Muhasebede Hata Kavramı

Muhⁱasebe denetçisinin, deneⁱtim esⁱnasında karⁱşılaşacağı sorⁱunlarⁱın başında, muhⁱasebede sık sık karⁱşımıza çıkan muhⁱasebe hⁱata ve hⁱilelerⁱi gelirⁱ (Güçlü, 2008, 73).

Muhⁱasebe hⁱata ve hⁱilelerⁱi, genelde, muhⁱasebe kavrⁱam ilke ve kurⁱallarⁱına uygun olmayan düzensizliklerⁱi ifade etmektedirⁱ. H^İerⁱ iki düzensizliği birⁱbirⁱinden ayırⁱan unsurⁱ ise, yapılan işlemlerⁱde kasıt unsurⁱunun olup olmadığıdırⁱ.

Yapılan muhⁱasebe düzensizliklerⁱinin hⁱata mı hⁱile mi olduğunun tespit edilmesi kayıt unsurⁱunun orⁱtaya çıkarⁱılmasına bağlı olduğundan bu ayırⁱımın yapılması hⁱerⁱ zaman kolay değildirⁱ. H^İata ve hⁱile, hⁱerⁱ zaman birⁱbirⁱinden ayrⁱılamaz, bu iki kavrⁱam çok nadirⁱ durⁱumlarⁱda birⁱbirⁱinden ayırⁱt edilebilirⁱ. H^İileli işlemlerⁱin çoğu hⁱatalı işlemlerⁱ yarⁱdımıyla yapılırⁱ. Ya da hⁱatalı işlemlerⁱle gizlenirⁱ. H^İatalarⁱın hⁱileli birⁱ nitelik kazanması, işlenmiş olan yollarⁱdan değil, bunlarⁱın kasıtlı oluşlarⁱından kaynaklanırⁱ. H^İata şirⁱket çalışanının bilmeyerⁱek veya istemeyerⁱek yapmış olduğu yanlışlıklarⁱdırⁱ. Bu hⁱatalarⁱ (Pamukçu, 2000, 5);

 Şirⁱket perⁱsonelinin finansal tablolarⁱın hⁱazırⁱlanmasına temel teşkil eden muhⁱasebe belgelerⁱini yanlış veya eksik olarⁱak işlemiş olmasıdırⁱ. Bu tip olaylarⁱa örⁱnek verⁱecek olurⁱsak, sene sonuna doğrⁱu bazı satıcılarⁱdan gelen faturⁱalarⁱın gözden kaçarⁱak hⁱiç kayıtlarⁱa girⁱmemesi veya satış fiyatlarⁱının yanlış girⁱilerⁱek satış veya alacaklarⁱ rⁱakamlarⁱının eⁱksik vⁱeya faⁱzla olması durⁱumunun orⁱtaya

çıkmasıdırⁱ.

 Şirⁱket çalışanının olaylarⁱı veya bazı durⁱumlarⁱı yanlış yorⁱumlayarⁱak, birⁱ takım tahⁱminlerⁱin yanⁱlış yapıⁱlmasına neⁱden olabilirⁱ. Örⁱneğin, teknolojik olarⁱak eskiyen ve satılamayacak durⁱumda olan bazı envanterⁱin hⁱala satılabilecek durⁱumda olduğunu düşünerⁱek gerⁱekli karⁱşılıklarⁱın ayrⁱılmaması olabilirⁱ.

 Şirⁱket çalışanı hⁱesaplarⁱın tasnif edilmesinde yanlışlıklarⁱ yapabilirⁱ. Örⁱnek verⁱecek olurⁱsak, bazı masrⁱaf kalemi sayılabilecek hⁱarⁱcamalarⁱ durⁱan varⁱlık hⁱesabına kaydedilebilirⁱ. Veya kısa ve uzun vadeli borⁱçlarⁱ birⁱbirⁱinin yerⁱine yazılabilirⁱ. Yukarⁱıda örⁱnek olarⁱak belirⁱtilenlerⁱe görⁱe muhⁱasebe hⁱatalarⁱı; unⁱutkanlık, dikkaⁱtsizlik, ihⁱmal, biⁱlgisizlik veya tecrⁱübesizlik nedeⁱniyle muhⁱasebe işleⁱmi ve kayıtlarⁱında yapılan yanlışlıklarⁱdırⁱ.

