Muhasebe Bilgi Sistemi’nin Tanımı

Henry Fayol’a göre, işletmelerin temel fonksiyonları arasında sayılan, aynı zamanda bir görme organı olan muhasebe, nerede bulunduğunu ve nereye doğru gidildiğini her an bildirmek ve iktisadi durum hakkında doğru, açık ve kesin bilgiler vermekle görevlidir (Hiçşaşmaz, 1970: 86-87).

Optimum kar elde etme amacıyla hareket eden işletmelere ilişkin değer hareketlerini izleyen, saptayan ve yorumlayan tekniklerin tümü işletme ekonomisinin bir kolu olan muhasebenin konusunu oluşturmaktadır. Bir ölçü ve iletişim süreci olarak belirtilen muhasebe şu biçimde tanımlanabilir: Tamamen veya kısmen mali karakterde ve para ile ifade edilebilen işlemlere ait anlamlı ve güvenilir bilgileri sağlayacak biçimde verilerin ilgili kaynaklardan toplanmasına, doğrulukların saptanmasına, kaydedilmesine, tasnif edilmesine, raporlar halinde sunulmasına, analiz ve yorumlanmasına muhasebe denir (Koç, 1998: 1-2).

Diğer bir tanımda da muhasebe, bir örgütün kaynaklarının oluşumunu, bu kaynakların kullanılma biçimini, örgütün davranışları sonucu bu kaynaklarda meydana gelen artış veya azalışları ve örgütün finansal açıdan durumunu; ilgili kişi ve kuruluşlara ileten bir ‘bilgi sistemidir’ (Sevilengül, 1994: 9).

Bir bilgi sistemi olarak muhasebe, işletmede bağımlı olarak, değişen boyutlarda görev yüklenir. Bir kısım işletmeler muhasebeyi vergi matrahının belirlenmesine veya borç alacaklarının işlenmesine yetecek düzeyde uygularken, bir kısım işletmeler ise tüm ilgi gruplarının bilgi ihtiyacına verebilecek güçte bir muhasebe uygulamasını gerçekleştirmeye çalışır.

Günümüzde evrimsel bir süreç geçirmekte olan muhasebe, geleneksel olarak, işletme eylemlerini kayıtlama, sınıflama, özetleme ve raporlama işlevini korumaktadır. Bu işlev temelinde muhasebe, işletme içindeki ve dışındaki kişilere gereksindikleri finansal nitelikteki bilgileri sağlamayı amaçlar. Bu amacı yerine getirmeye yöneltilmiş muhasebe işlevi, ham veriyi finansal bilgiye dönüştüren bir grup bileşenden oluşacaktır ve bu, gerçek anlamda bir sistemdir. Nitekim, muhasebe alanında son otuz yıl içinde görülen önemli gelişmelerin başında muhasebenin bir sistem olarak ele alınması gelmektedir. Bu kavramın ortaya çıkması ve gelişmesinde en önemli iki etken, bilgisayarların çok küçük bir zaman aralığında çok büyük bir etkinlik sağlaması ve işletmeler ile örgütlenmelerini inceleyen birçok sosyal bilimcinin sistem yaklaşımını benimsemesidir (Erdoğan ve Erdoğan, 1996: 57–58).

Muhasebe günümüzde işletmelerin yönetim bilgi sistemine çok önemli katkıları bulunan bir bilgi sistemi niteliğindedir. Muhasebe bilgileri çoğunlukla finansal ölçülerle ifade edilir. Bununla birlikte muhasebe raporlarında bazen finansal biçimde ifade edilmeyen bilgilere de yer verilebilir. Muhasebe raporlarının yöneticiye, ihtiyaç duyacağı bilgileri ulaştırması gerekir. Gerçekte muhasebe finansal biçimde ifade edilebilen olaylarla ilgili bilgileri sistematik biçimde toplamak açısından çok gelişmiş bir sistemdir. Finansal muhasebe ve maliyet muhasebesinin literatürde ayrı ayrı sunulan amaçlarının bir araya getirilmesi ile muhasebenin temel amaçlarına ulaşılabilir. Şöyle ki (Urlu, 2002: 65-66); İşletmenin istenen belirli bir andaki varlıklarını, borçlarını ve öz sermayesini göstermek, İşletme faaliyetlerinin istenen zaman aralığındaki sonuçlarını, giderleri, gelirleri ve

karlarını saptayarak, ortaya koymak, İşletme faaliyetlerinin planlanmasında, kontrolünde ve bu alanda alınan kararlarda, gerekli olan bilgileri sunmaktır.

