Etkin Bir Raporlama Sistemi

Muhasebe bilgi sisteminin nihai ürünü olan işlenmiş bilgi, kullanıcılara raporlar vasıtasıyla sunulmaktadır. Muhasebe raporları, bilgi sisteminin son aşamasında gerçekleştiği için, bundan önceki aşamalarda yapılan organizasyon faaliyetleri çok önemlidir. Çünkü bilgi sistemine veri girişini sağlayan, örneğin herhangi bir belgede yanlış bulunan bir bilgi, raporların tamamen yanlış hazırlanmasına sebep olabilir. Bu nedenle titizlikle hazırlanan ayrıntılı bir rapor ortaya çıkartılsa bile yanlış veri girişi sebebiyle beklenen amaç hâsıl olmaz. Bu nedenle etkin bir raporlama sisteminin temelini, muhasebe organizasyonunun başlangıç aşaması oluşturur. Ayrıca kontrol mekanizmasının iyi işlemesi de raporlama sisteminin etkinliğine katkıda bulunmaktadır.

Muhasebe bilgi sisteminden yararlanan gruplar, işletme içi ve işletme dışı diye ikiye ayrılır. Bilgi sisteminden yararlanan bu çıkar grupları, kendileri için yararlı bilgileri mali tablolar sayesinde elde ederler. O halde hazırlanan raporlar da işletme içi ve işletme dışı diye ikiye ayrılmaktadır. İşletme içi raporlar, yöneticilerin karar alması için sunulan bilgileri içerirken, işletme dışı raporlar da işletme dışındaki üçüncü kişileri ilgilendiren bilgileri içerir.

İşletme içi raporlar, işletmedeki yönetim kademelerinin bilgi ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik hazırlanan raporlardır (Savsar, 2005, s.58). Ancak işletmenin yönetim kademesi de kendi içinde ikiye ayrılır. Bu yönetim düzeyleri, üst yönetim düzeyi ve yürütücü(uygulayıcı) yönetim düzeyi olmak üzere ikiye ayrılır. Bu iki yönetim düzeyinin bilgi gereksinimleri farklıdır. Üst yönetim düzeyi, işletmeyi bir bütün olarak değerlendireceği için işletmenin faaliyet sonuçları ile ilgili aylık, üç aylık ya da yıllık raporlara ihtiyaç duyar.

İşletme içi raporlar, iç bilgi kullanıcılarına yönelik karar alma ve kontrol süreci için gerekli olan sorumluluk raporları, bütçeler, sapma analizi, maliyet-hacim-kar analizleri, performans raporları ve özel amaçlı çeşitli raporlardan oluşur (Sürmeli vd., 2006, s.203).

İşletme yöneticileri muhasebe raporlarından aldıkları bilgilerle işletmenin geçmişini değerlendirebileceği gibi, bu bilgileri gelecekle ilgili planlarında da

kullanabilir. Geçmiş dönem faaliyetlerini planlananla gerçekleşenin arasındaki farklara bakarak değerlendirebilir. Geleceği ise geçmiş dönem verilerinden yola çıkarak ülke ekonomisi ve işletmenin bulunduğu sektörün de durumu dikkate alınarak gelecekle ilgili bütçeler hazırlayarak değerlendirebilir.

Gelecekle ilgili bir değerlendirme ya da plan yapılmak isteniyorsa, işletme bütçeleri kullanılmalıdır. Özellikle küçük işletmeler için nakit bütçeleri çok önemlidir. Bir nakit bütçesi, tahmini olarak dışarıya ve içeriye olan para akısını gösterir. Küçük işletmelerin başarısızlık sebeplerinden bir tanesi de, nakit akısını yönetememeleri olduğu için, bir nakit bütçesi doğru müdahalenin yapılması için erken uyarı sistemi sunmaktadır (Romneysteinbart, 2003, s.34).

Muhasebe bilgi sisteminin ürettiği bilgilerden işletme dışında bulunan ve işletmenin yaptıkları faaliyetlerle ilgili bilgi sahibi olmak isteyen kişilere yönelik düzenlenen muhasebe raporları ise dış raporlardır. Dış raporlar, muhasebe ilkelerine bağlı olarak düzenlenen bilânço, gelir tablosu, nakit akım tablosu, fon akım tablosu, öz sermaye değişim tablosu ve kar dağıtım tablosu gibi raporlardır. Aynı zamanda bu raporlardan işletme yönetimi de faaliyetlerini değerlendirmek ve gelecekle ilgili plan ve program yapmak için kullanmaktadır.

