Satın Alma (Devlet Hastanesi)

Aşağıdaki diyagramda bir devlet hastanede işleyen satın alma süreci tanımlanmıştır. İhale ve ön yeterlilik dokümanı verilir. İhale ve ön yeterlilik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak ön yeterlilik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur. Doküman bedeli, hazırlanma maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde idarelerce tespit edilir.

İhale dokümanında değişiklik teknik hata ve eksikliklerin tespiti sonucunda yapılmadı ise değişiklik yapılma sebebi ve zorunluluklar tutanak ile tespit edilir. İlan geçersiz sayılır ve iş yeniden ilan olunur. Yapılan değişiklik teknik hata ve eksikliklerin tespiti sonucunda yapıldı ise değişiklik bilgisi isteklilerce yazılı olarak bildirilir ve zeyilname gönderilir. Değişiklik sonucu ek süreye ihtiyaç var ise ihale tarihi ertelenir ve süreç sonlandırılır.

Ek süreye ihtiyaç yok ise teklifler hazırlanır ve sunulur. Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticari ünvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Yapılan tekliflerin geçerlilik süresinde uzatma yapılması gerekli ise ihale teklif geçerlilik süresi kadar uzatılır.

Teklif süresinde bir uzatma söz konusu değil ise geçici teminat ödenir. İhalelerde, teklif edilen bedelin % 2'sinden az % 4'ünden fazla olmamak üzere, danışmanlık hizmeti ihalelerinde ise, teklif edilen bedelin % 2'sinden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

Teklifler ihale dokümanında belirtilen son teklif verme saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanak tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır.

İhalenin başlaması ile komisyon tarafında teklifler değerlendirilir. İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Teklifin esasını değiştirecek nitelikte eksik veya usule uygun olmayan belge var ise teklifler değerlendirme dışı bırakılır. Belgeler usule uygun ise teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata olup olmadığı kontrol edilir. Aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından res’ en düzeltilir ve istekliye bildirilir. İstekli teklifi kabul etmez ise teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

Tekliflerde aşırı düşük teklif var ise teklif sahiplerinden ayrıntılı yazı istenir. Açıklama yazıları yeterli değil ise teklifler reddedilir.

Yapılan kontroller sonucunda teklifler ihaleye uygun ise ihale karara bağlanır. Bu karar ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi kararı onaylamaz ise ihale iptal edilir ve süreç sonlandırılır.

İhale onaylanır ise en avantajlı iki istekliye sözleşme imzalatılır ve geçici teminatın iadesi yapılır. İstekliler sözleşmeyi imzalamaz ise geçici teminat gelir kayıt edilir ve süreç sonlandırılır.

Sözleşme imzalanır ise ihale sözleşmeye bağlanır. İhale sonucu ilan edilir. Tahakkuk ve saymanlık işlemleri yapılır. Böylelikle süreç sonlandırılır.

Başlangıç

İhale ve ön yeterlilik dokümanının verilmesi

İhale ve ön yeterlik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur. Doküman bedeli, hazırlanma maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde idarelerce tespit edilir.

İhale dokümanında değişiklik teknik hata ve eksikliklerin tespiti sonucu

mu yapıldı?

Hayır

İlan geçersiz sayılır ve iş yeniden ilan olunur. Evet

Değişiklik bilgisi isteklilerce yazılı olarak bildirilir ve

zeyilname gönderilir.

Değişiklik yapılma sebebi ve zorunluluklar tutanak ile

tespit edilir.

Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir.

Değişiklik sonucu ek süreye

ihtiyaç var mı? Evet İhale tarihi ertelenir.

ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır.

Hayır

Teklifler hazırlanır ve sunulur

Süreç sonlandırılır Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere

ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Geçici teminat ödenir. Tekliflerin geçerlilik süresinde uzatma yapılacak

mı? Evet

İhale, teklif geçerlilik süresi kadar uzatılır.

Hayır İhalelerde, teklif edilen bedelin % 2'sinden az %

4'ünden fazla olmamak üzere, danışmanlık hizmeti ihalelerinde ise, teklif edilen bedelin % 2'sinden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

Teklifler alınır ve açılır

Teklifler ihale dokümanında belirtilen son teklif verme saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır.

150514

Teklifler değerlendirilir

İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Teklifin esasını değiştiricek nitelikte eksik veya usule uygun olmayan belge var

mı?

Evet Teklifler değerlendirme dışı _{bırakılır.}

Hayır

Teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata

var mı? Evet

Aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından res’ en düzeltilir ve istekliye

bildirilir.

İstekli düzeltilmiş teklifi kabul etti mi?

Hayır

Hayır

Teklif sahiplerinden ayrıntılı yazı istenir. Evet

Açıklama yazıları yeterli mi?

Hayır

Teklifler reddedilir. Hayır

İhalenin karara bağlanması

Kararın ihale yetkilisinin onayına sunulması

İhale kararı onaylandı mı? Aşırı düşük teklif verildi mi?

Kabul edilen teklifler ile satın alma süreci devam eder. Kabul edilen teklifler ile satın alma

süreci devam eder.

İhale iptal edilir. Hayır

Süreç sonlandırılır İhale sonucu, ihale kararlarının ihale yetkilisi tarafından

onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil ihaleye teklif veren bütün isteklilere iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden ondördüncü gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır.

Evet

İhale onaylandı mı?

Kesin teminatın alınması

Hayır

Evet

Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. Danışmanlık hizmet ihalelerinde ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, kesin teminat sözleşme yapılmadan önce alınmayabilir.

Sözleşme imzalandı mı?

Geçici teminatın iade edilmesi

Hayır En avantajlı 2. istekli

sözleşmeyi imzaladı mı?

Hayır

Geçici teminat gelir kayıt edilir.

Süreç sonlandırılır Evet

İhalenin sözleşmeye bağlanması Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır.

Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanarak notere onaylattırılır ve tescil ettirilir. Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.

İhale sonucu ilan edilir.

Tahakkuk ve saymanlık işlemleri yapılır.

Şekil 4.18 Satın Alma Süreci (Devlet Hastanesi) 155