Milli Arşiv Hizmetleri

kararını verecek makamlar tespit edilmeli ve tüm bu süreç kurum çalışanlarına tebliğ edilmelidir. Yetkisiz transferlerin veya imhaların önüne geçilmelidir. Bu süreç EBYS’lere yapılacak yazılımsal düzenlemeler ile sağlanabileceği gibi belirli kısıtlamalarla da sağlanabilecektir. Ancak modelimizin bu kısmında bunların açıklığa kavuşturulması ve kurum mevzuatında yerini alması gerekmektedir.

esaslarını belirlemek, bu esasların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek” birinci görevi olarak verilmiştir. Ayrıca; devlet ve millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak, çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel şahısların elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak, yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak, tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden koleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak, arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuarı kurmak, arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak, devlet arşivlerinden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek, her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek ve kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek esas görevleri olarak belirtilmiştir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün bu görevi yürütmesinde ortaya çıkan tereddütleri çözüme kavuşturmak amacıyla 1988 yılında “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” kabul edilmiş ve arşiv malzemesi, arşivlik malzeme, ayıklama ve imha çalışmaları tanımlanmış, kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen yaptırımlar sıralanmış; ayıklama ve imha işlemlerinin, kurum ve kuruluşlarca kurulacak komisyonlar yoluyla gerçekleştirilmesi hükme bağlanmıştır (Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, 1988).

Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esaslar ise 16 Mayıs 1988 tarihinde Resmî Gazetede

yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ile belirlenmiştir.

Yönetmelik ile kamu kurum ve kuruluşlarının birim arşivlerine belge teslimi, birim arşivlerinden kurum arşivlerine devri ve en son olarak devlet arşivlerine belge teslimi ile ilgili esaslar belirlenmiştir. 08 Ağustos 2001 tarihinde kabul edilen değişiklik ile

“Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir” hükmü getirilmiş ve elektronik belgelerinde bu kapsamda olduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün belirleyeceği formatlardaki elektronik belgeleri de arşivlemesi gerektiği vurgulanmış ve yasal sorumluluk verilmiştir.

Arşiv hizmetleri ve faaliyetleri bu mevzuat çerçevesinde halen devam etmekte olup Bakanlar Kurulunca 20 Şubat 2006 tarihinde alınan bir karar ile TBMM’ne “Milli Arşiv Kanun Tasarısı” sunulmuştur. 07 Nisan 2006 tarihinde sunulan kanun tasarısının gerekçeli kararı meclise gönderilmiştir. Bu gerekçeli kararda, arşiv hizmetlerinin bugüne kadar yapılan düzenlemelerle yürütülmüş olduğu, ancak amaçlanan hedeflere istenilen seviyede ulaşılamadığı, bu durumun en önemli nedeni olarak personel, mekan ve bütçe gibi unsurlar kadar mevzuattan da kaynaklandığı belirtilmiştir (Milli Arşiv Kanunu Tasarısı, 2006, s.3). 2006 yılında hazırlanan kanun tasarısı halen meclisin onayından geçememiştir.

Milli tarihimizin oluşturulmasında kurum ve kuruluşların gösterdiği önemin arttırılması amacıyla oluşturulacak bir milli arşiv politikası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün sorumluluğunda uygulanacak ve yapılandırılacaktır. Bu politikanın uygulanması ve takibi de yine aynı kurum tarafından sağlanmalıdır. Bu kapsamda çalışmamızda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü ayrı bir başlık altında (Milli Arşiv Sürecinin İşletilmesi - Milli Arşivlerin Oluşumu) değerlendirdik. Modelimizin bu bölümü Şekil-13’te sunulan sistem yaklaşımı ile Milli Arşiv sürecini ortaya koymaktadır.

Şekil-13. Milli Arşiv Hizmetleri

5.3.1. Milli Arşiv Sürecinin İşletilmesi

Kamu kurum veya kuruluşlarının milli arşiv algısı çerçevesinde milli arşive bakış açısının ortaya konulduğu ve milli arşiv hizmetlerine yönelik sürecin işletilmesiyle ilgili işlemler modelimizin bu bölümünde ele alınmaktadır.

