Performans Denetimi Süreci

Denetim gelişigüzel, plânsız-programsız yapılan bir faaliyet değildir ve bu unsur, performans denetimi açısından da geçerlidir. Performans denetimi de plânlanmakta, uygulanmakta, raporlanmakta, hatta diğer bir çok denetimden farklı olarak izlenmektedir (Demirbaş, 2001:108). Performans denetimlerinin standart bir süreci olmamasına rağmen denetimlerde izlenen ana çatı genelde benzerdir. Bu bağlamda performans denetimi süreci; planlama, uygulama, raporlama, olmak üzere başlıca üç aşamadan oluşmaktadır. Bu süreç bazen dört aşama olarak nitelendirilmekte ve dördüncü aşama olarak izleme aşaması kabul edilmektedir.

2.3.5.4.1. Planlama

Performans denetimine öncelikle performans denetimi yapılacak alanın sınırlarının çizilmesiyle (neyin inceleneceğine karar verilmesi) başlanmaktadır (Karakaş, 2004:123). Daha sonra denetimin planlanması aşaması gelmektedir. Performans denetiminin planlanması özellikle iki açıdan gereklidir. İlki, denetimin maliyet-etkin yürütülmesinde denetçilere yardımcı olmasıdır. Gerçekten yapılacak faaliyetleri plânlamak denetçilere denetim maliyetini makul düzeyde tutmaları, insan kaynaklarını verimli kullanmaları ve denetimde etkinliği sağlamaları yönünden yardımcı olmaktadır. Kısacası planlama, performans denetçilerinin denetimlerinde tutumlu, verimli ve etkin olmalarını sağlamaktadır. İkinci neden ise planlamanın denetçilere ileriye yönelik

163

önemli sinyaller vermesidir. Plânlama sayesinde denetimin ilk aşamalarında önemli sonuçlara yol açmayacak incelemelerin çıkarılması, maliyetlerin azaltılması gibi rasyonel kararların alınması sağlanabilir (Demirbaş, 2001:108,109).

Planlama safhasında denetim konuları seçilir, performans denetimi için gerekli olan kaynaklar tahmin edilir ve son olarak ön inceleme aşamasına geçilir. “Ön inceleme aşamasına öncelikle denetlenen kurum hakkında stratejik plânlama aşamasında elde edilen bilgilerin üzerine daha detaylı bilgiler eklemekle işe başlanır. Daha sonra denetim problemleri ve soruları belirlenerek kapsam saptanır” (Demirbaş, 2001:116).

Performans denetimi planlamasında, genel denetim konularının belirlendiği uzun dönemli “stratejik plânlama” ve denetim konuları dikkate alınarak her biri için ayrı ayrı yapılan “faaliyet plânlaması” olmak üzere iki tür plandan söz etmek mümkündür (Demirbaş, 2001:109). Denetimin planlama sürecinde Performans denetiminin başarılı olabilmesi için denetlenen kurumun, hedef ve amaçlarının, temel faaliyetlerinin, belli başlı kaynaklarının ve kurumun verimli, etkin, tutumlu çalışmasını önleyecek potansiyel risklerin tanımlanması gerekir. Bu nedenle, denetimin bu aşamasındaki amacın (Coşkun A., 2000:289): denetlenen kurum hakkında bilgi toplamak, elde edilen bilgileri değerlendirmek, verimlilik, etkinlik, tutumluluğun sağlanmasına ilişkin risk alanlarını tanımlamak, ve incelenecek temel konuları, kısaca, potansiyel performans denetimi alanlarını belirlemek olduğu belirtilmektedir.

2.3.5.4.2. Uygulama

Planlama aşamasında hazırlanan ön inceleme raporunun onaylanmasından sonra ayrıntılı bir denetim programı hazırlanır ve denetimin uygulanması aşamasına geçilir. Uygulama aşamasının başlıca hedefleri; potansiyel önemdeki konular hakkında başlangıçtaki bulguları kanıtlamak ve kilit soruların cevaplarını araştırmak; son bulguları geliştirmek ve öneriler hazırlamaktır (Çevik, 2000:170). Çalışma plânında belirtilen zamanlarda, ilgili veri kaynaklarından kanıtların toplanması, denetim sorularının ele alınması, hipotezleri test etme ve kriterlerle karşılaştırmada kullanılmak

164

üzere kanıtlardaki verilerin analiz edilmesi ve bulgulara ulaşılması, bu aşamada yapılacak çalışmalar arasında yer almaktadır (Demirbaş, 2001:125).

Tam inceleme olarak da adlandırılan denetim uygulama aşamasında (Demirbaş, 2001:125) amaç denetlenen kurumun performansına ilişkin makul denetim bulgularına ulaşmak için ilgili, yeterli ve güvenilir kanıt (veri) toplamaktır (Coşkun, 1998:96). Denetçiler makul denetim bulgularına ulaşabilmek için kanıt toplarlar. Toplanan kanıtların, doğru denetim bulgularına ulaşılabilmesi için; gerekli, yeterli, güvenilir ve ilgili olması tercih edilir (Demirbaş, 2001:125). Bu nedenle, performans denetçileri topladıkları kanıtların niteliği, kalitesi ve miktarı üzerinde dikkatlice düşünmelidirler (ASSOSAI, 2002:38).

