İş Süreçleri Ve Algıların Tespiti

Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları e-arşiv sistemleri için öncelikle iş süreçlerinin doğru olarak tespiti, ihtiyaçların belirlenmesi, kurum çalışanlarının algılarının ölçülmesi, insan kaynaklarının değerlendirilmesi, alt yapı sistemlerinin planlanması, erişim yöntemleri ile erişim yetkilerinin analiz edilmesi gerekmektedir.

Tabi tüm bu süreçlerin zemininde yasal düzenlemeler olacaktır. Yasal düzenleme ile birlikte ulusal ve uluslararası standartlara uyum birlikte çalışabilirlik ortamını sağlayacaktır. EBYS’lerde üretilmiş e-belgelerin arşivlenmesine yönelik modelin ilk sürecine yönelik bu ihtiyaçlar Şekil-11’de yer almaktadır. Tüm iş süreçleri birbirini tamamlar nitelikte olmalıdır.

Şekil-11. İş Süreçleri ve Algıların Tespiti

5.1.1. İş Süreçlerinin Tespiti

Süreç, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi gereksinimlerinin ve ihtiyaçlarının tespitini yaparak e-arşiv hizmetlerine yönelik altyapı sistemleri için yapılması gereken faaliyetleri belirlemeyi kapsamaktadır. Arşiv çalışmaları açısından, belgenin üretildiği anda müdahaleyi gerektiren ve üretilen belgelerin belirli bir düzen içinde oluşması için bilginin üzerine kaydedildiği ortamların da belirli standartlarda olmasını gerekmektedir (Özdemirci, 1997a, s.1).

Elektronik belge yönetim sistemlerinde üretilen ve muhafazası gerekli olacak e-belgelerin yönetiminde bazı zorunluluklar bulunması kaçınılmazdır. Bunlar belge yönetim sistemlerinde 3 aşamada ele alınmaktadır. Üretim, Koruma ve Kullanım ve Düzenleme’dir. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde üretilen e-belgelerin içerisinde uzun süreli muhafazası gerekmeyenlerin zamanı geldiğinde imhası ve gereksinim duyulabilecek uzun süre muhafazası gerekli e-belgelerin ise üretimini en uygun şartlarda sağlamak ve muhafaza etmek gerekmektedir. İkinci olarak belgelerin kullanımında verimlilik, dosyalama sisteminde etkinlik, muhafazasının etkin olarak sağlanması ve belgelere hızlı erişimi sağlayabilmek gerekir. Ayrıca, idarenin günlük gereksinimlerinde nadiren kullanılan belgeleri aktif dosyalardan ayırarak bürolardaki yerlerin değerlendirilmesi için belge merkezlerine transferi yapılmalıdır. Bu da belgelerin mali ve yasal yararlarından dolayı depolanmasıdır. Çok sayıda belge imha edilir fakat tarihsel araştırmalar, yasal zorunluluklar vb. için kullanılacak olanlar, muhafaza edilmek üzere arşivlere transfer edilir (Özdemirci, 1997a, s.3). Tüm bu sürecin sağlanabilmesine yönelik kamu kurum veya kuruluşunun, iş süreçlerinin nasıl başladığı ve nasıl sonlandığına kadar tüm faaliyetleri iş akış şemaları da kullanılarak belirlenmeli, yetkiler dahil dikkatlice incelenmelidir. Bir başka kurumun oluşturduğu bir sistemin aynen alınarak başka bir kuruma uygulanması söz konusu olmamalıdır. Her kurumun kendine özel ihtiyaçları olacağından iş süreçleri farklı olacaktır.

