Grup Karar Destek Sistemlerinin Türleri

Grup Karar Destek Sistemleri, işletmedeki karar verme süresin ve grup üyeleri arasındaki mesafeye göre farklılık gösterir (Dennis ve Garfield, 2003, s. 292). Grup Karar Destek Sistemleri’nin dört farklı türü vardır.

- Karar Odası

- Yerel Karar Şebekesi - Telekonferans

- Uzaktan Karar Verme

2.5.1. Karar Odası

Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer alan ilk tür, karar odasıdır. Karar odası, geleneksel karar toplantılarının yapıldığı toplantı odasıyla eşdeğerdir. Karar odasısının geleneksel karar odalarından bazı farklılıkları vardır. Karar odasında, kararın elektronik ortamda verilmesi, klasik toplantı masası yerine at nalı şeklinde bir masa ve masada kâğıt-kalem yerine, bilgisayar monitörü ve klavyenin yer almasıdır. Ayrıca, katılımcıların klavye yardımıyla belirttikleri fikirlerin karar odasında yer alan büyük ekrana aktarılması ve fikirlerin bu ekrandan takip edilmesi farklılıklardır (Haag, ve Lagunoff ,2003, s. 112)..

Karar odası Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer en basit türüdür. Karar odasındaki iletişim, hem sözlü hem de bilgisayar yoluyla sağlanır. Katılımcılar, istedikleri zaman fikirlerini, sözlü olarak dile getirebilirler; istedikleri zaman da, bilgisayar yoluyla belirttikleri fikirler, o anda, büyük ekrana sıralanır, özetlenir ve girilen bu fikirler analiz edilir.

Karar odasının yararı, hem yüz yüze sözlü iletişimi hem de elektronik ortamdaki iletişimi aynı anda içermesidir (Aiken ve Vanjani, 2001, s. 41). Bu sayede, bazen bilgisayar ortamında ifade edilemeyecek durumlar, sözle anlatılarak, yanlış anlaşılmalara engel olunur. Ayrıca, karar toplantılarının daha verimli ve etkin geçmesine sebep olur.

Bu tür karar odaları, genellikle bir sonraki yıl yapılacak işlerin planlanması için kullanılır. Örneğin, bir işletmein bir sonraki yıl hangi pazarlama stratejisini izlemesi gerektiği gibi. Bu türde kararlar için, Nominal Grup Tekniği kullanılır (Aiken ve Vanjani, 2001, s. 43). Ayrıca, veritabanlarına erişme kolaylığı olduğu için, grup üyeleri, hem rakiplerinin, hem de kendilerini daha önce ve güncel kullandıkları stratejilere ulaşabilme olanağına sahiptir. Katılımcılar bu sayede, ulaştıkları stratejileri karşılaştırarak, hatta karıştırarak, kendileri için uygun stratejiyi belirler. Bütün bu süreçleri, Grup Karar Destek Sistemleri ile gerçekleştirir.

Grup Karar Destek Sistemleri’nin ikinci türü, yerel karar şebekesidir. Yerel karar şebekesinde, birbirine yakın mesafede bulunan sabit grup üyeleri bulunur (Kim ve Hiltz, 2002, s. 383). Aslında, Grup Karar Destek Sistemleri’de grup üyeleri verilecek karar göre değişiklik göstermesine rağmen, yerel karar şebekesinde grup üyeleri sabittir.

Bu üyeler, onlara verilen problemlere, belli temellere bağlı kalarak çözüm üretmeye çalışır (Kim ve Hiltz, 2002, s. 383). Grup üyeleri, grup toplantılarını karar odası yerine, yerel karar şebekesi kullanarak gerçekleştirir. Grup üyeleri, kendi çalışma odalarından, yerel ağ yardımıyla, birbirlerine bağlanarak, toplantı gerçekleştirir. Her üye, kendisine ait bir iş istasyonuna sahiptir. Başka bir deyişle, her biri kendilerine ait, yönetsel destek olanağına sahiptir. Merkez işlemcisi, Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer alan yazılım ve donanımı içerir. Yerel alan şebekesi de, üyeler arası ve üyeyle merkez işlemci arasında iletişimi sağlar. Yerel karar şebekesinde, grup üyeleri, yerel alan şebekesini kullanarak elektronik mesaj yoluyla birbirleriyle iletişim kurar. Grup üyelerinin, genel veya özel veritabanlarına erişim izni vardır. Böylece, istedikleri bilgilere anında ulaşma olanakları vardır. Yerel yarar şebekesinde, grup üyeleri günlük işlerini yaparken, ihtiyaç olursa, grup toplantısı yapar. Karar odasında olduğu gibi, toplantı gün ve saati belirlenmez. Grup üyelerinin inisiyatifine ve kararın acil olmasına bağlıdır. Yerel karar şebekesinde, aynı yerde, aynı zamanda bulunma zorunluluğu yoktur. Tek sakıncası, karar odasındaki gibi yüz yüze iletişim kurma yoktur. Bu da iletişimde bazen aksamalara sebep olur. Ancak, burada da eğer gerekirse, duruma göre, grup üyeleri bir araya gelip, yüz yüze konuyu tartışabilir.

