• Sonuç bulunamadı

3. BÖLÜM

3.1.5. Amerika Birleşik Devletlerinde (ABD)

Amerika Birleşik Devletlerinde elektronik arşiv hizmetleri konusunda çeşitli çalışmalar farklı kurum ve kuruluşlar tarafından yapılmaktadır. Bu çalışmalar kapsamında ABD Florida Dijital Arşivleri kendini elektronik kayıtları toplama konusunda geliştirmiş, politika ve prosedürlerini bir kılavuz (FDA Policy and Procedures Guide, 2012) ile yayınlamıştır. Dijital içerikler için uzun süreli koruma sağlamayı amaçlamaktadırlar (FDA Digital Preservation, 2016). Elektronik Arşivlere kabul edilecek dosya formatları belirlemiş ve bu dosya formatları üzerinden uzun süreli muhafaza amaçlanmıştır. Açık kaynak kodlu dijital koruma yazılımını (DAİTSS) kullanılmaktadır. Politika metnini 2006 yılından bu güne kadar 9 kez güncellemiş ve en son güncelleme 01 Temmuz 2012 tarihinde yapılmıştır. Politikanın son hali ise 16 sayfa olup; görevleri, yönetimi, bağlı kuruluşları, terminolojiyi, arşive alınacak/alınmayacak malzemeleri, hizmetleri, koruma stratejisini, depolama ve güvenlik konularını, kullanılacak belgeleri, dijital arşivlere dosya teslimi gibi konuları ele almaktadır (FDA Policy and Procedures Guide, 2012). Politika metninin güncellenme sıklığı, kurumun bu politikayı uyguladığını ve dijital arşivlerini sürekli canlı tuttuğunu göstermesi açısından önemlidir. Ayrıca politika metninin diğer politikalara göre çok detaylı olması dikkat çekicidir.

Kuzey Carolina Arşivleri’nde ise dijital kayıt politika ve kuralları, kurumların ve yerel yönetimlerin elektronik kayıtlar ile ilgili kurallarını belirleyen ve en iyi uygulamaların oluşmasını destekleyecek bir yapıda tasarlanmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarına, Kuzey Carolina Arşivleri tarafından belirlenen kayıt saklama ve kullanım koşullarına uygun belgeler üretilmesi tavsiye edilmektedir.

Kuzey Carolina Arşivleri, eğitim konusunada ayrı bir önem vermektedir. Eğitim videoları hazırlayarak politika metni ile birlikte kullanıcılarına yol göstermektedir.

Elektronik kayıt yönetimi, depolama yönetimi, bulut bilişim, güvenilir dijital kayıt, e-imza (dijital e-imza), elektronik posta iletişimi, sosyal medya, web siteleri, kamu kuruluşları için dijital koruma uygulamaları, dijital görüntüleme, dvd ve cd koruma prosedürleri, metadata, elektronik kayıtlar için dosya biçimleri, dosya adlandırma, veri tabanı indeksleme ve güvenli yedekleme konularında hazırlanmış olan yol gösterici bilgiler politika metni ile birlikte sunulmuştur (Digital Records Policies and Guidelines, 2016).

Transfer edilebilecek olan elektronik kayıtlar için çok fazla format alternatifi sunmamış olup genel kabul görmüş formatların kullanılması tavsiye edilmiştir. Kuzey Carolina Arşivleri, verilen içerik açısından 12 sayfalık kısa bir politika olmasına rağmen özet, amaç, hedef kitle, politika güncelleme, hedefler, kapsam, kabul ve reddetme işlemleri, çalışma esasları, görev ve sorumluluklar, İşbirliği / İşbirliği, teknik esaslar, orijinallik, metadata, biçimler, erişim / kullanım, referans, sözlük başlıklarını içeren kapsamlı bir politika metni sunmaktadır. İlgili kuruluşların uyması istenen kayıt tutma politikalarına örnek olacak şekilde bir politika oluşturulmuş olup elektronik/dijital arşiv ile ilgili web sayfasında gerekli bilgiler çok detaylı bir şekilde sunulmaktadır.

