Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar

Halkla ilişkiler uzmanı içinde bulunduğu koşullara ve saptanan amaçlara göre, yazılı ve sözlü her türlü haberleşme aracını kullanır. Bu bir gazete, dergi, bülten, pankart, afiş vb. gibi basılı araç olabileceği gibi radyo, TV ve film gibi göze ve kulağa hitap eden yayım aracı da olabilir. Bir halkla ilişkiler uzmanı aynı zamanda bir takım sosyal olayları, yarışmaları, kültürel etkinlikleri, toplantı, gezi ve törenleri de belli ölçülerde kullanabilir.

Halkla ilişkiler çalışmalarında kullanılan araçlar, yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel-işitsel araçlar olarak sınıflandırılır. Şimdi bu araçları ayrı ayrı ve kapsamlı bir şekilde incelemeye çalışacağız.

4.1.1. Sözlü Araçlar (Yüzyüze ve Kitlesel İletişim)

Halkla ilişkiler alanında çalışanlar, kendi amaç ve beklentilerine göre kişilerarası iletişimden, özel çıkar gruplarına dönük iletişim ve kitle iletişimden yararlanabilirler.

Halkla ilişkiler mesleğinde kullanılan yöntemlerden biri yüzyüze ilişkilerdir. Bu iletişim tekniği, konusuna sanatının inceliklerini bilmek ve davranışlar ile çevresindeki kişilerde olumlu ve inandırıcı izlenimler bırakmak biçiminde kullanılabilir.

Halkla ilişkiler uygulamalarında, örgütün iletişimde bulunmak istediği kişi ve gruplarla yüzyüze ilişkiler kurarak, belirli bir konuyu anlatmak ve grubu o konuda

olumlu düşünce ve eyleme yöneltmek amaçlanmaktadır. Yüzyüze ilişkiler, mesajı iletmek için doğrudan iletişim çabaları göstermektedir. Bu tür iletişimde, konuşma, inandırıcılık yeteneği, duruş, giyim biçimleri, başarılı sonuçlara neden olmaktadır. İki kişinin yüzyüze iletişiminde bulunması sonucu, yüksek düzeyde ve yoğunlukta geri bildirimin ortaya çıktığı görülmektedir.

Özel çıkar gruplarına dönük iletişimde, hedef kitle olarak seçilen kişi ve gruplar, halkla ilişkiler açısından önemli olmaktadır. Kitle iletişimi ise, iletişim sürecine birçok insanın katılmak istediği bir iletişim türü olarak etkilidir.

Sözlü araçlar kapsamına giren araçlar sırasıyla aşağıdaki gibidir: 4.1.1.1. Görüşme ve Konuşma

Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç yüzyüze görüşme ya da konuşmadır. Halkla ilişkilerde yüzyüze görüşme, firmayı temsil eden kişilerle halk grupları arasında yapılan konuşmalardır. Bunlar firma adına yönetici, işgören, uzman olabilir, karşı tarafta ise tüketici, kurum temsilcisi, bankacı, sendikacı vs. olabilir.

Yüzyüze iletişimde mesajı taşıyan araç genellikle konuşmadır. Kaynak mesajını konuşarak alır, yanıtını konuşarak ya da eylemleriyle verir. Konuşmada konuşmacının kendini dinleyicinin yerine koyması ve bazı noktalara özen göstermesi gerekmektedir. Konu, konuşmacı, dinleyicinin bilgi düzeyi, ortak denem alanı ve dinleyicinin psikolojik durumu yüzyüze iletişimde önem arz etmektedir.

Konuşmanın konusunun ilgi çekici olması, örneklerle desteklenmesi, gereksiz tekrarlara gidilmeksizin, özgün ve alışılmış bir dille yapılması, etkileşim açısından önemli olacaktır.

4.1.1.2. Telefonla Görüşme

Sözlü görüşmenin bir başka aracı da telefondur. Yüzyüze gelmekle birlikte telefonla görüşme halkla ilişkilerde önemli bir araçtır. Firma adına konuşan kişi ile karşı taraf arasında bir diyalog kurma fırsatı yaratılır.

4.1.1.3. Toplantı

Sözlü iletişim araçlarından biri de kurum dışından gelen çeşitli kişiler ve kuruluşların temsilcileriyle yapılan toplantılardır. Toplantılar, yerinde, zamanında ve

istenen koşullara uygun biçimde gerçekleştirilirse çok yararlı sonuçlar doğurur. Aksi halde toplantı katılanlar açısından sadece bir zaman tuzağı yaratır.

