Soru Sorma Tekniği

Birebir görüşme veya sunuş sırasında konuşmacı ile dinleyici arasında soru sorma iletişimin kalitesini yükseltir. Kişiler arasında dialog oluşmasında katkıda bulunur ve yanlış veya eksik anlaşılma varsa açıklığa kavuşur, öte yandan konuşmacının yönelttiği sorularla dinleyici üzerinde yaratılan etki test edilmiş olur. Ancak bu ikinci durumda bir sınav havasına girilmemelidir21.

3.4.1. Genel Sorular

Bu sorular adından da anlaşılacağı gibi tüm gruba yönetilmiş sorulardır. Konuşmacının bu soru tipini seçmesindeki amaç, grubu oluşturan tüm bireylerin konu hakkında düşüncelerini almaktır. Genel sorular sunuşun başında bireyleri konuya ya da tartışmaya hazırlamak amacını da taşıyabilir.

3.4.2. Direkt Sorular

Bu tür sorular genel soruların aksine katılımcılardan herhangi birine yönetilmiş sorulardır. Ancak bu tür soruları çok dikkatli kullanmak gerekir. Kişileri zor durumda bırakacak sorulardan kaçınılmalıdır. Daha çok grup içinde konunun

uzmanı olan kişilere yönetilmesinde yarar vardır. Ayrıca bu tür sorular kişilerin çekingenliğini giderir ve katılımcı olmalarını sağlar.

3.4.3. Soru Sormanın Kuralları

Soru sormada etkinliği sağlamak için uyulması gereken kurallar şöyledir: • Sorular açık, kolay ve anlaşılır olmalıdır.

• Direkt sorular katılımcıların uzmanlığına göre dengeli dağıtılmalıdır. • Sorular geniş kapsamlı, dağınık değil bir konu üzerinde odaklanmalıdır. • Çekingen kişilere soru sorularak katılımcılık sağlanmalıdır.

• Katılımcıların daha iyi ve aktif dinleyici olmaları için sorular düşündürücü olmalıdır.

• Zor sorularla kişileri sıkıştırmak değil, katılımcı olmayı sağlamak amaçlanmalıdır.

IV. BÖLÜM

HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN YÖNTEM VE ARAÇLAR Halka ilişkiler çalışmalarında mesajın kamuoyuna ulaştırılması için çeşitli araçlar kullanıldığını biliyoruz. Haberleşme modellerinden bahsederken kanal olarak nitelendirdiğimiz bu araçlar, seçilen hedef kitleye göre farklılıklar gösterir. Yaygın hedef kitleler için kitle haberleşme araçları dediğimiz gazete, radyo, televizyon, sinema gibi kanallar kullanırken, daha küçük guruplar içim broşür, sergi bülten, hatta mektup’tan yaralanabiliriz.

Halkla işlikler mesajlarının iletilmesi için kullanılacak araçların seçiminde, hedef kitlenin büyüklüğü kadar kültür, gelir, yaş düzeyi, yaşanılan bölge, cinsiyet gibi özelliklerde dikkate alınır. Okuma-yazma oranı olan çok düşük bir kitleye yazılı araçlarla hitap etmeğe çalışmak ne kadar yanlışsa, televizyon izlemeyen, ya da elektriği olmayan bir bölgeye TV programları ile mesaj göndermek o kadar yanlıştır.

Ülkedeki radyo-televizyon sinema koltuğu sayısı, gazete-dergi toplam tirajları, okuma-yazma oranı, telefon aboneleri, ulaşım olanakları, eğitim sistemi gibi faktörler göz önüne alınarak yapılmaktadır.

Türkiye’de kitle haberleşme araçları içinde en hızlı gelişim televizyonda ve radyoda görülmüştür. Bugün bu iki yayın aracının izlenmediği yöre hemen hemen kalmamıştır. Radyo ve televizyonun pil ve akü ile de kullanılabilmesi, elektrik sorununu da alınmayacak bir düzeye düşürmüştür. Ne var ki, ülkemizde bir gazetenin en az beş kişi tarafından okunduğu ve kalıcı olduğu düşünüldüğünde, özellikle büyük yerleşim merkezlerinde önemli bir mesaj iletici olduğu anlaşılır.