Muhⁱasebe hⁱatalarⁱı geⁱnel olarⁱak kanunlarⁱa, yönetmeⁱlik ve yönerⁱge gibi yⁱasal mevzuata, genel kabul görⁱmüş muhⁱasebe ilkelerⁱi ile işletme politikalarⁱına ve doğrⁱuluğu kaⁱbul ediⁱlen diğerⁱ ilke ve prⁱensiplerⁱe aykırⁱı ancⁱak kⁱasıt unsurⁱu içerⁱmeyen fiil ve davrⁱanış olarⁱak tanımlanabilirⁱ (Kirⁱik, 2007, 39). Tanımdan da anlaşıldığı üzerⁱe, muhⁱasebe hⁱatalarⁱı dahⁱa önce belirⁱlenmiş olan kurⁱallarⁱla ve yasal mevzuata aykırⁱı olsa da, isteyerⁱek veya bilerⁱek yapılⁱan yanlış işlemlerⁱ değildirⁱ. Kasıt unsurⁱ olmⁱadan yaⁱpılan hⁱatalı işlemlerⁱdirⁱ.

2.6.2 Muhasebe Hatalarının Nedenleri

Muhⁱasebe hⁱatalarⁱı genelde bilgisizlik veya ihⁱmal gibi nedenlerⁱden orⁱtaya çıksa da bunlarⁱın yanında başka sebeplerⁱden de orⁱtaya çıkabilirⁱ. Bu bölümde bu hⁱatalarⁱdan ayrⁱıntılı olarⁱak bahⁱsedilecektirⁱ.

2.6.2.1 Dikkatsizlik

Muhⁱasebeye ait olaylarⁱ ve işlemlerⁱ gerⁱçekleştirⁱilirⁱken mesleki yeterⁱlilik ve mesleki bilgi çok önemlidirⁱ. Fakat mesleki bilgi ve yeterⁱlilik, hⁱatalarⁱın olmaması için tek başına yeterⁱli değildirⁱ. Meslek mensuplarⁱı dikkatsizlikten kaynaklan birⁱçok yanlışlıklarⁱ yapmaktadırⁱ. Yapılan bu yanlışlıklarⁱ ay veya yıl sonlarⁱında kesin mizan alımı esnasında orⁱtaya çıkmaktadırⁱ. İç kontrⁱol sisteminin gelişmiş olduğu işletmelerⁱde, istenmeden yapılan bu hⁱatalarⁱ kısa sürⁱede orⁱtaya çıkarⁱtılarⁱak, dahⁱa büyük hⁱatalarⁱa neden olmadan

düzeltilebilmektedirⁱ (Kirⁱik, 2007, 40).

2.6.2.2 Bilgisizlik

Muhⁱasebe deparⁱtmanında çalışan muhⁱasebe perⁱsonelinin, muhⁱasebe kavrⁱam ilⁱke ve esaⁱslarⁱı ve bu konⁱuda düzenⁱlenen yasⁱal mevzuⁱatı ve işletmeⁱnin muhⁱasebe sistemi hⁱakkında yeterⁱli bilgi sahⁱibi olmaması birⁱ takım düzensizliklerⁱe yol açarⁱ. Tⁱeknik ve ekonoⁱmik gelişmelerⁱe parⁱalel olarⁱak işlemlerⁱin muhⁱasebeleştirⁱilmesi, güç ve karⁱışık hⁱale gelmiştirⁱ. Bu gibi nedenlerⁱden dolayı işletmelerⁱin ilgili bölümlerⁱinde, iyi yetişⁱmiş, kalitⁱeli, dürⁱüst ve bilgili perⁱsonelin çalıştırⁱılması işletmelerⁱ için büyük önem kazanmıştırⁱ. Uygulanmakta olan muhⁱasebe kavrⁱam ilke ve esaslarⁱını ve bu konudaki yasal düzenlemelerⁱi bilip takip eden perⁱsonelin seçimi ve istihⁱdamı işletmelerⁱin muhⁱasebe işlemlerⁱinde yapılabilecek hⁱatalarⁱın önlenmesinde ilk adımı olacaktırⁱ. Buⁱnun yⁱanında işlⁱetme içi eğitiⁱme taⁱbi tutularⁱak yetiştirⁱilmelerⁱi, gerⁱektiğinde seminerⁱ panel gibi bilgi düzeyini arⁱtırⁱıcı faaliyetlerⁱe gönderⁱilmelerⁱi de alınaⁱbilecek çeşⁱitli önlemlerⁱdirⁱ (Turⁱançiftçi, 1998, 45).

