Büyük ölçüde belirsiz ve karmaşık mesajların olduğu iletişim, zengin bir med- ya seçimini gerektirir. Bir performans görüşmesi ya da ücret anlaşması yüz yüze ya- pılabilir ancak bunun e- mail ile yapılması mümkün değildir. İletişimde kullanılacak aracın seçimi daha çok yöneticinin kişiliği ve seçimi ile alakalıdır. Bireysel farklılık- lar sadece belirsizliğin çok az olduğu durumlarda rol oynar. Örneğin yönetici çalışan- larını bilgilendirmek için yüz yüze ya da ofiste dolaşarak bilgilendirmeyi seçebilir ya da maille ulaşmayı tercih edebilir. Görevin kendisi aracın seçimine izin vereceği gibi cinsiyet farklılığı da aracın seçiminde etkili olabilir (Ng ve Byra,2005 :132).
Kurumlar, çalışanlarına ulaşmak için mektuplar, çalışan gazeteleri, posterler, duvar panoları, sesli mesaj anonsları, kapalı devre televizyon yayınları, kiosklar ve interneti içeren farklı araçlar kullanmaktadır (Mckee, 2005:6).
E-mail, Bölüm toplantıları, çalışanlarla yüz yüze görüşmeler, kurum gazetesi, duvar panoları, eve gönderilen mektuplar, posterler, faks, sesli mesaj, telefon görüş- meleri, tüm çalışanlara konuşma yapmak, video kayıtları gibi araçlar yöneticilerin paylaşılacak konu ve zamana göre kullanmaya karar verdikleri araçlardandır (Tubbs and Moss, 2003:458).
1.7.1. Yazılı Araçlar
Raporlar, mektuplar, hatırlatmalar, bilgisayarda elektronik ortamda yazışmalar, e-mail mesajları bu grubun içersine girmektedir. Etkili bir iletişim için yazılı mesaj-
28
ların içeriği anlaşılır ve yanlış anlaşılmalara yol açmayacak nitelikte olması gerek- mektedir (Robbins, 2005:140).
Magazin/ çalışan yıllık raporları, derinlemesine görüşmeler gibi daha uzun bil- gilendirme yöntemleri ile iletişim kurmak faydalıdır. İnsanlar dergileri saklamakta hatta onları komşuları, aileleri ya da arkadaşlarıyla paylaşmaktadırlar. Dergiler, anında bilgi verememesinden, baskısının pahalı olması ve hazırlanmasının uzun süre almasından dolayı kullanılmamalıdır. Gazete ve sirküler ise farklı bilgileri taşırlar ve tüm makaleleri okuyan kişiler için tasarlanırlar. Her ikisi de dergilerden daha hızlı ve ucuzdur. Poster ve broşürler ise etkinlikleri duyurup hatırlatmak için ya da çalışanları bir konu hakkında detaylı olarak bilgilendirmek için kullanılır (Doorley ve Garcia, 2007:153).
Yazılı iletişim araçları bireysel olarak odaklanmayı gerektirmektedir. Sadece yazı unsuru vardır ve geri bildirim zaman alır (Gatewood vd: 1995, 530).
1.7.2. Sözlü Araçlar
Sözel iletişim, yönetimin önemli bir parçasıdır. Çoğu yönetici toplantı düzen- ler, telefonla konuşur ve konuşma yapar. Sözel iletişim fayda ve sakıncayı birlikte getirir. En büyük faydalarından biri hemen geri bildirime olanak vermesi ve sözsüz iletişimle –kafa sallama gibi- bütünleşmeye imkan sağlamasıdır. Ayrıca sözlü ileti- şim kullanım olarak iletişimin diğer biçimlerinden daha kolaydır. Yazma ya da rapor hazırlama gibi karmaşık becerileri de gerektirmemektedir. Sakıncalı yönlerinden birisi, yanlış seçilmiş kelimelerin hatayı da beraberinde getirmesidir. Gürültü, sözlü iletişimdeki bir diğer yaygın problemdir (Gatewood vd., 1995:529).
Yüz yüze iletişim çoğunlukla güveni göstermek ya da resmiyetin olmadığı be- lirtmek için kullanılmaktadır (Stein,2006:252).
Yüz yüze iletişim en verimli kanalların başında gelmektedir, çünkü birçok un- suru bir arada tutmaktadır. Kullanılan kelimeler, ses tonu, yüz ifadeleri sayesinde geri bildirimin hemen verilmesi ve bireylerin iletişime odaklanması açısından önem- lidir (Mckee, 2005:6).
29 • Soru sorulabilmektedir,
• Verilen cevaplar kontrol edilebilmektedir,
• Anlaşılamayan bir konu varsa açıklık getirilebilmektedir, • Eş zamanlı olarak geri bildirimde bulunulmaktadır.
