Performans Ölçümü

Performans ölçümü, bir kurumun önceden belirlenen amaçlara ve hedeflere göre ortaya çıkan ürünleri, hizmetleri ve/veya sonuçları birlikte değerlendirmesine yönelik analitik bir süreçtir. Girdilerin, çıktıların, sonuçların ve sürecin ölçülmesi yoluyla, bir kuruluşa ait faaliyet ya da programın verimlilik veya etkinliğinin değerlendirilmesi olarak da tanımlanabilecek olan performans ölçümü genel olarak, önceden belirlenen hedefler doğrultusunda kurum veya kuruluşlar tarafından yürütülen faaliyetlerin, istenilen sonuçlara ulaşıp ulaşmadığının değerlendirilmesinde önemli bir yönetim aracı olarak işlev görmektedir (Sigmaweb).

Performans ölçümü sonucunda elde edilen bilgiler, kurum hakkında geleceğe yönelik önemli ipuçları olup, söz konusu bilgiler kurum içi ve kurum dışı amaçlar bakımından da son derece önemlidirler. Başka bir deyişle, performans ölçümü sonucunda elde edilen bilgi, kurumun daha etkin biçimde yönetilmesine ve kurum dışına hesap verme sorumluğu çerçevesinde gerçekleştirilen raporlamaya yardımcı olur. Performans ölçümünün sağlayabileceği diğer faydalar ise aşağıdaki gibi sıralanabilir (orau.govpbmhandbook1-1):

 Yöneticilere kurumlarını daha iyi yönetmeleri için elverişli bilgiler sağlar.

 Yönetim uygulamalarının gelişmesini, başka bir deyişle yöneticilerin önceden belirlenmiş sonuçlara ulaşmak üzere programlarını daha etkili biçimde yürütmelerini sağlar.

 Planlar, programlar ve süreçlerde ortaya çıkan problemlere işaret etmek suretiyle çözümler geliştirilmesine yani süreklilik temelinde bir gelişme sağlanmasına yardımcı olur.

 Kurum çalışanları ile kurum performansı arasında bağlantı kurar ve onların hesap verme yükümlülüklerini yerine getirmede güven duymalarını sağlayarak onları motive eder.

 Bütçe hazırlama sürecine açıklık getirmek suretiyle, desteklenecek faaliyetlere ihtiyaç duyulan kaynakların aktarılmasına ve ayrılacak fonların belirlenmesine yardım eder.

 Dışa dönük raporlama yoluyla kamuoyunun ilgisinin kurum hizmetlerine çevrilmesini, böylece kurum hizmet kalitesinin artmasına katkıda bulunur.

 Programların daha anlaşılır olmasına ve böylece vatandaşlara karşı hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmesine zemin hazırlar.

 Hangi alanların gelişime ihtiyaç duyduğu, nelerin daha iyi yapılabileceği ve bunların nasıl geliştirilebileceği konularında yol göstericidir.

 Kararların hayali değil, gerçeğe dayanması hususunda yardımcı olur.

Performans ölçüm sistemi oluşturulurken özellikle dikkat edilmesi gereken hususlar da birçok kaynakta aşağıdaki gibi özetlenmektedir(orau.govpbmhandbook1-1):

Amaçların açıklanması: Performans ölçüleri, kullanıcılar tanımladıktan sonra ve bunların amaçları belirlendikten sonra seçilmelidirler. Burada nihai amaç, kullanıcıların anlamlı sonuçlara ulaşmalarını sağlamak ve sunulan hizmetlerin performansı hakkında daha iyi karar almalarını sağlamak olmalıdır.

Temel Bilgiye Odaklanılması: Amaçlar açıklandıktan sonra, gereksiz bilgilerden kaçınmak amacıyla farklı performans ölçüleri arasında öncelik sıralaması yapılmalıdır. Genellikle bu aşamada, var oluş amacına uygun önceliklere odaklanılması önerilmektedir.

Kurumların İhtiyaçlarının Sıralanması: Kurumlar için anlamlı ve güncel performans bilgileri oluşturabilmek için amaçların sıralanması, performans izleme yöntem ve sürecinin oluşturulması yoluyla performans ölçümüne ihtiyaç vardır. Bu aşamada kurumla ilgili bilgilerin titizlikle toplaması gerekir.

