Kongre Turizminde Örgütlenme/Örgütsel Yapı

Kongre turizminin yapısal özellikleri ve ortaya koydukları ekonomik yararlar bu endüstride bazı yapıların yer almasını gerekli kılmaktadır (Arber,2008:14). Sayıları gittikçe artan bu meslek kuruluşları zamanla belli organizasyon çatıları altında toplanarak etkinliklerini artırmak, sektörün belli bir çizgide gelişimini sağlamak, standartlar oluşturmak, rekabet avantajı sağlamak ve pazar paylarını artırmak amacıyla örgütlenmişlerdir. Bugün dünya genelinde sayısız denebilecek kadar çok oluşum vardır (Çizel, 1999: 28). Birbirlerinden farklı uzmanlık alanlarını kapsayan bu kuruluşları belli bir sistem içinde sınıflandırmak oldukça güçtür. Bu alanda örgütlenen kuruluşlar şu ana kısımlara ayrılabilir (Karasu, 1985:25);

• Kongre ve ziyaretçi büroları

• Kongre merkezleri

• Kongre merkezlerini tanıtma ve pazarlamada yönlendiren kuruluşları

• Kongre organizatörleri 1.2.5.1. Ulusal Turizm Kuruluşları

Bazı ülkelerde ulusal turizm kuruluşları veya örgütleri, oteller, seyahat acentaları, kongre merkezleri, üniversiteler ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlar kendi içlerinde bir araya gelmek suretiyle kongre birimleri oluşturmuşlardır. Bu birimlerin en önemli amacı kongre olanaklarını tanıtarak pazarlanmasını sağlamak ve ortaya çıkabilecek engelleri gidererek kuruluşlar arası koordinasyonu sağlamak, pazar araştırması yapmak, broşürler bastırmak, kongrelere çeşitli destekler sağlamaktır. Bu kuruluşlar organizasyon yapmazlar sadece düzenleyenleri desteklerler (Karasu,1985:25; Gülbahar,2006:68).

1.2.5.2. Kongre ve Ziyaretçi Büroları

Kongre büroları, kongre merkezlerini temsil etmek amacıyla kurulmuşlardır. Ulusal turizm örgütüne veya yerel yönetimlere bağlı olup, kâr amacı taşımadan uluslararası kongreleri teşvik etmeye çalışan kuruluşlardır. Temsil ettikleri yerin kongre olanaklarını tanıtıp pazarlama görevini üstlenmektedirler.

Kongre turizminde, kongre organizasyon işinin doğası gereği, farklı faaliyet alanlarına sahip birçok işletme ortak bir amaç çerçevesinde toplanmaktadır. Bu birliktelik sonucunda ortaya çıkan yapının temel özelliği; bir ürün veya hizmeti üretebilmek için yapılması gereken iş ve faaliyetlerin tek bir işletmenin bünyesinde toplanması yerine farklı işletmelere dağıtılmış olmasıdır. Dolayısıyla kongre turizmi sektöründeki işletmelerin faaliyetleri, içinde bulundukları destinasyonu pazarlamak amacıyla bireysel firmaların kollektif çalışmaları ile şekillenmektedir. Bu noktada kongre ve ziyaretçi büroları birbirinden bağımsız hizmet sağlayıcılarının yaptıkları işleri uyumlaştırma görevi görmektedir (BAKA Sektör Raporu,2012).

Uluslararası Destinasyon Pazarlama Örgütleri Birliği’nin (DMAI) hazırladığı bir kongre ve ziyaretçi bürosu kurulurken yerine getirilmesi gereken hususlar şu şekilde sıralanabilir (Arslan,2008:72-73);

• Büronun vizyon ve misyonunun tanımlanması

• Bütçe ve stratejik planın hazırlanması

• Yönetim ilkeleri ile ilgili politika ve prosedürlerin belirlenmesi

• İş tanımı ve gerektirdiği özelliklerin belirlenmesi

• Ziyaretçi rehber kitabı, haritalar, broşürler ve kataloglar gibi ziyaretçilerin ve toplantı planlayıcılarının ihtiyaçlarını karşılayacak ikincil materyallerin temin edilmesi

• Ziyaretçilerin veya toplantı planlayıcılarının her türlü sorununa zamanında ve doğru olarak yanıt verme prosedür ve planlarının hazırlanması

