getirecek şekilde kaydedilmelidir.

 Varlıklara ve belgelere ulaşım yetkili personelle sınırlandırılmalıdır.

İç kontrol yapısının tanımında bu yapının genel amaçları açıkça belirtilmektedir.

Ayrıca iç denetim standartlarında da bu amaçlar yer almaktadır. Bunlar (Çaldağ, 2003:

47-48);

 İşletme varlıklarının korunmasını sağlamak,

 Bilgilerin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak,

 Faaliyetlerin işletme politikalarına ve yasalara uygunluğunu sağlamak,

 İşletme kaynaklarının ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak,

 Önceden belirlenmiş amaçlara ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak,

 Hata ve hilelerin yapılmasını önlemek ve yapılmış hata ve hileleri ortaya çıkarmak,

 Muhasebe kayıtlarının doğru ve güvenilir şekilde yapılmasını sağlamak.

 İşletmedeki faaliyetler yönetimin devrettiği genel ve özel yetkilere uygun olarak yürütülmelidir.

 Varlıklara ve belgelere ulaşım yetkili personelle sınırlandırılmalıdır.

 Mevcut varlıklar belirli aralıklarla sorumluluk kayıtlarıyla karşılaştırılmalı ve herhangi bir fark belirlendiğinde, farkın özelliğine göre gerekli soruşturma yapılmalıdır.

1.2.2. İç Kontrol Sisteminin Özel Amaçları

İç kontrol sisteminin özel amaçlarını belirlenmeden önce, işlem gruplarını bölümler düzeyinde, işletme fonksiyonlarına göre, mali tablolar sınıflamasına göre veya işlem döngülerine göre bölümlemek gerekir (Kepekçi, 1998: 64).

81

İşlem döngülerine; gelir döngüsü, harcama döngüsü, üretim döngüsü ve finansman döngüsü örnek olarak verilebilir. Bir işletmede muhasebe sistemini oluşturan ve işleyişini etkileyen pek çok işlem bulunmaktadır. Bu işlemlerin çoğu da birbiriyle ilişkilidir. İşletmede var olan işlemlerin nakit işlemi, alacak işlemi gibi ele alınması ve gözden geçirilmesi yerine işletmenin faaliyetlerini temel alan işlem tekrarları olarak gruplandırılarak ele alınması özel kontrol amaçlarının belirlenmesi esnasında daha uygun olacaktır. Örnek olarak, kredili satış işlemlerinin yürütülmesine ilişkin özel kontrol amaçları şu şekilde özetlenebilir (Kepekçi, 1998: 65);

Geçerlilik: Kredili satış kayıtları, işletmenin gerçek kredili satışlarını göstermelidir.

Satılan bir malın gönderilmesinde müşteriye tanınan kredi limitleri aşılmamalıdır.

Eksiksiz Olma: Teslim edilen tüm mallar için yoklama belgesi ve fatura düzenlenmelidir.

Kayıtların Uygunluğu: Kredili satış işlemleri miktar ve tutar bakımından doğru olarak belgelendirilmeli ve kaydedilmelidir. Kredili satışlar, müşteri hesaplarına ve stok kayıtlarına kaydedilirken doğru hesaplara ve işlemin gerçekleştiği zamanda kaydedilmelidir.

Varlıkları Koruma: Müşteri ve stok kartları kilitli yerlerde saklanmalıdır.

Mutabakat: Belgeler satış kayıtlarıyla, müşteri kartları ticari alacaklar ana hesabıyla, kayıtlarla ilgisi olmayan bir kişi tarafından karşılaştırılmalıdır.

Bütünlük: Yetkilendirilmiş tüm işlemler kaydedilmelidir. İç kontrol sistemi bazı işlemlerin kayıt dışı bırakılmasına izin vermemelidir.

Yetki ve Onay: İşlemler yönetimin genel ve özel yetkilerine dayalı olarak yürütülmeli ve uygun bir şekilde onaylanmalıdır.

1.2.3. İç Kontrol Sisteminin Esas Amaçları

İç kontrol sisteminin tanımında iç kontrol sisteminin esas amaçları belirtilmektedir. Bunlar (Türedi, 2000: 148);

 Yasalara, düzenlemelere ve yönetim politikalarına uyulması,

 Düzenli, verimli, etkili ve tutumlu faaliyetleri özendirmek ve planlanmış çıktıları gerçekleştirmesi,

 Yolsuzluğa, israfa, suiistimale ve kötü yönetime karşı kaynakların korunması,

 Organizasyonun hedefleriyle uyumlu kaliteli ürünler ve hizmetler sunulması,

82

 Güvenilir finansal ve yönetim bilgileri üretilip bunun sürdürülmesi ve düzenli raporlar aracılığıyla bu verilerin tarafsız biçimde ve tam zamanlı açıklanması,

 İşletmenin varlıklarını korumak

 İşletme varlıklarının korunması konularında uygun bir güvence sağlanmasına hizmet etmektedir.

İşletmelerin fiziksel varlıkları çalınmaya, yanlış kullanılmaya ve yıkıp bozmaya uygun durumdadır. Varlıkların yönetilmesinde, işlemlerin yürütülmesinde ve kaydında yapılan hata ve yolsuzluklardan doğacak zararlara karşı işletmenin korunması amacıyla yönetim tarafından uygulanacak usul ve yöntemlerin belirlenmesi ve pratikte kullanılması bu amacın özünü oluşturmaktadır. İç kontrol sistemi, varlıkların korunması için işletme içinde kabul edilen yöntemlerin ve ölçülerin koordine edilmesini kapsamaktadır. Satış faturasının hazırlanmasında bilmeyerek yanlış birim fiyatının uygulaması veya yanlış hesaplanması nedeniyle satış tutarının düşük gösterilmesi, satın alınan mal ve hizmetlerin fiyatında, miktarında yapılan yanlışlıklar nedeniyle satıcılara fazla ödemenin yapılması veya ücretlerin yanlış hesaplanması nedeniyle personele fazla ödemenin yapılması hatalara örnek olarak gösterilebiliriz (Kepekçi, 1982: 24).

2. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN SINIFLANDIRILMASI ve UNSURLARI