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Atualmente a empresa possui um escritório de apoio sediado na capital, localizado no bairro Novo Mondubim, rua São Turíbio 30. De acordo com os registros deste ano, a empresa conta com um escritório equipado com sistema ERP, que precisa e registra todas as saídas e entradas de mercadorias, informando saldos, prejuízos, despesas e receitas, informando também vencimentos de títulos de clientes, quantos pedidos foram digitados durante o dia; faz estorno; dá baixas nos pedidos pagos; informa quando um cliente está em atraso ou está perto

de vencer o título; informa quanto precisaremos fornecer para o dia seguinte, ou semana, ou mês, através de estimativa, dentre outras funções e também o quanto já foi fornecido.

Vale ressaltar que os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregadas as funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales &

Operations Planning.

De acordo com os registros da Hortifruti Dois Irmãos o objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo, foram criados os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP. Estrutura típica dos sistemas ERP.

Os sistemas ERP são caracterizados pelos dados da empresa como compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. A figura abaixo apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem manipulados por outros módulos.

Quadro 3: Módulos de um sistema ERP. Fonte: Davenport, 1998, p. 124.

O quadro de acordo com Davenport (1998) acima expõe de forma objetiva, como são divididos e inter relacionados os módulos de um sistema ERP. Ainda de acordo com o quadro, percebe-se que o banco de dados central se comunica com todos os blocos correspondentes, gerando todas as informações desejadas, de acordo com a necessidade.

Com a introdução do sistema ERP ficou mais prática a organização empresarial, planejando a colheita e sua respectiva distribuição. Pois a partir de dados fornecidos por este sistema, como a quantidade exata dos pedidos de todos os clientes da empresa; a colheita é feita de forma cautelosa e selecionada, descartando os produtos ruins, defeituosos ou já em estado precário no próprio local da matéria-prima, para dessa forma não haver gastos, transportando itens que não irão para o consumidor final, o cliente, além de economizar tempo, pois os produtos vindo em boas condições, a etapa de inspeção será mais rápida.

De acordo com os registros da empresa, o processo de compra realiza-se com a solicitação de pedidos de vendas de frutas e verduras, através de telefone, fax e principalmente correio eletrônico (email), esses pedidos são digitados, faturados e depois separados por rotas. Isto é, para os clientes que são localizados um próximo ao outro, os pedidos seguem na mesma rota, geralmente cada rota comporta entre seis a dez clientes. Sequencialmente essas rotas são repassadas para o setor de produção, que analisa a quantidade necessária para a colheita dos produtos. A partir dessas informações ocorre todo um processo JIT.

Essa separação de mercadoria é feita na Central de Abastecimento do Ceará (CEASA), pois a empresa possui um “Box” exatamente para receber as mercadorias que são produzidas na fazenda na Serra de Mulungu. Todo esse esquema é feito de forma controlada, a colheita só é realizada de acordo com a necessidade, para evitar o desperdício. O máximo que o produto pode ficar na câmara fria no depósito é de trinta dias. Até mesmo por esse tipo de mercadoria ser de rápido consumo entre os clientes. A aplicação do Just in Time, dificilmente se tem prejuízo de mercadoria, mas a desvantagem é que se algum cliente, por exemplo, um hotel, precisar de uma grande quantidade da matéria-prima para receber hóspedes não tem como fornecer a quantia desejada no mesmo dia, pois em caso de emergência só será fornecido ao cliente 20% do pedido e o restante irá no dia seguinte, depois que a carga chegar do Mulungu na CEASA.

Dessa forma evita-se o desperdício de mercadoria, gasto com mão de obra e com estoques desnecessário, redução de tempo, satisfação do cliente e qualidade dos produtos e serviços.

Figura 5: Sistema ERP utilizado na Hortifruti Dois Irmãos.

Fonte: Software Fortsys – Focus (2010). Dados retirados do sistema de banco de dados (sistema ERP) da empresa Ho rtifruti Dois Irmãos.

Este é o sistema Fortsys 2010 referente à área de login do sistema ERP da empresa, onde o funcionário insere seu nome, senha e número da loja em que trabalha, para ter acesso aos dados da empresa, da mesma forma alimentando-o com informações diariamente.

Figura 6: Janela inicial do sistema ERP de Gestão Integrada.

Fonte: Software Fortsys – Focus (2010). Dados retirados do sistema de banco de dados (sistema ERP) da empresa Ho rtifruti Dois Irmãos.

Na figura 6, mostra a tela do Focus (2010), onde ficam todos os itens e subitens do sistema, incluindo contrato, frente de loja, gerência, mala direta, crédito e cobrança, serviços, caixa, entre outros, sendo que através dela é possível verificar o andamento de cada setor.

Figura 7: Janela de impressão dos relatórios de pedidos para verificação de quantidades desejadas pelos clientes.

Fonte: Software Fortsys – Focus (2010). Dados retirados do sistema de banco de dados (sistema ERP) da empresa Ho rtifruti Dois Irmãos.

Nesta tela verificam-se os dados dos relatórios de pedidos, seleciona-se a loja, o tipo de cliente, o período do relatório, o tipo de pedido e o relatório que se deseja ver em tela ou impresso. Podendo ser observado também o acompanhamento de cada cliente, com suas respectivas atribuições, informando a quantidade exata de mercadoria solicitada pelo consumidor e suas preferências por itens.

Figura 8: Processos do sistema ERP para realização das rotas.

Fonte: Software Fortsys – Focus (2010). Dados retirados do sistema de banco de dados (sistema ERP) da empresa Ho rtifruti Dois Irmãos.

Esta tela demonstra que, através desse sistema se pode verificar o roteiro das rotas de entrega de mercadorias, movimentação de produtos, saídas, fluxo de caixa, ordem de vendas por produtos e clientes, pedidos de orçamentos, notas de entrada e saída, cadastro de clientes, formas de pagamentos, entre outros. É possível obter um relatório completo e preciso do formulário de entrega e carregamento de toda a mercadoria com suas respectivas rotas.

Assim, segundo Davenport (1998) as soluções ERP ajudam a ganhar eficiência e a diminuir custos. As reduções de custos podem originar-se pela eficiência nas funções administrativas, o controle de inventário e as melhoras nos níveis de serviços e ciclos

produtivos. As soluções de ERP dão suporte aos principais processos e funções da e mpresa, integrando os dados procedentes das diferentes actividades ou áreas.