Malzeme ve Tesis Yönetim Sistemleri

Bilgisayarlar fiziksel imkanların ve malzemelerin daha verimli yönetiminde hastanelere yardımcı olmaktadırlar. Bu tür sistemlere örnek olarak bilgisayarlandırılmış olan alım-sayım çizelgesi kontrol sistemleri, bilgisayarlandırılmış menü planlama ve yiyecek servis yönetimi, enerji yönetimi, proje programlama ve kontrol sistemleri, satın alma ve envanter yönetimi gibi sistemleri göstermek mümkündür.

Hastanelerde araç-gereç ve malzeme isteklerinin bilgisayar destekli olarak satınalma sistemine girdi şeklinde işlenmesi mümkündür. Bu isteklerin bilgisayara girilmesi ile gerekli mali izin aldıktan sonra sipariş talimatı hazırlanabilir.

Malzemenin teslim alınması ile alındığına dair bir not bilgisayara girilir ve karşılaştırma yapılabilir. Otomatik satınalma sistemlerinin çoğunda hastane ödeme emri hesabına doğru bağımlılık mevcuttur.

“Phoenix Baptist” hastanesi tıbbi ve cerrahi tedariklerden ofis tedarikine kadar 1000 standart stok maddesi için bir otomatik gelir kontrol sistemi işlemektedir. 94 _{Bu hastanede}

bütünleşik bir bilgisayar sistemi mevcuttur. Bu yüzden sistem geliştirmek için harcanacak zamanın asgariye indirilmesi mümkündür. Sistem, bir haftalık gelir analiz raporu vermektedir. Bu rapor her madde için günlük maliyet, alımların niteliğini, eldeki mevcut stok durumunu, tekrar düzenlenen noktaları, stok dışı şartları bilgisayarda otomatik olarak ve vermesi gerekli olan bilgileri de içerecek şekilde vermektedir. Bu sistem sonucunda ilgili hastanede bu alandaki parasal kazancın aylık 2000 dolar olduğu rapor edilmiştir.

Bilgisayar destekli menü planlaması son yıllarda hastanelerde daha sık kullanılmaktadır. Hastalara dengeli ve lezzetli yemek menüleri hazırlamak üzere, yeterli kalori değerinde ve diyet koşullarında gerekli malzeme miktarları, birim fiyatları ve hazırlanış kuralları bilgisayara girilir. Böylece, bilgisayar destekli olarak en az giderle diyet koşullarına uyan yemek menüleri hazırlanabilmektedir. Aynı zamanda hastaneler için bilgisayar destekli yemek planlaması yapan, özel paket programları da satın almak mümkündür.

1972 yılının sonlarında Albany tıp merkezi Newyork eyaletinde raporlama ve koruyucu bakım programlaması için bir bilgisayarlandırılmış sistem geliştirmiştir. 95

Hastane araç-gereç ve aygıtlarının bakım işlerinin programlanması ve bu konuda rapor hazırlanması amacı ile de bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. Bu sistemler; denetçi raporlarını, yedek parça envanter denetimini, bakım gideri hesabı gibi işlevleri üstlenmektedir.

Ayrıca hastane yöneticisi malzeme tesis yönetim sisteminden işgücü dağıtımı, görevlilerin

ve kaynak kullanımının kontrolü gibi hususlarda faydalanabilmektedir. 96

94 _{D.L Bankesi, Computer Keeps Inventory at Optimum Stock Level, Hospital Financial Management, 1973,}

S.40-41

95 _{H.B. Des Roches,Computer Monitoring of Preventive Maintenance Hospital, February 16, 1975, S.86-92}

96 _{W.Cleman, Management Information System Ensures Maintenance Coordination Hospital January, 1979,}

S.79-81

Hastane işletmelerinde endüstride olduğu gibi enerji korunumu hususu önemli bir yer işgal eder. Bu konuda hastane enerji kullanımını izlemek amacı ile paket programlar mevcuttur. Bilgisayar destekli bu modelde gerçek kullanım miktarı ile hesapla bulunan ihtiyaç karşılaştırılmakta ve tasarruf olanaklarına ışık tutulmaktadır.