Halkla ilişkilerde kullanılan araçlar, basılı araçlar, yayın araçları, kültürel olaylar, sosyal olaylar, yarışmalar, toplantılar geziler, eğitim gibi guruplar içinde inceleyebiliriz.

Kitle iletişim araçları da denilen “yayın araçları” konusunda pek çok kaynak olduğu için gazete ve dergilerde radyo-tv-film gibi yazılı ve elektronik araçlara ve kitaplara yer verilmekte, bunun yerine bölüm sonunda halka ilişkiler elemanları için gerekli gazetecilik bilgileri verilmektedir.22

İşletmelerin ve kamu yönetimlerinin, çevreleriyle ilişkilerinde düzenlilik sağlayan halkla ilişkiler çabaları çeşitli biçimlerde sergilenmektedir. Yöneticilerin, örgütlerini ve çevreyi iyi tanımaları sonucunda, örgütlerin gruplarla etkileşimlerinde başarılı sonuçlar elde edilebilmektedir.

Bir örgütün çevresi ile bütünleşmesinde, halkla ilişkiler program ve politikaları önemli bir yer tutmaktadır. Örgütün ve onun hizmetinin tanıtımı, çevresel koşullar, grubun özellikleri, oluşturulacak karar ve stratejilerin saptanması ve kitlelere duyurulması, halkla ilişkiler programlarını belirlemektedir. Bu programların çeşitli tekniklerle uygulanması halkla ilişkilerde kullanılan yöntem ve araçları göstermektedir.

4.0. Halkın Ne Düşündüğünü Anlamak İçin Başvurulan Yöntemler

Halkın çeşitli konulardaki fikir ve düşüncelerini anlamak; hem onun gereksinme ve önerilerini bilmemize hem de ona ulaşacak mesajların daha iyi düzenlenmesine olanak verir. Halkın ne düşündüğünü anlamanın yolları aşağıdaki gibidir.

4.0.1. Vatandaşların Kişisel Başvuruları

Yönetim mekanizmasının, toplumun örgüt hakkında ve yürütülmekte olan hizmetler üzerindeki düşünceleriyle, dilek ve yakınmalarını anlamsında yararlanabileceği araçların başında, vatandaşların kişisel başvuruları gelmektedir. Bu amacın gerçekleşmesi için şu iki noktanın göz önünde tutulması gerekir23.

Her şeyden önce vatandaşlarda, kişisel başvurularının kamu kuruluşlarınca önemle ele alınacağı ve gereğinin yapılacağına ilişkin bir inanç yaratılmalıdır. Bu konuda tüm kamu örgütlerine görevler düşmektedir. Vatandaşların kişisel başvuruları konusunda, yöneticileri göz önünde bulundurmaları gereken ikinci nokta ise aşırı kırtasiyecilik ve başka nedenlerle vatandaşların işlerinin sürümcemede kaldığı örgütlerde, iş sahiplerinin doğrudan doğruya üst düzey yöneticilerine başvurmak gereğini duymalarıdır. Bu durumun birçok örgütte önemli bir sorun haline geldiği, birçok yöneticinin vatandaş başvurularıyla sürekli olarak uğraşmak zorunda kaldığı, dolayısıyla asıl yöneticilik işlevlerini yapmadıkları bilinmektedir.

4.0.2. Gazetelerin Okuyucu Sütunları

Vatandaşların kişisel dilek, gereksinme ve yakınmalarını yönetime ulaştırmalarının başka bir yolu gazetelerin okuyucu sütunlarından yararlanmalarıdır. Ülkemizde bu yöntem oldukça yaygın kullanılmaktadır. Okuyucu köşelerinde çıkan öneri, sorun, yakınma ve dileklere yönetim de aynı yerde yanıt vererek yönetim-halk ilişkisini güçlendirmekte, aynı zamanda basınla da bağlantı oluşturulmaktadır.