Kullanılması planlanan elektronik belge yönetim sistemlerinde, kamu kurum ve kuruluşlarında kullanılacak olan belgenin türüne göre dosya türleri ayrıntılı olarak belirlenmelidir. Bu türlerin açık kaynak kodlu veya milli yazılım olması sürdürülebilirlik açısından vazgeçilmez bir esas olmalıdır. Oluşturulacak politikalar,

kullanılacak elektronik belge yönetim sistemleri ve elektronik arşivlere kabul edilecek dosya türlerini detaylı ve kesin olarak belirlemelidir. Dosya türleri belirlenirken; başta kelime işlem sistemleri, düz metin dosyaları, tablolar, ses, görüntü, video ve veri tabanları olmak üzere standart formatlar belirlenmelidir. Kurum ve kuruluşlar üzerinde yaptığımız çalışmalar bize açık kaynak kodlu ve çok sık kullanılan, kullanımı kolay olan dosya formatlarının tercih edildiğini göstermektedir. Dosya türlerinde yapılacak değişiklikler tüm ilgilileri kapsayacak şekilde milli arşivlerin koordinesinde yapılmalıdır.

5.1.2. İhtiyaçların ve Algıların Belirlenmesi

Kurum ve kuruluşlarca iş süreçlerinin analizinden sonra, kurum ihtiyaçlarının ve kurum çalışanlarının algıları tespit edilmelidir. Kurum çalışanlarının EBYS’lere bakış açısı ve bu sistemlerde üretilmiş olan e-belgelerin arşivlenmesine yönelik algılarının tespiti bu sistemlerin kurulmasında yön gösterici olacaktır. Kurum çalışanlarına fayda sağlayacağı değerlendirilen bir yapıda süreç yönetilmeli ve kurum çalışanlarının farkındalığını arttıracak çalışmalar yapılmalıdır. Her türlü sistemin yaşaması ve ömrünün uzunluğu, o sisteme olan güven ve sistemin sahiplenilmesi ile artacaktır.

EBYS, toplumun organizasyonlara olan güvenini arttıran bir etki oluşmasını sağlar. Organizasyonların faaliyetlerini hesap verebilir bir şekilde şeffaf ve izlenebilir durumda yapmalarını garanti altına alır. Organizasyonların hukuki sınırlar dışına çıkmadığının teminatı görevini üstlenir. Toplum tarafından erişilen belgelere karşı bir güven oluşmasını sağlar (Gary ve David, 2005, s.135; Yalçınkaya, 2016, s.84).

EBYS’lerin üslendiği bu görevler, EBYS’ler tarafından üretilen e-belgelerin e-arşivlere transfer sürecinde de devam etmeli ve belgelere olan güven zarar görmemelidir. e-Arşivlerdeki belgelerin bütünlüğünün korunması hem kamu kurum ve kuruluşları açısından hem de kullanıcılar açısından önemlidir. Modelimiz çerçevesinde bu gibi ihtiyaç ve algıların değerlendirildiği bu bölümün hassasiyeti vardır.

Bazı kurum ve kuruluşlarının arşiv odalarının, binalarının en alt katlarında, bakımsız ve fiziksek olarak uygun olmayan şartlarda bulunması arşivlere bakış açısını ortaya koymaktadır. Doğal olarak kurulacak e-arşiv sisteminin böyle bir ortamda muhafazası sağlıklı olmayacaktır. Çünkü elektronik donanımların muhafazası için

uluslararası kabul görmüş fiziksel ortamlar gerekli olacaktır. Her kurum ihtiyaçlarını bu fiziksel durumu göz önünde bulundurarak belirlemelidir.

Kurum veya kuruluşun faaliyet alanına göre e-arşivleme yapacağı materyalin türüne göre de ihtiyaçları farklılık gösterebilecektir. Avrupa’nın en büyük ses ve görüntü depolama arşivi olan Hollanda’daki “Ses ve Görüntü Enstitü’sü” görsel ve işitsel mirasının çok büyük bir kısmını korumakta ve potansiyel kullanıcıların erişimine sunmaktadır. Enstitüde televizyon, radyo, müzik ve filmlerden oluşan 700.000 saatlik kayıt mevcut olup akademisyenlerin ve öğrencilerin yanı sıra gazeteciler, uluslararası şirketler ve yayın kuruluşlarına açıktır. Kurum ihtiyaçları doğrultusunda yerin 4 kat altında depolama yapılabilecek şekilde bir fiziksel yapıda faaliyet göstermektedir (Netherlands Institute For Sound And Vision, 2016).