Milli arşivin ülkemizin geleceği için korunması gereken en önemli “Ulusal Miras” olduğunu bir gerçektir. Ulusal mirasımızın korunabilmesi için ortada bir ulusal miras materyalinin olması gerekmektedir. Bu da kamu kurum ve kuruluşlarının, milli arşivlerin belirlediği politikalar çerçevesinde ürettikleri e-belgeleri uygun şartlarda ve bütünlüğünü bozmadan muhafaza etmesi ve saklama planları çerçevesinde milli arşive transfer edebilmesi ile mümkündür. e-Belgelerin milli arşive transfer zamanı olarak kurum ve kuruluşların farklı tercihleri olabilecektir. Ancak bu konu Milli Arşiv tarafından belirlenmesi gereken ve tüm kurum ve kuruluşlar tarafından uyulması gereken bir esastır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün tarafından; e-belgelerin işleminin tamamlanması sırasında yapılacak onay işlemi sırasında belirlenen tarihlerde, sisteme girilen verilere istinaden yine sistem tarafından otomatik olarak yapılması veya e-belgelerin işleminin tamamlanmasını müteakip oluşturulacak bir arşiv değerlendirme heyeti tarafından tek tek yapılması gibi seçenekler değerlendirilmeli ve tüm kamu

kurum ve kuruluşları ile müşterek bir karar verilmelidir. Ancak e-belgelerin e-arşivlere transferinde, e-belgenin kamu kurum ve kuruluşlarındaki yaşam döngüsünün tamamlanması sonrasında bir değerlendirme-ayıklama ve imha kurulu tarafından incelenmesi ile karar verilmesi, daha etkili bir yöntem olacaktır.

Değerlendirme, ayıklama ve imha sürecinden geçen ve milli arşivlere transferi gerekli olan e-belgelerin bütünlüğünün korunması ve transfer sürecinde zarar görmemesi önemlidir. e-Belge üretilen tüm kurum veya kuruluşlar, milli arşivlere transfer ettiği belgelerin orijinalliğinin korunduğundan ve tekrar erişim gerektiğinde bütünlüğünün sağlandığından emin olmak istemektedir. Böyle bir düşünceyi ve ihtiyacı destekleyecek e-arşiv mührü uygulaması için gerekli altyapı sağlanmalıdır. Bu sayede, e-belgelere olan ve dolaylı olarak e-arşiv kurumlarına olan güven en üst seviyede olacaktır. Ayrıca e-arşiv mührünün kullanım esaslarını, geliştirilmesini ve e-arşivlemeye yönelik usul ve esasları belirlemede Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü gerekli tedbirleri almalıdır.

Devlet arşivlerine düşen bir diğer görevin, e-arşivlerin gerekliliğine duyulan inancın arttırılmasına yönelik eğitim ile farkındalık çalışmalarının yapılmasıdır. Bu sayede başta Milli Arşiv çalışanları olmak üzere kamu kurum ve kuruluşlarındaki arşiv uzmanları yetiştirilmiş olacaktır. Eğitim faaliyetleri sayesinde e-belgelerin kurum ve kuruluşlardaki yaşam döngüsü yerinde incelenmiş olacak ve telafi edilemeyecek olan kayıpların önüne geçilmiş olacaktır. Bu eğitimler aynı zamanda kurum ve kuruluşların e-arşiv sistemlerinin yerinde incelenmesi ve denetlenmesini de sağlayabilecektir. Eğitim faaliyetleri sırasında alınacak olan geri dönüşler ile sistemin işlemesinde yaşanan problemler yerinde tespit edilecek, e-arşiv sisteminin geliştirilmesine ve iyileştirilmesine yönelik tedbirler alınabilecektir.

Bu eğitim faaliyetleri, Milli Arşiv ile Kamu Kurum ve Kuruluşları arasındaki irtibatı artıracak, aralarında bilgi alışverişini en üst seviyeye çıkaracak, verimli bir etkileşim ortamı sağlanacak ve Milli Arşiv’e olan inanç ve güvenin artmasına neden olacaktır. Bu sayede Milli Arşiv Süreci etkin bir şekilde işletilmiş olacaktır. Çünkü bir sistemin verimliliği ve kalitesi, çevre sistemlerle olan etkileşimi ve iletişiminin etkinliği ile ölçülebilir. Milli arşivlerimizi muhafaza ve geliştirme sorumluluğu bulunan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, konu üzerinde yapması gereken çalışmaları bir süreç yönetimi çerçevesinde ele almalıdır.

