• Sonuç bulunamadı

4. BÖLÜM

4.1. Mevcut Durumun Analizi Ve Algıların Tespitine İlişkin Bulgular

4.1.3. e-Belgelere Erişim ve Yasal Düzenleme İhtiyaçları

Kamu kurum ve kuruluşlarında arşivler ile ilgili yaşanan sıkıntıların başında, arşivlere teslim edilen belgelerin tekrar kullanılmak istendiğinde ya bulunamaması ya da arşivlerden bulunarak tekrar teslim edilmesine ilişkin prosedürlerin çokluğu/uzunluğudur. Bu tip yaşanan sıkıntılardan dolayı kamu kurum ve kuruluşlarda

çalışan personel belgelerini arşivlere teslim etmeye soğuk bakmakta hatta arşivlere uzun süreli muhafazası gerekli belgeleri dahi teslim etmemektedirler.

Tablo 8. e-Arşivlerden talep edilen arşiv belgelerinin, kurumlara teslim sürecinde prosedürlerin uygulanma sertliği durumu (N=17) e-Arşivlerden talep edilen arşiv belgelerinin, teslim

sürecinde prosedürlerin uygulanma durumu Sayı Oranı %

Çok Sert 2 11,76

Sert 1 5,88

Sade 5 29,41

Kolay 4 23,53

Çok Kolay 0 0

Kontrollü 10 58,82

Kontrolsüz 0 0

Diğer: …(Sade ve Kontrollü) … 0 0

Bu durumun elektronik belgelerdeki yansımasını tespit edebilmek, e-belgelerinin elektronik arşiv sistemlerine dahil edilmesine yönelik politika metninde gerekli dikkati göstermek amacıyla kurum ve kuruluşlarda e-arşivlerden talep edilen arşiv belgelerinin, teslim sürecinde uygulanacak prosedürlerin uygulanma sertliğini kurumların üçte ikisine yakını (10 kurum, %58,82) kontrollü olması gerektiğini belirtmiştir (Tablo 8). e-Arşivlerin e-belge tesliminin kontrolü şartlar altında yapılmasının önemi vurgulanmıştır.

Kamu kurum ve kuruluşlarının %29’u sade (5 kurum, %29,41), %23’ü kolay, %11’i çok sert ve % 5’i sert olması gerektiğini vurgulamıştır. Konu kapsamında yapılacak bir değerlendirmede ise e-arşivlerden e-belgelerin teslim sürecinin sade ve kontrollü bir şekilde yapılması gerektiği, ancak belirlenen prosedürlerden taviz verilmemesi gerektiği açıktır.

Tablo 9. e-Arşivlere erişimin sadece kurumlar tarafından yetkilendirilmiş sayılı personel tarafından sağlanması durumu. (N=17)

e-Arşivlere erişimin sadece yetkilendirilmiş personel

tarafından sağlanması Sayı Oranı %

Katılıyorum. 17 100

Katılmıyorum. Çünkü ………. 0 0

Kamu kurum ve kuruluşlarındaki e-arşivlere erişim yetkisinin sadece kurum ve kuruluşların kendileri tarafından belirlenen yetkili personelde olması hususunu, kurum ve kuruluşlarını tamamı olumlu (17 kurum, %100) olarak değerlendirmiş ve e-arşivlerin kontrollü bir şekilde muhafaza edilmesi ile ilgili kararlılıklarını vurgulamışlardır Tablo 9).

Tablo 10. e-Arşivlerin yaşamını sürdürmesi için yaptırım uygulanması gerekliliği durumu. (N=17)

e-Arşivlerin uygun şartlarda ve sıhhatli olarak yaşamını

sürdürebilmesi için yaptırım uygulanması durumu Sayı Oranı %

Evet 17 100

Hayır 0 0

Fikrim Yok 0 0

Diğer: ……….. 0 0

e-Arşivlerin, kurum ve kuruluşlarda oluşturulmasını müteakip bu sistemlerin ayakta durması ve yaşamını sürekli kılması gerekmektedir. Yaşam döngüsünün sonsuza kadar gitmesi amaçlanan bu sistemlerin yönetimine yönelik bir takım yaptırımların uygulanması kaçınılmazdır. Bu konu ile ilgili değerlendirmeye katılan tüm kamu kurum ve kuruluşları (17 kurum, %100) yaptırım uygulanması gerektiğini belirtmiştir (Tablo 10).