Muhasebe Bilgi Sistemi’nin açık bir sistem olması nedeniyle üretilen bilgiler, işletme içi ya da işletme dışı bilgi kullanıcılarına sunulur. İşletme dışı bilgi kullanıcıları çoğu zaman bilgi ihtiyaçlarını temel finansal tablo olarak ifade edilen bilânço ve gelir tablosundan karşılamaktadır. İşletme içi bilgi kullanıcıları ise finansal tabloların yanı sıra, diğer bazı özel raporlara da ihtiyaç duyarlar (Karakaya, 1994: 3-10). Muhasebe Bilgi Sistemi’nin kapsamını belirlemede aşağıdaki öğeler rol oynamaktadır (Esatoğlu, 1995: 53- 54).

Muhasebe bilgi sistemi bir ekonomik birimin faaliyetini ve faaliyetinin sonuçları hakkındaki bilgileri sağlamaktadır. Bu ekonomik birim hukuki kişilikler içinde yer alan kişilikler olduğu gibi (A.Ş., Adi Ort. vb.) hukuki kişilik içindeki farklı birimleri (maliyet merkezi, sorumluluk merkezi, kar merkezi, şube vs.) de olabilmektedir.

Ekonomik birimler hakkındaki bilgilerden yalnız para ile ölçülebilen değerler muhasebe bilgi sistemine konu olmaktadır.

Ekonomik birimlerle ilgili ve para ile ölçülebilen veriler, Muhasebe Bilgi Sistemi içerisinde belirlenmekte, ölçülerek kaydedilmekte, sınıflandırılmakta, özetlenmekte ve yorumlanarak ilgili kişiye iletilmektedir.

Bilgileri alan ve kullanan kişiler ekonomik birimlerin yöneticileri veya işletme ile doğrudan veya dolaylı bir çıkar ilişkisi olan kişi ve kurumlar olmaktadır. İşletme yöneticileri iç kullanıcılar, diğerleri ise dış kullanıcılardır.

Muhasebe bilgileri çeşitli kullanıcılar tarafından farklı amaçlarla talep edilmektedir. Genel olarak kullanıcılar muhasebe bilgilerini ekonomik faaliyetlerin planlaması, kontrolü ve faaliyetlere ilişkin kararlarda kullanılmaktadır. Bu kullanıcıların bilgi gereksinimleri oldukça geniştir ve birbirinden farklılıklar göstermektedir. Dış kullanıcıların bilgi gereksinimi için genel amaçlı finansal tablo ve raporlar hazırlanmaktadır.

Sağlanan muhasebe bilgileri temel olarak kaynak dağılımı konularında karar almak için kullanılmaktadır.

Muhasebe Bilgi Sistemi’nde veri veya bilgiler, bütün sistemlerde olduğu gibi, ‘Girdi-Dönüşüm Süreci-Çıktı’ akışını takip eder. Bu akışa uygun olarak öncelikle veriler veya bilgiler sisteme dahil edilir. Veriler veya bilgilerin sisteme dahil edilmesinde belgeler kullanılır. Daha sonra bu veri ve belgeler, bir kayıt ortamı içinde bilgi işlem faaliyetleri ile çıktılara dönüştürülerek ilgili taraflara raporlar şeklinde sunulur.

Muhasebe Bilgi Sistemi’nin girdisi işletmede meydana gelen finansal nitelikteki işlem ve olaylara ilişkin muhasebe verileridir. Sisteme giren muhasebe verileri bir dizi işlem sürecinden geçirilerek çıktı olarak elde edilen tablo ve raporların içerikleri kullanıcıların ihtiyaçlarına göre, muhasebe bilgisi ya da bir başka işlem sürecine girecek yarı işlenmiş muhasebe verisi niteliğini kazanabilir (Atabey vd., 2004: 11).

Bir sistem olarak finansal muhasebe modeli şekil yardımıyla aşağıdaki biçimde gösterilebilir.

Şekil 2.4. Muhasebe Sisteminde Bilgi Akışı

Kaynak: Atabey ve Diğerleri, (2004); Genel Muhasebe- Dönem Sonu İşlemleri, Atlas Kitabevi, Konya. s.12.

Şekilde 2.4.’de görüldüğü gibi muhasebe bilgi sistemi açık sistem olması dolayısıyla, bu sistemde üretilen bilgiler işletme içi ve işletme dışındaki bilgi kullanıcılarına çeşitli raporlar aracılığıyla iletilir.

Yukarıda Şekil 2.4.’de olarak gösterilen finansal muhasebe sisteminde işlem akışı ayrıntılı olarak aşağıda Şekil 2.5.’de de gösterilmektedir.

Şekil 2.5. Finansal Muhasebe Ayrıntılı Akış Şeması