Biçimsel (Formel) İletişim Yapısı

Biçimsel iletişim kurum tarafından resmi olarak yönetilen ve planlanmış bir şekilde bilgi akışının sağlandığı iletişim biçimidir (Trenholm, 2005: 214). Biçimsel iletişim kanalı kurum içinde emir komuta zinciri şeklinde görülür. Bu konuda en çok rastlanan aşağı doğru olan bir başka ifade yöneticilerin çalışanlara ilettiği mesajlardır (Robbins, 2005:138).

Biçimsel iletişimin başlıca özellikleri, yavaş, planlı, genellikle yazılı, kayıt al- tında, yönetim kontrollü ve yönetim yararına olmasıdır (Gibson ve Hodgetts, 1991:241). Kurum tarafından düzenlenmektedir, resmi ve planlıdır. Kurumun biçim- sel yapısının yansımasıdır, bilginin yayılmasında kimin sorumlu olduğu tanımlanmış- tır ve işle alakalı bilginin kime gideceği bellidir. Kurum tarafından düzeltilebilir (Black ve Porter, 1999:451).

1.6.1.1. Yukarıdan Aşağı İletişim

Dikey iletişim, kurumun hiyerarşik düzeninde, üst kademelerle alt kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlayan, hiyerarşi içinde hem yukarıdan aşağıya, hem de aşağıdan yukarıya kurulan iletişim biçimidir (Fleet,1988:329).

Genel olarak daha güçlü olandan az güçlü olana doğru kullanılır. Kurumlarda en çok kullanılan iletişim şeklidir. İletişimin içeriğini çoğu kez, kurumun yapısı ile ilgili bilgiler, bütçe hedefleri, politikalar, standart uygulama prosedürleri ve diğer değişikliklerin duyuruları, genel duyurular, hedeflerin açıklanması gibi bilgiler oluş-

22

turur. Bu mesajlar memolar, e-mail bireysel kanallar gibi araçlarla, dolaylı olarak ve hiyerarşiyi gözeterek bir yerden diğerine ulaştırılır. Mesajın iletilmesi sırasında me- sajda yeniden düzenleme, eksiltme, bozulma olabilir (Eunsen, 2012:514).

Bir kurumda uygulanan aşağı doğru iletişimde temel olarak beş tür bilgi iletil- mektedir (Gatewood vd, 1995:534) ; Strateji ve hedeflerin uygulanması, iş tanımları ve işin mantığı, kurumsal prosedür ve uygulamalar, çalışanların performanslarına ilişkin geri bildirim, kurumun misyonunu ve kültürel değerlerini benimsetici ve mo- tive edici bilgiler.

İş talimatında işten ne beklendiği, işin nasıl yapıldığı gibi konular yer alır. İşin gerekçesinde işin sözlü ya da yazılı olarak nasıl ve kimler tarafından yapılacağı anla- tılır. İdeoloji, gerekçenin genişletilmiş şeklidir ve kurumun felsefesidir, çalışanların işe sadakatini hedefler. Herkes benzer ya da aynı hedeflere sahip olduğunda iletişi- min daha kolay olacağı düşünülmektedir. Bilgilendirme ise çalışanlara düzenlemeler, değişiklikler gibi konularda ihtiyaç duydukları bilginin verilmesidir. Geri bildirim ise yöneticinin çalışanlara yaptıkları işle ilgili bilgi vermesinin yollarından biridir (Richmond vd, 2005: 29) .

Çalışanlar yöneticilerinden iyi niyetli bir yaklaşım gördüklerinde onlardan ge- len mesajları almaya daha gönüllü olmaktadırlar. Bu daha çok açık kapı politikasıyla ilgilidir. Yöneticinin kapısının açık olması onun çalışanlarıyla iletişime açık olduğu anlamına gelmektedir (Tubbs ve Moss, 2003:464).

Yukarıdan aşağı iletişim aracılığıyla çalışanlar işlerini nasıl yapacakları konu- sunda eğitim almakta bu da hem çalışanların hem de kurumun etkin ve verimli olma- sına katkı sağlamaktadır (Sanchez, 1999: 11).