Muhasebe bilgi sisteminin sayılan unsurlarının her biri birbirine zincirleme bağlıdır. Çünkü bu unsurlarda meydana gelen bir eksiklik, veri girişinden başlayarak bilgi haline dönüşene kadar mevcut olan bilgi isleme sisteminin etkinliğini kıracaktır. Bu nedenle muhasebe bilgi sisteminin iyi organize edilebilmesi için bu unsurların gelişen teknoloji ile birlikte işletmenin, işletme yönetiminin ve üçüncü kişilerin de ihtiyaçları göz önüne alınarak bütün bir yapı oluşturulması gerekmektedir.

Muhasebe bilgi sistemi, işletme faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin sağlanmasına ve arttırılmasına önemli katkılar sağlamaktadır. Bu sistemin temeli işletmede bölümler arası koordinasyonu sağlamak ve toplanan bilgileri diğer işletme departmanları ile ortak bir kurgu içinde kullanıcılara sunmaktır. Muhasebe bilgi sistemi, işletmeyi bir bütün olarak değerlendirip her bir departmanla işbirliği içinde faaliyetlerinin yürütülmesini sağlayan bir sistemdir. Bu açıdan işletmenin

sürekliliğinin sağlanması ve ortak bir kültürün oluşması açısından muhasebe bilgi sistemi son derece önemlidir.

Etkin bir muhasebe bilgi sistemi, işletmede kurum kültürünü oturtmaktadır. Kurum kültürü de işletmelerin kurumsallaşmasının bir gereğidir. Bu açıdan işletmelerin kurumsallaşması için muhasebe bilgi sisteminin iyi organize edilmesi gerekmektedir. Ayrıca kurumsal bir şirkette bilgi sisteminin iyi islemesi ve bilgi akısının çok hızlı olması, iletişimde etkinliği artırmaktadır. Bu nedenle iletişimin hızlı islemesi karar mekanizmalarını hızlandırmakta ve denetimi de etkin hale getirmektedir. Tüm bunların sonucunda kişilerden bağımsız ve etkin bir işletme yapısı ortaya çıkmaktadır. Bu da muhasebe bilgi sisteminin, kurumsallaşma üzerinde etkili olduğunu göstermektedir. Bu açıdan üçüncü bölümde uygulamalı bir şekilde muhasebe bilgi sisteminin, kurumsallaşma üzerindeki etkisi araştırılmıştır.

İşletme yöneticileri muhasebe raporlarından aldıkları bilgilerle işletmenin geçmişini değerlendirebileceği gibi, bu bilgileri gelecekle ilgili planlarında da kullanabilir. Geçmiş dönem faaliyetlerini planlananla gerçekleşenin arasındaki farklara bakarak değerlendirebilir. Geleceği ise geçmiş dönem verilerinden yola çıkarak ülke ekonomisi ve işletmenin bulunduğu sektörün de durumu dikkate alınarak gelecekle ilgili bütçeler hazırlayarak değerlendirebilir.

Muhasebe bilgi sisteminin sayılan unsurlarının her biri birbirine zincirleme bağlıdır. Çünkü bu unsurlarda meydana gelen bir eksiklik, veri girişinden başlayarak bilgi haline dönüşene kadar mevcut olan bilgi isleme sisteminin etkinliğini kıracaktır. Bu nedenle muhasebe bilgi sisteminin iyi organize edilebilmesi için bu unsurların gelişen teknoloji ile birlikte işletmenin, işletme yönetiminin ve üçüncü kişilerin de ihtiyaçları göz önüne alınarak bütün bir yapı oluşturulması gerekmektedir.

Etkin bir muhasebe bilgi sistemi, işletmede kurum kültürünü oturtmaktadır. Kurum kültürü de işletmelerin kurumsallaşmasının bir gereğidir. Bu açıdan işletmelerin kurumsallaşması için muhasebe bilgi sisteminin iyi organize edilmesi gerekmektedir. Ayrıca kurumsal bir şirkette bilgi sisteminin iyi islemesi ve bilgi akışının çok hızlı olması, iletişimde etkinliği artırmaktadır. Bu nedenle iletişimin hızlı işlemesi karar mekanizmalarını hızlandırmakta ve denetimi de etkin hale

getirmektedir. Tüm bunların sonucunda kişilerden bağımsız ve etkin bir işletme yapısı ortaya çıkmaktadır.