Avustralya Ulusal Arşivleri, arşivlerine alacakları dijital kayıtları kendi belirledikleri standartlara göre dönüştürerek kabul etmektedir. Böyle bir sürecin amacı ise zaman ile yaşanabilecek zarar ve dijital risklere karşı bir önlem almaktır (National Archives of Australia, Digital Preservation Policy, 2011). Milli Arşivle koordineli olarak Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşları da arşivlerde muhafaza edilecek e-belgelerin formatlarıyla ilgili ihtiyaçlarını belirlemeli ve ulusal standartlar oluşturulmalıdır.

Yaptığımız çalışmada kamu kurum ve kuruluşları büyük çoğunluğu e-belgelerin muhafazası için ulusal çapta bir elektronik arşiv sisteminin kurulması ve bağımsız bir alt yapı sisteminin olmasının gerektiğini belirtmiş olduğu göz önünde bulundurulduğunda kamu kurum ve kuruluşları da bu tip bir ihtiyacı değerlendirmeli ve e-arşiv sistemlerinin geliştirilmesini bu yönde sağlamalıdır.

5.1.3. Yasal Düzenleme İhtiyaçları

Kamu kurum ve kuruluşlarının katılımı ile yapılan çalışmada Türkiye şartlarında yapılması gerekli en önemli işlemin yasal düzenlemeler olduğu ve bu sürecin sağlıklı işleyebilmesi için genel katılımlı çalışmalara ihtiyaç duyulduğu ortaya çıkmıştır. Yasal ihtiyaçların başında elbette ülkemizde bir arşiv kanununun olmaması gelmektedir. Arşiv Kanunun tasarı aşamasında olması ve onaylanıncaya kadar geçecek süreçte kurum ve kuruluşlarının mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde kurum e-arşivlerinin oluşumuna

yönelik ihtiyaçlarını ve gerekli düzenlemeleri belirlemesi ve ihtiyaç olan değişiklikleri süratle yapması gerekmektedir.

Tüm bu işlemler ile birlikte kurumlarda belge yönetiminin gerçekleştirilebilmesi

“merkezi idarenin arşivlerini yönetmek ve diğer arşiv işlem ve hizmetlerini koordine etmek ve öncülük yapmak amacıyla bir yasayla kurulmuş, bir ülkenin arşiv hizmetlerini yürüten merkez” olarak tanımlayabileceğimiz milli arşivin yönlendirme ve desteğini gerektirir. Güçlü ve etkin kurumlar yasalarıyla doğduğu için ülkemizde bir ‘Milli Arşiv Yasası’na ivedilikle ihtiyaç vardır. Böyle bir yasa çıkarılmadan, bu alanda yapılan çalışmalarda arzulanan sonuçların alınması oldukça zordur. Kamu belgelerinin güvenliği ve korumaya değer parçalarının seçimi, saklanması ve bu belgelere erişimin sağlanmasını ve kullanılmasını teşvik edilmesinden sorumlu bir milli arşiv için acilen arşiv işlem ve hizmetlerinin kurumsallaşması, milli arşivin örgütlenmesi, belge yönetimini de kapsayan milli arşiv yasasına ihtiyaç vardır (Özdemirci, 2002, s.129).

Birçok kurumun e-arşiv sistemlerine yönelik özel bir mevzuatı bulunmamaktadır. Kurum ve kuruluşların klasik arşivlere yönelik düzenlemeleri vardır.

Bu bazen genelge bazen yönetmelik/yönerge seviyesinde kalmıştır. Ancak kamu kurum ve kuruluşların internet sitelerinde yapılan taramalarda e-arşivlere yönelik özel düzenlemeler rastlanmamıştır. Sağlık Bakanlığının Arşiv Yönetmeliğinin 26’ncı maddesinde “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi” bölümünde olduğu gibi “Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Bakanlığın elinde kalacağı, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır.” hükmü vardır. Ancak burada e-belgelerden bahsedilmediği, daha geniş bir kavram olarak elektronik kayıtların bahis mevzuu olduğu görülmektedir.