Halkla ilişkiler açısından toplantılar bilgi verme, değerleme ya da bilgi alma amacıyla yapılabilir. Katılanlar karşılıklı görüş ve düşüncelerini açıklayarak bilgi alış-verişine girişir ve firma katılanlara toplantı sırasında en doyurucu tanıtıcı bilgileri sunar.

Toplantının başlama ve bitiş saati önceden belirlenmeli, gündem açıklanmalı, toplantı yeri düzenli olmalı ve diğer iletişim araçlarıyla (film, slayt vb.) desteklenmeli ve konuşmalar özgür bir ortam içinde demokratik biçimde yönetilmelidir. Ayrıca toplantıya basın mensuplarının çağırılmasında da yarar vardır. Gerekirse toplantı sonucunda katılanların işletmeyi gezmeleri ya da bir kokteyle katılmaları sağlanabilir.

4.1.1.4. Konferans

Tek yönlü iletişim araçlarından biri olan konferans, belirli bir süre içinde geniş bir kitleye değişik görüşlerin iletilmesini sağlar, konferansta konuşmacı tarafından hedef kitleye mesajlar iletilir. Konferansa dinleyici olarak katılanlar ile konuşmacı arasında bir ilişki kurulmaz. Bu nedenle sunulmak istenen konunun ne ölçüde anlaşıldığı bilinmemektedir. Bilinen tek şey, konferans aracılığıyla katılanlara bazı bilgi ve düşüncelerin verilmek istendiğidir.

Konuşmacı, dinleyicilerin ilgisini çekmek ve etkilemek amacındadır. Dinleyicilerin ilgisini çekmiyorsa o konuşma etkili olmamakta ve amaca ulaşmayı sağalamamaktadır. Konuşmacının etkileşim kurmak istediği grupta ilgi uyandırması ve konunun dinlenmesini sağlamak için toplum psikolojisini bilerek, dikkati konu üzerinde çekme yeteneğine sahip olması gerekmektedir.

4.1.1.5. Seminer

Seminerler, kişi ve grupların ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen etkinliklerdir. Konferanslara göre daha uzun süreli ve çoğu kez eğitim amaçlı iletişim araçlarıdır. Uzman bir yetkilinin yol göstericiliğinde, belli bir konuda incelemeler yapmak, tartışmalar açarak dinleyicilerin katkısını sağlamak amacına yönelik olarak düzenlenirler.

Bu yöntemde seminere katılanların, konusunda uzman bir kişinin önderliğinde, kişisel araştırma, inceleme yapmasına ve bulgularını gruba sunmasına olanak sağlaması açısından, karşılıklı etkileşim etkin bir biçimde gerçekleştirilir.

4.1.1.6. Sempozyum

Örgütler, halkın ilgilendiği konularda yetkililerin görüşlerini bildirmek amacıyla sempozyum düzenlerler. Halkla ilişkilerin örgütü tanıtma amacına en uygun tekniklerden biri olan sempozyum, belli bir konunun çeşitli yönlerinin ve ilgili diğer konuların, yetkili kişilerin birbirleriyle ilişkili konuşmaları yoluyla açıklanması esasına dayanmaktadır.

Halkla ilişkiler görevlileri, sempozyumlar düzenleyerek hedef kitleye, belli bir konu üzerinde yetkililerin görüşlerini açıklamanın yanı sıra, konunun çeşitli yönlerinin birbiriyle ilişkisinin kurulabilmesi amacıyla da bu teknikten yararlanırlar.

Sempozyum tekniğinde, dinleyicilerin etkin bir biçimde katılma olanağı bulunmamakla beraber, yetkililerin konuşmaları ile önemli düzeyde bilgileneceklerinden, bu teknik uzun dönemde örgüte büyük yarar sağlayacak, halkla ilişkilerin, örgütsel amaçları gerçekleştirmesinde etkin olacaktır.

4.1.1.7. Panel

Halkla ilişkiler çalışmalarının amacı, halka iletilmek istenilen konuların açık bir biçimde anlaşılmasını sağlamaktır. Belli bir konuda değişik görüşler ve değer yargıları varsa, bu durumda anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak, sorunları çözümlemek ve konuyu açıklığa kavuşturabilmek için panel düzenlenir.

Konusunda uzman birkaç kişinin bilimsel olmayan bir biçimde tartışmaları ve bu yolla dinleyicilerin ilgisini konuya çekerek, açıklığa kavuşturulmasına olanak sağlayan panel türü etkinlikler, örgütlere çok yönlü iletişim sürecini sağlamaktadırlar.