5.3.2. Milli Arşivlerin Oluşumu

Türkiye’de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün yürüttüğü faaliyetlerin kurumlar açısından değerlendirilmesi ve milli arşivin oluşturulması ile ilgili süreç, modelimizin bu bölümünde değerlendirilmektedir. Oluşturulacak milli e-arşivlerin fiziksek olarak korunması, felaketten kurtarma planlarının hazırlanması ve güncelliğinin belirli periyotlar ile test edilmesi, sistem bakımlarının düzenli yapılması, e-belgelerin transferine yönelik alt yapının işlerliğinin kontrolü, erişim imkânlarının sağlanması, milli arşivlerdeki e-belgelere erişim yetkilerinin belirlenmesi, e-arşivlerin güvenliğinin ve tüm sistemin denetim mekanizmasının etkin çalışmasını Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü sağlamalı ve buna yönelik süreçleri belirlemelidir. Bu sorumlulukların yanında çalışmamızda gördüğümüz en önemli gereksinimin ulusal bir arşiv kanununun çıkarılması olduğudur. Arşiv kanunu yasama organına sevk edilmiş olması arşiv kanunu ile ilgili sürecin tamamlandığı anlamına gelmemektedir. Çünkü 2006 yılında sunulan arşiv kanunu, 11 yıldır onaylanmayı beklemektedir. Doğal olarak arşiv kanunun gerekliliği, karar verici makamlara yeteri kadar anlatılamamıştır ki halen süreç devam etmektedir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, kamu kurum ve kuruluşlarının oluşturdukları kurum e-arşivlerinin tüm özelliklerini bilmeli ve kendi oluşturacağı sistemin tüm kamu kurum ve kuruluşları ile birlikte çalışabileceğine yönelik tedbirleri almalıdır. Kamu kurum ve kuruluşları ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü arasında belirlenen zamanlarda yapılabilecek bir e-belge transfer süreci oluşturulmalıdır. Kurumların elektronik belge yönetimine geçiş aşamasında yaşadığı en temel sorun kurumsallaşma sürecini tamamlayamamalarıdır. Elektronik belge yönetimi yazılımları, kurumsallaştırılmış belge yönetim ve arşiv sistemi yazılımlarının dijital ortamda yürütülmesini sağlamak üzere kullanıldıklarında yararlı olabilir (Bayram, Özdemirci ve Şen, 2012, s.2.).

Elektronik Belge Yönetim sistemlerinin kurumsallaşması üretilen e-belgelerin sürdürülebilir bir yapıda olması gerekliliğini yerine getirmede en önemli araç olacaktır.

Bu sayede e-belgelerin çok uzun süreler varlığını sürdürmesi ve e-arşivlere sorunsuz transferi ile tekrar erişimini konusuna temel teşkil edecektir. e-Arşiv sistemlerinde

bulunan materyalin sürdürülebilirliği üzerinde Milli Arşiv Kurumu gerekli çalışmaları yapmalıdır. Uzun süreli arşivlemeyi sağlamak için sistemleri ve kullanılan yazılımların güncel teknolojiler çerçevesinde yenilenmesi ve sürekliliğinin sağlanması gereklidir. Belgelerin sürdürülebilirliği arşiv sistemlerinin işlerlik kazanması ile mümkündür. e-Belgelerin kurum içindeki yaşam döngüsü tamamlandıktan sonra e-arşivlerdeki yaşam süreci başlamaktadır.

Sürdürülebilirliğin olumlu etkileri, yıllar sonra doğru bilgiye doğru zamanda erişme konusunda sıkıntı yaşanıp yaşanmadığı ile ortaya çıkacaktır. Kurum ve kuruluşlar için hem kaliteli hizmet veya ürün sunma, hem de prestij açısından doğru bilgiye zamanında ulaşma önemlidir. Kurum ve kuruluşlar özellikle geçmiş tecrübelerinden hareket ederek uygun prosedürler ve politikalar oluştururlarsa belge yönetimi sistemlerine ciddi bir biçimde katkı sağlarlar. EBYS’nin organizasyonlar açısından faydası işleri hızlandırır ve daha az efor ile daha çok iş yapılmasına yardımcı olurlar. Hızlı ve akıcı bir bilgi akışı organizasyonun daha hızlı karar almasını sağlar (IRMT, 2009, s. 20; Yalçınkaya, 2016, s.83). Kurum ve kuruluşların bu ihtiyaçları EBYS’lerden arşivlere belgelerin transferinden sonra da devam edecektir. e-Belgelerine erişim konusunda hiçbir kurum veya kuruluş sıkıntı yaşamak istemeyecektir. Kurulacak sistemlerin bu düşünce tarzı bağlamında şekillenmesi gerekmektedir. Çalışmamızda kurum ve kuruluşlar çoğunluğu e-arşivlerden talep edilen arşiv belgelerinin, kurumlara teslim sürecinde prosedürlerin uygulanmasının kontrollü ve sade bir şekilde olması gerektiğini belirtmiştir.