Elektronik Arşivlere yönelik politikaların geliştirilmesi kapsamında ABD’de faaliyet gösteren üniversitelerden Kuzey Carolina Üniversitesi ise, elektronik postaları, sosyal medya içeriklerini, web sitesinin içeriklerini, veri tabanlarını ve üretilen elektronik kayıtları türüne göre 3 ila 5 yıl süreyle saklamayı amaçlamış ve bu konuyla ilgili Elektronik Belge Kayıt Politikası belirlemiştir. Bu politikada gönderilen elektronik belgenin/mesajın; gönderen, mesajın alıcısı, tarih ve saat bilgileri ve konunun özellikle muhafazası amaçlanmıştır. Saklanan mesajları tek tek bulmak gibi bir işlemi olmayan yedekleme sistemi, belirlenen bir zamana göre makinenin yeniden yüklenebilmesini sağlayacak şeklinde çalışmaktadır. Bir elektronik belge deposu olmayıp, aranan belgelerin bulunmasından ziyade, sistem yedekleme şeklinde tasarlanmıştır (The University of North Carolina Electronic Records Retention, 2010). Ayrıca Kuzey Carolina Üniversitesinin dijital koruma politikası, özgün dijital kayıtların tüm yaşam döngüsü boyunca korunmasını ve erişilmesini destekleyen bir yapıda olup bu politika ilkelerinin Devlet Arşivleri tarafından düzenlenen işbirliği çalışmaları ile desteklenmesi gerektiğini vurgulanmıştır (North Carolina Digital Preservation Policy, 2014).

Kuzey Carolina Üniversitesi kendi ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde ürettiği politikasında, arşivine alacağı elektronik belgeleri/kayıtları belirlemenin yanında yine kendi belirlediği süreler dahilinde bu malzemeleri muhafaza edeceğini politika metni ile yayınlamıştır. Dijital kayıtların yaşam döngüsü boyunca korunması ve erişilmesi ile bu hususların Devlet Arşivleri tarafından desteklenmesi gerektiği konusunun, diğer tüm elektronik arşiv kurumları için geçerli bir esas olduğu ortaya çıkmaktadır.

ABD’nin yine Kuzey Carolina Eyaletinde bulunan Odum Sosyal Bilimler Enstitüsü, ABD’deki sosyal bilimler alanında hizmet veren bir diğer eğitim kurumu olup ülkenin en eski kamu üniversitesidir. Enstitü Arşivi, dijital koruma politikası yanında elektronik kaynaklarına erişim ve kullanım için bir “Erişim ve Kullanım Politikası” belirlemiştir.

Ayrıca enstitünün Değerlendirme ve Geliştirme Politikası, Veri Politikası ve Veri Güvenlik Politikası da bulunmaktadır (The Odum Institute Archive Digital Preservation Policies, 2016).

Indiana Eyaletinde bulunan Purdue Üniversitesi ise, kütüphanesinin öncülüğünde bilgi teknolojileri bölümü ile birlikte bir e-arşiv oluşturmuştur. Daha çok kütüphanecilerin kontrolünde olduğu değerlendirilen “Üniversite Araştırma Büro”su olarak adlandırabileceğimiz arşivlerinin çalışması, kütüphaneciler ile birlikte arşivciler tarafından oluşturulan bir ekip tarafından yürütmektedir. Üniversite arşivlerini;

kurumlara, akademisyenlere, öğretim görevlilerine, öğrenci ve araştırmacılara açmaktadır. Mümkün olan en geniş paylaşımı sağlamayı amaçlamakla birlikte eyalet ve federal kanunların sınırladığı hassas ve gizli nitelikli içerik için çeşitli kısıtlamalar olabileceği öngörülmektedir. Üniversitenin dijital koruma politikası ve toplama politikasında dikkat çekici hususun, arşivlerine kabul edilecek kayıtların formatlarını (Şekil-5) Sürdürülebilir, Desteklenen ve Sürdürülemez olarak gruplandırmasıdır (PURR Digital Preservation Policy, 2012).

File Type (Dosya Türü)

Sustainable (Sürdürülebilir)

Supported (Desteklenen)

Unsustainable (Sürdürülemez) Word

Processing (Kelime İşlem)

PDF/A, OpenDocument Text

PDF/B, Microsoft Word, Microsoft Open XML, Rich

Text Format

CorelWordPerfect, Lotus WordPro, PDF

Plain Text (Düz Metin)

Plain Text, Comma-separated file,

Tab-delimited file Structural markup

(Yapısal işaretleme)

SGML w/DTD, XML w/DTD

SGML w/o DTD, XML w/o DTD

Spreadsheets (Tablolar)

OpenDocument Spreadsheet,

Comma-separated file, Tab-delimited file, PDF/A

Microsoft Excel, Microsoft Excel

Open XML Databases

(Veritabanları)

Delimited Flat File w/DDL

Microsoft Access, dBase Format

Audio

(Ses) WAVE

AIFF (uncompressed),

Standard MIDI, Windows Media Audio, MPEG,

MP2AAC

Audio CD, DVD-Audio, RealAudio, Shorten, RIFF-RMID, Extended

MIDI, Module Music Formats

Video (Video)

Archival format not currently established.