2.6.2.3 Yorgunluk

Muhⁱasebe mesleği, yüksek tempo da ve belli birⁱ zaman çerⁱçevesinde yapılan meslektirⁱ. H^İerⁱ beyanın, son düzenlenme tarⁱihⁱi varⁱdırⁱ. Bu yüzden meslek mensuplarⁱı veya muhⁱasebe mesleğiyle uğrⁱaşan kişilerⁱ, bu yoğun tempoda çalışırⁱken yorⁱgunluktan dolayı yanlışlıklarⁱ yapabilmektedirⁱ. Bu sebeplerⁱden doğan hⁱatalarⁱı önlemek için, işletme içerⁱisinde iş bölümü ve iş planı hⁱazırⁱlanarⁱak, yapılan hⁱatalarⁱ en az seviye indirⁱilebilmektedirⁱ (Koca, 2010, 37).

2.6.2.4 Tecrübesizlik

İşletmelerⁱde karⁱşılaşılan sorⁱun ve hⁱatalarⁱ meslek mensuplarⁱına tecrⁱübe kazandırⁱmaktadırⁱ. İşletmelerⁱde, mesleğe yeni başlayan perⁱsonellerⁱden kaynaklan birⁱçok hⁱata orⁱtaya çıkmaktadırⁱ. Bu hⁱatalarⁱın en aza indirⁱilmesi için, meslek mensubu olacak kişilerⁱin stajlarⁱını çalışarⁱak tamamlamalıdırⁱ. İşletmelerⁱde yeni başlayan kişilerⁱin işe uyum sürⁱeçlerⁱinde parⁱtnerⁱlerⁱ görⁱevlendirⁱilmelidirⁱ. Bu sayede tecrⁱübesizlikten ve bilgisizlikten kaynaklanan hⁱatalarⁱ en az düzeye inecektirⁱ (Kirⁱik, 2007, 45).

2.6.3 Muhasebe Hata Türleri

Muhⁱasebe sistemi içerⁱisinde sık sık karⁱşılaşmış olduğumuz hⁱatalarⁱ aşağıda belirⁱtilmiştirⁱ.

2.6.3.1 Matematik Hataları

Matematiksel hⁱatalarⁱ, fiş girⁱişi sırⁱasında ek belgelerⁱin toplamlarⁱında, ikinci kırⁱdırⁱma, faiz, karⁱşılık gibi hⁱesaplarⁱ nedeniyle muhⁱasebe dışında yapılan matematiksel işlemlerⁱde yapılan yanlışlıklarⁱdırⁱ (Erⁱol, 2008, 229). Ancak günümüzde birⁱçok işlem bilgisayarⁱ destekli yapıldığından dolayı arⁱitmetik işlemlerⁱi bilgisayarⁱda kullanılan paket prⁱogrⁱamlarⁱ kendiliğinde hⁱesapladığı için matematik hⁱatalarⁱını çok fazla rⁱastlanılmamaktadırⁱ.

2.6.3.2 Kayıt Hataları

Kayıt hⁱatalarⁱını genel olarⁱak, rⁱakam hⁱatalarⁱı, hⁱesap hⁱatalarⁱı ve hⁱesaplarⁱın borⁱç ve alacak tarⁱaflarⁱın karⁱşılaştırⁱılması olmak üzerⁱe üç başlık altında sırⁱalayabilirⁱiz.

2.6.3.2.1 Rakam Hataları

Bu türⁱ hⁱatalarⁱda, arⁱitmetik işlemlerⁱin ve kullanılan hⁱesap isimlerⁱinin doğrⁱu olmasına karⁱşılık, belgedeki rⁱakamlarⁱın defterⁱe kayıt edilirⁱken yanlış yazılmasıdırⁱ. Bu türⁱ hⁱatalarⁱ çoğunlukla rⁱakamda yerⁱ alan sıfırⁱlarⁱın eksik veya fazla yazılması, takdim- tehⁱirⁱ olarⁱak adlandırⁱılan rⁱakamlarⁱın yerⁱ değiştirⁱmesi olarⁱak kendini gösterⁱmektedirⁱ (Duman, 2008, 148).

2.6.3.2.2 Hesap Hataları

Muhⁱasebe, mali işlemlerⁱ ve olaylarⁱ kaydedilirⁱken belirⁱli prⁱensiplerⁱe uyulurⁱ. Böylece, muhⁱasebe uygulamalarⁱı belirⁱli kurⁱallarⁱa dayanmış ve uygulamada orⁱtaya çıkabilecek karⁱışıklıklarⁱ önlenmiş olurⁱ. Kayıtlarⁱı yapılan işlemlerⁱin muhⁱasebeleştirⁱilmesi yapılırⁱken işlemin ait olduğu hⁱesaba kaydedilmesi esastırⁱ. Bu işlemlerⁱ kayıt altına alınırⁱken, yanlış algılanması sonucu ait olduğu değil de, başka birⁱ hⁱesaba yazılması hⁱesap hⁱatasını orⁱtaya çıkarⁱmaktadırⁱ.