4.1.1.8.Geziler

Kurum ya da kuruluşların örgüt içi ve örgüt dışı Halkla ilişkiler etkinliklerinde gezilerin önemli bir yeri vardır. Hedef kitlelere işletmeyi tanıtma olanağı sunan işletme gezileri, işletmeye ilişkin bilgilerin aktarılması için farklı

iletişim araç ve ortamlarının kullanılmasını gerektirmektedir. Bir fabrika gezisi, ulaşım aracıyla başlar, işletme önündeki karşılamayla sürer, çeşitli iletişim teknikleriyle yapılan bilgi aktarımı, ikram ve uğurlama programıyla son bulur.

Örgüt içinde düzenlenen iş ya da eğlence gezilerinde olumlu imaj sağlamaya yönelik iletişim araç ve ortamları kullanılır.

Halkla ilişkiler, hedef kitlelerin niteliğini göz önüne alarak uygun iletişim araç ve ortamlarını seçip kullanmak durumundadır.

4.1.8.1. Kuruluş İlgilileri için Hazırlanan Geziler

Kuruluş üyeleri (çalışanlar, çalıştıranlar, ortaklar) nin kuruluşun çalışma alanındaki bilgilerini arttırmaları için bu alandaki benzer çalışmaları yerinde gör melerinde yarar vardır. Kent içinde, ülkenin başka bölümlerinde, ya da yurt dışındaki kuruluşların gezilmesi bu bakımdan önemlidir. Ortaklar için geziler düzenlenmesi, özellikle kuruluşun yönetiminde yeni metotların, belirli görüşlerin benimsetilmesi bakımından yarar sağlar. Bu kimseler, gördükleri başka kuruluşlardaki çalışma düzeninden etkilenerek, yeni bilgiler edinirler ve daha verimli çalışma yolları üzerinde yöneticilerin önerilerini anlayışla karşılarlar.

Yöneticiler (çalıştıranlar) in özellikle başka bölgelerde ve yurt dışındaki kuruluşlarda incelemeler yapmaları, yeni yönetim ve çalışma metotları üzerinde sıcağı sıcağına bilgi edinmelerine yol açar. Edinilen bilgi ve denemeleri kuruluşta uygulaması, verimin artışını ve çalışmalara yeni görüş açılarından bakılmasını kolaylaştırır. Bu uygulama da, incelemede öğrenilen metotların kullanılmasını gerektirir.

Çalışanların başka kuruluşları gezip görmeleri, iş başında eğitimin bir türü olarak düşünülebilir. Bu gezilerde çalışan, gezdiği kuruluşta kendisi ile benzer iş yapan, eşit düzeydeki çalışanlarını, çalışanların, çalışma olanaklarını, kullandıkları makine ve gereçleri öğrenerek kendi verimini arttırmak için edindiği bilgilerin bazılarını uygulamaya çalışır.

Geziler genellikle, para harcanmasını gerektiren eylemlerdir. Ancak, harcanan paranın sonunda gelecek yaralar düşünülünce, harcama korkusuyla geziden kaçınmanın yersizliği ortaya çıkar. 25

4.1.8.2.Kuruluşun Halkın Gezilerine Açılması (Açık Ev)

Kuruluşun belirli zamanlarda, halkı çalışmaları görmeğe çağırmasında, bir Amerikan deyimi ile Açık Ev ( Open Hause)düzenlemesinden yarar vardır. Bu gezilerle sokaktaki çalışma düzenini ve kuruluşun ne ile uğraştığını öğrenir. Böylece halkla kuruluş arasında bir yakınlaşma doğar.

Halkın, kuruluşun çalışmalarını, benimsemesi çalışanların çalışma ve yaşama koşullarını beğenmesi, zamanla kuruluşa duyulan ilgi ve güveni artırır. Önceki bölümlerde de sık sık belirttiğimiz gibi, açıklıkta yarar vardır, çalışmaların her zaman halkın denetimine açık olması, bunun için de gizlenecek yanı bulunmaması gerekir. Bunun anlamı, dürüstlükten ve gerçeklerden ayrılmamaktadır. Açık Ev’in ne zaman düzenleneceği tarih, önceden belirlenmeli ve gerekli hazırlıklar yapılmalıdır. Panolar açık ev için yaralı araçlardır. Panolarda bulunan bilgileri gezenler daha iyi anlaması için görevlendirilen ilgililer ve daha kolay anlaşılmasına yardımcı olur. Bu guruplar gezi boyunca, çeşitli bölümlerde ne işler yapıldığını guruplar halindeki halkla anlatır, çalışmaları gösterirler.