Yerel karar şebekelerinin kullanım alanına örnek olarak, bir sigorta şirketini ele alabiliriz. Sigorta şirketinde yer alan yönetim, şirketin gelecekteki yatırım kararlarını bilmek isteyebilir. Bu durumda, finans yöneticiler, yatırım yöneticileri ve analistler yerel şebeke yardımıyla birbirileriyle bağlantı kurarak, kararlarını etkileşimli olarak verirler. İstedikleri bilgilere, veritabanlarına kolayca ulaşarak elde ederler. Elde ettikleri bilgileri, sisteme girerek, Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer alan analiz özelliğiyle, yöneticilere istedikleri raporları, aynı yer ve zamanda bulunmayarak, sağlarlar.

2.5.3. Telekonferans

Telekonferans, grupların coğrafik olarak birbirlerinden uzak olduğu ancak karar vermek için aynı zamanda bir araya gelindiği Grup Karar Destek Sistemleri’nin bir türüdür. Bu türde, iki veya daha çok karar odası, görsel veya iletişim araçları yoluyla birbirlerine bağlanır (Aiken ve Vanjani, 2001, s. 32). Örnek olarak, tüm dünyada ofisleri bulunan büyük bilgisayar satıcısı X şirketinin, önemli birkaç ülkedeki şirketlerinde karar odaları vardır. Telekonferans teknolojisini kullanarak, bütün ofisleriyle beraber karar verme toplantıları gerçekleştirir. Aslında, telekonferans, karar odasındaki bütün özellikleri kapsar ancak aralarındaki tek fark, telekonferansta iletişim araçlarının kullanılmasıdır.

Telekonferansın bazı yararları vardır. İşletmenin seyahat maliyetini azaltır, bunlar zaman, para ve üretim kaybı gibi maliyetler. Ayrıca, toplantıların zaman ve sürekliliğini sağlamada da esneklik sağlar.

2.5.4. Uzaktan Karar Verme

Bu son Grup Karar Destek Sistemleri henüz çok kullanılmamaktadır, ancak gelecek yıllarda, kullanılması beklenmektedir. Uzaktan karar verme, birbirinden coğrafik olarak ayrı yerlerde bulunan işletmelerde, belli grupların, Grup Karar Destek Sistemleri kullanarak kesintisiz iletişim yoluyla ortak karar vermeleridir.

Telekonferanstan farkı, telekonferansta toplantı günleri belli olmalı ve o günde toplanılmalıdır. Ancak, uzaktan karar vermede, böyle bir gün belirleme yoktur. Yerel karar şebekesindeki gibi, yer ve zaman unsuru değil, karar vericiler, ihtiyaçlara göre toplantılar yapmaktadır. Tek fark, yerel şebeke yerine, Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer alan gelişmiş ağ ve iletişim araçları yer alır.

Bir işletme, proje için, beş farklı ülkede bulunan üyeleri bir araya getirebilir.

Grup üyelerinden biri, diğerlerine, karar ile ilgili bir not atar. Örneğin, üye, diğer üyelere 10 dakika içinde toplantı olacaktır diye bir mail gönderir. Bu maili alan grup

karar vermek için, bütün üyelere, problemle ilgili detaylar iletilir. Uzaktan karar verme türünde, Grup Karar Destek Sistemleri’nde yer alan özel uygulama programları yer alır.

Grupta bulunan kişiler, bu uygulamalı programları karar vermek için kullanır.

Şehirlerarası iletişim sistemleri, telefon, kısa dalga veya uydu yayını gibi iletişim araçları grup üyelerine bilgiye ulaşmada kolaylık sağlar. Bu türde, karar verme oylama sistemi yoluyla verilir.