Kamu kurum ve kuruluşları yapacakları bu mevzuat çalışmalarında e-arşiv hizmetlerine yönelik yaptırım usullerini ve esaslarını belirlemelidir. Yaptığımız çalışmaya katılan tüm kurum ve kuruluşlar e-arşivlerin uygun şartlarda ve sıhhatli olarak yaşamını sürdürmesi için yaptırım uygulanması gerektiğinde hem fikir olmuşlardır. Doğal olarak oluşturulacak e-arşiv sisteminin kullanımından bakımına kadar sistemin yürütülmesinden sorumlu olanlara yönelik yaptırım süreçleri açık bir

şekilde belirlenmelidir. Böylece kurumun iş ve işlemlerinin bir alt yapısı ve zorlayıcı unsurları oluşturulmuş olacaktır.

5.1.4. Erişim Yöntem ve Yetkilerinin Analizi

Erişim yönetiminde, modelde verilen diğer bileşenlerle de bağlantılı olarak e-belgelerin arşivlenmesinden sonraki kullanımıyla ilgili süreçlerin belirlenmesi hedeflenir. Çalışmamızda önerilen model kapsamında erişim yönetimi uygulamalarında öncelikli olarak kurumların erişime sunacakları e-belgelerin belirlenmesi gereklidir. Bu e-belgelerin belirlenmesinde teknik altyapıyla ilgili uygulamaların yanı sıra kurumsal altyapıya yönelik planlamalar da önemlidir. Hangi belgelere kimler erişebilmeli konusu kadar erişim sürelerinin belirlenmesi ile erişim kısıtlamaları da ortaya konmalıdır.

Yaptığımız çalışmaya katılan kamu kurum ve kuruluşlarının tamamı kurumlardaki e-arşivlere erişimin sadece kurumlar tarafından yetkilendirilmiş sayılı personel tarafından olabilmesi konusunda hemfikirdir. Bu durum bize kurum ve kuruluşların ürettikleri e-belgelerin bir mahremiyetinin olduğunu ve belirli esaslar çerçevesinde erişimin gerekli olduğunu ortaya koymaktadır. Her kurum veya kuruluş EBYS’lerde üretilmiş olan e-belgelere e-arşivler üzerinden ulaşılabilmesi için gerekli esasları belirlemelidir.

e-Belgelere erişimin e-arşivlerden sağlanması gerekmektedir. Çünkü e-belgeler nihai ikametgâhı olan e-arşivlere transferinden sonra belirli prosedürlere dayanarak erişime açılmaktadır. Böyle bir erişimin sağlanabilmesi mevcut teknolojik yapının e-belgeler ve kurumların EBYS’leri ile uyumunu gerektirmektedir. e-Belgelerinin paylaşımına yönelik; dosya formatlarının dönüşüm geçirip geçirmeyeceği, standartlara uygun bir paylaşım yapılıp yapılamayacağı ve veri değişim formatlarının uluslararası standartlara uyumlu olması konuları değerlendirilmelidir.

Kullanıcı erişim kısıtlamaları da kurum ve kuruluşlar tarafından belirlenmesi gereken hususlardandır. Kamu kurum ve kuruluşlarında uygun görülecek yetkilendirmeler aynı zamanda kullanıcı kısıtlamasını otomatik olarak sağlayacaktır.

Yetkilendirilmemiş personel istediği e-belgeye erişim sağlayamayacaktır. Her kullanıcı/çalışan yetkisi dahilindeki e-belgelere erişim sağlayacağından bilgi güvenliği de sağlanmış olacaktır. Çalışanlar e-arşivlerden e-belgelere erişim talep etmeleri

durumunda, arşivler tarafından belgeleri sadece görme olanağı sağlanmalı, e-belgelerde bir değişiklik veya herhangi bir müdahaleye izin verilmemelidir. Bu konu kurum ve kuruluşlar tarafından analiz edilerek yetkilendirmeye yönelik esaslar belirlenmelidir. Bu esasların belirlenmesi bilgi güvenliğine yönelik alınan politikalar çerçevesinde yapılmalıdır.