Açık evin süresi boyunca, belirli alanlarda çalışmalarla ilgili filmler gösterilmesi, kuruluş içinde sergiler düzenlenmesi, gezenlere ayrılışlarında tanıtım broşürleri ve ufak armağanlar verilmesi ise, destekleyici bir rol oynar.

4.1.2. Yazılı ve Basılı Araçlar:

Yazılı ve basılı araçlar, halkla ilişkiler çalışmalarında işletme yönetimlerinin yaygın kullandığı araçlardır. Basılı araçlar, örgütün çalışma dalının özelliklerini yansıtan doğru ve iyi bir anlatımla kişi ve gruplara sunulur.

Halkla ilişkiler çalışmalarının tümünde basılı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçların seçimi, halkla ilişkiler etkinliğinin türüne göre farklılıklar gösterir. Her etkinlikte o çalışmaya uygun bir doküman kullanılmaktadır.

Halkla ilişkiler alanında kullanılan yazılı ve basılı araçlar, işletme gazetesi, dergi, broşür, el kitapçığı, mektup, pul, yıllık raporlar vb. araçlardır. Bu araçlar gerek

25_{M.Alaeddin ASNA, “Halkla İlişkiler”Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü}

işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara iletilerek firmadaki gelişmeler konusunda bilgi aktarır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır.

Basılı araçlar okuyucunun dikkatini çekmek, ilgilendirmek ve etkilemek için hazırlanır. Bu nedenle basılı dökümanlara, resim, fotoğraf, şema gibi ilgi çekecek belgeler eklenmelidir. Resimler, fotoğraflar, çizimler vb. okuyucunun okuma isteğini arttırıcı, dikkatini anlatılmak istenen konu, verilmek istenen mesaj üzerinde yoğunlaştırıcı etki yarattığından, özenle seçilerek sıklıkla kullanılmaları gerekli olmaktadır.

4.1.2.1. Kuruluş Gazetesi

Halkla ilişkilerde kullanılan en ilginç bilgi aktarma ve firmayı tanıtma araçlarından biri kuruluş (işletme) gazetesidir. Bu yayın organı başta işletmede çalışanlar olmak üzere firmanın ilişki içinde bulunduğu kuruluşlara da dağıtılır. Daha çok mesleki gazetelere benzemektedir.

Firmanın ekonomik, sosyal, teknik yapısı, yatırımları ve son gelişmeler konusunda bilgi aktarılır, ayrıca çalışma koşulları ve doğum, ölüm, işe yeni giren ve çıkanlar, mutlu günler gibi kişisel haberler yer alabilir. Kuruluş gazeteleri haftalık, 15 günlük veya aylık olarak basılabilir ve ücretsiz olarak dağıtılır.

4.1.2.2. Dergi

Dergiler, gazetelere göre daha uzun zaman dilimleri içinde çıkarılan halkla ilişkiler aracıdır. Genellikle aylık ya da birkaç aylık periodlar şeklinde çıkar ve gazetelerden daha çok sayfalıdır.

Dergiler haberler, röportaj ve magazin türü konulara ağırlık verir. Ancak hangi okuyucu kitlesine hitap edeceği önceden iyi saptanmalı ve ona göre hazırlanmalıdır. Halkla ilişkiler uzmanı hangi tür kitleye seslenecekse, ona en kısa yoldan ulaşacak ve okunmayı sağlayacak önlemleri almalıdır. Uzun ve reklâmlara boğulmuş grafiklerle süslenmiş yazılara yer verilmemelidir. Yazıların başında bir iki paragrafla konunun özeti yapılmalıdır. Dergilerde bazı röportajlara yer verilmesi

ilginç karşılanabilir, ancak bu röportajlarda fotoğraf kullanılmalı, açık bir dil ve okuyucuyu bıktırmayan yorum ve mesajlar verilmelidir26.

4.1.2.3. Broşür

Broşür genellikle az sayfalı, ufak bir dergi boyunda basılan bir tanıtma aracıdır. Daha çok 8 ila 16 sayfa arasında basılır ve önemli özelliği bol resimli oluşudur.