4.0.3. Halkla Yüzyüze İlişkiler

Yönetimin günlük rutin işleri sırasında, görevliler çeşitli nedenlerle, toplum kesimleriyle yüzyüze ilişkiye girmektedir. Gerçek anlamda halkla ilişkiler uygulaması da yönetici ile halkın yüzyüze bireysel ilişkileriyle başlamaktadır. Bu ilişkilerin temel amacı sorunları çözmektir. Sorunlar önce ya da o anda çıkmış olabilir. Yönetimin, bu tutumundan gelecekteki çalışma ve programları için bir sonuç çıkarması da halkla ilişkilerin gereğidir24.Yüz yüze ilişkiler her zaman rastlanan ve sık sık yenilenen bir uygulamadır. Bu konuda ülkemizde çeşitli örnekler vardır, kırsal ve kentsel alanlarda değişik biçimlerde yürütülmektedir. Yüzyüze ilişkiler üst düzey yöneticiler tarafından yapıldığı gibi, diğer görevlilerce de gerçekleştirilmektedir. Halkla ilişkiler birimleri bu amaçla özel programlar hazırlamaktadır.

Uygulama esnasında önlem alınmadığı takdirde, alt düzeylerdeki yüzyüze ilişkiler sonucu elde edilen bilgiler süzülerek ve genelde de sadece olumlu yönleri ele alınarak üst kademelere aktarılmaktadır. Bu durumun ise, halkın, gereksinim, yakınma ve dileklerini gerçekçi ve somut olarak yansıtmayacağı gibi, çoğu kez yanlış anlamalara da yol açacaktır.

4.0.4. Halk Günleri – Halka Açık Toplantılar

Halkla ilişkiler uygulamalarında vatandaşların dilek, yakınma, öneri ve sorunlarını belirlemede, en etkili araçlardan biri de, yöneticilerin düzenledikleri “halk günleri” ile “halka açık” toplantılardır.

Üst düzey yöneticileri, örneğin Bakanlar, Genel Müdürler, Valiler, Belediye Başkanları vb. haftanın ya da ayın belirli günlerini halka ayırmakta, kapılarını dışa açmaktadırlar. Vatandaşlar söz konusu günlerde randevusuz, beklemeden üst düzey

yöneticisinin açık kapısından makamına girerek dilek, gereksinim ve yakınmalarını anlatmakta, gerektiğinde, bunları içeren yazılı metinler de bırakabilmektedirler. Kabul sırasında halkla ilişkiler uzmanlarının da hazır bulunarak not almaları, sorunların çözümüne ivme kazandıracaktır.

Yöneticilerde, halka açık, toplantılar düzenleme alışkanlığı giderek yaygınlaşmaktadır. Belirli günlerde, makam odalarında, konferans, sinema ve toplantı salonları gibi geniş mekanlarda dilek, dert, sorun ve gereksinim dinleme toplantıları gerçekleştirilerek, başvuranlara sırayla söz verilmektedir. Bu toplantılar yönetim için bilgi toplama açısından önemli bir kaynağı oluşturmaktadır.

4.0.5. Dilek ve Şikâyet Kutuları

Halkın ne düşündüğünü anlamanın bir başka yolu da “Dilek ve Şikayet Kutuları”dır. Genelde Belediyeler tarafından yaşama geçirilen bu yöntem, bazı özel sektör ve kamu kuruluşlarında da uygulanmaktadır. Özellikle büyük oteller, diğer konaklama ve turistik işletmeler ve restorantların belirli yerlerine monte edilen kutulara yazılı olarak dilek, sorun ve gereksinimleri yansıtan yazılar konulmaktadır.

4.0.6. Danışma

Halkın fikirlerinden yararlanmanın en etkili yöntemlerden biri de danışmadır. Halkla ilişkiler açısından “danışma” yönetim ile yönetilenler arasında uyum sağlamaya yönelik bir çalışmadır.

