Kurumsallaşmanın öğeleri

Kurumsallaşma düzeyinin belirlenebilmesi için Selznick (1996) tarafından dört öğe belirlenmiştir. Bunlar; sadelik, esneklik, farklılaşma ve özerkliktir.

3.2.1.1 Sadelik

Sadelik organizasyon yapısının basit olmasıdır, ihtiyaç duyulmayan her şeyden kurtulmaktır, kaynak kullanımında az zamanda az enerjiyle daha küçük bir alanda daha az insan gücüyle mal veya hizmet üretmektir (Dalay, 2001). Bir organizasyon olarak işletme sadece bütünü itibariyle değil aynı zamanda organizasyonun çeşitli birimlerinin ilişkili oldukları alt çevre unsurlarının özellikleri ile de yapı ve işleyiş bakımından farklılık gösterebilir. Bu farklılaşma ile işletmelerdeki çalışanların zihinsel ve duygusal yönelimlerinin değişmesi ve rasyonelliği ön plana çıkarmaları işletmenin karmaşıklık düzeyini belirler.

Alt çevre unsurları ile kurulan ilişkilerde ilgili birimlerin birbirinden farklı ilişki, görev, ilke, yöntem, değerleme yöntemine sahip olması gerekebilir. Ancak yalın bir

organizasyon yapısına sahip olunması mevcut işlerin icrasında gerekli olan süreyi kısaltır ve durumu standardize ederek işlerin farklı algılanmasını önler. Böylece kurumun etkinliği artar.

Sadelik üzerinde çevresel unsurların etkisi büyüktür. Çevre unsurlarının karmaşıklık düzeyi düştükçe işletme ilke ve prosedürlerini daha kolay sadeleştirebilir. İşletmeler çevresel faklılaşma düzeyini dikkate alarak sade bir organizasyon yapısına sahip oldukları oranda kurumsallaşırlar.

3.2.1.2 Esneklik

Organizasyon ve çevre ilişkisi 4 boyutta ele alınmaktadır (Emery ve Trist, 1965). Bunlar;

1. Organizasyonun bilgi, enerji, hammadde gibi girdilerini temin ettiği çevreler, 2. Organizasyonun iç birimleri arasındaki içsel karşılıklı bağımlılık ilişkisi, 3. Organizasyonun ürettiği mal veya hizmeti gönderdiği çevreler,

4. Çevresel unsurlar arasındaki karşılıklı bağımlılıktır.

İşletmelerin ele alınan çevrelerle ilişkilerinin yoğun olduğu durumlarda çevresel unsurlardaki değişimin boyutunu öngörebilmek zor olduğu için değişime ayak uydurmak adına alınan kararları uygulamak güçtür. Değişen çevresel etmenlere ayak uydurabilen şirketler esnek organizasyon yapısına sahip şirketlerdir.

Günümüzde çevresel ilişkilerin yoğunluğu ve çevresel değişme hızının yüksekliği belirsizlik ortamı yaratmakta ve işletme için tehditler oluşmaktadır. Kaçınılmaz olarak işletmeler risk altına girmektedir. İşletmelerin varlığını tehdit eden çevresel riskler irade dışında gelişen tehlikeleri veya bir fırsat olarak değerlendirilebilecek tehditleri kapsamaktadır. Alınan riskler, esnek davranması gereken şirketler için kazanç sağlama ve büyüme imkânı doğurabilir. Çevreye uyum konusunda esnek davranabilen işletmeler kurumsallaşma düzeylerini yükseltirler.