Tablo 11. e-Arşiv hizmetleri konusunda yasal düzenlemenin ne seviyede yapılması gerekti durumu. (N=17)

e-Arşiv hizmetleri ile e-belgelerin toplanması

hususunda yasal düzenleme durumu. Sayı Oranı %

Kanun 10 58,82

Yönetmelik 5 29,41

Yönerge 1 5,88

Genelge 0 0

Diğer: …(Hem Kanun, Hem Yönetmelik)….. 1 5,88

e-Arşivlerin, kurum ve kuruluşlarda oluşturulmasını müteakip, bu sistemlerin yönetimine yönelik bir takım yaptırımların uygulanması konusunda değerlendirmeye katılan tüm kamu kurum ve kuruluşları yaptırım uygulanması gerektiğini belirtmiş olup bu yaptırım sürecinin hangi yasal düzenlemeler çerçevesinde yapılması gerektiğine yönelik sorulara kurum ve kuruluşların yarısından fazlası (10 kurum, %58,82) kanun seviyesinde, üçte birine yakını (5 kurum, %29,41) yönetmelik seviyesinde, bir kurumun ise yönerge seviyesinde yapılmasının uygun olacağı yönünde değerlendirmede bulunduğu tespit edilmiştir. Bir kurum ise “kanun ile beraber her kurumun ilgili kanunun uygulamasını daha anlaşılır hale getirecek yönetmeliğin birlikte uygulanması”

şeklinde yürütmesi gerektiğini belirmiştir (Tablo 11). Bu sonuçlardan TBMM’ye sunulan arşiv kanun tasarının en kısa sürede yasalaşması gerektiği ve kurumların kendi yasal düzenlemelerini yapmaları gerekliliğinin tespiti yapılmaktadır.

Tablo 12. e-Arşivlerle ilgili yaptırım uygulamasından sorumlu kurumun tespiti hususu (N=17)

Yaptırım uygulamasından sorumlu kurum Sayı Oranı

%

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 11 64,71

Kamu Kurumlarının İç Kontrol Mekanizması 1 5,88

Dış Kurumlar 0 0

Özel Anlaşmalı Kurumlar 0 0

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile Kamu Kurumlarının İç

Kontrol Mekanizması 1 5,88

Diğer: …(Mahkemeler)… 1 5,88

Diğer: …(Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı)… 3 17,65

e-Arşivlere yönelik hazırlanacak yasal düzenlemelerde yaptırım süreçlerinin uygulamasına yönelik sorumlu kurum olarak katılımcıların üçte ikisi (11 kurum,

%64,71) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü göstermiştir. Birer kurum ise kamu kurumlarının iç kontrol mekanizması ile Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı’nın sorumlu kurum olması gerektiğini belirtmiştir. İki kurum ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile Kamu Kurumlarının İç Kontrol Mekanizmasının müşterek sorumlu olması gerektiğini vurgulamıştır. Arşiv belgelerinin içeriğine bağlı olarak gerekli tedbirlerin alınarak, mevzuatın gözden geçirilmesi gerektiği bir kurum tarafından ifade edilmiştir (Tablo 12).Yapılan değerlendirmelerden de anlaşıldığı üzere bu süreçte Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün çok önemli sorumluluklarının olduğu açıktır.

Ancak e-belgelerin e-arşivlere transferi sürecinin kamu kurum ve kuruluşlarında başladığı düşünüldüğünde yaptırım süreçlerinin uygulanmasında kamu kurum ve kuruluşlarının iç kontrol mekanizması ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün koordineli bir sorumluluk paylaşımında bulunması gerektiği değerlendirilmektedir.