(Arşiv için bir format belirlenmemiştir)

AVI, MPEG-1, 2,

MPEG-4, Quicktime

Windows Media Video

Images

(Görüntüler) TIFF, JPG 2000 JPEG, PMG, PDF/A, GIF

RAW, Adobe Photoshop, Kodak PhotoCD, Encapsulated PostScript,

FlashPix, PDF

Şekil-5 Arşivlerine Kabul Edilecek Kayıtların Formatları

Üniversitenin dijital koruma politikası ve toplama politikasında arşivlerine kabul edilecek kayıtların formatlarını belirlemesi ve bunu yayınlaması güzel bir uygulama örneğidir. Bu sınıflandırma aynı zamanda elektronik belgelere yönelik, sistemlerdeki eskimenin (yaşlanmanın) somut bir göstergesi niteliğindedir. Sürdürülemez grubundaki formatların zamanla yaşlanarak kullanımdan kaldırılacağı değerlendirilmektedir.

Araştırma kapsamında incelediğimiz ABD Dartmouth Koleji7 ise, üniversite personeline yönelik olarak üniversitede üretilen belge veya bilgilerin uzun süreli kullanımı ve muhafazası amacıyla yapılacak işlemlere rehberlik etmesi amacıyla “kayıt yönetimi ve arşivlere erişim politikasını” belirlemiştir. Politika metninde bilgi ve belgelerin, klasik kağıt ortamının yanında mikrofilm, mikro fiş veya elektronik taşıyıcılar (kasetler, diskler, optik medya sürücüleri vb.) gibi farklı ortamlarda da üretilebileceği belirtilmektedir. Bu politika, üniversite yönetim kurulunca onaylanmayı müteakip bazı arşiv malzemelerine erişimi tamamen kısıtlayabileceği gibi, bazı malzemeleri ise belirli sürelerle sınırlayabilmektedir. Bu malzemeleri 5 madde altında toplamıştır.

­ Yaşayan bir insanın kişilik haklarını açıkça işgal eden veya zarar verebilecek nitelikte olan kayıtlar.

­ Gizlilik derecesi olan finansal ve ticari bir nitelik taşıyan kayıtlar.

­ Personel veya öğrenciler ile ilgili gizlilik dereceli bilgiler içeren kayıtlar.

­ Hukuki soruşturmalar ile ilgili kayıtlar

­ Yasal olarak sınırlandırılmış kayıtlar.

Dartmouth Koleji kütüphanelerde kullanılamayacak kayıtları belirli sürelerle sınırlı olarak ayrıca belirtmiştir. Bu kayıtlardan; Mütevelli Heyeti ve Yönetim Kurulu Komitelerinin kayıtlarını 50 yıl, Oturum Başkanlarının kayıtlarını 24 yıl, Öğrenci kayıtlarını 75 yıl (veya ölümüne kadar), Personel Kayıtlarını 75 yıl (veya ölümüne kadar) kapalı kayıt olarak tutacağını politikasında belirtmiştir (Dartmouth College …, 2016). Dartmouth Koleji arşiv politikasını belirlerken istisnalar üzerinde detaylı bir çalışma yapmış ve bu belgelerin özelliklerini yazmış olup istisnası olmayan diğer materyali kullanıma açmıştır.

Bu şekilde arşiv kurumları bazı kısıtlamalara gitmekle birlikte ABD'nin Kaliforniya Teknoloji Enstitüsü 16 Mart 2009 tarihinden itibaren üniversite bünyesinde bir “Açık Dijital Arşivi” faaliyete geçirmiştir (The Caltech Collection of Open Digital Archives, 2016). Ancak arşiv politikası 01.01.2014’ten geçerli olacak şekilde 10.06.2013 tarihinde

7 Dartmouth College, ABD'nin New Hampshire eyaletine bağlı Honover'da temel bilimler alanında karma öğretim veren bir yüksekokul.

yayınlanabilmiştir (Californıa Institute…, 2013). Ayrıca ABD'nin orta batı eyaletlerinden birisi olan Illinois’in Dijital Arşivleri kurumsallaşmış ve dijital koruma politikasını yayınlayarak, 2009 yılından bugüne kadar uygulamaya devam etmektedir (Illinois Digital Preservation Policy, 2009).