3.2.1.3 Farklılaşma

Bir şirketin yapısı iç ve dış çevre koşullarına göre değişir. Dinamik, değişken ve belirsiz bir ortamda organizasyonun farklılaşmış olması, kurumsallaşma düzeyinin yüksekliğini artırırken durgun ve belirli bir ortamda organizasyon birimlerinin fazla

Yüksek değişme hızı olan, bilgi alma konusunda belirsizlik bulunan ve geribildirim süresi uzun olan ortamlarda faaliyet gösteren örgütlerin farklılaşma derecesi de yüksek olmaktadır. Organizasyon birimleri arasındaki farklılaşma yüksek olduğu ölçüde bütünleşme ihtiyacı da yüksek olmaktadır. Bu ihtiyacı ise sadece kurumsallaşmış organizasyonlar karşılaşmaktadır (Süder, 1989). Farklılaşma düzeyleri yüksek düzeyde olan organizasyonların kurumsallaşma düzeyleri ve bütünleşme ihtiyaçları yüksektir.

3.2.1.4 Özerklik

Kurumsallaşmış organizasyonlar kendilerine özgü özelliklere, ayırt edici yeterliliklere ya da faaliyet zincirlerine sahiptirler (Selznick, 1996). Mevcut organizasyonlardan ayırt edilebilmek için kurumların ayrı kimlikleri bulunmaktadır. Yani kurumsallaşabilmiş organizasyonlar kurum kimlikleri oluşmuş ve yönetim özgürlüklerine sahip şirket durumundadırlar. Şirketlerin geleceğini etki edebilecek konumda olan yöneticiler, işletmenin amaç ve hedefleri doğrultusunda aldıkları karar ve gösterdikleri faaliyetler ile şirketin kendine has bir kimliğinin olmasını sağlamak için çaba sarf ederler.

Kurumsal kimlik, bir işletmenin uzun dönemde gerçekleştirilmesi istenen amaçlara ulaşılabilmesi ve istenen işletme itibarının sağlanabilmesi için işletmenin kendisini ve felsefesini çalışanlarına, müşterilerine, ortaklarına ve topluma tanıtmak için kullandığı tüm metotların uygulanması, bileşimi ve yansımasıdır. Somut olarak ifade etmek gerekirse kurumsal kimliği meydana getiren unsurlar; yönetim şekli, yönetim profili, kalite ve hizmet anlayışı, ismi, logosu, iç dekorasyonu gibi unsurlardır.

Kurumsal kimlik üç şekilde kategorize edilebilir. İlk olarak tek bir görsel kimliğin kullanıldığı tek çeşit kimlikte ürün tanıtımı çok başarılıdır. Söz konusu kuruma örnek olarak OPET verilebilir. İkinci tip kurumsal kimlik desteklenmiş kimliktir. Ana firma, yan kuruluş ve markaların kendilerine ait kimlikleri mevcuttur. Koç-Beko ilişkisi buna örnektir. Son olarak markalaşmış kimlikte ise yan kuruluşların kurumsal kimlikleri mevcuttur fakat ana kuruluş ile bağlantı yok gibi görünür. Markalaşmış kimlik Unilever-Philip Morris örneğinde görülmektedir.

3.2.2 Kurumsallaşma süreçleri

Kurumsallaşma bir süreçtir. Bir program dâhilinde adım adım, aşamalar halinde yürütülmelidir. Değişken ekonomik ve sektörel ortamdan dolayı kurumsallaşma adımların sürekli gözden geçirilmeli ve değişen şartlara göre uyarlanmalıdır. Her aile işletmesi için farklı olan kurumsallaşma planının katılımcılığı özendirilecek bir şekilde hazırlanması gerekir. İşletmede çalışanların da dâhil olması ile hazırlanmış kurumsallaşma planı uygulamada sabır ve titizlik gerektirir.

İşletmeler arasında farklılıklar olmasında rağmen ortak süreçlerden geçerler. Bunlar sırası ile resmilik kazanma, varlığını devam ettirme, değer özdeşleşmesi ve farklı bir toplumsal bileşime ve tabana kavuşmadır.