• Tanıtım gezileri, alan denetimi ve satış öncesi ve sonrası politikaların oluşturulması

• Teklif verme süresinin gerekliliklerinin belirlenmesi

• Büro personeline destinasyonla ilgili sürekli eğitimler verilmesi

• Güncel kriz iletişim planının hazırlanması

• Güncel medya/ yayın programının hazırlanması

• Üyelikle ilgili koşulların belirlenmesi

• Üyeliğin sağlayacağı koşulların belirlenmesi

• Üyelere periyodik olarak geri dönüşümün sağlanması

• Dışarıdan hizmet sağlayanlar için yönetim ve danışmanlıkla ilgili politika ve prosedürlerin oluşturulması

• Marka stratejisi, marka sözü ve logosunun geliştirilmesi

• Devlet kurumları, ticaret odaları, havaalanı yetkilileri, liman yetkilileri, konaklama kuruluşları, park ve rekreasyon yetkilileri, medya, sivil toplum kuruluşları, kongre merkezleri, restoranlar, sportif, sanatsal veya kültürel aktivitelerle ilgili kuruluşlar gibi paydaşlarla yakın ilişki için gerekli prosedürlerin belirlenmesi

Kongre ve ziyaretçi bürolarının iki temel müşterisi vardır; Kendi üyeleri ve toplantı planlayıcıları. Kongre büroları kendi üyeleri olan kuruluşlar ile toplantı planlayıcılarını bir araya getirir. Bürolar ev sahibi organizasyonlar ile toplantı planlayıcılarının çıkarlarını korumanın yanı sıra destinasyon imajına da katkıda bulunurlar (Ha ve Love, 2005:44).

Kâr amacı gütmeyen bir seyahat ve turizm stratejisi yoluyla toplumların uzun dönemde gelişimlerine yardımcı olmak ve belli bir destinasyonu temsil etmekle görevli olan bu örgütler bir destinasyon pazarlama kurumlarıdır (Baytok, 2010:11). Kongre büroları kâr amacı gütmeyen kuruluşlardır. Kongre ve ziyaretçi bürolarının finansal kaynakları arasında şu kalemler yer alır (Arslan, 2008:75);

• Kamu gelirlerinden ayrılan paylar

• Oda ve otel vergileri, kullanıcı ücretleri, loto oyunlarından ayrılan paylar gibi belirli turizm vergileri veya harçları

• Turizm işletmeleri tarafından ödenen üye ücretleri

• Destinasyon tanıtım faaliyetlerine reklam alma veya sponsorluk

• Satış ve rezervasyonlardan alınan komisyonlar

• Ziyaretçi merkezlerinde gerçekleşen ticari ve perakende satışlar

• Seyahat yazarlarını ve toplantı planlayıcıları ağırlamak için yapılan ayni katkılar Kongre ve ziyaretçi bürolarına verilebilecek en iyi örnek Barselona Turizm Konsorsiyumu’dur. 1993 yılında kurulan bu kurum sayesinde Barselona kısa bir sürede tanınmış ve büyük kongrelere ev sahipliği yapan bir metropol haline dönüşmüştür. Bu arada paydaşlarla ilişkilerde geliştirilmiş ve kongre turizminde uzmanlıklarına göre seçilen 300’den fazla üyeye sahip olmuştur. Turist sayısının katlandığı, otel doluluk oranlarının % 80-90’lara ulaştığı ve tüm paydaşların mutlu olduğu bu sistem halen başarıyla faaliyetlerini sürdürmektedir (BAKA Sektör Raporu,2012).

1.2.5.3. Ulusal Kongre Büroları

Ulusal kongre bürolarına şu örnekler verilebilir;LCB (London Convention Bureau) Londro Kongre Bürosu, NCB (Nederlandes Convention Bureau) Hollanda Kongre Bürosu, ICVB (İstanbul Convention Visitors Bureau) İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu

a. ICVB (İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu);

Türkiye’de ilk kongre merkezi olan İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu 1997 yılında İstanbul’da kâr amacı gütmeden kurulan bağımsız bir bürodur. ICVB, İstanbul’da bulunan potansiyeli ortaya çıkarmak, işletmelerin toplantılarını İstanbul’a getirmeleri konusunda yardımcı olmak amacıyla faaliyetlerini sürdürmektedir (Arber,2008:19).

