İngiltere (Birleşik Krallık)

İngiltere’nin Londra Üniversitesi Tarih Araştırma Enstitüsü Metropolitan Arşivleri tarafından 2008 yılından günümüze kadar uygulanan Dijital Koruma Politikasında, arşivde kullanılan programın veri tabanı MS Access olarak seçilmiştir. MS Access’in kullanıcı dostu olması ve hiç programcılık bilgisi olmayan kişilerin bile kolaylıkla kullanabileceği bir yapıda olması önemli bir rol oynamıştır. Programcılık bilgisi olanlar ise kod yazarak daha ileri düzey işlemler yapabilmektedir. Ancak bu program ve kullanılan dijital çözümlerin her yıl kontrol edileceği özellikle belirtilmiştir. Dijital verilerin saklandığı sunucu vb. parçaların her yıl bozulma veya teknik eskimeye karşı kontrol edileceği ve felaketten kurtarma merkezlerinde yedekleme yapılacağı üzerinde durulmuştur (London Metropolitan Archives, 2008, s.2-3).

Ayrıca dijital koruma stratejileri geliştirme süreci ile alakalı olarak aşağıdaki kurumlara danışılmasının gerekliliğini ortaya konmuştur (London Metropolitan Archives, 2008, s.4).

­ The Digital Preservation Coalition (Dijital Koruma Koalisyonu)

­ The Digital Curation Centre (Dijital Küratörlük⁴ Merkezi)

­ The National Archives (Ulusal Arşivler)

­ The National Preservation Office (Ulusal Koruma bürosu)

Metropolitan Arşivleri, belirlediği politika ile Ulusal Arşivlere danışılması gerektiğini vurgulayarak, arşiv işlemlerinde milli arşivlerin etkin bir rol oynaması gerektiğini ortaya koymuştur. Aynı zamanda arşivlerinde kullandığı veri tabanın ile, hem kendi kullanıcıları için hemde diğer kurumlardan veri aktarmak isteyenler için bir kolaylık sunmaktadır.

Diğer taraftan İngiltere tarafından 2012 yılının kasım ayında uygulanmaya başlanan ve 2016 yılında güncellenen “Ulusal Arşivler için Belge Toplama Politikası (The National Archives, Records Collection Policy)” ülkedeki belgelerin milli arşive transferi için politika esaslarını belirlemektedir. Bahsi geçen politika metninde belgeleri

4 Küratör: Bir müze, galeri, arşiv veya kütüphane koleksiyonunun yöneticisi.

toplamadaki amaçları, hangi belgeleri topladıkları, kalıcı koruma için seçilecek belgeleri, belgelerin saklanma yerlerini, belgelerin milli arşive transfer zamanlarını ve politikaların yürütülmesine yönelik amaçları belirtilmektedir. Sürekli koruma için seçilecek olan kayıtların hangileri olduğu detaylı olarak belirlenmiş, arşivlere alınacak veri kümelerinin özellikleri, belgelere yönelik sınırlamalar (toplama büyüklüğü, belgelerin saklama biçimi ve belgelerin fiziki durumu) ve arşivlere alınmayacak belgeler detaylı olarak izah edilmiştir. Belgelerin milli arşive teslim zamanları belirlenmiştir. Teslim zamanları ile ilgili 2010 yılında, kamu belgelerinin transferi için zaman sınırı 30 yıldan 20 yıla düşürülmüştür. Yani kamu kurumlarının milli arşivlere belge aktarımı 2010 yılından önce 30 yıl kurumlarda muhafaza edildikten sonra yapılırken, 2010 yılından itibaren 20 yıldan sonra milli arşivlere belge aktarılmaya başlanmıştır. Bu geçiş süreci ile ilgili kurumlarda bulunan belgelerin milli arşivlere teslim zamanına ilişkin planlama yapılmıştır.