3.2.2.1 Resmilik kazanma

Yasalar, tüzükler, yönetmelikler vb. resmi örgütlenme öğeleri örgüt içerisindeki iletişim ve eşgüdümü etkin bir biçimde geliştirir. Resmi olmayan işletme faaliyet ve uygulamalarına, yasal olarak tanımlanan ve resmi biçimde yerleşen bir özellik kazandırılarak kurumsallaşma sağlanır.

Dağınık bir ortamda bulunan işletme ve işletme üyeleri daha sistematik düzene kavuşur. İşletmenin içi ve dış ortamlarla olan ilişkilerinde bir düzen kurulur. Resmilik kazanan işletme, dış ilişkilerinde devlet ve toplum ile karşı karşıya kaldığı için denetleme söz konusudur. Bu durum da işletmenin sosyal sorumluluklarını yerine getirmesini sağlar.

3.2.2.2 Varlığını devam ettirme

İşletmeler sürekliliklerini sağlayabilmek için iç ve dış çevresi ile sorunlar karşısında mücadele etmektedir. Aynı zamanda iç ve dış çevrenin dengesini sağlamak da ayrı bir uğraşıdır. Yasal düzenlemeler, iş ortamındaki rakipler, ekonomik faktörler ve toplumsal çıkar grupları ile işin doğası gereği karşı karşıya gelinmektedir. İşletmenin dış çevresi ile verdiği mücadelede yöneticilere büyük sorumluluk düşmektedir. İşletmenin esas amaçlarından birisi de hayatta kalabilmek ve varlığını diğer nesillere güçlü bir şekilde aktarmaktır. İşletmenin hayatta kalabilmesi yöneticiler tarafından alınan kararlara bağlıdır. Aynı zamanda işletmenin topluma karşı olumlu bir intiba oluşturması da yöneticinin sorumlulukları artırmaktadır.

3.2.2.3 Değer özdeşleşmesi

İşletme çalışanlarının kendilerini işletmenin bir parçası olarak görmeleri, işletmenin yapısına ve uygulamalarına adapte olmaları, başka bir deyişle işletme ile çalışanların bir bütün haline gelmesi ile işletme ve çalışan değerleri özdeşleşir. Birer parça olan çalışan ve işletme bütünü oluşturur ve öncelik tek parça olan işletmenin bütünlüğündedir. İşletme içi kurumsallaşma böylece sağlanmış olur.

Çalışanlar işleri ile alakalı olarak tatmin olmamaları sonucunda gerilim ve rahatsızlık meydana gelebilir. Çalışan bu durumda içsel tatmini sağlamak adına hareket edecek ve gerginliği sona erdirecektir. Yöneticinin bu safhadaki rolü ise çalışan davranışlarının izleyerek ihtiyaçlarını giderme yönünde gayret sarf etme olacaktır. İşletmeye sonradan dâhil olacak çalışanlar, oturmuş düzenin bir parçası olduklarında işletmeye daha erken alışacaklardır. Yeni katılanlardan alınacak verim de artacaktır. 3.2.2.4 Farklı bir toplumsal bileşime ve tabana kavuşma

İşletmelerin aldıkları bazı kararlar, işletmenin yapısı ve yöntemleri üzerinde kalıcı etkilere sebebiyet verir. İşletme çalışanlarını birbirine bağlar ve işletmeye belli bir nitelik ve toplumsal bileşim özelliği kazandırır. Bileşim özelliğinin kazanımı işletmeye alınacak kişilere bağlıdır. İşletmede gerek görülen pozisyonlar için temin edilecek insan sermayesinde aranacak özellikler önemlidir. İşletmenin istediği şartlara uygun kişilerin işletmeye dâhil olması ile işletme düzeni korunur ve yeni katılanın bireysel katkısı daha fazla olur.

Bir işletmenin bütünlüğü işletmenin tabanı ile ilişkilidir. İşletmenin tabanı belirgin bir biçimde oluştuğu ve örgütü benimsediği ölçüde işletme kurumsallaşır.