ICVB’nin temel bütçesi 800 ile 900 bin dolar arasında değişmektedir. Büronun gelir kaynakları arasında temel gelir kaynağının destekleyicileri olan Kültür ve Turizm Bakanlığı, TUGEV, İTO, TOBB, TURSAB, TUROB, TYD, THY ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi gibi kuruluşların sağladığı katkılar (sponsorluk, projelerin desteklenmesi, Başbakanlık Tanıtma Fonu’nun projelere destekleri) oluşturmaktadır. Üyelik aidatları büronun diğer önemli gelir kaynağıdır (Baytok,2010:15).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu eski Başkanı Yılmaz Tecmen ICVB’nin 3 yıl içerisinde 2 milyon dolar bütçeyle 500 milyon dolar değerinde 7 büyük uluslararası kongreyi İstanbul’a kazandırdığını söylemiştir (www.turizmgazetesi.com, 22.04.2013). Haliç Kongre Merkezi Başkanı Handan Boyce’a göre İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosunun tecrübelerinin diğer illerde kurulacak olan kongre bürolarına yansıtılması gerekmektedir. ICVB'de bir bilgi ve emek birikimi olmuştur ve bunun gözden uzak tutulması, her seferinde yeni birtakım şeylerin denenmesi yerine bu birikimden faydalanılması gerekmektedir.

Büronun kurulduğu 1997 yılından bu yana geçen döneme bakıldığında ICCA verilerine göre 1998 yılından 2008 yılına kadar olan dönemde İstanbul’da düzenlenen uluslararası kongre sayısı 4 kat büyümüştür. ICCA verilerine göre 1998 yılında İstanbul’da 17 uluslararası toplantı düzenlenirken 2008 yılında bu sayı 72’ye yükselmiştir (Baytok,2010:16).

İstanbul’da toplantı düzenlemek isteyen kuruluşların ilk başvurdukları yer olan ICVB ikinci on yılına girerken İstanbul’un kongre pazarında yükselen bir yıldız olmasında önemli rol oynamaktadır. Bu sadece ICVB’nin başarısı olmayıp İstanbul’un eski ve tarihi bir şehir olması ve turizm endüstrisinin kaliteli hizmet sunmasıyla da alakalıdır. (www.icvb.org).

Oteller, kongre ve sergi merkezleri, kongre organizatörleri, destinasyon pazarlama şirketleri, havayolları ve kongre turizmiyle ilgili direkt ve endirekt şirketler ICVB üyeleridir. ICVB üyelerle birlikte Turizm Bakanlığı, İstanbul Ticaret Odası, İstanbul Büyükşehir Belediyesi ile birlikte birtakım stratejik pazarlama teknikleri ile İstanbul’un pazarda yükselen profilini desteklemektedir (www.icvb.org).

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu; ICCA (International Congress & Convention Association), ECM (European Cities Marketing), DMAI (Destination Marketing Association İnternational), MPI (Meeting Professionals İnternational), PCMA (Professional Convention Management Association) üyesidir (www.icvb.org).

TUGEV’in bir iktisadi işletmesi olarak kurulan ICVB’nin temel görevleri şu şekildedir (Arslan,2008:114);

• Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinde bulunarak yeni turizm potansiyeli yaratmak

• Turizmin ülke ekonomisine katkısını artırmak

• Kısa ve uzun vadeli turizm politikasının oluşmasına ve uygulanmasına katkıda bulunmak

• Bu doğrultudaki çabaların organizasyon ve koordinasyonuna yardımcı olmak

• Kongre düşünenlere örnek kongre programı hazırlayarak ofis desteği sağlamak

• Online kongre takvimi hazırlamak

• İstanbul’da toplantı düşünenlere istedikleri kriterde mekan bulma konusunda yardımda bulunmak (www.icvb.org).

1.2.5.4. Yöresel Kongre Büroları

Farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının oluşturdukları yöresel birliklerdir. APACB (Asia Pacific Association of Convention Bureaus) Asya Pasifik Kongre Büroları birliği örnek olarak verilebilir.

1.2.5.5. Uluslararası Kongre Büroları Birliği (IACVB)

Merkezi Amerika’da bulunan bu birlik her yıl üyesi olan kongre bürolarının çıkarmış olduğu kataloglarını kullanarak tanıtımlarını yapmaktadır (Çizel,1999:30).