Broşürler daha çok firmayı tanıtan özlü bilgiler içerir. İşletmenin üretim ve sosyal tesislerinden renkli görüntüler verir. Broşürler, genel ve özel nitelikte olmak üzere iki şekilde hazırlanabilir. Örgütün amaçları, etkinlikleri, politikası gibi konuların açıklanması ya da belirli bir konuya dikkat çekilerek, örgüt için olumlu bir imaj yaratılması amacıyla genel nitelikte broşürler yayınlanır. Özel nitelikte hazırlanan broşürler, değişik gruplara yönelmektedir. Çeşitli kişi ve grupların belli bir konu üzerine dikkatlerinin çekilmesi ve ilgili konularda kısaca bilgi verilmesi amacıyla hazırlanır27.

4.1.2.4. El Kitapçığı

Broşürler bir formadan (16 sayfa) çok sayfa ise ve resim değil, yazıya önem verilerek kitap ağırlığı ile sunulmuşsa, el kitabı adını alır. Bunlar, bazı konuların anlatımı, açıklanması için hazırlanmıştır ve her an el altında bulundurulup bilgi alınacak yardımcı kaynak niteliğindedir.

El kitapçığı işletmeye yeni gelen ve giren personele firmayı çok yönlü tanıtan, yeni elemanın hak ve sorumluluklarını gösteren kitapçıktır. İlk olarak el kitapçığında işletmenin kuruluş ve çalışma konuları tanıtılır. Daha sonra personele uygulanan ücret, prim, izin, tatil, kütüphane, eğitim, sportif faaliyetler, lojman, çalışma saatleri gibi konularda bilgi verilir.

Sayfa düzenin kolay, okunacak biçimde hazırlanması, az ve öz bir anlatım üslubunun yeğlenmesi, açıklayıcı nitelik taşıması, kartondan bir kapağı bulunması el kitaplarının başlıca özelliklerini oluşturmaktadır.

26 _{Yücel ERTEKİN, a.g.e., s. 89.}

4.1.2.5. Afişler

Afişler, halkla ilişkiler etkinliklerinde, önceden belirlenmiş hedef kitlelere değil, herkese dönük bir iletişim süreci başlatan araçlardır. Kimlikleri ve adresleri bilinmeyen kişilerle onlardan cevap alınmadan, örgütün iletişim kurmasını sağlarlar.

Afişlerin en belirgin özelliği “az sözle, çok şey anlatmak”tır. Genelde afişler hareket halinde iken (yürürken, bir araçla geçerken) okunduklarından afiş hazırlamada öncelikle göz önünde bulundurulması gereken nokta, hareket halindeki kitlenin dikkatini çekmek olmalıdır. Ancak dikkat çekildikten sonra okunması sağlanabileceğinden, kullanılacak renklerin, afişin boyutlarının özenli bir araştırma sonucunda belirlenmesi amaca ulaşmada etken olacaktır. Üzerindeki mesajların da örgütün imajını ve tanıtmak istediği mal ya da hizmetin kısa, öz ve anlaşılır biçimde hazırlanması gerekir. Afişlerde yazıdan çok konu ile ilgili çizgi ve resimler bulunmalı ve her türlü koşulda ve yerde görülebilecek alanlara konulmalıdır.

4.1.2.6. Billboard

Billboard afişten daha büyük tanıtım aracıdır. Afişte olduğu gibi az sözle çok şey anlatmayı amaç edinmektedir.

4.1.2.7. Pankartlar

Pankartlar, ilan tahtalarına, duvarlara ve dükkânların vitrinlerine konulan duyurulardır. Küçük boyutlardaki bu duyuru kartlarının üzerinde, örgütün halkla ilişkiler amaçlı bir etkinliği veya mesajı yazılıdır. Pankartlarda önemli olan, iletileri, hedef kitlelere en çarpıcı ve dikkat çekici biçimde yansıtmaktadır. Afişlere, göre daha az ve öz ifadeler kullanılmalıdır.

Pankart hazırlamada da hedef kitlenin dikkatini çekmek önemlidir. Üzerinde yazıdan başka bir şey bulunmadığından, ilgi çekmek için ilginç karakterli harfler seçilerek okunmaları da kolaylaştırılmalıdır.

4.1.2.8. Bültenler

Örgütün çalışmalarından, kişi ve gruplara bilgi vermek amacıyla, belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar bülten olarak tanımlanmaktadır.