5.1.5. Alt Yapı Sistemleri

Her kamu kurum ve kuruluşun bilişim sistem altyapıları birbirinden farklı mimaride inşa edilmiştir. Kullandıkları sistemlerin farklı olması, kullanacakları e-arşiv sistemlerinin yapısını da farklı kılacaktır. Bu farklılığı ortadan kaldıran ve ulusal çapta kullanılan bir sistem içerisinde süreçlerin yönetilmesi önemlidir. Böyle bir sistem yapısının oluşması için milli arşivlerin geniş katılımlı bir çalışma yürüterek, tüm kurum ve kuruluşların alt yapıları ile birlikte kullandıkları yönetim sistemlerinin tek çatı altında birleşmesi gerekmektedir. Tek çatı altında toplanamasa bile kullanılan sistemlerin altyapıları aynı esaslar ve formatları içermelidir. Müşterek bir yapının oluşturulabilmesi ve birlikte çalışabilirlik esasları çerçevesinde bir sistemin yürütülebilmesi ancak kullanılan sistemlerin ulusal ve uluslararası belge yönetim ve arşiv yönetim sistemi standartlarına uyumlu olması ile sağlanabilecektir.

Bu standartlara uyum sağlanabilmesi ve kurum veya kuruluşların belge yönetiminde görevli profesyonel personelinin diğer bilgi yönetimi profesyonelleri (kütüphane, bilişim, bilgi edinme, hukuk, arşiv uzmanları vb.) ile yardımlaşması ve işbirliği, mevcut sistemin yerini alacak yeni bir politika için bütünleşik bir yapının kurulmasına katkı sağlayacaktır. Birlikte çalışabilme kültürünün çalışanlar için sisteme önemli fayda sağladığı bilinmektedir. Yeni bir politika oluştururken belge yönetim sisteminin kurulacak yapının merkezinde olup olmadığı ve kurum/kuruluş çalışanlarının belge yönetimi konusundaki farkındalığı EBYS’yi ve doğal olarak e-arşiv sistemini etkileyen bir başarı faktörü olarak değerlendirilebilir (IRMT, 2009, s.15; Yalçınkaya, 2016, s.74). Çünkü kurum ve kuruluşların ürettiği belgeler, o kurum veya kuruluşun varlığının delili ve kuruluş amacını yerine getirme durumunu gösteren en önemli malzemesidir. Bu arşiv malzemelerini etkin yönetebilmek için teknoloji çok iyi kullanılmalıdır.

Teknolojik altyapısının EBYS sistemleri ve e-arşiv sistemi ile uyumlu olması gereklidir. Ancak alt yapının EBYS ve e-arşiv sistemi ile uyumu kurum ve kuruluşlar için yeterli olmayacaktır. Çünkü kurum ve kuruluşlar artık sadece kendi içerisinde kalmakla yetinmek gibi bir seçenekle karşı karşıya değillerdir. Ülke yönetimleri tüm kamu kurum ve kuruluşlarının birlikte hareket edebilecekleri yapıları kullanmaya başlamışlardır. e-Devlet uygulamalarına geçiş bunun en güzel örneklerindendir. Gelecek bize tüm kamu kurum ve kuruluşlarının tek bir belge yönetim sistemini kullandıklarını ve artık belgelerin tek bir e-arşiv sisteminde arşivlendiğini gösterecektir. Tüm kamu kurum ve kuruluşları bu gerçeği kabul ederek hareket etmek zorundadırlar. Ülke ekonomisine bakan yönüyle ise, gelecekte oluşacak müşterek bir sisteme uyum sağlamak için yıllar sonra tekrar bir alt yapı değişikliği yerine, mevcut sistemlerin süratle birlikte çalışabilirlik ilkeleri çerçevesinde şekillenmesi, yeni kurulacak sistemlerin şartnamelerinin ise bu esaslar dahilinde hazırlanması gerektiğidir.

Diğer önemli bir konunun EBYS ve e-arşiv sistemlerinin engelli kullanıcılara yönelik bir uygulama modülünün bulunması gerektiğidir. Kamu kurum ve kurulularının engelli vatandaşları istihdam etme zorunluluğu sistemlerin engelli dostu olmasını gerektirmektedir. Ayrıca hazırlanacak sistem mobil kullanımlara uygun bir yapıda tasarlanması gerekmektedir.