Politika metninin son bölümünde ise İngiliz Milli Arşivleri, kamu kurumlarına ait koruma için seçilecek belgelerin belirlenmesi ve güvende tutulması konularında tavsiye, rehberlik ve eğitim sağlayacağını belirtmektedir. 1958 tarihli İngiltere Kamu Kayıtları Kanununa göre bu süreci koordine etmek ve yönetmekle yükümlü olduklarını, kalıcı olarak seçilecek belgelerin seçimi, bu belgelerin aktarım için hazırlanması, kataloglamasını ve yasal yükümlülüklere uyum sürecinin denetlenmesi konularında açıklamalar yapılmıştır (The National Archives, Records Collection Policy, 2012).

İngiliz Milli Arşivlerinin politika metninde dikkate alınması gereken ve Türkiye için modellenecek politika metninde de vurgulanması gerekli en önemli husus, kamu kurum ve kuruluşlarının, yasal sorumlulukları hakkında farkındalık oluşturulması ve belgelerin değerlendirme ve yönetim süreçlerine ilişkin bilgilerin arttırılması maksadıyla eğitimler verilmesine yönelik görevleridir.

Birleşik Krallık'a bağlı İngiltere ülkesinin Kuzey-Batı bölgesindeki Cheshire Törensel Kontluğu’na⁵ bağlı Cheshire Arşivleri tarafından oluşturulan dijital koruma politikası incelemeye değer bir metin olarak karşımıza çıkmıştır. Tarihini korumak ve gelecek nesillere ulaştırmak için toplam nüfusu 672.000 olan bir topluluk, çok hassas

5 1974'ten 2009'a kadar birinci seviyede yerel idare metropoliten kontluğu olmuş; 2009'da hukuken lağvedilmiş, tüm görev ve yetkileri yeni kurulan tek seviyeli yerel idarelere verilmiştir.

Fakat Cheshire yine de kraliyet seremonileri için törensel kontluk olarak kalmıştır.

bir şekilde geçmişini belgelendirilme ve korumayı amaçlamaktadır (Cheshire Archives, 2010, s.1). Küçük bir topluluk olmasına rağmen, Birleşik Krallık içerisindeki tarihi geçmişini gelecek nesillere ulaştırmayı amaçlayan bir arşivin böyle bir politikasının olması, konuya verilen önemi göstermektedir.

Yine İngiltere’ye bağlı Hampshire⁶ Arşivlerindeki politika belgeleri ise daha detaylı olarak hazırlanarak, aşağıda belirtildiği gibi 10 bölüm halinde sunulmaktadır.

1. Öğrenme ve Erişim Politikası 2. Değerlendirme Politikası 3. Gelişim/Tanıtım Politikası 4. Koleksiyon Toplama Politikası 5. Dijital Koruma Politikası 6. Eşitlik İlkesi

7. Bağış Politikası 8. Korunma İlkesi

9. Kayıt Yönetimi Politikası 10. Gönüllü Politikası

Hampshire Arşivlerinin politika metinlerinde; erişim esasları, koleksiyonu toplama, değerlendirme, yayma ve tanıtım usulleri olduğu gibi dijital koruma, kayıt, bağış ve gönüllü çalışanlar için de hazırlanmış prosedürler bulunmaktadır (Hampshire Record Office, Policy Documents, 2010, s.1). Dijital Koruma Politikasında, arşivlerdeki bilgilerin gelecek nesillere aktarılması üzerinde durulmuş olup bu politika metninin tavsiye niteliğinde olduğu ve gelişen teknolojiler karşısında yenilenebileceği belirtilmektedir (Hampshire Record Office, Digital Preservation Policy, 2010, s.1).

Yazılmış olan bu politika metninin, tüm kullanıcılar/kaynak sağlayıcılar için bir referans olacağının değerlendirildiği görülmektedir.