Küçük grup tartışmaları öğrenme ya da problem çözümü için kullanılır. Bu toplantılar planlanmış bir toplantıdan, yemekte bir konu üzerin de tartışmaya kadar değişik şekillerde yapılabilir. Strateji, vizyon, misyon paylaşılır. Bilgi, yukarıdan aşağı akar, her bir yönetici kendine bağlı olarak çalışanlara bilgiyi aktarır (Doorley ve Garcia, 2007:155). Bu buluşmaların faydaları çok fazladır, yönetim bir sorunu ortaya koyar, kurumdakilerin konuyla ilgili sorularını alır, kurumda birbirini tanıyan ya da tanımayan kişileri bir araya getiren tartışma grupları oluşturur, birbirini çok az tanıyan ya da hiç tanımayan aynı yaş grubundaki, insanları bir araya getirip onların network oluşturmasını sağlar (Farrat, 2003:33).
Teknolojinin bütün avantajlarına rağmen en önemli iletişim aracı 15-20 dakika- lık küçük grup toplantılarıdır (Mckee,2005:9). Grup toplantılarının popüleritesinin devam etmesinin nedeni ise yüz yüze tartışmanın iletişimin en etkili biçimi olması ve çalışanların işle ilgili haberleri yöneticilerinden aracısız almak istemeleridir. Toplan- tılarda katılımcılara, toplantı gündemi, mini broşürler, DVD yada power point sunu- mu, geri bildirim formları ve küçük parçalar verilmektedir. Bu malzemelerin veril- mesinin amacı ise hazırlık süresini azaltmak, mesaj tutarlılığı devam ettirmek ve ile- tişimin amaçlarına ulaşmaktır. Toplantılar da yeni teknolojiden nasibini almaktadır. Sunum dosyalarının ya da video görüntüsünün mail ya da intranet aracılığıyla ulaştı- rılmaktadır (Mckee, 2005:11).
Fransa, Almanya, UK, ve İtalya’da 4 bin çalışanla yapılan araştırmaya göre bi- re bir yapılan resmi toplantılar, takım toplantıları ve resmi olmayan tartışmalar % 90 oranında tercih edilmektedir. Çalışanlar aşağıdan yukarıya ve yukarıdan aşağı ileti- şimde dolaylı iletişimden çok direk yöntemleri tercih etmektedirler (Farrat, 2003:48).
30
1.7.3. Teknolojik Araçlar
Elektronik iletişim, çalışanlara bilgiyi direk ilk elden alma fırsatı vermektedir. Eğer mesajla tüm çalışanlar amaçlanmış ise yönetimden aşağı direk gönderilmelidir. İletişim kanalı ile ilgili düşünürken yöneticilerin web sayfası ve e-maili dikkatle göz- den geçirmeleri gerekmektedir. Toplantı ve diğer duyurular, e-mail ya da web sitesi yoluyla bildirildiğinde çalışanlar tarafından daha çok önemli görülüp, ciddiye alın- maktadır. Web sayfası çalışanların ihtiyacı olan tüm bilgileri içermektedir. Web site- leri formların, politika ve uygulamaların da olduğu bir arşiv niteliğindedir. Web say- fasını incelemeye zamanı olmayan çalışanlar için yöneticilerin iletişimin diğer biçim- lerini de kullanmaları gerekmektedir (White vd.,2010: 81). Web siteleri genellikle iletişim aracı olmaktan çok kurumla ilgili bilgilerin yayınlandığı bir araç olarak gö- rülmektedir (White vd. 2010:75).
Elektronik mail ya da kısaltılmış haliyle kullanılan e–mail, iletişimin hızlı bir biçimde gelişen ve kullanılan bir biçimidir. E-mail, farklı yerlerdeki kişilerle olan iletişimi hızlı bir biçimde gerçekleştirmesi açısından önemlidir. E-mail yazılmış me- sajların hızlı bir biçimde alıcıya ulaşmasını sağlar. Bilgisayarı ve mail hesabı olan herkes mesaj gönderebilir ve mesaj alabilir. Elektronik mailin olumsuz bir yanı ise sözsüz iletişim öğelerini ortadan kaldırmasıdır. Bir diğer iletişim şekli de sesli me- sajdır. Alıcıya telefonla mesaj bırakılır ve alıcıyla sonraki görüşmelere gerek olma- yan, o an bırakılması gereken kısa mesajlar için kullanılır (Bartol and Martin, 1998: 466).
İntranet iletişimi hızlı bir şekilde yayılmaktadır; çünkü hız, esneklik, renk, etki- leşim ve kolay ulaşma gibi avantajlar sağlamaktadır. İntranet multimedya, sohbet ve duvar panoları, reklamların veya kampanyaların ön izlemesini, son dakika haberlerini ve daha fazlasını sunmaktadır. Fakat insanlar intranet ekranını basılı malzeme gibi okuyamamaktadır. Gerçekte ofis bilgisayarlarının yayılması elektronik iletişime bağ- lılığı arttırmaktadır. Fakat bağlantının sınırlı ya da problemli olduğu yerlerde ya da ortamın kalabalık olması durumunda çok rahat kullanılmamaktadır (Mckee, 2005:6).
31
Telefon, diğerinin vücut hareketlerini göremediğimiz için yüz yüze iletişim ka- dar etkili değildir. Ancak geri bildirim açısından yazılı iletişim araçlarına göre daha etkilidir (Gatewood vd., 1995: 53)
32
İKİNCİ BÖLÜM
KADIN YÖNETİCİLER VE İLETİŞİM