Enerji korunumu A.B.D de bütün büyük endüstrilere problem olduğu dönemlerde hastaneler için de kritik bir problem olmaktaydı. Bilgisayar programları enerji problemini halletmede hastanelere yardımcı olmak için geliştirilmiştir. Gerçek kullanım şekilleri, hesaplanmış ihtiyaçlara ve bilgisayar modeli tarafından belirtilmiş tüketim olanaklarına göre mukayese yapılarak tespit edilirler. Bilgisayar destekli olarak en az giderle diyet koşullarına uygun yemekler hazırlanabilir. Ayrıca hastaneler için bilgisayar destekli özel menü planlaması yapan paket programlarda alınabilir. 97

Hastanelerde zaman zaman yeni inşaat ve değişiklik projeleri yapılır. Bilindiği gibi proje yönetimine yardımcı olmak maksadıyla bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. PERT; tekniği bilgisayar uyarlaması, proje hazırlanması ve denetimini kolaylaştıran bir teknikti. Sistemin kullanıcıları ilk önce bir iş ağı oluşturmak zorundadırlar. Bu ağ; projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyulan tüm faaliyetleri, bu faaliyetlerin birbiri ile alakalarını, karşılıklı ilişkilerini ve ardışık durumlarını ve her faaliyeti tamamlamada zaman tahminlerini göstermektedir. Bilgisayar,bu verilere göre projenin bitirilmesi için kritik yolu belirler.

Faaliyetler tamamlandığı zaman, gerçek bitirme zamanları bilgisayar sistemi içine yeniden girilir, program tekrar çalıştırılır ve geri kalan iş için yeni programlar hazırlanır. Bu sistem, hastane yatırım projelerinin dinamik programlanması ve denetimi için çok uygun bir araçtır. Bu konu ile ilgili hazır paket programlarda kullanılabilmektedir. 98

Hastane yönetiminde bilgisayar destekli malzeme yönetiminde geçilmesinin en önemli nedenlerinden biri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her türlü materyalin türlü demirbaş ve sarf malzemesinin tüketimi yönetim tarafından sıkı bir şekilde denetlenebildiği taktirde hastanenin gelirleri ile giderlerini optimal dengede tutma olasılığı da kuvvetlenecektir.

Materyalin kontrol altına alınarak tüketilmesi hastanenin kuruluş amacına uygun bir şekilde çalışmasını da sağlayacaktır. Bilindiği gibi hastanelerde demirbaş ve sarf malzemeleri olmak üzere iki tip malzeme vardır.

97 _{M.Baisley, Mini Computers Updates Food Prices Weekly Hospital, September 1980, S.76-77}

98 _{Griffith, op. Cilt, S.168-179}

Sarf malzemeleri genelde tıbbi amaçlı olabildiği gibi, mutfak, çamaşırhane gibi ünitelere alınmış gıda ve temizlik malzemeleri de olabilmektedir. Malzemenin ne tür malzeme olduğu materyal yönetimi için önemli değildir. Önemli olan bu malzemenin gerektiği gibi istenerek uygun bir şekilde kullanımının gerçekleşmesidir. Bu kullanımın istenilen kıstaslar çerçevesinde kontrolünün yapılması bilgisayar destekli olarak malzeme yönetim sisteminin kurulması ile mümkündür.

Bu sistem bir hastanede tüm materyalin kontrolünü hızlı bir şekilde yapan bir otomasyon sistemidir. Materyal yönetim bilgi sisteminin iki tür fonksiyonu vardır. Bunlar materyalin hastaneye kabulü ile materyalin kullanılması fonksiyonlarıdır.

Materyalin kabulü, hastanenin ihtiyaç olarak tespit ettiği malzemelerin uygun bir prosedür içerisinde satın alımının yapılarak hastaneye sokulması fonksiyonlarını içerir. Materyalin kullanım modülü ise; hastaneye alınmış olan malzemelerin gerek hastane içinde stoklanarak, gerekse stok yapılmadan kullanımını yöneten fonksiyonları içermektedir.Bu iki temel fonksiyonun yerine getirilmesinde veri tabanı yönetim bilgi sistemi prensipleri kullanılır.