Bültenler işletmeye ilişkin haberleri çalışanlara ve firma dışında ilgili kişilere ulaştıran araçlardır. Örneğin, o ay içinde yapılacak toplantı, konferans, seminer, düğün, nişan, anma günü, açılış vb. gibi konular tarih ve yer gösterilerek ilgili kişilere önceden gönderilir.

Bir kitap düzeninde hazırlanan bültenlerde, çekici, renkli bir kapak, içindekileri gösteren bir bölüm ve örgüte ilişkin haber, resim, fotoğraflar ve mesajların yer aldığı anlatımlar bulunmaktadır. Bu düzende hazırlanan bültenlerin, örgütle ilgili gruplara dağıtımının sağlanması, örgüt imajı üzerinde olumlu etki yaratılarak, halkla ilişkiler amacına ulaşmada önemli bir araç oluşturacaktır.

4.1.2.9. Yıllık

Yıllık, kurumun bir yıllık çalışmalarını çoğu zaman kronolojik sıra ile özetleyen, çaba gösterilen alanda, yurt içinden ve dışından ilginç bilgiler veren küçük çapta ansiklopedilerdir. Kurumla ilişkisi olan kişi ve kurumların yararlanacakları bu yıllıklar adreslere gönderilebileceği gibi satılmak üzere kitapçılara dağıtılması, içindeki bilgilerden daha çok sayıda kimsenin yararlanmasını sağlar.

4.1.2.10. Raporlar ve Mektuplar

Örgütlerin mal ve hizmetlerinin tanıtımında ve örgütün iletişimde bulunduğu gruplarda değerlendirilmesinde raporlar ve mektuplardan yararlanılabilir. Örgüt yönetiminde pazarlama araçlı olarak da nitelendirilen raporlar düzenlenirken, örgüt dışında finansal gazeteler, danışmanlar vb. bilgi kaynaklarına başvurulur ve toplanan bilgilerle bir metin yazılıp basılır ve dağıtılır.

Raporlar türünde düzenlenen faaliyet raporlarında tüm işletmelerin, bir faaliyet dönemi sonucunda hazırladıkları yıllık faaliyetlerini, bilançolarını, denetim raporlarını vb. içeren yıllık faaliyet raporları dikkatli bir çalışmanın ürünüdürler. İşletme ile ilgili gruplara etkili bir dağıtımın sağlanması gerçekleştirilebildiğinde örgüt ile ilgili bilgilerin geniş bir biçimde iletilmesi mümkün olacaktır. Bu yolla örgüt hakkında olumlu bir imaj yaratılması ve güvenirliğinin arttırılması sağlanabileceğinden yıllık faaliyet raporları önemli bir basılı araç olarak gözükmektedir.

Örgüt yönetimleri, halkla iyi ilişkiler kurmak amacıyla çevrelerindeki kişi ve gruplarla yazışmalar yaparlar. Yazışmaların yapıldığı araçlar olan mektuplar, açılışlarda günlük işlerin yürütülmesinde, örgüt yöneticilerinin ve halkla ilişkiler görevlilerinin yararlandıkları belgelerdir.

Mektuplar, örgütün adres, telefon ve fax numaralarının bulunduğu başlıklı kâğıtlarla sürdürdükleri yazışmalarda çevreleri ile etkileşimde olumlu sonuçlar alırlar.

4.1.2.11. Rozet-Pul-Damgalar

Rozet, pul, damga gibi araçlardan da halkla ilişkiler eylemlerinde yararlanıldığı gözlenmektedir.

Bir örgütün tanıtılmasında yararlanılan araçlardan biri rozetlerdir. Yakaya takılmak üzere, genellikle metalden hazırlanırlar ve örgütü simgelerler. Rozetler, seminer, sempozyum gibi diğer etkinliklerde de düzenli bir çalışma gerçekleştirmek, iyi bir imaj yaratmak vb. nedenlerle kullanılırlar.

Damgalar, örgütlerin istek ve dileklerini çevrelerine iletmek için kullanılan araçlardır. Mektup, kart gibi araçlardaki damgalar, örgütün tanınmasını ve anımsanmasını sağlarlar. Bu nedenle hatırda kalabilen ve örgütle ilişkisi kolaylıkla kurulabilen damgalar belirlenmelidir.

Halkla ilişkiler etkinliklerinde pullardan da yararlanıldığı, özellikle önemli günleri vurgulamada anı pulları çıkarılması için gerekli girişimlerin yapıldığı gözlenmektedir.

4.1.2.12. Anketler

Örgütlerin, çevrelerini tanımak ve çevrelerinin görüş ve isteklerini alabilmede