Grup Karar Destek Sistemlerinin Yararları ve Sakıncaları

Grup Karar Destek Sistemleri’nin birçok yararı ve sakıncası vardır. Bunlar şu şekilde listelenebilir (Barhki, ve Jacob, 2004, s. 290):

Yararları Sakıncaları

-Anonim Olma - Yavaş iletişim

- Paralel iletişim - Değişime karşı direnç -Otomatik kayıt tutma -İletişim azlığı

2.6.1. Grup Karar Destek Sistemleri’nin Yararları

2.6.1.1. Anonim Olma

Grup Karar Destek Sistemleri, grup üyelerinin fikirlerini ve tercihlerini kimlikleri belli olmadan paylaşılmasına olanak sağlar. Bu özellik, grup üyelerinin toplantılara daha çok katılmalarına ve daha fazla bilgi paylaşmalarına neden olur.

Yüz yüze yapılan toplantılarda, çoğu zaman toplantıda bulunan üyeler, fikirlerini alay konusu olacak veya ret edilme korkusu yüzünden açık dile getiremezler. Ancak, Grup Karar Destek Sistemleri’nin anonim olma özelliği ile gruptaki üyeler fikirlerinin mantıksız olma ihtimalinden dolayı alay konusu olma endişesi taşımazlar (Barhki, ve Jacob, 2004, s. 290). Ayrıca, daha çok fikir üretilir hatta üretilen bu fikirler sayesinde, başka sorunlara çözüm yolları bulunabilir.

Yüz yüze yapılan toplantılarda, grup kararı alma zorunluluğu vardır. Herkes grubun verdiği karara bağlı kalır (Barhki, ve Jacob, 2004, s. 292). Hatta o fikir kişi tarafından benimsenmese bile, kişi fikrini açıkça dile getiremez. Ancak, kimliğin gizli kalması, grup olarak hareket etme ve boyun eğme baskını ortadan kaldırır. Grup üyeleri, fikirlerini özgürce dile getirebilir. Grubun veya yöneticinin fikirleriyle uyumlu olma konusunda daha az baskı altında hissederler kendilerini. Baskıdan kurtuldukları içinde, daha özgün ve hatta işletme için daha doğru kararlar alınır.

2.6.1.2. Paralel İletişim

Yüz yüze yapılan toplantılarda, grupta bulunan üyeler birbirlerini dinlemek zorundadır. Grup üyeleri konuşmacıyı dinlerken, fikirlerini o anda söyleyemezler.

Ancak, Grup Karar Destek Sistemleri grup üyelerine aynı anda paralel iletişim imkanı sağlar. Paralel iletişim, Grup Karar Destek Sistemleri’de bilgisayar ağı sayesinde eş zamanlı olarak yazma ve yazılan görüşlerin o an grupta bulunan tüm üyelerle paylaşılmasıdır (Dennis ve Wixom, 2002, s. 244).

birkaç dakikalık sürede ortaya koyar (Dennis ve Wixom, 2002, s. 245). Ayrıca, bazen grupta bulunan birkaç üye, diğer üyelerin konuşmalarını istemedikleri için zamanı kasten kullanır. Bazen de, konuşma süresini sadece kendilerine ayırarak diğer üyelerin fikir için katkıda bulunmasını engeller. Grup Karar Destek Sistemleri’deki paralel iletişim olanağı ile bütün bu olumsuzluklar ortadan kalkar.

Paralel iletişim aynı zamanda katılımda artışa ve grup sinerjisine katkı sağlar (Dennis ve Wixom, 2002, s. 244). Grup sinerjisinin ortaya çıkmasının sebebi, grupta yer alan üyelerin farklı görüş, geçmiş ve deneyimlere sahip olmasıdır. Ortaya çıkan fikri, her grup üyesi farklı algılayarak, farklı durumlarda kullanabilir. Bilgilerin ve fikirlerin bilgisayar ortamında yer alması, grup üyelerinin birbirleriyle etkileşim kurarak fikirler üretmelerine yol açar.

Yüz yüze yapılan toplantılarda, genellikle bir veya birkaç üyenin fikri kabul edilir.

Bu genellikle, çalışanlar arasında memnuniyetsizliğe sebep olur (Wainright ve diğerleri, 2002, s. 100). Ancak, Grup Karar Destek Sistemlerinde grupta yer alan herkes fikrini özgür olarak ortaya koyar. Ortaya çıkan fikirler, grupta ki üyelerce ortaklaşa olarak tartışılır ve bir sonuca varılır. Herkesin fikrinin alınması ve ortak bir karara varılması da, memnuniyeti ve verimliliği arttır.