Yönetim, danışmayla aynı zamanda, yönetsel etkinliğini de arttırmaktadır. Danışılmadan alınan kararlardan yönetim güç durumlarda kaldığı gibi, tepkiler de almaktadır. Danışmayla bu tür olumsuzluklar önlenmiş olmaktadır. Danışmanın bazı yöntemleri vardır, bunlar:

4.0.6.1. Kamuoyu Araştırmaları

Önemli hizmetler hakkında karar vermeden önce toplumun konu üzerinde ne düşündüğünü anlamanın yollarından birini kamuoyu araştırmaları oluşturur. Burada en önemli nokta, uygulanan araştırma, anket, görüşme yöntemlerinin ciddi, tutarlı, yansız yapılması, ayrıca gerçekleri yansıtacak biçimde olmasıdır.

Kamuoyu araştırmaları kuruluşların kendi halkla ilişkiler birimi aracılığıyla yapılabileceği gibi, uzman kuruluşlar tarafından da yapılabilir.

4.0.6.2. Referandum

Belli konular üzerinde kamuoyunun gerçek eğilimini saptamak için başvurulan danışma yöntemlerinden biri de “referandum”dur. Özellikle Batı ülkelerinde sık kullanılan bir yöntemdir. Bir takım önemli konular için başvurulan bir yoldur. Örneğin, vergilerin arttırılması, sınırların değişmesi ve yerel yönetim biriminin statüsü ile ilgili kararlar alınmasında uygulanmaktadır.

4.0.6.3. Plebisit

Danışma yöntemlerinden biri de plebisit’tir. Bu yöntem de yerel yönetimlerde kullanılmaktadır.

Belediye yasasının 7. Maddesine göre bir köy ya da oturulan herhangi bir yerleşim biriminin diğer koşullarının oluşmasıyla birlikte belediye kurulması için, o beldede oturanların yarısından fazlasının başvurması gerekir. Bunu saptamak için de plebisit yapılmaktadır. Plebisit “evet” ve “hayır” olayları üzerine kurulmuş bir danışma yöntemidir. Plebisit sonucu “evet” oylarının çoğunluğu oluşturması, o yerleşim biriminde, Belediye Teşkilatının kurulmasını sağlayacak koşullardan en önemlisi yerine gelmiş olmaktadır.

4.0.6.4. Temsilcilere Danışma

Halkın ne düşündüğünü anlama yöntemlerinden biri de temsilcilere danışmadır. Bu yöntemde karar değil, kararın hazırlanması söz konusudur. Yönetim, toplum kesimlerinin ya seçerek ya da atama yoluyla görevlendirdiği kişilerle karşı karşıya gelebilir. Bu ilişki sürekli ya da geçici olarak görevlendirilen kurullar için de olabilir. Yönetim olay hakkında karar vermeden önce, ayrıntıyı öğrenmek ve görüşleri belirlemek için söz konusu kurullara başvurabilir. Anacak bunların görüşlerine bağlı kalmak zorunda değildir.

4.0.7. Basından Yararlanma

Basın-Yayın organlarında yer alan haberler, röportajlar, inceleme yazıları, araştırma sonuçları, okur mektupları vb. yönetim için zengin bilgi kaynakları

oluşturmaktadır. Diğer yöntemlere nazaran basın aracılığıyla sağlanan bilgiler, daha kolay elde edilmektedir. Bu bakımdan, belli toplum kesimlerinin görüşlerini yansıtan ve sözcülüğünü yapan yayın organlarının artması önemlidir.

4.0.8. Örgütlenmiş Gruplarla İlişkiler

Çoğulcu toplumun bir gereği olarak yönetim; meslek kuruluşları, sendika ve derneklerle yakın bir ilişki içinde bulunmak durumundadır. Örgütler karar aşamasından önce, örgütlenmiş grupların öneri ve görüşlerinden yararlanabilirler. Örgütlenmiş kuruluşların önerileri ve görüşlerini almada, Üniversiteler başta gelmektedir.