5.1.6. İnsan Kaynakları

Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde üretilmiş e-belgelerin arşivlenmesine yönelik model önerimizin ilk süreci olan iş süreçlerinin ve algıların tespitinin en önemli adımlarından bir tanesinin “İnsan Kaynakları” olduğu bir gerçektir. Kamu kurum ve kurulularının süreçte yer alan kişilerin nitelik ve nicelik yönünden değerlendirilmesi ve ulusal çapta gereksinim düzeyi tespiti bu başlık altında incelenmelidir. Yaptığımız bu çalışmaya katılan kamu kurum ve kuruluşları yarısının e-arşiv hizmetlerini yürütebilecek (yönetilmesi, muhafazası, değerlendirmesi, ayıklanması, imhası süreçleri dahil) nitelikli ve yeterli personelin bulunmadığını, dörtte birinin ise kısmen bu niteliklere sahip personelinin bulunduğunu belirttiğini bir önceki bölümde ortaya koymuştuk. Bu çalışmada da görüldüğü üzere nitelikli personel sorunu tüm kamu kurum ve kuruluşlarının öncelikle değerlendirmesi gereken problem sahalarının başında

gelmektedir.

Kamu kurum ve kuruluşları her ne kadar teknolojiden mümkün olabilecek en üst düzeyde faydalansa, yasal düzenlemeleri istenilen seviyeye getirse, alt yapı sistemlerini en gelişmiş şekilde hazırlasa, iş süreçlerini eksiksiz bir şekilde ortaya koyabilse, hatta tüm tarafları memnun edebilecek bir arşiv kanunu da uygulansa bunları kullanabilecek ve hayata geçirecek insan kaynağının bulunmaması sürecin tamamen verimsiz olmasına neden olacaktır. Kamu kurum ve kuruluşları milli tarihi oluşturacak e-belgelerin arşivlenmediği, yanlış arşivlemeye tabi tutulduğu, hatta imha süreçlerine alınarak imha edildiği gibi durumlarla karşılaşılabileceklerdir. Böyle bir durumun ortaya çıkması kaybolan e-belgenin yasal delil niteliğini taşıyan bir materyal olması durumunda daha olumsuz bir sürecin başlamasına neden olacağı açıktır.

İnsan kaynakları e-arşiv sistemlerine yönelik uygulamalardan sorumlu birimleri ve bu birimlerde görev yapacak personeli içermektedir. Tabii ki bu personele EBYS kullanıcılarını da dahil etmek gerekir. Genellikle kamu kurum ve kuruluşlarında çalışanlardan oluşan bu grup e-arşiv hizmetlerine yönelik birçok karar verme sürecinde en etkili unsurdur. Bir başka ifadeyle insan kaynakları, kurumların e-arşivleme sistemleriyle ilgili konularına yön veren bir unsurdur.

e-Arşivlerin yönetiminde kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde görev yapan ayrı bir birim söz sahibi olmalıdır. Bu yapı EBYS yönetiminden sorumlu birim olabileceği gibi farklı bir birimde oluşturulabilir. Oluşturulacak bu birimin kamu kurum veya kuruluşunun üst yönetimine doğrudan bağlı olması e-arşiv süreçlerinin daha sağlıklı yürütülmesi anlamına gelmektedir.

İnsan kaynaklarına yönelik tüm uygulamalarda mevcut personelin niteliği ve niceliği önemlidir. e-Arşiv hizmetlerinde görevli tüm personelin çalıştığı görev konusunda eğitim alması, ayrıca belirli aralıklarla verilecek tazeleme eğitimleriyle bu sürecin devam etmesi gereklidir. Personel sayılarının olması gerekenden daha az olması problemi, kamu kurum ve kuruluşlarının sürekli güncelliğini koruyan sorunlarındandır.

Eğer arşiv hizmetleri ile ilgili bölümlerde çalışıyorsanız, çalıştığınız arşiv hizmetleri biriminin personel eksikliği kurum öncelikleri arasında yer almayacak, en iyi ihtimal ile sonlarda yer alacaktır. Böyle durumlarla karşılaşılabileceği gerçeğinden hareket ile diğer kurum politikaları (insan kaynakları politikası gibi) ile iletişim içinde olunması gereği ortaya çıkmaktadır.