İngiltere’de yapılan bir diğer kayda değer çalışma olan Birleşik Krallık Veri Arşivi (University of ESSEX), Ulusal Arşivlere bağlı olarak hizmet sürdürmekte olup 22.05.2014 tarihli bir Koruma Politikası bulunmaktadır. Bu arşiv, araştırmacılara, öğrenci ve öğretmenlere sosyal ve ekonomik verileri sunmayı amaçlamaktadır. Nüfus

6 Hampshire, İngiltere'nin Güney Doğu bölgesinde bir "shire" tipi kontluktur.

sayımı verileri dahil olmak üzere hükümet tarafından finanse edilen araştırmalar, ulusal ve uluslararası çalışmalar ile ulusal verileri koleksiyonunda sunmaktadır. Ancak, arşivlerin web sayfaları, iç idari yazışma belgeleri ve arşivlerin intranet sayfasındaki bilgiler korunma kapsamı dışında tutulmuştur. Ayrıca kurum ve kuruluşlara veri paylaşımı konusunda danışmanlık yapmakta ve Birleşik Krallık Veri Arşivi, uluslararası veri arşivleriyle işbirliği halinde çalışmaktadır (UK Data Archive, 2016, s.3).

Uluslararası veri arşivleri Şekil-2, Şekil-3 ve Şekil-4’de gösterilmiştir. Buradan yola çıkarak bölgesel, ulusal ve küresel politikalar (International Data Archives-1, 2016;

International Data Archives-2, 2016; International Data Archives-3, 2016) geliştirildiği görülmektedir.

Avrupa

Şekil-2 European International Data Archives (Avrupa Uluslararası Veri Arşivleri)

Amerika Diğer

Şekil-3 North American, International Data Archives (Kuzey Amerika Uluslararası Veri Arşivleri)

Şekil-4 Other Worldwide International Data Archives (Dünya Çapında Diğer Uluslararası Veri Arşivleri)

Bu tip veri arşivleri dünya çapında bilgi paylaşımı ile bilimsel araştırmacılara önemli düzeyde katkı sağlamaktadır. Kurulacak olan elektronik arşivlerin nihai hedefinin, tüm dünyaya açılarak bilginin özgürce paylaşımını sağlamak olması amaçlanmaktadır. Tabi burada her ülkenin kendince izin verebileceği verilerin paylaşımı esas olmaktadır. Ayrıca Birleşik Krallık Veri Arşivi; araştırmacılara sosyal ve ekonomik verileri sunmayı amaçladığı için web sayfaları, iç idari yazışmaları ve arşivlerin intranet sayfasındaki bilgilerin korunmasını kapsamamasının, kurumların politikalarını belirlerken kuruluş amaçlarına göre arşivlenecek malzemeleri sınırlandırabileceğini göstermektedir.

Birleşik Krallık Parlamento Arşivinin de kuruluş amacına yönelik hazırlanmış 14 maddelik ve 17 sayfadan oluşan bir Dijital Koruma Politikası (A Digital Preservation Policy For Parliament, 2009) ile 42 maddelik ve 13 sayfadan oluşan bir dijital koruma strateji metni (A Digital Preservation Strategy For Parliament, 2008) bulunmaktadır. Bu politikanın ve stratejinin amacı, parlamentonun dijital kaynaklarına ihtiyaç duyan

herkesin bugün ve gelecekte erişimini sağlama ve parlamento kayıtlarının uzun süreli muhafazası için gerek görülen altyapı, veri koruma, güvenlik, depolama vb. ihtiyaçları ve dijital belgelerin sunumu ile ilgili esasları belirlemektir (A Digital Preservation Policy For Parliament, 2009, s.3-12). Görüldüğü gibi, ülke parlamentolarının dahi elektronik kayıtlarını muhafaza ve erişime açmak amaçlı kendine özgü politika metinleri bulunmaktadır. Bu politika metinlerinin, ülkenin bir ulusal politika stratejisine sahip olmasından ileri geldiği değerlendirilebilir.

Tüm bu çalışmaların, İngiltere Ulusal Arşivi’nin yayınladığı arşivlere yönelik dijital koruma politikası rehberi çerçevesinde yürütüldüğünü belirtmek gerekmektedir.

Arşivlerin neden bir politikaya ihtiyacı olduğunu ve dijital korumayı nasıl yapacaklarını anlatan bu politikada, kuruluşların dijital koruma politikası geliştirilmesi yoluyla dijital/elektronik varlıklarını koruma yöntemlerine katkı sağlamak (The National Archives, Digital Preservation Policies, 2011, s.15) amaçlamaktadır.