Performans Değerlendirme

Balnak A.Ş. performans değerlendirme sürecinde genel amaç, çalışanların amirleri tarafından yönlendirilmesi ve sürekli izlenerek, pozitif yönlerinden azami seviyede yararlanılması, geliştirilmesi gereken yönlerinin ortaya çıkarılması, kariyer planları ve ücretlendirmeye katkıda bulunacak bilgilerin oluşturulmasını sağlamaktır. Balnak’ ta yıllık şirket hedeflerinden yola çıkılarak önce departman hedefleri, ardından kişisel performans hedefleri belirlenir.

Altı ayda bir yapılan performans değerlendirme görüşmeleri sırasında yönetici ayrıca çalışanlarla; kariyer planları, şirket içi terfi, pozisyon değişikliği ve yetkinlikler konusunu da görüşerek, yönlendirmede bulunur.

Performans değerlendirme görüşmeleri, geçmişin değerlendirilmesi dışında, geleceğin planlanması amacını da taşır. Yönetici, çalışana kendisi hakkındaki değerlendirmeleri konusunda bilgi verir ve ondan da ilerde yararlanılabilecek özellikleri, eğilimleri ve alabileceği ek görev / sorumluluklar ile eğitim ve gelişme ihtiyaçlarıyla ilgili görüş ve düşüncelerini alır. Tüm çalışanlar yetkinlikler bölümünde belirtilen, 8 adet çalışan yetkinliklerine bağlı olarak da değerlendirilirler. Yöneticiler ise ayrıca yönetici yetkinliklerine göre de değerlendirilir.

Performans ve yetkinlik değerlendirme prosedürünün amacı; çalışanların yöneticileri tarafından dönemsel hedefler vasıtası ile yönlendirilmesi ve sürekli izlenerek, iyileştirmeye açık alanların saptanması, pozitif yönlerinden azami seviyede

yararlanılması, yetkinliklerinin geliştirilmesi, kariyer planları, eğitim ve

ücretlendirmeye girdi oluşturacak bilgilerin ortaya çıkarılmasını sağlamaktır. Bu değerlendirme her kademede çalışan için geçerlidir.

Etkin bir performans değerlendirilmesinden bahsedilebilmesi için gerekli koşullar ve aşamalar aşağıdaki gibidir179:

Önkoşullar:

- Çalışanların öncelikle şirketin ortak değerlerini, vizyon, misyon, ilke, politika, strateji ve hedeflerini, önceliklerini öğrenmesi sağlanmalıdır. Bu yöneticilerin asli görevidir.

- Bu açıklamalar doğal olarak eleman işe girerken anlatılsa da en iyi algılama, işi yaparken gerçekleşir. Bu nedenle, elemana her adımda yaptığının doğru mu yanlış mı olduğu konusunda yöneticisi tarafından geri bildirim sağlanmalıdır.

- Şirket hedeflerine ulaşılması için çalışanın yapması gereken işler ve bu işlerin tamamlanması gereken dönem net tanımlanmalıdır. Hedefler gerçekçi ve uygulanabilir olmalı, aynı zamanda her kişinin en üst performansını

göstermesi için motive edecek kadar da zorlayıcı olmalıdır. Hedef belirlenirken güçlü ve zayıf yönler iyi tespit edilmelidir. Hedefler katma değer yaratmalı, somut ve ölçülebilir olmalıdır.

Değerlendirme Esasları:

Performans ve yetkinlik değerlendirme diye iki başlık altında yapılan değerlendirmede, performans dört ana faktöre bağlı olarak ölçülür:

- Finansal (iş sonuçları): Brüt kar, kişi başı kar, genel giderler, karlılık oranları, borç-alacaklar gibi mali sonuçlarla ilgili kriterleri kapsar.

- Müşteri (iç/dış): Yeni müşteri kazanma, mevcut müşteriyi elde tutma, kaybedilen müşteriler, müşteri memnuniyeti, şikayetleri gibi iç ve dış müşterilerle ilgili kriterleri kapsar.

- Süreçler: Sahibi olunan veya içinde yer alınan süreçler ve prosedürleriyle ilgili gözden geçirmeler, iyileştirmeler, kıyaslama çalışmaları, sistem geliştirme ve verimlilik artırıcı konularla ilgili kriterleri kapsar.

- Öğrenme ve kişisel gelişim: Proje gruplarına, eğitimlere katılım, hatadan ders alınıp tekrarlanmaması, kişisel gelişimle ilgili somut çabalarla ilgili kriterleri kapsar.

Dört grup altında belirlenen hedeflerin ağırlık puanları her yıl şirket önceliklerine göre yönetsel liderlerin oyçokluğu ile belirlenir. Balnak Lojistik A.Ş. Performans Değerlendirme Formu (Ek: 3) puanların ne şekilde hesaplanacağına ilişkin gerekli açıklamaları içermektedir.

Her dönemin başında, biten dönemin performans değerlendirme görüşmeleri tamamlanır, yeni dönemin hedefleri ele alınır. Bu programda önce CEO ya da Genel Müdür, departman müdürleri ile, daha sonra da departman müdürleri kendilerine bağlı çalışanlarla görüşür. Çalışanlarla yapılan bu görüşmelerde müdürler, kendi beklentilerini ortaya koyar ve hedefler üzerinde mutabakat sağlanmaya çalışılır. Gerekli olabilecek düzenlemeler yapıldıktan sonra performans hedefleri forma yazılarak her iki tarafça paraflanır ve iki taraf birer kopya alır. Hedef belirleme toplantılarında hem değerlendiren, hem de değerlendirilen bir önceki performans değerlendirme döneminin sonuçlarını getirmeli; yeni dönem için konacak hedefler için önçalışma yapılmış

olmalıdır.