Performans Konusundaki Bakış Açılarının Kıyaslanması: Farklı faaliyetler farklı ihtiyaçları meydana getirir. Kapsamı dar olan faaliyetler için, birkaç performans ölçüsü yeterli olabilecek iken, daha kapsamlı faaliyetler için çok sayıda performans ölçüsüne ihtiyaç duyulabilir. Bir kurumun performans ölçüleri genellikle kurum içi ve kurum dışı oluşturulan ölçülerin uygun bir şekilde harmanlanmasıyla oluşturulur.

Performans Ölçülerinin Gözden Geçirilmesi:. Kurumun amaçlarında, amaçlar arasındaki önceliklerde, performans bilgilerine karşı bakış açılarında zamanla değişim meydana gelebileceği için performans ölçülerinin güncellenmesi konusunda sürekli ve etkin bir çalışmaya ihtiyaç vardır. Daha kısa bir ifadeyle, performans ölçülerinin, önceliklerdeki ve kamu politikalarındaki değişimi yansıtacak şekilde gözden geçirilmeleri ve güncellenmeleri gerekir.

Temel Bilgilerin Güvenilirliğinin Denenmesi: Temel bilgilerin sağlam, kanıtlanabilir, önyargılardan uzak ve karşılaştırılabilir olması, performans ölçülerinin de güvenilir ve uygun bilgilere dayanması en önemli gerekliliklerden biridir.

Performans ölçüm süreci sistemli bir şekilde çalışmayı gerektirmekte olup, farklı aşamalardan oluşmaktadır.

Şekil 1. 7. Performans Ölçüm Süreci

Kaynak: Vakıf Üniversiteleri Birliği, Kürşat Aydoğan, 25–26 Temmuz 2009 - Yükseköğretim Çalıştayı, Yükseköğretimin finansmanı: Dünyadaki Uygulama.

Performans ölçümü, kurumun mevcut durumunun fotoğrafını çekerek hedeflerine ulaşıp ulaşmadığı ile ilgili bilgi verir. Ancak ölçüm sonuçlarına bakarak bir kurumun başarılı veya başarısız olduğu sonucuna varılmamalıdır. Performans sonuçlarının

PERFORMANS ÖLÇÜM SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ

PERFORMANS ÖLÇÜ VE GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ

VERİLERİN TOPLANMASI VE VERİ ALANI OLUŞTURULMASI

SORUMLULUK ALANLARININ VE SORUMLULARIN TESPİTİ VERİ ANALİZİ YAPILARAK

PERFORMANS ÖLÇÜM SONUÇLARININ ALINMASI

PERFORMANS ÖLÇÜMÜ YAPILACAK FAALİYETİN

hedeflerden sapması dışsal faktörler gibi kurumun tamamen kontrolü dışındaki beklenmeyen olaylardan kaynaklandığı durumlarda kurumu başarısız olarak değerlendirmek doğru değildir. Ancak, ayrıntılı bir performans değerlendirmesi sonunda kurumun başarılı veya başarısız olup olmadığı ve bu sonucun neden kaynaklandığı hakkında yargıya varılabilmek mümkündür. Performans değerlendirmesi program değerlendirmesini de içine alan öndeğerlendirme ve uygulama sonrası değerlendirme ile kurum içi ve kurum dışı değerlendirme gibi pek çok türü kapsayan daha geniş bir kavramdır. Performans değerlendirilmesi yoluyla; kamusal politikaların seçimi ve uygulanması sonucunda oluşan başarı ve başarısızlığın ortaya çıkarılması, başarısızlık ile karşılaşılması durumunda nedenlerinin araştırılarak gerekiyorsa devam eden faaliyet ve proje uygulamalarına son verilmesi, geleceğe dönük politikaların doğru bir şekilde oluşturulması amacıyla karar vericilere gerekli bilgilerin sağlanması amaçlanmaktadır (Yenice, 2006a).

Tablo 1. 2. Performans Esaslı Bütçe

Kuruluş X Kurumu

Program Kurum Tanıtımı

Performans Hedefi

Öğrenci Sayısının %4 artırılması

Önceki yıl

Cari yıl Sonraki yıl

Cari Sermaye Transferler

TOPLAM xxx TL xxx TL xxx TL

Kaynak: Bahadır Yıldız, Performans Yönetimi ve Bütçeleme’den Kültür Bakanlığı örneği, Kurum olarak üniversiteye uyarlanmıştır.