Konuşmalar, politika ve prosedür el kitapları, çalışan el kitabı, kurum broşürle- ri, iş tanımları yukarıdan aşağıya iletişimde kullanılan araçlara örnek olarak verilebi- lir (Gatewood vd, 1995:534).

Manz and Sims 2001’e göre aşağıdan yukarıya doğru iletişimi etkileyen 3 te- mel engel vardır:

23

1- Eğer bir çalışan duygularını, düşüncelerini ya da güçlükleri ifade ettiğinde yöneticisi tarafından hedeflerine ulaşmasının engelleneceği kanısına varırsa, bu dü- şüncelerini gizler ya da değiştirir.

2- Yöneticinin duygularını gizlemesi, çalışanları ödüllendirmemesi çalışanın yönetime karşı açık olmamasına neden olur.

3- Yöneticinin kendi duygularını, düşüncelerini ya da kendi karşılaştığı güç- lükleri çalışanlarından ve alt kademe yöneticilerinden gizlemesi durumunda çalışan- lar da kendi duygu ve düşüncelerini gizleme eğiliminde olmaktadırlar (Tubbs ve Moss, 2003:466).

1.6.1.2. Aşağıdan Yukarıya İletişim

Aşağıdan yukarıya doğru dikey iletişim, kurum hiyerarşisi içinde komuta zin- cirini takip ederek yukarı doğru gider.

Yukarı doğru iletişimin konusunu genel olarak problem ve çözüm önerileri, ge- lişme / ilerlemeye ilişkin öneriler, performans raporları, çalışanların şikâyetleri, ça- tışma konuları, süreç raporları, kurumsal politikalar hakkında öneri ya da geri bildi- rimler oluşturmaktadır ve bu iletişim biçiminin etkili bir şekilde uygulanması için yöneticilerin yapması gereken açıklık ve güven unsurunu dikkate almaları ve uygu- lamaları gerekmektedir (Trenholm, 2004:218-219).

Aşağıdan yukarıya doğru iletişim aşağıdakilerin iletişime gönüllü olmaları du- rumunda etkili olmaktadır. Aşağıdan yukarıya doğru iletişim pozitif, zamanlı, güncel politikaları destekleyici, ilgili kişiye direk gönderilecek şekilde olmalı ve engellen- memeli, görmemezlikten gelinmemeli ve ya da geri gönderilmemelidir (Richmond vd, 2005: 29) .

Aşağıdan yukarıya iletişim karar alma sürecinde önemlidir. İyi performans sağ- layan kurumlarda çalışanlara kendilerinin önemsendiğini, fikirlerinin dinlendiğini düşündürmektedir. Bu da onların kuruma daha bağlı olmalarına sağlayarak, kurumun verimli ve etkin çalışmasına yansımaktadır (Sanchez, 1999: 11).

24

1.6.1.3. Yatay İletişim

Yatay iletişim, kurumlarda aynı düzeydeki departman yöneticileri ve çalışanlar arasında gerçekleşir ve daha çok farklı departmanlardaki çalışanların yeni bir pazar ya da ürün geliştirilmesi gereken durumlarda kullanılır (Trenholm, 2005: 214).

Yatay iletişimin iki özelliği vardır, yöneticilerden çok çalışanlar arasında ger- çekleşir ve çalışanlar birbirleriyle konuşurken otorite olmadığı için daha samimi ve rahat iletişim kurarlar (Richmond vd, 2005: 31) .

1.6.1.4. Çapraz İletişim

Kurumun farklı birimlerinde çalışan ast ve üstlerin arasında kurulan iletişim- dir.Çapraz iletişim kurumlarda sorunların analiz edilmesi ve kısa sürede çözüme ula- şılması için yoğun olarak kullanılmalıdır. Çapraz iletişim farklı birimlerin birbirleri- ne karşı sorumluluklarını daha iyi kavramalarını, yardımlaşmalarını kolaylaştırır. Çapraz iletişim ayrıca bireylerin kurum içinde empatik iletişim kurma yeteneklerini geliştirir (Tutar vd., 2003:74-75).