Hedeflerin Belirlenmesi:

- Kişisel hedefler, hem şirket genelinde belirlenen yıllık hedef ve stratejilerden, hem de departman hedeflerinden hareketle, karşılıklı görüşmelerde mutabık kalınarak belirlenir.

- İşe yeni başlayan çalışanların kişisel performans hedefleri birinci ayın sonunda yöneticisi ile birlikte belirlenir.

İzleme:

- Çalışanların performansları amirleri tarafından yıl boyunca sürekli izlenir. Her eleman için izleme sonuçlarının kaydedildiği bir “Eleman İzleme Verileri Dosyası” tutulur. Bu dosya, çalışanın ilk amiri tarafından takip edilir ve kağıt üzerinde veya bilgisayarda tutulabilir. Dosyanın gizliliği güvence altına alınır ve ayrıca bir kopyası olmaz.

- Elemanla ilgili dikkat çekici tüm pozitif ve negatif olaylar bu dosyaya kaydedilir. Bu sayede performans değerlendirme dönemi geldiğinde elemanla yapılacak görüşmeye baz teşkil edecek olaylar hafızalardan değil kayıtlardan yararlanılarak aktarılmış olur.

- İzleme dosyalarının kalitesi yöneticilerin başarısını yansıtır. Değerlendirme:

- Performans değerlendirmesi yılbaşı ve yıl ortasında İnsan Kaynakları Departmanı tarafından duyurulan bir program çerçevesinde yılda iki kez gerçekleştirilir. Yıl ortasında yapılan ara değerlendirme, Ek: 2’deki “Ara Değerlendirme Formu” kullanılarak yapılır. Ara değerlendirme sonunda puan verilmez ancak hedeflere ne kadar yaklaşıldığı, engeller varsa nasıl aşılacağı konuşularak kuvvetli ve iyileştirilmesi gereken alanlar not edilir. Ara değerlendirme formu da hem değerlendiren hem de değerlendirilen tarafından imzalanarak, dosyalanmak üzere TK&İK Departmanına gönderilir.

- Yıl sonu değerlendirmesi, yılbaşında hedeflerin belirlenip iki tarafın da mutabık kalıp imzaladığı form baz alınarak yapılır. Yıl sonu değerlendirmesinde puanlama yapılarak genel performans puanı belirlenir.

Yıl sonunda performans değerlendirme ile birlikte yetkinlik değerlendirmesi de yapılır. Yetkinlikler değerlendirilirken tüm çalışanlar 8 şirket yetkinliğine göre değerlendirilir. Yöneticiler ise bunların yanında 6 yönetici yetkinliği ile değerlendirilir.

Yetkinlik değerlendirmesinde kişi, diğer değerlendirenlerin görüşleriyle kıyaslamak üzere kendisini değerlendirir, kişiyi ayrıca yöneticisi ve yöneticisinin belirleyeceği iki yatay paydaşı da değerlendirir. Değerlendirilen kişi yönetici ise, tüm astları da değerlendirme yapar. “Yetkinlik Değerlendirme Formu” Ek: 4’de yer almaktadır.

Değerlendirme sonunda her iki form dosyalanmak üzere TK&İK Departmanına teslim edilir.

- Müdürler, çalışanlarıyla ilgili olarak TK&İK, Genel Müdür ve diğer müdürlerden alacakları bilgileri de değerlendirmelerine dahil ederek görüşlerini netleştirir.

- Bu görüşmede çalışanın kendini değerlendirmesindeki görüşüyle, yönetimin kanaati arasındaki belirgin farklılıklar varsa, nedenlerinin açıklığa kavuşturulmasına özen gösterilir.

- Performans değerlendirme görüşmeleri, geçmişin değerlendirilmesi dışında geleceğin planlanması amacını da taşır. Yönetici, çalışana kendisi hakkındaki değerlendirmeleri konusunda bilgi verir ve ondan da ilerde yararlanılabilecek özellikleri, eğilimleri ve alabileceği ek görev / sorumluluklar ile eğitim, ve gelişme ihtiyaçlarıyla ilgili görüş ve düşüncelerini alır ve bunlar forma kayıt edilir.

- Değerlendirmenin yapıldığı sırada değerlendirme yapanın ve

değerlendirilenin en az üç aydır beraber çalışıyor olması gerekir. Ancak üç aydan az hizmet süresi olan çalışanın formunda yöneticisi önemli gördüğü ilk izlenimlerini ve önerilerini belirtir ve performans görüşmesi yapar.

Performans Değerlendirme Sonuçlarının Etkileri:

Performans değerlendirme sonuçları aşağıdaki konuları etkilemektedir: - Prim,

- Ücret bandı,

- Kariyer Planlaması, - Eğitim Planlaması,

- Performansı olumsuz etkileyen faktörlerin giderilmesi için geliştirme çalışmaları,

- Sistemde iyileştirmeye açık alanlar.