2.6.1.3. Otomatik Kayıt Tutma

Grup Karar Destek Sistemleri’nin bir diğer yararı, grup tarafından paylaşılan bilgi, yorum ve oylamaları bir disk dosyasına kayıt edilmesidir. Böylece, işletmede tartışılan, karar için her türlü bilgiye ulaşmak kolay hale gelir. Ayrıca, her toplantıda not alma ya da toplantı sonucunda ne tartışıldığını hatırlamaya çalışma gibi eylemler otomatik kayıt tutma özelliğiyle ortadan kalkmıştır. Yüzyüze yapılan toplantılarda, katılımcının daha önce yapılan toplantıda hangi konuda tartışıldığını ya da ne söylendiğini hatırlaması zordur. Grup Karar Destek Sistemlerinde otomatik kayıt tutma özelliğiyle, bu tür olumsuzluklar yaşanmaz. Sistemde toplantı ile ilgili tüm kayıtlar yer alır.

Yüz yüze toplantılarda, katılımcılar tartışma konusunda yeterli bilgiye sahip olmayabilir (Wainright ve diğerleri, 2002, s. 103). Ancak Grup Karar Destek Sistemleri sayesinde grup üyeleri, istedikleri bilgiye kolay ve sisteme girilen fikirlere kolayca ulaşırlar.

2.6.2. Grup Karar Destek Sistemleri’nin Sakıncaları

2.6.2.1. Yavaş İletişim

Yapılan araştırmalar, çoğu insanın konuştuğundan daha yavaş yazdığını ve hatta bazı durumlarda hiç yazamadıklarını ortaya koymuştur (Wainright ve diğerleri, 2002, s.

106). Belki de bu yüzden, çoğu insan yazmak yerine, konuşmayı tercih eder. (Dennis, ve Garfield, 2003, s. 290). Grupta paralel iletişim yoluyla, diğer grup üyeleri yavaş olsa bile, fikirlerini kısa ve öz ortaya koyarlar. Grup Karar Destek Sistemleri’ni daha az sayıda ki grupların kullanması, zaman kaybına yol açar. İşletmelerin, grup büyüklüklerini belirleyip, bu sistemi işletmelerini uygulamaları gerekir (Dennis, ve Garfield, 2003, s. 290). Grup Karar Destek Sistemleri’nin en az 8-10 kişilik gruplarda kullanılması, işletmeci için yarar sağlayacaktır.

2.6.2.1. Değişime Karşı Direnç

Grup Karar Destek Sistemleri’nde ki diğer bir sakınca, değişime karşı gösterilen dirençtir (Lee ve Buckland, 2003, s. 107). İnsanlar bazen teknolojiyi kullanmaktan korkar ve yeni teknolojiyi kullanmaya zorlandıkları anda, kendilerini tehdit altında hisseder. Grup Karar Destek Sistemleri de bu yeni teknolojilerden biridir. Özel eğitim gerektirir (Lee ve Buckland, 2003, s. 107). Bu yüzden, bazı insanlar bu sistemi öğrenmemek için direnç gösterir. Örneğin, 3M yöneticileri, Grup Karar Destek Sistemleri’ni orta düzey katılımcıların çok iyi kullandıklarını ve benimsediklerini belirtmişlerdir. Ancak, bilgisayar kullanmasını çok iyi bilmeyen üst yöneticilerin, Grup Karar Destek Sistemleri’nin uygulamasını istemediklerini belirtmişler. Üst yönetim desteği az olduğu içinde, uygulamayı çok zor yürüttüklerini rapor etmişlerdir.

Temel olarak Grup Karar Destek Sistemleri, yazılı bilgiye dayanır (Morris ve Venkatesh, 2000, s. 376). Ancak, vücut dili ve yüz ifadeleri gibi iletişim türleri, Grup Karar Destek Sistemleri’nde yoktur.

Grup Karar Destek Sistemleri, katılımcıların fikirlerini özgürce ortaya koydukları bir ortamdır (Morris ve Venkatesh, 2000, s. 378). Ancak, bazı katılımcılar, sözel olarak yapılan toplantılarda, hâkimiyet sağlarken, güçlü hitabet yeteneklerini kullanamadıkları için, elektronik toplantıları bırakma eğilimindedir.