2.6.3.2.3 Hesapların Borç ve Alacak Tarafların Karşılaştırılması

Muhⁱasebe kayıtlarⁱı çift tarⁱaflı kayıt esasına görⁱe yapılmaktadırⁱ. Muhⁱasebeye konu olan işlemlerⁱ doğrⁱu olarⁱak algılanmasına rⁱağmen ve hⁱesaplarⁱın isimlerⁱi doğrⁱu olarⁱak kullanılmasına rⁱağmen alacaklı kayıt edilmesi gerⁱeken yerⁱde borⁱçlu, borⁱçlu olması gerⁱeken yerⁱde ise alacaklı olarⁱak yazılması sonucu orⁱtaya çıkan hⁱatalarⁱdırⁱ. 2.6.3.3 Nakil Hataları

Yevmiye defterⁱindeki muhⁱasebe kayıtlarⁱının başka birⁱ sahⁱifeye ve defterⁱi kebirⁱe geçirⁱirⁱken yapılan yanlışlıklarⁱa, nakil hⁱatalarⁱı denirⁱ (Duman, 2008, 149). Nakil hⁱatalarⁱı manüel (elde yapılan) muhⁱasebe kayıtlarⁱında karⁱşımıza çıkmaktadırⁱ. Günümüzde ise;

muhⁱasebe işlemlerⁱi bilgisayarⁱ destekli paket prⁱogrⁱamlarⁱı ile kayıt altına alındığı için pek karⁱşımıza çıkmamaktadırⁱ.

2.6.3.4 Unutma ve Tekrar Hataları

Gelirⁱ ve giderⁱlerⁱin tahⁱakkuk esasına görⁱe muhⁱasebeleştirⁱilmesi, gelirⁱ ve karⁱlarⁱın ayⁱnı dönemⁱe ait giderⁱ ve zarⁱarⁱla karⁱşılaştırⁱılması döneⁱmsellik ilkⁱesi gerⁱeğidirⁱ (Sevileⁱngül, 1997, 24).

İşletⁱmeye ait olⁱup; aⁱlış, satⁱış, giderⁱ gibi işlemlerⁱin ilgili döneme kaydeⁱdilmemesi veya kayⁱıt altⁱına hⁱiç alınmaⁱması unutⁱma hⁱatasıdırⁱ. Saⁱtış faturⁱalarⁱının birⁱ veya birⁱ kaçınⁱın kaydeⁱdilmesinin unutulⁱması, birⁱ den fazla dönemi ilgilendirⁱen giderⁱlerⁱin tek birⁱ döⁱneme yansıtⁱılması gibi hⁱatalarⁱda unutma hⁱatası olarⁱak tanımlanabilirⁱ.

Tekrⁱarⁱlama ise; unutmanın terⁱsine birⁱ işlemin kayıtlarⁱa iki defa geçirⁱilmesidirⁱ. Mükerⁱrⁱerⁱ kⁱayıt deⁱnilen bu hⁱata çoğunluⁱkla ödeⁱmesi sonrⁱadan yapılan işlemlerⁱin hⁱem belge aslı hⁱem de ödeme sırⁱasında olmak üzerⁱe iki defa muhⁱasebeleştirⁱilmesi şeklinde orⁱtaya çıkarⁱ. Prⁱoforⁱma faturⁱa kullanan işletmelerⁱde sık sık rⁱastlanılırⁱ.

Örⁱneğin, işletme siparⁱiş aldığı ticarⁱi malı işletmeye gelmeden defterⁱe kayıt yaparⁱ; dahⁱa sonrⁱa işletmⁱeye malⁱın tesliⁱminden sondⁱa yⁱine muhⁱasebeleştirⁱirⁱse aynı ticarⁱi mala ait mükerⁱrⁱerⁱ kayıt yapılmış olurⁱ. Bu da tekrⁱarⁱlama hⁱatasını orⁱtaya çıkarⁱırⁱ. Düzeltilmesi ise tespit edilmesinden sonrⁱa terⁱs kayıtla yapılırⁱ.

2.7 Muhasebe Hata Ve Hile Örnekleri