Değişik amaçlar için veri toplanan performans denetiminde, veriler genellikle denetim konusunun belirlenebilmesi, etkilerin ve çıktının ölçülebilmesi ve değerlendirilebilmesi böylece hipotezlerin test edilmesi suretiyle denetlenen birimdeki yetersizliklere göre performansın açıklanması için toplanmaktadır (İSPDE, 2001:67). Kanıt teşkil edebilecek bu verileri toplamada bir çok araç kullanabilmektedir. Kanıt toplama metotları olarak da adlandırılan bu araçlar; mülakatlar, anketler, gözlem, uzman görüşü, belge incelemeleri, performans göstergeleri ve bilgileri, yayınlanmış program performans verileri, dışsal kaynaklar, kamuoyu araştırmaları ve örnek olaylar, örnekleme ve analitik incelemeler olarak belirtilebilir (Demirbaş, 2001:126-129).

Denetçilerin topladıkları veri ve kanıtların belirli bir sistem dahilinde dosyalanması büyük önem taşımaktadır (Balyemez, 2003:106). Bu, denetçiye bilgiye kolay ulaşma imkânını verir. Aynı zamanda, denetim takımının bir üyesi projeden ayrılırsa veya bir başka kişi katılırsa uyumu sağlamayı ve raporun hazırlanmasını kolaylaştırır (Demirbaş, 2001:130).

Kanıtlardaki verilerin analiz edilmesi denetim sonuçlarını resimleyen temel unsurdur. Analizler olmadan çeşitli güçlüklerle toplanan verilerden yararlanılamaz ve toplanan veriler kullanılamaz bir hale gelebilir. Veri analizleri; bir faaliyet, olay ya da ifadeyi tanımlamak, bunların olası nedenlerine ilişkin kesin bir açıklama yapılmasını sağlamak

165

ve bir program veya projenin gelecekte meydana getireceği çıktılar hakkında tahmin yürütebilme hedeflerine hizmet etmektedir (Demirbaş, 2001:130).

Veriler toplandıktan ve analiz edildikten sonra sıra kanıtların kriterlerle karşılaştırılarak bulgulara, sonuçlara ulaşılması ve tavsiyelerin belirlenmesine gelir. Denetim bulguları, etkileri ve nedenleri belirlendikten sonraki aşama denetim sonuçlarının ve tavsiyelerinin geliştirilmesidir (Demirbaş, 2001:133,134).

2.3.5.4.3. Raporlama

Her performans denetimi performans denetim bulgularını detaylandıran bir rapor hazırlanmasıyla sonuçlanmaktadır (ASSOSAI, 2002:49) ve bu rapor denetim uygulamasının en önemli çıktısıdır (Demirbaş, 2001:134). Denetim raporları, denetlenen kuruma ve parlamentoya verimlilik, etkinlik ve tutumluluk konusunda bilgi ve tavsiyelerin iletilmesinde kullanılan temel bir araçtır (Kubalı, 1998:109,110).

INTOSAI Denetim Standartları (1997) raporlama konusunda şunu öngörmektedir: "Yapılan her denetimin sonunda denetçi, bulguları uygun bir şekilde ayrıntılarıyla göstermeli, kanaatlerini buna uygun olarak yazıya dökmeli veya yazılı bir rapor hazırlamalıdır. İçerik, kolay anlaşılabilir, belirsizlikten veya şüpheden uzak olmalı, yalnızca yeterli ve ilgili denetim kanıtı ile desteklenen bilgileri içermeli ve bağımsız, objektif, dürüst ve yapıcı olmalıdır”.

Raporlama aşamasında öncelikle "taslak rapor" hazırlanmaktadır. Taslak rapordan sonra “kesin rapor” kaleme alınır (Balyemez, 2003:108). Raporlamanın etkinliği büyük ölçüde yürütülen denetim faaliyetinin kalitesine bağlıdır. Ancak raporlamanın kalitesinin düşük olması halinde başarılı bir denetim çalışması da değerini yitirebilir (Çevik, 2001:175).

166 2.3.5.4.4. İzleme

Denetçilerin denetlenen birime önerdiği tavsiyelerin, sonuçlarının/durumlarının öğrenilmesi bakımından izlenmesi gerekmektedir. İzleme faaliyeti raporun sunumundan belirli bir süre geçtikten sonra, hangi tavsiyelerin uygulandığını kontrol etmek ve denetlenen birimin performansını geliştirmek üzere hangi adımları attığını öğrenmek için yapılmaktadır (İSPDE, 2001:101).

Sayıştay tarafından tavsiyelerinin izlenme amaçları şu şekilde belirtilmektedir (ASSOSAI, 2002:56):

• Denetim raporlarının etkinliğinin arttırılması (denetim raporlarının izlenmesinin temel nedeni tavsiyelerin uygulanma olasılığını yükseltmektir. Bir raporun izleneceğinin bilinmesi kurum yönetiminin uygulanacağını ifade ettikleri tavsiyelerin gerçekleşmesi ihtimalini arttırmaktadır).

• Yasama organına yardımcı olunması (izleme faaliyetleri yasama organının etkinliklerinin yönlendirilmesinde değerli bilgiler sağlamaktadır).

• Sayıştay’ın performansının değerlendirilmesi (izleme faaliyetleri Sayıştay’ın performansının ölçülüp değerlendirilmesi için bir temel oluşturmakta, özellikle de, denetim süresince harcamalarda tasarruf sağlamanın ve öngörülen diğer faydaların doğrulanması bakımından bir fırsat yaratmaktadır).