Tablo 13. e-Arşivlerle ilgili yaptırım süreçlerinin kimlere uygulanması gerektiği durumu (N=17)

Yaptırım süreçlerinin kimlere uygulanacağı durumu Sayı Oranı

%

Sorumluluğu olan sıralı tüm personele. 9 52,94

Bu işler için görevlendirilmiş personele. 2 11,76

Kamu Kurum/Kuruluşunun Yöneticilerine (Gerekli tedbirleri

almamış ise) 3 17,65

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne (Gerekli tedbirleri

almamış ise) 1 5,88

Kontrol Sorumluluğu Verilmiş ise Dış Kurumlara 0 0 Kontrol Sorumluluğu Verilmiş ise Özel Anlaşmalı

Kurum/Kuruluşlara 0 0

Diğer: …(İlk 4 Kurum/Kuruluşun Tamamı)…. 2 11,76

e-Arşivlere yönelik hazırlanacak yasal düzenlemelerde yaptırım süreçlerinin uygulanmasına yönelik sorumlu kurumların tespitini müteakip elbette bu süreç kurum içerisindeki sorumlu personele de yansıyacaktır. Bu kapsamda kamu kurum ve

kuruluşlarının yarısından fazlası ( 9 kurum, %52,94) sorumluluğu olan sıralı tüm personelin yaptırım sürecine tabi tutulması gerektiği ve yaptırım uygulanmasında bu personele yönelik esasların belirlenmesi gerekliliğini belirtmiştir. Üç kurum yaptırım sürecinin, gerekli tedbirleri almamış ise kamu kurum ve kuruluşun yöneticilerine uygulanması gerektiğini belirtmiştir. İki kurum bu işler için görevlendirilmiş personele, diğer bir kurum ise gerekli tedbirleri almamış ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne yaptırım uygulanması gerektiğini değerlendirmiştir (Tablo 13). İki kurum ise elektronik belgelerin yaşam sürecini dikkate alarak, sorumluluğu olan sıralı tüm personel ile birlikte gerekli idari tedbirleri almamış olması durumunda Kamu Kurum/Kuruluşunun Yöneticileri ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne yaptırım uygulanması gerektiğini vurgulamıştır. Aslında bu süreç içinde katkısı bulunan tüm personel ve kurumlara yaptırım uygulanması, konuya olan hassasiyeti artıracağı yönünde bir değerlendirme yapılabilir.

Tablo 14. Türkiye şartlarında yapılması gereken en önemli işlemin ne olduğunu durumu. (N=17)

Türkiye şartlarında yapılması gereken en önemli işlem

durumu Sayı Oranı

%

Yasal Düzenlemeler 7 41,18

Yaptırım Süreçleri 3 17,65

Genel Katılımlı Çalışmalar 6 35,29

Diğer: …(Yasal Düzenlemeler, Yaptırım Süreçleri)… 1 5,88

Tüm bu erişim ve yasal düzenlemeler değerlendirildiğinde Türkiye şartlarında yapılması gereken en önemli işlemin ne olduğunu yönündeki bir soruya katılımcı kurum ve kuruluşların yarısına yakını (7 kurum, %41,18) “Yasan Düzenlemeler” olarak yanıt vermiştir. Kamu kurum ve kuruluşlarının üçte birinden fazlası (6 kurum, %35,29)

“Genel Katılımlı Çalışmalar”, bir kısmı ise (3 kurum, %17,65) “Yaptırım Süreçleri”

şeklinde kanaat belirtmiştir. Bir kurum ise yasal düzenlemeler ile birlikte yaptırım süreçlerinin uygulanmasının ülke şartlarında yapılması gerekli en önemli işlem olduğu yönünde değerlendirmede bulunmuştur (Tablo 14). Bu sonuçlardan kamu kurum ve kuruluşlarınca genel katılımlı çalıştaylar yapılarak yasal düzenlemerin ve yaptırım süreçlerinin hayata geçirilmesi gerektiği çıkarımı yapılabilmektedir.